Um entendimento que faz toda diferença na organização da rotina é a compreensão do bom uso de contextos.
Contexto é uma combinação de: lugar, ferramentas disponíveis (recursos), tempo disponível e seu nível de energia.
Dependendo do seu contexto, você facilita ou dificulta a execução das suas atividades. Vou dar alguns exemplos.
Se eu tiver um contexto que seja “rua a pé”, eu sei que existem coisas que posso aproveitar para fazer, como comprar algo no armarinho ou passar no banco para sacar dinheiro. Se eu tiver um contexto que seja “avulsa com o celular na mão” (haha) eu posso lembrar de fazer coisas como deletar fotos repetidas ou aplicativos, em vez de apenas ficar scrollando no Instagram.
Mas onde o contexto realmente brilha é para o “deep work”, o trabalho aprofundado, que vale para atividades que demandem concentração e estudos. Para esses casos, você pode até mesmo criar blocos de tempo (compromissos com você mesmo) na agenda, de modo que aproveite um determinado contexto para fazer diversas atividades relacionadas. Um exemplo simples: revisar materiais de uma determinada disciplina. Se você já tiver criado o contexto adequado, poderá fazer isso com mais profundidade em vez de ter que recriar esse contexto várias vezes ao longo da semana.
– em casa, ao acordar – em casa, ao começar a trabalhar – trabalhando ao computador de manhã – no intervalo do almoço – trabalhando ao computador de tarde – estudando, com energia – estudando, sem energia – querendo descansar a mente – na rua, a pé – na faculdade – no escritório – em viagem – em casa, no final de semana
E aí vai o pulo do gato: descobrindo os seus contextos, eles podem virar as categorias da sua lista de ações, de modo que você aproveite quando estiver em um contexto específico para atacar várias coisas de uma vez.
Nossa atenção é nosso bem mais importante. Cada distração ou mudança de contexto leva tempo para recuperar o foco. Contextos e blocos de tempo (ou de foco) certamente vão te ajudar a ter uma rotina mais tranquila e coerente, garantindo que você consiga fazer o que precisa sem tanta correria.
Você já deu aquela revisada nos seus projetos para este ano? Se a resposta for “não”, não se preocupe: você não está sozinho. Revisar os projetos é uma etapa essencial no método GTD (“Getting Things Done”) e, ao mesmo tempo, uma oportunidade incrível de ajustar rotas, retomar prioridades e sentir aquele gostinho de progresso.
No GTD, consideramos projetos como qualquer resultado que exija mais de uma etapa para ser concluídoem até um ano. Pode ser algo pessoal, como organizar sua casa, ou profissional, como entregar um grande relatório. A revisão dos projetos garante que eles continuem alinhados com seus objetivos e valores, enquanto você elimina o que não faz mais sentido.
Aqui está um checklist prático e simples para revisar seus projetos e manter o foco no que importa:
1. Atualize sua lista de projetos
Revise os projetos ativos: Confira se todos os projetos na sua lista ainda fazem sentido. Algum deles foi concluído ou se tornou irrelevante? Atualize.
Identifique novos projetos: Alguma nova demanda surgiu que precisa ser convertida em um projeto? Acrescente à lista.
Dê nome claro aos seus projetos: Evite nomes vagos como “trabalho”. Prefira algo como “Entregar relatório mensal”. Isso ajuda a manter o foco.
2. Revise as próximas ações
Cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação definida. Pergunte-se:
O que é a próxima ação clara e concreta para avançar neste projeto?
Alguma ação está bloqueada por algo? Se sim, identifique o bloqueio e registre-o.
Existe alguma próxima ação que você esqueceu de registrar? Atualize sua lista.
3. Alinhe com seus objetivos
Esse projeto ainda faz sentido em relação aos seus objetivos maiores? Se não, é hora de encerrar ou ajustar.
Ele reflete seus valores pessoais e profissionais?
Qual é o impacto esperado ao concluí-lo? Relembrar o porquê de cada projeto pode renovar sua motivação.
