Como zerar a caixa de entrada do What’s App

Uma leitora me perguntou ontem como eu faço para zerar a caixa de entrada do What’s App diariamente, então achei que seria uma boa fazer um post sobre isso explicando para todos.

Eu zero a caixa de entrada do What’s App como eu zero todas as outras caixa de entrada existentes: esclarecendo item a item de acordo com o fluxo do método GTD, a saber:

Basicamente, abro uma mensagem do What’s App e me pergunto se demanda ação.

Se não, eu deleto, arquivo ou incubo. O incubar podem ser coisas que podem até demandar ação, porém não agora. Eu anoto (manualmente) nas minhas listas de Algum Dia / Talvez no Todoist ou então coloco um lembrete na data que preciso lembrar disso no meu calendário. São as formas de incubar.

Se demanda ação e leva menos de 2 minutos, faço na hora. Se leva mais, mas tiver que ser delegado, delego na hora e coloco na minha lista de Aguardando Resposta (também no Todoist), também manualmente. Se eu mesma tenho que fazer, vou colocar essa ação nas minhas listas de Próximas Ações ou no calendário, se precisar ser feito em um dia ou horário especí­fico.

Sempre lembrando que qualquer mensagem, se por si só não conclui o que precisa ser feito, eu preciso definir o resultado desejado e colocá-lo em minha lista de Projetos (também no Todoist, também manualmente).

Assim que eu processo cada mensagem, eu a arquivo (dá para arquivar mensagens em todo What’s App. No iPhone, basta arrastar para o lado), e assim ela sai da minha caixa de entrada. Eu deixo na caixa de entrada do What’s App somente aquilo que ainda não li (e, portanto, não esclareci).

Um truque que ajuda bastante é ter o aplicativo do What’s App instalado no computador. Assim, é mais fácil responder (sou meio ruim digitando no celular), então aproveito para processar essa caixa de entrada como se fosse uma caixa de e-mails, quando estou trabalhando.

Vale lembrar algumas coisas importantes que aplico não apenas ao What’s App, mas a e-mails e outras formas de comunicação via mensagem de texto (ex: redes sociais):

• Não deixo nenhuma notificação ligada no meu celular alertando que chegou uma nova mensagem. Isso distrai e atrapalha. Tenho perí­odos que paro e olho as minhas mensagens.
• Nos intervalos entre as minhas atividades, abro o What’s App (ou outra caixa de mensagens). Se eu já tiver tempo, posso processar algumas delas. Se não tiver, só bato o olho para ver se tem algo urgente e, se tiver, respondo – se não tiver, olho mais tarde.
• Esvaziar uma vez por dia me deixa satisfeita. Se eu já esvaziei uma vez hoje, não fico neurótica querendo esvaziar de novo. Deixo para o dia seguinte.

Eu não dou prioridade total para as caixas de entrada de maneira geral porque e-mails e mensagens são uma parte importante, porém não a parte mais importante do que geralmente tenho para fazer no dia. Então eu preciso criar espaço para mim mesma para que eu possa trabalhar no que for prioridade, mas não posso deixar de responder as mensagens, então faço isso nos intervalos. No entanto, se eu deixasse as notificações ativadas, estaria dizendo a mim mesma que os outros ditam o que devo fazer, e não eu. Fica a recomendação!