Digitalize diariamente seus papéis

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Imagem: Square Space
Imagem: Square Space

Depois do Evernote, quero digitalizar tudo o que for possível para diminuir a quantidade de papel que eu tenho. Para isso dar certo, eu inseri na minha rotina diária a tarefa de digitalizar papéis, o que faço diariamente, antes de começar a trabalhar. Se eu fizer diariamente, levo cerca de 10 minutos no máximo (quando não menos). Se eu deixar acumular, levo mais tempo.

A maneira mais fácil de fazer isso é utilizando um celular com uma boa câmera ou um tablet. Eu utilizo um aplicativo chamado CamScanner que, inclusive, compartilha o que digitalizei dentro de uma nota no Evernote. Facilita muito para mim. Outras opções são escanear (se você tiver um scanner) ou tirar uma foto com a câmera digital, e depois passar para o computador.

Dependendo do volume que você recebe de papéis, pode ser uma boa ter como parte da sua rotina diária fazer essa digitalização. Se você recebe um volume menor, pode fazer com um intervalo de tempo maior, como uma vez por semana.

Vale a pena digitalizar para termos mais espaço em casa e no trabalho, além da disponibilidade das informações quando você precisar. Particularmente, acho que é um esforço que vale a pena.

39 comentários

  1. Oi, Thais… O que vc faz com os originais do que foi digitalizado? No caso de contas de água, luz, aluguel… Vc descarta??? Já estou digitalizando minhas coisas, mas fico com receio de descartar… rsrsrsrsrs… Bjuu!!

    • O objetivo de digitalizar não é descartar, mas ter uma cópia digitalizada, caso você precise para consulta ou envio, ou mesmo para prevenir perdas. No caso das contas, muitas pessoas descartam (eu prefiro guardar). Agora, todo o resto que não precise ter cópia física pode ser descartado.

  2. Bom dia….
    Gostaria muito de poder digitalizar os papéis no trabalho. Em casa faço mas na empresa não tem jeito. Trabalho no setor de RH e temos documentos que precisam ser guardados por 30 anos. E pior tem que ser o papel. Digitalizado não serve.
    Com tantas tecnologias vejo o RH atrasado neste ponto. Quem com as mudanças do Speed folha que vem por ai as coisas mudem.

  3. Thais, já digitalizei algumas coisas que me deram espaço, bastante, foram duas pastas enormes dos dois primeiros semestres da faculdade de Direito e outros papéis não tão importantes, pois se eu descartasse os originais não fariam tanta falta, porém… Lembro de um post que vi chamado “Como organizar documentos” mas ainda sim fiquei inseguro no ato de digitalizar e descartar, por exemplo, os recibos de pequenas compras e do meu cartão e de depósitos, que só é por um mês (por exemplo), guardar por um ano tb é muito, acredito eu, mas o problema não é esse, se algum dia eu precisar, não vai ter problema em ter uma “cópia” do original (sem ser autenticada) ou vai depender muito do que estiver? Uma coisa que eu guardo e não descarto e não digitalizo nunca é os comprovantes de pagamento da faculdade, mas acho que vou começar a digitalizar pra ter mais segurança ainda, enfim, não sei se você entendeu minha insegurança. Parabéns pelo blog, já acompanho a alguns meses, mas nunca comentei, de verdade, já sou bastante organizado, mas certas dicas que você dá aprimoram nosso dia a dia, grande abraço!

    • Geralmente tudo o que envolve pagamentos de banco é super fácil imprimir uma segunda via no caixa eletrônico, por isso não ligo muito não. Agora, se eu achar que algo deve ser guardado, eu guardo. Mas tem que ter muuuita parsimônia pra não achar que deve guardar tudo.

  4. Você tem alguma dica para a digitalização ficar mais bonitinha? Tentei algumas vezes (no próprio Evernote) e achei que ficou muito “caseiro”! Não sei se ficaria muito legal para documentos mais importantes…

  5. Desde que comecei a frequentar o seu blog coloquei em prática várias das suas sugestões. Essa da digitalização é uma que está fazendo toda a diferença para mim! Diminui a quantidade de papel e mantém os registros necessários. A única diferença é que estou usando o Google Drive, que tem uma ferramenta de scan de documentos. Estou adorando! Parabéns pelo blog!

