Eu já publiquei algumas vezes aqui no blog como faço e como recomendo fazer o planejamento da semana. Fiz uma atualização para deixar o planejamento mais enxuto e, por isso, quis compartilhar com vocês.
Passo a passo para planejar a semana:
- Escolha um dia da semana para fazer esse planejamento e crie uma recorrência semanal no compromisso para que ele se repita toda semana. Eu gosto de fazer na quinta ou na sexta (planejando a semana seguinte) e bloqueio 1h do meu calendário para isso, apesar de levar em média meia hora para fazer.
- Coloque sua agenda para visualização semanal, caso utilize uma agenda digital.
- O primeiro passo do planejamento semanal é garantir que todos os compromissos e agendamentos da sua semana já estejam lá no horário certinho. Reuniões, viagens, aulas e outros. Se você tem acesso a agendas de outras pessoas, esse é o momento de verificá-las para ver se alguma informação contida nelas impacta no seu próprio tempo – se sim, passe para a sua agenda.
- Depois, a ideia é garantir que todos os agendamentos que envolvam convites e envio de informações para outras pessoas tenham sido gerados. Por exemplo, se você tiver uma reunião com uma pessoa, você envia o convite para ela e insere no campo do agendamento as informações úteis para esse encontro.
- Na sequência, recomendo planejar os deslocamentos. Independente da cidade onde você mora, pode ser uma boa verificar o trajeto no Google Maps e calcular o deslocamento para compromissos externos. A sua agenda serve não apenas para você se lembrar das coisas, mas para ter um dimensionamento do tempo disponÃvel.
- Depois, acho legal inserir informações de apoio em todos os meus compromissos. Por exemplo, se eu tiver uma reunião na terça-feira, que já tem pauta, eu coloco essa pauta como anexo no próprio compromisso. Isso serve para qualquer compromisso e qualquer tipo de informação que possa ser útil para você naquele momento do compromisso em questão. A ideia é acessar as informações rapidamente quando você precisa delas.
- O próximo passo é verificar, dia a dia, se existe alguma providência a ser tomada com relação a cada item que você inseriu na sua agenda para a semana. Por exemplo, se você precisar ler algum material para a reunião da terça-feira, você vai anotar essa providência. Isso fará com que você se organize melhor para os seus compromissos.
- Uma última coisa que eu tenho feito (e recomendo com parcimônia) é, depois de ter garantido todos os passos anteriores, planejar a execução de algumas atividades ao longo da semana. Se uma atividade demanda um bloco de tempo, como por exemplo, “estudar inglês” ou “ir na academia”, você pode querer inserir esses planejamentos na agenda. Para não confundir com os compromissos agendados de verdade, você pode usar uma cor diferente (eu recomendo o cinza). Isso mostra que esses planejamentos têm mais flexibilidade, caso você precise realocar seu tempo de outra maneira.
- Uma dica final é bater o olho na sua agenda e garantir que você terá uma semana tranquila e factÃvel. Para mim, um dia factÃvel é um dia em que eu agendei ou planejei apenas 50% do tempo e deixei o restante livre para imprevistos ou demandas do próprio dia. A nossa agenda não é um jogo de tetris, onde a gente fica encaixando bloquinhos. Esse planejamento certamente nos frustrará, se feito dessa maneira, porque existem demandas do próprio dia e imprevistos que acontecem fatalmente, e precisamos levá-los em consideração ao fazer esse planejamento.
Eu também gravei um vÃdeo explicando cada um dos passos, o que complementa as informações deste post. Segue:
E você, como costuma planejar a semana? Deixe um comentário.
Oi, Thais! Tudo bem?
Esse planejamento da semana você faz antes da sua Revisão Semanal do GTD?
Geralmente eu faço depois!
Oi, ThaÃs, seu passo a passo está ótimo, e a melhor frase: “A nossa agenda não é um jogo de tetris, onde a gente fica encaixando bloquinhos”. É ótimo poder planejar sem ter que parar de respirar!
Oi, Tha! Uma dúvida boba em relação ao item 6: quando o compromisso é compartilhado com alguém (via invite do Google Calendar, por exemplo) não costumo incluir a pauta pois acaba ficando visÃvel para as pessoas que estão neste invite. Nesse caso, você apenas usaria um outro lugar para listar a pauta (tipo “agenda da reunião” sugerida no GTD) ou replica o compromisso sem nenhum invitee? Beijos!
Eu replicaria o compromisso.