4. Simplifique sempre que possível
Algum projeto pode ser dividido em projetos menores para facilitar o progresso?
Você percebeu algo que está demandando energia demais para pouco resultado? Avalie se é o caso de delegar ou eliminar.
Se o projeto está parado há muito tempo, decida: ainda vale a pena mantê-lo ativo ou é melhor arquivar?
5. Planeje revisões regulares
Fazer uma revisão semanal dos projetos ajuda a manter tudo atualizado e alinhado. Marque esse momento na sua agenda como um compromisso com você mesma/o. Lembre-se: revisar não é perder tempo, é ganhar clareza. E não é executar nem planejar, mas atualizar seu sistema.
Talvez você saiba, talvez não, mas eu sou responsável pela revisão técnica dos livros do David Allen no Brasil. A convite da Ed. Sextante, e em parceria com a Call Daniel (franquia do Método GTD), eu pego a tradução feita pelo tradutor profissional da editora e apenas verifico se os termos técnicos têm alguma particularidade que o tradutor, por não ser especialista no método, pode ter deixado passar. É um trabalho muito legal de fazer, que exige uma enorme responsabilidade, e me sinto muito orgulhosa por fazê-lo. Neste exato momento, estou fazendo a revisão técnica do novo livro do David, escrito junto com o Ed Lamont (da Next Action, franquia inglesa do GTD), sobre GTD para equipes. É um livro muito legal e eu gostaria de contar um pouco sobre como tem sido esse processo.
A primeira revisão que se faz é a revisão do glossário, ou dos termos mais técnicos do livro. Essa revisão é importante porque direciona a aplicação dos termos ao longo de todo o texto. Para isso, é importante ver como os termos foram traduzidos nos livros anteriores também, para gerar uma unidade de linguagem. Por exemplo, higher horizons. Se no livro do GTD ficou como “horizontes mais elevados”, a ideia é não ter no novo livro a tradução como “horizontes mais altos”. Apesar de serem termos semelhantes, palavras que se repetem ajudam na compreensão do método como um todo, gerando coerência e unidade realmente.
Um desafio com esse livro em específico diz respeito ao título dele, “Team”. Porque, traduzindo literalmente, a gente entende que se trata de “equipe”. No entanto, o David comentou que eles usaram esse nome fazendo uma alusão ao verbo to team, que significa “trabalhar em equipe”, ou seja, tem um algo a mais, demanda uma ação, é diferente. Então é meu papel pontuar essa informação para a editora, mas obviamente a escolha final do título do livro, que deve ter um impacto comercial, é deles. (eu ainda não sei como ficará, eu apenas sugeri!)
Esse é o tipo de coisa que o tradutor não tem obrigação de saber e mostra a importância da revisão técnica por alguém que “come esse negócio no café da manhã”.
O restante é leitura atenta. Eu já tinha lido o livro original 4x antes de iniciar a revisão da tradução, então sabia o que tinha ali. Isso facilita e agiliza muito o processo. Ter acompanhado as diferentes entrevistas do David e do Ed sobre o livro também ajudou demais a compreender suas motivações e exemplos dados ao longo de todo o livro. E tudo isso contribui para uma revisão técnica melhor.
O revisor técnico não está ali para corrigir traduções que não sejam técnicas ou erros de digitação ou ortografia, mas eu sinceramente acho que não custa nada fazer isso se eu encontrar algo no texto, pois sei como o processo de revisão é trabalhoso, cansativo e é comum deixar passar uma coisa ou outra.
Obviamente ajuda demais quando o tradutor faz um bom trabalho, o que foi o caso do Team. Eu lembro que a primeira versão do livro do GTD novo traduzido estava horroroso – tanto que a editora realmente teve que trocar o tradutor. Infelizmente isso pode acontecer em qualquer área de atuação mas considero que meu papel naquele momento foi fundamental para apontar as questões todas erradas no texto que fizeram a editora contratar outra pessoa.