  6. thais,
    as contas mensais e anuais, iptu, ipva podem ser digitalizadas e depois já jogadas fora ou voce nao recomenda?
    gostaria de ter o menor volume possivel de documentos em papeis

  7. Bom dia Thais!

    Parabéns pelo seu blog, é fantástico! Comecei a acompanhar há alguns meses, quando você virou “a louca do Evernote”… bom também virei “o louco do Evernote” e isso teve um impacto absurdo na minha vida! Muito obrigado!

    Atualmente estou digitalizando com o próprio aplicativo do Evernote instalado num iPhone 4S e o resultado tem sido ótimo. Usando a câmera pelo Evernote tem uma opção de tirar foto como “Documento” que, desde que tenha iluminação boa, gera ótimos resultados.

    Um grande abraço!

  8. Bom dia
    Entãp, se tem uma palavra que eu acho linda mas que não combina comigo é organização! Sou ultra master hiper mega preguiçosa, sempre deixo pra amanhã, e pra depois e depois, e quando vejo estou enterrada em roupas, papéis e tudo mais que estiver jogado por aí… De vez em quando, mto raramente, dou a louca de tentar arrumar algo, jogo tudooo no chão e vou arrumando aos poucos e obviamente nem consigo terminar. Seguindo todas as dicas possíveis do seu blog em uma semana já consegui melhorar bastante minha casa, faço dele minha leitura diária agora, você torna tudo bem mais simples, com metas reais, e rápidas. Afinal se existe uma coisa rara na minha vida é tempo! Venho te agradecer por tudo que escreve, a sua dedicação com o blog é incrível, parabéns que obtenha sucesso em tudo que desejar! =D

    • Tente simplificar, Thais. Organização, como tudo, é um hábito. O que pode fazer é reduzir o que entra na sua vida, aí pelo menos não fica tanta coisa pra você tomar providências.

  9. Olá Thaís!

    Inspirada por você, estou começando a fazer digitalização de alguns documentos aqui em casa e me deparei com uma dúvida: Você digitaliza as notas fiscais de produtos/serviços também? Joga fora as originais? Quando são notas fiscais eletrônicas eu baixo o arquivo ou quando não é me enviado o arquivo delas, apenas digitalizo. Já, em relação às mais antigas (que não são eletrônicas), estou digitalizando, mas fiquei na dúvida se jogo os papéis fora ou não? Será que é válido apenas as digitalizações destas?

    Mesma dúvida em relação às contas mensais e seus respectivos recibos de pagamento: Posso apenas guardar as digitalizações e eliminar a papelada?

    Obrigada. Abraços.

  10. Parabéns pelo Blog! Se tornou um vício já vir até aqui ver o que trazes de novo… O Evernote já inseri na minha vida, o caderno já usava a tempos!!!

    Transcreve muito bem as idéias!

  11. Oi Thais, eu costumava usar o CamScanner também enquanto o Evernote não tinha suporte. Agora eu venho usando o apenas o Evernote a algum tempo e já estou quase removendo o CamScanner dos meus dispositivos. Algum motivo específico de você não usar a câmera pelo Evernote?

    Parabéns pelo blog, muito útil!

  12. ai vai a duvida…
    hoje eu posso digitalizar qualquer documento de pagamentos, notas fiscais, recibos, contas de luz, tudo e jogar todo o papel fora?
    vale legalmente o digitalizado ? ate com assinaturas?
    eu quero jogar tudo fora, mas como é trabalhoso escanear.. queria que as notas fossem enviadas por email, como pegar uma copia eletronica?
    tenho estas 2 duvidas
    obrigada

    • Vivian, eu recomendo guardar.
      Recomendo jogar fora somente o que não tem importância legal, tipo… cadernos de faculdade, matérias de revistas etc.
      Digitalizar não é sinônimo de jogar fora. Você digitaliza pela utilidade de ter uma cópia disponível para quando precisar, e caso a outra se perca.

  13. Oi Thais, desde que comecei a ler o seu blog tenho adotado algumas das dicas lá em casa. Adoraria poder digitalizar a montanha de papel que tenho armazenada, mas infelizmente ainda moro com a minha mãe e grande parte do que está lá é dela…
    Quem sabe depois que me mudar eu consiga deixar tudo um pouco mais organizado…

    Enfim, eu e meu namorado estamos nos organizando para comprar uma casa e vamos nos casar em 2017, como quero participar de toda a organização, preciso de um meio para ter tudo em dia.
    Você recomendaria algum método em especifico?
    Pensei em deixar a organização para o ano do casamento e contratar um cerimonial, mas eles costumam ser caros e eu pretendo economizar ao máximo por conta da compra da casa.

