GTD™, Rotinas, Ferramentas de organização

Foque primeiro na agenda, depois na sua lista de afazeres

O gerenciar do dia não deve ser desvinculado de um gerenciar maior, referente à semana, ao mês etc. Mas, se você fizer apenas isso todos os dias, já estará muito mais organizado que a maioria das pessoas. E já vai trazer muito mais clareza e tranquilidade para a sua rotina.

Trata-se de ter duas ferramentas para gerenciar o seu dia a dia: uma agenda e uma lista de afazeres. Elas devem ficar fisicamente separadas porque o que entra em uma é diferente do que entra em outra. Logo, não vejo sentido em “sincronizar” ferramentas, de modo que o que você coloca no Todoist entra na agenda do Google, por exemplo, porque você só está duplicando informações. Se prefere ter tudo em um só lugar, use só uma ferramenta. Se vai usar duas, é porque existe um propósito para isso, e o propósito que defendo é que são naturezas diferentes as dessas coisas que entram em uma e em outra ferramenta.

Com base no que aprendi no método GTD™, o que entra na agenda é o que deve ser feito em um dia ou horário específico. Não apenas ações e atividades, mas informações também. Logo, sua agenda deve trazer essa natureza de informações. Você deve ter a habilidade de olhar a sua agenda todos os dias e ter a certeza de que o que está ali são coisas que você precisa fazer ou saber no dia em questão, e não “apenas desejáveis”.

Se você olha para o seu dia de hoje na agenda e se depara com coisas a fazer ou informações que não precisam estar atreladas a este dia especificamente, isso gera uma perturbação cognitiva sem você nem perceber. No fundo, você sabe que tem algo errado. com o tempo, deixa de confiar nas informações que tem ali.

(O exemplo acima é fictício e foi feito antes da quarentena, apenas para ilustrar. Fique em casa!)

É muito diferente de você inserir lembretes e recadinhos para você mesmo, tais como: “daqui a duas semanas vence a assinatura do seu clube de milhas – você pretende mantê-lo?”. Isso é completamente diferente de inserir uma ação lá dizendo “cancelar clube de milhas”, porque se você não sabe se quer ou não quer cancelar ou, se sabe, poderia fazer isso em qualquer outro momento ATÉ aquele dia, e não naquele dia exatamente, e essa outra diferenciação é importante porque pode ser que no dia você não consiga fazer, mas essa ação estando em uma lista de afazeres com prazo permitiria que você fizesse ANTES, quando tivesse tempo.

Ou seja,

Se você tem que saber ou fazer em um dia ou horário específico, entra na agenda;
Se você tem que fazer o quanto antes, com ou sem prazo, entra em uma lista de afazeres em outra ferramenta.

As duas ferramentas que uso hoje para isso são: Google Agenda e Todoist. Mas você pode usar as ferramentas que preferir. Não recomendo usar apenas uma para centralizar tudo, justamente porque separar o que tem naturezas diferentes faz diferença no foco que você vai dar.

Todos os dias, eu trabalho no que está na minha agenda, com ou sem horário (coisas que estão na parte de cima e coisas que estão nos horários). É minha prioridade e, de modo geral, busco fazer todas elas antes do almoço – a não ser, obviamente, compromissos em horários à tarde e à noite.

Ao longo do dia, executando ações, vou trabalhando em paralelo com a minha lista de afazeres. Por exemplo, se tenho que acessar o Internet Banking para pagar uma conta de vence hoje (está na agenda), eu tenho uma lista no meu Todoist chamada “Internet Banking” onde posso ter listadas outras ações que posso fazer quando estiver naquele ambiente. Desse modo, vou executando ações diversas sem que elas se tornem urgentes ou eu tenha que fazer porque chegou um prazo – antecipo muita coisa. O nome disso é contexto e também veio do GTD™, apesar de ser uma boa prática de produtividade como um todo, mesmo sem dar esse nome. Trata-se de agrupar tarefas semelhantes, que você pode fazer quando determinadas condições estiverem reunidas. No Internet Banking, andando pela casa, ao computador, com o celular em mãos, conversando com o marido etc.

A lista de afazeres deve refletir a sua rotina, os seus contextos diários, para funcionar apropriadamente.

É claro que essas duas ferramentas não resumem todo o seu sistema de organização, mas elas são as duas únicas coisas que você tem que acessar e focar no seu dia a dia para fazer o que precisa ser feito. Nelas, você pode ter direcionamentos para outras atividades de organização e planejamento, como por exemplo “planejar a minha semana” todo domingo na agenda ou “processar meus e-mails” todos os dias na lista de afazeres. Este post serviu para mostrar o seguinte: está começando a se organizar? Esse é o arroz com feijão. Comece por aqui e vá refinando sua rotina, implementando outras coisas aos poucos, mas esta é a base.

7 Comments

  1. Bom dia, Thais!
    O que mais me gera dificuldade nessa situação é o fato de eu não ter quase nada de compromissos em horários específicos, nunca.