O meu conhecimento acadêmico também conta, especialmente quando se tratam de termos que já foram padronizados em traduções anteriores. Um exemplo que aconteceu neste livro foi a tradução de “trabalho de conhecimento” que eu sugeri deixar “trabalho do conhecimento”, já que as traduções dos livros do Peter Drucker (autor do conceito) padronizaram dessa maneira.
Compartilho com vocês alguns materiais públicos já divulgados sobre o livro “Team” que eu espero que você goste. Estão em inglês por hora, mas eu pretendo gravar alguns vídeos a respeito, em breve, após a finalização do projeto de tradução do livro.
Todo mês eu gosto de fazer uma revisão do meu mapa mental com as áreas da minha vida, quando eu posso refletir sobre o quanto de atenção eu tenho dado a cada área e a identificar melhorias que posso fazer na minha vida.
Continuo usando o Mind Meister para organizar essas informações.
Na primeira camada do mapa, eu coloco as 12 áreas principais, correspondentes à roda da vida. Dei uma personalizada no nome de cada área, de modo que elas representem melhor o que cada uma delas é para mim.
Na segunda camada de informações no mapa eu coloco os tópicos dentro daquela área que fazem parte da minha vida. E, na terceira, eu especifico mais, quando necessário.
Revisar esse mapa me ajuda essencialmente a:
Refletir sobre o equilíbrio das áreas na minha vida / o que demanda atenção
Atividades recorrentes que posso querer fazer para cada uma das áreas
Projetos que posso identificar apenas pela revisão dos tópicos
Sempre que eu falo sobre esse termo “listas de afazeres” as pessoas têm dúvidas. Por isso, quis escrever um post para deixar como referência.
Eu me refiro a “lista de afazeres” como toda e qualquer lista em que você coloque lembretes do que precisa fazer. Isso se aplica a pequenas tarefas, próximas ações, projetos, objetivos, acompanhamentos de tarefas delegadas, listas de compras e tudo o mais.
O que acontece – e eu imagino que seja assim porque muita gente compreende o método GTD dessa forma, apesar de não ser – é que as pessoas atribuem a “listas” apenas a famosa “to do list”, ou tarefas menores, ou considere também que as tais listas, quando organizadas para ações, se referem a contextos “fixos” como telefonemas, casa, escritório etc.
Nenhuma das duas coisas é verdade, tanto no Método Vida Organizada (MVO) quanto no GTD.
Se você ler o livro “A Arte de Fazer Acontecer” (Sextante, 2015), verá que o David chama até mesmo o Calendário de lista. Não precisamos complicar as coisas. Quando se fala em lista, você pensa no quê? É exatamente isso. Não é para complicar.
Os contextos também devem ser fluidos. O que o David traz no livro (telefonemas, casa, rua, escritório etc.) são apenas pontos de partida, exemplos para você começar e personalizar os seus. E um contexto pode existir durante algum tempo e depois você tirar essa lista, criar outras etc. É para ser fluido. Esse é o grande lance.
Toda vez que faço alguma live alguém me pergunta “você organiza as suas listas POR CONTEXTO?” e essa pergunta é tricky porque, obviamente, 1) ações sim e 2) a definição de contexto engloba coisa pra caramba que provavelmente quem fez essa pergunta ainda não tem esse conhecimento. Exemplo:
Neste exato momento, eu estou no Brasil. Ontem, eu criei uma lista no meu Google Tasks chamada “Brasil”, simplesmente. Significa que Brasil é um contexto? Sim. Significa que estar no Brasil é um projeto? Também sim. A grande questão é que NÃO IMPORTA. Nossa produtividade não é sobre a semântica, sobre os termos que usamos, mas sobre o método que utilizamos para gerenciar as coisas que precisamos fazer – e fazemos! Não é sobre organizar as listas – é sobre organizar o mínimo as informações de modo que você consiga acessá-las no momento oportuno e faça o que precisa fazer. Não importa se a lista “Brasil” é um contexto ou de suporte ao projeto. Isso não faz a menor diferença. O que importa é que eu tenho listado o que preciso fazer enquanto estiver no Brasil, vejo aquela lista sempre, e vou executando as ações.
