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Hábito: processar as caixas de entrada

Hoje quero falar sobre um hábito que considero dos mais importantes na minha vida e, muita vezes, na vida de outras pessoas. É o hábito de processar as caixas de entrada.

Mais do que ler, processar significa ler e já endereçar corretamente aquela mensagem, sem deixá-la na caixa de entrada, o que criaria a necessidade de lê-la novamente.

Como eu trabalho com Internet e tenho muitos canais para recebimento de mensagens, confesso que esse é o link mais fraco no meu sistema. Recentemente eu elaborei um projeto mesmo para definir como vou tratar as minhas diversas caixas.

Essas são as caixas que eu tenho hoje:

  • No celular: What’sApp, Instagram, Telegram, SMS
  • No computador: Gmail, Outlook, YouTube, Facebook, Twitter, comentários do blog, todos os fóruns de suporte dos meus cursos, Todoist, Evernote
  • Físicas: a de casa, onde coloco contas, anotações e outros itens físicos

Para que vocês tenham uma ideia, eu recebo tantas mensagens em algumas dessas caixas que fica humanamente impossível ler e responder mesmo que eu dedicasse todo o meu dia para essa finalidade (já tentei). Teve um dia nessa quarentena que eu recebi mais de 100 mensagens no What’sApp (de pessoas diferentes) em menos de uma hora!

Como meu lema é que não é possível organizar tralha, preciso sempre pensar bem para definir o que seria tralha nesse sentido e delegar ou cortar algumas dessas caixas. Destralhar. Estou nesse processo, no momento.

Mas o propósito deste post é falar sobre o hábito diário de processar, em vez de apenas ler, as caixas.

Eu procuro processar e zerar todas as caixas diariamente. É óbvio que tem dias que não consigo, porque tenho vários compromissos ao longo do dia, mas procuro não passar de 48 horas sem fazer isso.

David Allen, (autor do método GTD) diz: “Dá muito menos trabalho manter uma caixa de entrada com zero e-mails que com mil e-mails”, e é verdade. Uma vez que você se acostume a esvaziar a caixa, não deixa acumular de novo se fizer disso um hábito.

Se por acaso eu passar vários dias sem esvaziar, jogo os e-mails em uma pasta chamada “backlog” para conseguir focar nos de hoje e ontem, e quando termino vou para a pasta “backlog”. Senão bate um desânimo de ver tanta coisa “atrasada”.

Vale lembrar que esvaziar a caixa de entrada não significa resolver tudo o que está lá – apenas o que leva menos de 2 minutos. Mas, esclarecendo, você delega o que precisa delegar, deleta o que for lixo, arquiva o que for referência, incuba o que não demanda ação agora e adia para o momento apropriado o que ainda precisa fazer.

Se quiser saber o passo a passo com mais detalhes, veja este post com um tutorial para aprender a processar / esclarecer suas caixas de entrada.

9 Comments

  1. Marcos Queiroz says:

    Boa tarde, Thais.

    Esse é um dos hábitos que realmente quero implementar na minha vida. São muitas caixas de entrada e não consigo dar conta de todas! Há dias que estão mais tranquilos que consigo, outros dias mais perturbados, fica humanamente impossível. Estou também nesse processo de selecionar as caixas extremamente necessárias e deletar as outras.

    Obrigado por essa série! Está incrível.

  2. Caroline Rocha says:

    Pôxa Thais esse texto me representa e me fortalece para que eu processe as minhas caixas de entrada.

  3. Suyang Melo says:

    Thais, serei para sempre grata por você e a Carol terem me ensinado a processar minhas caixas de entrada e eu ter conseguido implementar este hábito. Foi um ponto de virada na minha produtividade. Um grande beijo.

    1. Faz mesmo toda a diferença. <3

  4. Processar da aquela sensação de dever cumprido, uma delicia

  5. Oi, Thaís!
    Organizar os e-mails foi uma das primeiras coisas que eu fiz quando comecei a trabalhar. Fica muito mais fácil de lidar com tudo, principalmente se uso os marcadores. Já bato o olho e sei o que é urgente, pra depois, informação… Agora preciso mesmo é verificar a minha caixa física, que é aquela que mais tenho problemas. As de redes sociais sempre leio e marco o que é pra depois ou não, e até mesmo vejo a que se refere e sei o que pode ser ignorado.

  6. Oi Thais, seguindo o seu blog a cerca de um mês.
    Antes de conhecer o MVO, já aplicava um método de não deixar juntar tralha no email. Tenho por hábito fazer uma breve vista dos emails pela manhã entre 7:30 e 8h, respondendo àqueles urgentes, deixando os que tem conteúdo de interesse para ler depois (geralmente nos 15 minutos finais do expediente) e descartando os demais. Criei a meta de não acessar a caixa de entrada dos emails após às 18h.

    Gostaria de aplicar esse método no whattzapp, mais os colegas e clientes não deixam, tudo é urgente e se não responder, começam às ligações e acabo perdendo mais tempo ao telefone, desmantelando totalmente a meu dia.

    Já fui mais organizado, mais a utilização do zap por conta da quarentena saiu do controle e sinto que estou produzindo menos.

    1. Obrigada por compartilhar! Boas percepções.

  7. Faltou um complemento na caixa de entrada do email, antes usava seis pastas para arquivar emails: Clientes, Colegas, Estudo, Arquivo Pessoal, Arquivo Trabalho e Compras. Hoje tenho apenas trabalho e Arquivo Geral para fins de guardar emails que quero preservar, consigo esvaziar a entrada todos os dias, pois acesso diariamente.

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