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Como fazer o planejamento da semana – versão atualizada

Eu já publiquei algumas vezes aqui no blog como faço e como recomendo fazer o planejamento da semana. Fiz uma atualização para deixar o planejamento mais enxuto e, por isso, quis compartilhar com vocês.

Passo a passo para planejar a semana:

  1. Escolha um dia da semana para fazer esse planejamento e crie uma recorrência semanal no compromisso para que ele se repita toda semana. Eu gosto de fazer na quinta ou na sexta (planejando a semana seguinte) e bloqueio 1h do meu calendário para isso, apesar de levar em média meia hora para fazer.
  2. Coloque sua agenda para visualização semanal, caso utilize uma agenda digital.
  3. O primeiro passo do planejamento semanal é garantir que todos os compromissos e agendamentos da sua semana já estejam lá no horário certinho. Reuniões, viagens, aulas e outros. Se você tem acesso a agendas de outras pessoas, esse é o momento de verificá-las para ver se alguma informação contida nelas impacta no seu próprio tempo – se sim, passe para a sua agenda.
  4. Depois, a ideia é garantir que todos os agendamentos que envolvam convites e envio de informações para outras pessoas tenham sido gerados. Por exemplo, se você tiver uma reunião com uma pessoa, você envia o convite para ela e insere no campo do agendamento as informações úteis para esse encontro.
  5. Na sequência, recomendo planejar os deslocamentos. Independente da cidade onde você mora, pode ser uma boa verificar o trajeto no Google Maps e calcular o deslocamento para compromissos externos. A sua agenda serve não apenas para você se lembrar das coisas, mas para ter um dimensionamento do tempo disponível.
  6. Depois, acho legal inserir informações de apoio em todos os meus compromissos. Por exemplo, se eu tiver uma reunião na terça-feira, que já tem pauta, eu coloco essa pauta como anexo no próprio compromisso. Isso serve para qualquer compromisso e qualquer tipo de informação que possa ser útil para você naquele momento do compromisso em questão. A ideia é acessar as informações rapidamente quando você precisa delas.
  7. O próximo passo é verificar, dia a dia, se existe alguma providência a ser tomada com relação a cada item que você inseriu na sua agenda para a semana. Por exemplo, se você precisar ler algum material para a reunião da terça-feira, você vai anotar essa providência. Isso fará com que você se organize melhor para os seus compromissos.
  8. Uma última coisa que eu tenho feito (e recomendo com parcimônia) é, depois de ter garantido todos os passos anteriores, planejar a execução de algumas atividades ao longo da semana. Se uma atividade demanda um bloco de tempo, como por exemplo, “estudar inglês” ou “ir na academia”, você pode querer inserir esses planejamentos na agenda. Para não confundir com os compromissos agendados de verdade, você pode usar uma cor diferente (eu recomendo o cinza). Isso mostra que esses planejamentos têm mais flexibilidade, caso você precise realocar seu tempo de outra maneira.
  9. Uma dica final é bater o olho na sua agenda e garantir que você terá uma semana tranquila e factível. Para mim, um dia factível é um dia em que eu agendei ou planejei apenas 50% do tempo e deixei o restante livre para imprevistos ou demandas do próprio dia. A nossa agenda não é um jogo de tetris, onde a gente fica encaixando bloquinhos. Esse planejamento certamente nos frustrará, se feito dessa maneira, porque existem demandas do próprio dia e imprevistos que acontecem fatalmente, e precisamos levá-los em consideração ao fazer esse planejamento.

Eu também gravei um vídeo explicando cada um dos passos, o que complementa as informações deste post. Segue:

E você, como costuma planejar a semana? Deixe um comentário.