GTD™, Tecnologia

Projetos no Notion

Neste post quero compartilhar como tem sido a minha experiência organizando a minha lista de projetos no Notion. Estamos falando dentro do contexto do método GTD (Getting Things Done), cuja definição de projeto é: todo resultado desejado que tem múltiplos passos e pode ser concluído em até um ano e deve ser revisado pelo menos uma vez por semana.

Já falei sobre calendário, lista de próximas ações e outras listas do “térreo” do GTD, que representam o dia a dia.

Na minha homepage do sistema GTD no Notion, eu tenho as listas separadas por horizontes. Em Horizonte 1, coloco os Projetos e Algum dia, talvez, que explicarei em outro post.

Tenho uma página então chamada Projetos com a visualização padrão de tabela, onde listo todos os meus projetos em andamento (os projetos que não estão em andamento estão na lista Algum dia, talvez, em outra página. eu tentei organizar na mesma tabela dos projetos, apenas usando tags diferentes, mas não rolou, ficou melhor fazer em uma página separada e “mover” algum pra lá sempre que necessário).

Já tentei diversas formatações e configurações e, para mim, o que funciona melhor é ter essa lista de visualização simples, apenas com o nome do projeto e a data de início dele.

Mas você também pode ter outros estilos de visualização, como painel (por áreas de foco ou categorias, como criei) ou galeria. Essas visualizações podem ser baseadas nas propriedades que você criou dentro de cada projeto, então configure conforme as suas necessidades de visualização e revisão.

Dentro do projeto, também já fiz vários testes (e vou compartilhar aqui), mas atualmente está assim, basicamente:

Data de início, a categoria e a relação com algum objetivo do Horizonte 3.

Antes eu tinha colocado relação com Horizonte 2 (a área de foco) e com as próximas ações, para linká-las, mas eu não gosto de fazer isso, porque me complica a vida, levando a um microgerenciamento que eu não acho necessário para as minhas circunstâncias de vida hoje. Mas pode funcionar para você, então é importante saber que, se você precisar, basta criar essa propriedade.

Na parte de baixo, na página mesmo do projeto, criei uma seção para o MPN (Modelo de Planejamento Natural, onde coloco propósito, princípios, visão, brainstorm e organização do projeto) e o material de suporte ao projeto. Nem todo projeto tem essas mesmas informações, só quando há necessidade. Alguns projetos são mais simples.

Aí o material de suporte pode ir entrando por páginas infinitas. Vou criando as páginas conforme o número de informações for muito grande para ficar apenas na página do projeto em si.

Quando um projeto é concluído, eu o movo para uma página que criei chamada “Concluídos 2020”, que uso até mesmo como referência para escrever os posts de resumo do trimestre aqui no blog e também para reavaliar meu ano quando ele estiver acabando. Aí eu avalio o que, dentro desse material de suporte, eu ainda quero guardar em outro lugar, no arquivo de referência geral.

Uma vez por semana, geralmente aos domingos, eu reviso todos os projetos em andamento para:

  • atualizá-los;
  • garantir que todos tenham pelo menos uma próxima ação definida;
  • mover os que não quero focar no momento para “algum dia, talvez”;
  • mover os concluídos para a página de “concluídos 2020”.

É isso. É bem simples, na verdade. Com o passar dos anos, usando GTD, fui simplificando as ferramentas de modo geral. Inclusive já mudei várias coisas desde a última vez que postei sobre as próximas ações etc. Mais para a frente vou fazer um apanhado dessa série de posts e faço uma atualização.

Espero que o post tenha sido útil e, caso você tenha alguma dúvida, por favor, deixe nos comentários. Obrigada.

12 Comments

  1. Oie Thais, tudo bem?

    Estou com uma duvida, fui procurar no ytbe e tbm aqui nos historicos, porém permanece minha duvida

    Áreas da vida podem ser as mesmas da roda da vida?

    Áreas da vida são diferentes da áreas de foco ou iguais ?

    Na pirâmide de horizontes a áreas da vida = áreas de foco acima de projetos?

    1. Oi Vanessa, tudo bem? Recomendo fortemente que busque por posts sobre “horizontes de foco” aqui no blog onde há essa explicação completa, em detalhes. 😉

  2. Priscila Klopper says:

    Meu setup está bem parecido com esse. Também preferi deixar em páginas se paradas os projetos e Algum dia/talvez. 👍🏽
    Eu não linko nada também, por seguir o que você sempre fala do microgerenciamento. Sempre penso “como seria se fosse em papel?” e isso tem me ajudado bastante. 💕

    1. Sim, é um ótimo parâmetro mesmo!

  3. Maria Clara says:

    Thais, não entendi bem o “início” ali, já que tem datas como março de 2020. Projetos em andamento não são aqueles nos quais estou trabalhando agora?

    1. A noção de projetos que utilizo é a do GTD, que está no post, dá uma olhada. 😉

  4. Olá, Thaís. Tudo bom?

    Eu estou adorando os seus posts sobre o Notion! Está me dando uma outra visão do GTD no app!
    Eu também coloco os projetos em um banco de dados nesse mesmo formato de lista e gosto que ao final dela sabemos quantos projetos temos!

    Para os meus projetos da empresa, principalmente, uso o Modelo de Planejamento Natural que vi pela primeira vez com você! Mas o que eu fiz foi criar um template com essas informações. Assim, toda vez que vou criar um projeto novo, ali ao lado do botão de “New”, clico em cima do template e ele já cria a página com a estrutura do planejamento natural. Quando vou criar um projeto que não precisa dessa estrutura, eu só clico em “New” mesmo e a página abre em branco, so com as propriedades da tabela mesmo.

    Essa parte de criar Templates personalizados me agrada muito no Notion. O que você acha dessa função?

    Parabéns pelo conteúdo!

    Abs!

    1. Acho ok, mas não uso muito por enquanto.

  5. Rosângela says:

    Olá Thais, tudo bem?
    Estou implementando meu controle de projetos no Notion e aproveitando para aprender a ferramenta que se apresenta com muitos recursos.
    Estou usando banco de dados de projetos e classificando os projetos “em andamento” “concluídos” e “algum dia talvez”, assim consigo trabalhar com filtros de visualização nas páginas. Relaciono com as áreas de foco e com as próximas ações dos projetos.
    Estou me adaptando a ferramenta e a esse modelo construído e tenho gostado muito.
    Como você vê a ferramenta e essa estrutura no Notion?

    1. Eu montei essa estrutura inicialmente e para mim não funcionou.

  6. Evelyn Dos Santos Mata says:

    Oi Thais, tudo bem? Estou tentando utilizar o Notion tanto no trabalho como na centralização pessoal, focando no que vc comentou um dia, sobre entender como funciona não a ferramenta, mas o método.

    Mas eu ainda não entendo muito bem a ferramenta mesmo… uso um método adaptado pra mim, que funciona bem.
    E confesso que tô apanhando é para compreender as funcionalidades de cada tipo de formato oferecido pelo Notion…

    To-do, Kanban e page, bullet… entendi bem… por ex, como você fez esse layout, fiquei na dúvida.

    Você conseguiria ou já tem um post sobre os diversos tipos de layout que ele oferece e particularidades de cada um? Procurei no Youtube tb e não encontrei.

    Obrigada.

    1. Pretendo fazer uma série de vídeos no YT com demonstrações em breve. 😉 Mas neste post já comentei sobre as opções de visualização dele.

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