    Att;
    Monique.

  14. Thais, como faço para identificar dentro do CamScanner que o documento digitalizado deve ir para o Evernote?

  15. Uso o CanScanner há um mês e ele já mudou a minha vida rs. Hoje mesmo, saí de uma consulta médica com o pedido de alguns exames. Digitalizei a lista pelo celular, enviei para o meu marido e ele já marcou o exames para amanhã cedinho. Obrigada por compartilhar essas dicas, Thaís.

  16. Quero também digitalizar minhas fotos, lá em casa tem muitas, algums estão ficando feias, desbotadas. Sei que nada substitui albuns em papel, mas um desejo antigo é um porta retrato digital. Ficaria sensacional ver as fotos da família desde os anos 70/80 até hoje, sem precisar ficar trocando…

  17. Não recebo um volume de papel diariamente que demande ser digitalizado todos os dias, então dou um intervalo maior, em questão de rotina. Acho que isso se encaixa perfeitamente nisso de fazer um pouquinho a cada dia, seja com papeis, seja com limpeza, etc. Esse é um dos meus princípios favoritos de organização e por estar eu no meio de um processo de simplificação da vida, veio muitíssimo a calhar.

  18. Thais, desde que conheci seu blog minja vida tem melhorado bastante, o meu maior problema era a procrastinação, ainda estou lutando contra ela mas melhorei bastante, também estou sefuindo sua dica de rotina notuna, pois foi a melhor solucao depois que minha filha nasceu, vou passar as scanear os papeis.
    Obg pelo seu blog
    Sucesso sempre

  19. Thais, minha dúvida é a mesma do George Anderson: há algum motivo específico para não usar a própria câmera do Evernote?

    Quanto a guardar os papeis ou não, no caso das contas você precisará do comprovante de pagamento, e não da conta em si. Além disso, já ouvi de alguns advogados que, para compor um processo, só é necessária uma cópia simples do documento (exceto em casos especiais), então vale imprimir uma cópia pré-digitalizada. Normalmente eu digitalizo todas as contas que tenho para pagar (ou baixo dos respectivos sites) e depois junto o PDF ou foto do comprovante de pagamento na mesma nota no Evernote. No título escrevo a que se refere e a data de vencimento (para ficar fácil de localizar). Tags com o nome do fornecedor, se a conta é pessoal ou da empresa e se é importante para imposto de renda complementam as informações.

  20. Olá Thaís, seu blog tem me ajudado muito.
    A ponto de me fazer reler o livro do David e iniciar as ações para implementar o GTD na minha vida (qdo o li pela 1a vez, uns 5 ou 6 anos atrás, achei tudo burocrático e complicado demais, arquivos de papel, gerenciar manualmente classificações diversas, enfim tudo muito distante da minha realidade (a dica do “menos de 2 minutos foi a única que eu realmente incorporei em minha rotina desde então).
    O evernote tb já uso ha anos, mas basicamente como repositório de referências.
    Seus posts de como implementou o gtd no evernote me abriu um mundo de possibilidades. Muito obrigada por toda sua dedicação ao blog e artigos tão esclarecedores.

    Agora a dúvida quanto ao scanner: vc recomenda algum app para converter imagem em texto (ocr)? A propaganda diz que o camscanner possui essa funcionalidade, mas em todos os testes que fiz, o resultado foi muito ruim.

    Obrigada.

  21. Olá Thais,
    Estou ansiosa pelo meu livro, já comprei na Cultura há semanas….
    Adoro esse blog, venho com frequência, não sou a pessoa mais organizada do mundo, mas quando me proponho a algo, ui! Sai de baixo,rs!
    Essa é minha meta ultimamente, me tornar uma pessoa mais organizada…
    Parabéns por um blog tão fofo! Sucesso total! Estarei aqui para aplaudí-la! Venha a Recife, espero que a Cultura lhe traga…
    Bjos

  22. uma coisa que costumo fazer é tirar xerox de todos os pagamentos efetuados em bancos, pois aquele papel amarelo em pouco tempo apaga os registros, além do que eu corto as bordas e fica tudo numa única folha, facilita bastante uma vez que tirar segunda via após um ano é um pouco complicado… e já tendo todas as informações de número de autenticação, agencia que foi efetuado o pagamento, fica melhor para localização do documento original.

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