Categoria(s) do post: GTD™, Rotinas, Ferramentas de organização

O gerenciar do dia não deve ser desvinculado de um gerenciar maior, referente à semana, ao mês etc. Mas, se você fizer apenas isso todos os dias, já estará muito mais organizado que a maioria das pessoas. E já vai trazer muito mais clareza e tranquilidade para a sua rotina.

Trata-se de ter duas ferramentas para gerenciar o seu dia a dia: uma agenda e uma lista de afazeres. Elas devem ficar fisicamente separadas porque o que entra em uma é diferente do que entra em outra. Logo, não vejo sentido em “sincronizar” ferramentas, de modo que o que você coloca no Todoist entra na agenda do Google, por exemplo, porque você só está duplicando informações. Se prefere ter tudo em um só lugar, use só uma ferramenta. Se vai usar duas, é porque existe um propósito para isso, e o propósito que defendo é que são naturezas diferentes as dessas coisas que entram em uma e em outra ferramenta.

Com base no que aprendi no método GTD™, o que entra na agenda é o que deve ser feito em um dia ou horário específico. Não apenas ações e atividades, mas informações também. Logo, sua agenda deve trazer essa natureza de informações. Você deve ter a habilidade de olhar a sua agenda todos os dias e ter a certeza de que o que está ali são coisas que você precisa fazer ou saber no dia em questão, e não “apenas desejáveis”.

Se você olha para o seu dia de hoje na agenda e se depara com coisas a fazer ou informações que não precisam estar atreladas a este dia especificamente, isso gera uma perturbação cognitiva sem você nem perceber. No fundo, você sabe que tem algo errado. com o tempo, deixa de confiar nas informações que tem ali.

(O exemplo acima é fictício e foi feito antes da quarentena, apenas para ilustrar. Fique em casa!)

É muito diferente de você inserir lembretes e recadinhos para você mesmo, tais como: “daqui a duas semanas vence a assinatura do seu clube de milhas – você pretende mantê-lo?”. Isso é completamente diferente de inserir uma ação lá dizendo “cancelar clube de milhas”, porque se você não sabe se quer ou não quer cancelar ou, se sabe, poderia fazer isso em qualquer outro momento ATÉ aquele dia, e não naquele dia exatamente, e essa outra diferenciação é importante porque pode ser que no dia você não consiga fazer, mas essa ação estando em uma lista de afazeres com prazo permitiria que você fizesse ANTES, quando tivesse tempo.

Ou seja,

Se você tem que saber ou fazer em um dia ou horário específico, entra na agenda;
Se você tem que fazer o quanto antes, com ou sem prazo, entra em uma lista de afazeres em outra ferramenta.

As duas ferramentas que uso hoje para isso são: Google Agenda e Todoist. Mas você pode usar as ferramentas que preferir. Não recomendo usar apenas uma para centralizar tudo, justamente porque separar o que tem naturezas diferentes faz diferença no foco que você vai dar.

Todos os dias, eu trabalho no que está na minha agenda, com ou sem horário (coisas que estão na parte de cima e coisas que estão nos horários). É minha prioridade e, de modo geral, busco fazer todas elas antes do almoço – a não ser, obviamente, compromissos em horários à tarde e à noite.

Ao longo do dia, executando ações, vou trabalhando em paralelo com a minha lista de afazeres. Por exemplo, se tenho que acessar o Internet Banking para pagar uma conta de vence hoje (está na agenda), eu tenho uma lista no meu Todoist chamada “Internet Banking” onde posso ter listadas outras ações que posso fazer quando estiver naquele ambiente. Desse modo, vou executando ações diversas sem que elas se tornem urgentes ou eu tenha que fazer porque chegou um prazo – antecipo muita coisa. O nome disso é contexto e também veio do GTD™, apesar de ser uma boa prática de produtividade como um todo, mesmo sem dar esse nome. Trata-se de agrupar tarefas semelhantes, que você pode fazer quando determinadas condições estiverem reunidas. No Internet Banking, andando pela casa, ao computador, com o celular em mãos, conversando com o marido etc.

A lista de afazeres deve refletir a sua rotina, os seus contextos diários, para funcionar apropriadamente.

É claro que essas duas ferramentas não resumem todo o seu sistema de organização, mas elas são as duas únicas coisas que você tem que acessar e focar no seu dia a dia para fazer o que precisa ser feito. Nelas, você pode ter direcionamentos para outras atividades de organização e planejamento, como por exemplo “planejar a minha semana” todo domingo na agenda ou “processar meus e-mails” todos os dias na lista de afazeres. Este post serviu para mostrar o seguinte: está começando a se organizar? Esse é o arroz com feijão. Comece por aqui e vá refinando sua rotina, implementando outras coisas aos poucos, mas esta é a base.