Você pode querer ir ao mercado esta semana e, então, cria uma lista “mercado” provisória para ir colocando ao longo da semana os itens que precisam ser comprados. Quando essa lista estiver vazia, você pode deletá-la se quiser. Futuramente, cria de novo. E assim por diante. Não é para ser complicado. É para simplificar ao máximo. É para facilitar a vida, não te dar mais trabalho.
O complemento que o MVO faz ao GTD é que, uma vez por semana, quando eu planejo os meus próximos sete dias, eu olho as minhas listas e vejo se tem algo ali que vai demorar mais tempo, ou eu quero me dedicar com mais concentração, e além de ter nas listas eu designo um bloco de tempo no meu calendário também, de modo que eu planeje um tempo para fazer aquilo no melhor dia para mim, ao longo da semana. Isso me ajuda a ter uma noção de “quantas coisas cabem” e também sinto que priorizo o que é mais importante.
Listas são apenas lembretes do que você precisa fazer. Não complique mais do que a nossa vida, em si, já é complicada pacas. Se está te ajudando, tá certo. Não conserte o que não está quebrado.
O período de cinco anos pode ser considerado um período de médio prazo, em que é possível trabalharmos na construção das coisas – do estilo de vida que queremos viver.
Cinco anos atrás era 2019. Mal dá para acreditar. Pensando sobre isso recentemente, eu percebi como os anos da pandemia parecem com um “borrão” no tempo. Eles existiram, muita coisa aconteceu, ao mesmo tempo que parece que 2019 foi ano passado.
De 2019 para cá, o meu filho se tornou adolescente. Eu mudei de casa. Consolidei o meu negócio. Terminei um mestrado e comecei um doutorado. Parei de trabalhar ministrando cursos de GTD. Amadureci o Método Vida Organizada. Fiz um intercâmbio (ainda estou nele). Muita coisa mudou, em definitivo.
Aqui vai então uma revisão dos objetivos de médio prazo que eu tinha cinco anos atrás e como eles foram desenvolvidos ao longo dos últimos anos:
Construir, em todas as áreas da minha vida (trabalho, saúde, finanças, lazer, casa, tudo), modelos sustentáveis (no sentido de durarem a longo prazo) de viver, pensando em uma velhice tranquila e significativa.
Isso sinceramente ainda está em construção. Passei por muitos altos e baixos nesses anos. Mudei muito. Eu ainda tenho esse objetivo, mas eu diria que ele se tornou mais um objetivo de vida que algo a médio prazo mesmo. Tanta coisa aconteceu. Minha avó morreu, eu me separei, o Bolsonaro foi eleito (isso mudou minha relação com a política para uma visão mais radical e um senso de comunidade ainda maior). Muita coisa aconteceu nesses últimos cinco anos.
Garantir a melhor formação possível para o Paul que estiver ao meu alcance. Isso inclui não apenas a formação escolar, mas também de valores, educação e vida como um todo. Agora ele tem 10 anos e está entrando em uma fase crucial da vida, na qual é extremamente importante estar perto e apoiar, para que esse vínculo nunca se desfaça (a adolescência é um desafio).
Esse objetivo eu posso considerar concluído até então. O Paul é uma pessoa incrível. Mas ainda tem chão pela frente, nesse sentido do companheirismo e maternagem, obviamente. E ele ainda tem todo o Ensino Médio pela frente.
Minha mãe mora em outra cidade, e já está claro para nós que em algum momento ela terá que vir morar mais próxima de nós, especialmente porque São Paulo capital tem uma estrutura de saúde melhor, caso ela precise – o que sempre é uma questão a se considerar quando falamos de cuidados com idosos.