“Uma dica final é bater o olho na sua agenda e garantir que você terá uma semana tranquila e factÃvel. Para mim, um dia factÃvel é um dia em que eu agendei ou planejei apenas 50% do tempo e deixei o restante livre para imprevistos ou demandas do próprio dia. A nossa agenda não é um jogo de tetris, onde a gente fica encaixando bloquinhos. Esse planejamento certamente nos frustrará, se feito dessa maneira, porque existem demandas do próprio dia e imprevistos que acontecem fatalmente, e precisamos levá-los em consideração ao fazer esse planejamento.” – Melhor dica! Obrigada <3
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Não vivo sem a Agenda do Google ðŸ˜
Ja tentei usar a de papel durante muitos anos mas nunca consegui.
Porem ainda estou me adaptando
Comigo vejo que tenho problemas quando misturo o que realmente nao pode ser adiado com o que planejo naquela semana.
Em cinza p mim só deslocamentos.
Em compensação criei um projeto no Todoist onde coloco com data as tarefas/compromissos que planejo fazer e assim não “poluo” o meu calendário.
…
Ha quatro anos atrás eu descobri seu blog numa fase de completa desorganização da minha vida e é tao bom ver que o tempo passou, ainda não li tudo que voce escreveu, ainda não reli o livro do David, ainda tenho muito a aprender e que não me vejo sem o GTD mesmo tendo começado por brincadeira 😉
Obrigada por comentar, Aline.
Thais, tem postagem aqui de como planejar uma viagem? abs
Bastante! 😉
Olá! Descobri hoje seu blog e preciso te agradecer demais por ele! Sempre gostei muito de organização e estou me identificando com varias coisas daqui, mas esse post especificamente me ensinou muito sobre como utilizar a agenda do google! Obrigada mesmo! Sucesso!
Boa noite!! Encontrei o seu blog hoje pois estou reorganizando minha casa e amei as suas sugestões. tenho filhos adolescentes que precisam ser organizados. Obrigada e sucesso!
Obrigada você! Seja bem-vinda. 🙂
ThaÃs,
Eu tento fazer isso sempre, juro…mas como fazer quando as coisas não dependem só de você? Vou dar um exemplo para contextualizar.
Sou autônoma e trabalho elaborando relatórios. Tenho bastante experiência na área e quando dou o preço, considero o tempo que vai levar o trabalho. Contudo, acaba sempre sendo um risco, pois pode ter maior ou menor complexidade cada projeto (e nunca é possÃvel rever). Além disso, os prazos dados tem que ser sempre cumpridos pois pode envolver multas para o cliente final e etc.
Bom este projeto em questão estimei 60 horas, no entanto, só a revisão das figuras (que são responsabilidade do cliente, mas eu tenho que revisar e uso para discussão no relatório) vieram erradas diversas vezes me ocuparam mais de 3 dias (ou seja perdi 24 horas – previsto era 6 horas) e me atrasaram em outros projetos e com isso foi ficando uma bola de neve gigantesca. Isso acontece,ou com as figuras, ou com documentos que não chegam ou outros motivos. Além disso, tenho mil imprevistos: filhos, marido, casa, reuniões, enfim como a vida de todos.. ai acabo sempre trabalhando de madrugada, de final de semana, não me cuido, não descanso, não relaxo.. me sinto sempre correndo atrás do próprio rabo.
Resumindo, gostaria de uma dica ou um post sobre como gerenciar o seu tempo, quando na verdade seus projetos estão atrelados a muitas outras pessoas que você não tem controle.
No mais, adoro o seu blog…leito todos os dias e assim que as coisas se acalmarem quero rever a minha vida com base em muitas coisas que leio aqui.
Oi Thais !! Ja tentei varias vezes iniciar um planejamento, baixei inúmeros aplicativos, ja fiz agenda escrita mas ainda não conseguir seguir a linha, venho levando a vida meio desorganizada e sei que preciso criar habito de organização para melhorar o uso do meu tempo. Adorei sua postagem e ainda não tinha baixado a agenda google, o sistema de alerta do aplicativo vai ser um diferencial pra mim, estou muito empolgada. obrigada por compartilhar. Abçs !!
Para quem trabalha em horário fixo, vc recomenda colocar na agenda para ter uma melhor visão ou fica muito poluÃdo?
Colocar o que na agenda?
Bem legal. Obrigado.
Thais, da onde vc tira as tarefas planejadas para a semana? Criei listas no Todoist para listar essas atividades que não são pontuais, mas não quero esquecer que elas existem, tipo “rever apostila do curso” “assistir aula gravada do curso X”. Não sei se o Todoist é pra isto, mas tô armazenando esse tipo de informação lá e de lá jogo para agenda com a cor cinza. Existe uma uma ferramenta melhor pra armazenar essas atividades planejadas?
Faço uma revisão semanal de todos os meus projetos.
Maravilhoso posto,
Obrigada!
Procuro semanalmente planejar minhas atividades, mas não tenho muito conhecimento como efetuar isso. Através dessas dicas poderei melhorar