Fundamentos do GTD™: calendário

Estou muito motivada no momento a estudar os fundamentos do GTD™ de modo que eles se tornem o básico bem feito e sempre a ser aprimorado.

Na página 330 do livro do GTD™ (A arte de fazer acontecer), o David diz o que são os fundamentos bem estabelecidos:

Eu penso que, para escrever sobre o uso do calendário, temos que ter em mente duas palavras que o David usa para descrever a ferramenta no livro: inadiável e obrigatório (página 75). Na imagem acima, ele também usa o termo “cenário mais árido”. Na prática, isso quer dizer que o que deve entrar no calendário é realmente aquilo que for “do or die” (faça ou morra), mas hoje eu vejo isso mais como um princípio que como uma regra, a saber:

Por exemplo, existem pessoas que tem muitos agendamentos, especialmente reuniões. Se elas não se aterem a essa regra, podem sobrecarregar seu calendário. Mas também existem pessoas que não têm quaisquer tipos de agendamentos. Nesses casos, vejo a recomendação como algo mais flexível. Na prática, seria assim: se você não tem muitos agendamentos, pode criar seus próprios agendamentos sem que isso lhe cause problemas de gestão do tempo naquele dia. É criar um bloco de tempo para estudar inglês, por exemplo, ou trabalhar no planejamento de um projeto.

Essa ideia de criar blocos de tempo não é proibida no GTD. O que o David pede sempre é parcimônia. Existem três tipos de atividades que precisamos equilibrar no nosso dia a dia, segundo o GTD:

• as atividades pré-definidas
• as atividades não planejadas
• o tempo que a gente passa esclarecendo novos inputs

Então veja que não dá para agendar um dia inteiro de atividades pré-definidas, pois existem outras coisas acontecendo. De modo geral, a maioria das pessoas sente falta de, na verdade, dedicar mais tempo a processar caixas de entrada e de mensagens. Do meu ponto de vista, hoje, sinceramente, quanto mais tempo eu consigo me dedicar a esclarecer caixas de entrada, melhor. Mas eu vejo isso como a natureza do trabalho de quem já assume um papel de gestão. É importante que você analise a sua própria condição atual de trabalho para entender como deve funcionar melhor o seu calendário.

Meu outro ponto de observação atual com relação à minha rotina é que me sinto mais confortável não tendo tantas atividades pré-definidas, especialmente agendamentos. Quanto mais agendamentos, mais “presa” eu me sinto. Eu gosto de ter a liberdade de escolher o que for mais prioritário para mim, dia após dia, momento a momento. Por isso, sou criteriosa com meus agendamentos.

Existem algumas ferramentas de organização que me ajudam a ter um calendário mais organizado seguindo todas essas recomendações acima do GTD.

A primeira delas foi a que já comentei em um post mais antigo aqui do blog, que eu chamo de “semana ideal”. Veja que isso não é algo do GTD, mas meu mesmo. Desenhar o que seria uma semana ideal, para mim, ajuda muitíssimo, pois consigo me programar. Por exemplo, se toda terça de manhã considero legal trabalhar em traduções e outros materiais de cursos, isso vai me gerando novos contextos dentro das minhas listas de próximas ações do GTD e também influencia no calendário. Se alguém quiser marcar uma reunião comigo sobre materiais, será na terça de manhã. Se eu precisar dedicar algum tempo fazendo a revisão de um material importante, vou me programar para fazê-lo nesse dia.

A segunda recomendação eu aprendi com a Renata, que é coach e também instrutora da Call Daniel. Ela diz que, sempre que uma próxima ação provavelmente pode demorar mais de 1h para concluir, ela prefere inserir no calendário. Claro que, para fazer isso, você precisa levar em conta tudo o que falei antes sobre a natureza do trabalho. O momento de alocar tais ações aconteceria na Revisão Semanal. Eu uso esse recurso apenas em último caso, caso eu tenha uma semana intrincada, cheia de afazeres e compromissos, porque sei que, se não destinar aquele momento para a ação, ela corre o risco de não acontecer. Mais uma vez, use com parcimônia.

A terceira ferramenta que utilizo é a reflexão sobre contextos, que também já comentei aqui no blog. Trata-se de atribuir um “tema” para cada dia da semana. Isso ajuda a direcionar as atividades em que vou focar, leituras que farei e até projetos que vou revisar com mais atenção. Eu confesso que, hoje em dia, estou mais propensa à primeira ferramenta que citei neste post que nos contextos diários, mas eles ainda funcionam. Por exemplo, para mim está claro que terça é dia de cuidar de tudo relacionado a cursos (learning). Mas isso não é algo que me engessa, e sim direciona, apenas.

A quarta ferramenta é semelhante à primeira, mas em vez de ser a semana ideal, é o dia ideal. Já falei sobre isso aqui também. Me ajuda demais ter um foco determinado para cada momento do dia, e fiz isso entendendo como funcionam os meus níveis de energia. Prefiro me concentrar pela manhã, conversar com as pessoas à tarde e descansar de noite.

Pode parecer muita coisa, mas são anos usando tudo isso de maneira habitual e não me sobrecarrega de maneira alguma. Pelo contrário, só me ajuda. Eu sou uma pessoa que precisa ter essas definições e rotininhas para fazer a vida funcionar. Pode ser que você tenha um estilo diferente.

Quando eu abro meu calendário toda sexta-feira, para planejar a minha próxima semana, eu sigo um passo a passo que também já postei aqui no blog e que me ajuda a planejar rapidamente a semana que vem e ter uma semana organizada de modo geral. Diariamente, abro meu calendário e sei que o que tem nele é o que precisa ser feito naquele dia, invariavelmente, e isso me dá um foco incrível. Nos intervalos do calendário, eu trabalho nas listas de próximas ações ou esclareço minhas caixas de entrada.

Vale dizer que continuo utilizando a agenda do Google. Não utilizo o Bullet Journal como calendário, apenas como ferramenta de coleta e planejamento (falei mais sobre isso em outro post recente também).

O calendário é uma categoria essencial dentro dos fundamentos do GTD, mas não é a única. Penso que, inicialmente, muitas pessoas utilizam apenas uma agenda para se organizarem. Não que isso seja errado, mas dentro do GTD aprendemos que há outras categorias que são bastante úteis e que tornam o calendário mais leve e confiável, e isso é uma maneira de compôr um sistema totalmente integrado que nos dê suporte a qualquer tipo de desafio no dia a dia.