    Estou fazendo meu TCC, que é o desenvolvimento de alguns itens em 3D, e não tenho nenhuma reunião nem nada. Faço um curso de desenho online 1x na semana, com horário específico, e depois “só” tenho estudar todos os dias, fazendo os exercícios propostos para a semana seguinte. Faço atividades de uma bolsa de extensão, que consiste em pedir algumas informações para as pessoas do meu curso, via internet, e organizar isso. Tudo é muito maleável, mas se faço blocos de tempo eu não consigo seguir fielmente porque às vezes surgem imprevistos. Se deixo só na lista de ações, me dá a sensação de que posso estar deixando de fazer algo importante naquele dia. Porque estudar desenho, por exemplo, é infinito, e acho difícil quantificar o tempo que demorarei em um estudo… Às vezes defino algo como “estudar anatomia simplificada dos felinos” na lista de ação, e acho que vou fazer isso em 3h de estudo, mas quando vejo fiquei quase o dia todo fazendo isso, e acabo não me dedicando a atividades de outro projeto. Ou “vou terminar a modelagem da roupa do personagem hoje, dentro disso falta fazer só x, y e z, que vai levar +- esse tempo”, mas por algum motivo demora mais que o previsto.

    Teria alguma outra prática para indicar a quem tem os horários totalmente maleáveis e as coisas a fazer são pouco previsíveis em relação ao tempo que vai demorar? E quando as ações são meio abstratas pra serem quebradas, no exemplo de modelagem 3d que é só ir mexendo e testando até eu julgar que ficou bom? rs

    1. Minha rotina também não possui muitos compromissos com data/hora específicos e faço da seguinte maneira: faço meu planejamento semanal apenas em lista (Todoist), garantindo que não fique nada de fora, porém com menos tarefas do que eu penso que seja possível realizar na semana. Esta “folga” (que também faz parte de meu processo de desaceleração) permite que eu cumpra os objetivos da semana mesmo com imprevistos ou tarefas que demandam mais tempo do que o esperado. Como o planejamento é semanal, não fico com sentimento de culpa, urgência ou desgaste mental ao adiar uma tarefa para amanhã desde que dentro da mesma semana. Tarefas que são diariamente recorrentes faço o quanto antes, pois estas são, ao meu ver, inadiáveis (exercícios, meditação, etc).

      Por vezes, também penso que posso melhorar o processo, mas por hora, vem funcionando bem.

    2. Adorei essa dúvida pq é um pouco do que vivo. Eu sou designer gráfica, e tenhos projetos longos (a maioria) e os mais curtos. A diferença principal é que tenho prazos (por ser trabalho) para tudo e isso realmente facilita a organização do tempo. Talvez seja interessante testar prazos por ai, pq se pretende trabalhar com isso em algum momento eles existirão.

      Eu me organizo por semana, então tenho um trello com todos os meus projetos em andamento e ali todos os prazos.

      Assim a cada semana eu crio meu bullet journal e separo em listas de:
      – entregas: o prazo de entrega é naquela semana
      – em andamento: o prazo é para uma semana futura, mas preciso trabalhar nele
      – soltos: demandas simples que nem vou mandar para meu trello e que surgem durante a semanas. Essas encaixo na semana como possível (as vezes jogo para semana seguinte).

      Para os trabalhos de prazo longos eu defino etapas menores quando possível e/ou tempo limite (1 hora por dia, dois períodos na semana). Mas também costumo me perder nesse tempo limite por entrar em flow – por isso coloco despertador para me lembrar de trocar de tarefa.
      O que percebo comigo é que atividades criativas precisam ter algum limite (tempo, resultado). Até porque como é algo que sempre podemos melhorar, aperfeiçoar ou só mudar mesmo podemos nos perder nisso, sabe?
      E gosto muito de incluir respiros – deixar o projeto em stand by para ver com olhos frescos. às vezes quando vou rever sinto que já está finalizado! Ou bato o olho e vejo o que precisa ser melhorado.

      Minha realidade é só similar a sua, mas espero que possa te ajudar a encontrar seu jeito de se organizar!

    3. Tenho a mesma dúvida.

      No caso do planejamento semanal citado nas duas respostas, são estabelecidos prazos “artificiais” para algumas tarefas, de modo que elas sejam feitas naquela semana específica?

  2. Olá, Thais. Desde que fui apresentada para o Todoist não larguei mais. Tentei usar a agenda do Google como segunda ferramenta mas, no meu caso, foi mais eficiente continuar com o Todoist. Criei um projeto “Compromissos agendados” e é lá que eu coloco todos os meus compromissos marcados (não tenho muitos). Basicamente são as consultas médicas, reuniões escolares ou algum evento. Quando quero consultar, ordeno por ordem de data. Faz um ano que faço isso e tem dado certo.

  3. João Victor Oliveira says:

    realmente, tem menos coisas entrando na agenda. Coisas sem horário específico como limpeza da casa, lavanderia, cursos online estou listando no to-do list. Acaba sendo mais estimulante do que blocar a agenda com compromissos que eu posso não estar com o nível de energia e foco necessários naquele momento. O que mais está indo para minha agenda são horários de lives e programas que estou acompanhando. Mais por um planejamento geral, já que minha faculdade parou.

  4. […] sobre o tipo de informação que deve entrar na agenda e o que deve entrar em uma lista de afazeres. Vá alimentando diariamente. Uma vez por semana, […]

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