Bom, depois de cinco anos, minha mãe ainda não quis se mudar. Em determinado momento, ao longo dos últimos cinco anos, eu aceitei que eu não tinha qualquer poder de decisão nisso – cabia a ela. Então decidi que meu papel era simplesmente apoiá-la no que ela precisasse e quisesse fazer, e por hora ela está bem lá onde ela mora e não precisou mudar para São Paulo ainda.
Eu amo o meu trabalho e quero fazer o que faço até o meu último dia de vida, em termos de propósito. Porém, em termos de formatos, nunca se sabe o que pode acontecer – se posso ficar inabilitada para alguma coisa, por exemplo. Logo, precisamos sempre ter “planos B” para a velhice, visando segurança, simplesmente. Então, meus investimentos serão sempre no sentido de pensar: se eu não puder mais trabalhar como faço hoje, como vamos ficar? Todo o meu trabalho, minhas finanças, nossa casa, estilo de vida, é voltado para construir uma velhice tranquila. A velhice já é desafiadora por si só com seus diversos elementos naturais – ficar preocupada com outros fatores que podem ser coordenados antes é tudo o que uma idosa não precisa.
Com base nisso eu comecei a fazer uns investimentos, mas confesso que gostaria de ter guardado mais dinheiro do que efetivamente guardei. Eu ajudei muita gente durante a pandemia. Tive amigos que correram o risco de ir morar na rua porque não tinham rede de apoio e não conseguiam pagar o aluguel. Apoiei projetos. Investi em pessoas. Colaborei financeiramente com muitas causas. Não me arrependo de nada disso, mas é importante citar porque foi por esse motivo que eu não guardei mais dinheiro “para mim” nesses anos todos. Me sinto privilegiada por poder ajudar em vez de apenas “acumular”.
Finalmente, cheguei a um ponto da minha vida em que me sinto mais madura para desenvolver uma tese. Poderia ter feito mestrado e doutorado na casa dos 20 anos? Poderia, e certamente teria sido muito bacana. Mas, hoje, estou na vibe de fazer isso. É diferente. Amadureci meu ponto de vista sobre o meu trabalho, sobre a sociedade, sobre o mundo, e acredito que consiga contribuir de verdade com o que tenho a desenvolver. Essa tese é a que quero desenvolver nos próximos anos com o doutorado e com todos os pós-doutorados que eu vier a fazer. Será meu legado para o mundo, já agregado ao trabalho que faço com o Vida Organizada.
Bom, entrei no doutorado e ano que vem defendo a tese sobre produtividade compassiva. Não tem sido um caminho fácil, mas foi algo grandioso que coloquei na minha vida e a mudou significativamente.
Fazer uma revisão dos meus objetivos de médio prazo de cinco anos atrás foi interessante para ver como alcancei alguns, evoluí em outros, fui mais devagar em alguns deles. A vida continuou acontecendo, mesmo com a pandemia e outros desafios. O negócio é continuar refletindo sobre a vida que estou construindo para mim e para os meus, e fazendo ajustes que impactem na minha relação com o hoje, para viver uma vida mais significativa e plena. Espero que vocês tenham gostado desse post.
No último final de semana eu tive a honra de participar do GTD Summer Camp – uma imersão organizada pela franquia do GTD na Dinamarca todo mês de junho. Aconteceu em um hotel de conferencias no distrito de Slagelse, a mais ou menos 1h de trem para Copenhagen. ????????
Eu participei realizando uma palestra sobre Produtividade Compassiva junto com o Método GTD. Apesar de inglês nao ser minha lingua natal, eu aceitei o desafio de ministrar essa tarefa e participar dos dois dias de evento conduzindo conversas em grupo sobre ideias para implementação das ideias que levei.
Além de mim, tivemos um bate-papo com o Ed Lamont e o David Allen sobre o seu novo livro, o GTD Team – que eu já estou ajudando na tradução brasileira! – e workshops diversos – sobre horizontes de foco, revisão semanal e ferramentas da Microsoft para o GTD.
Também tive a oportunidade de conhecer um pessoal que está fazendo um jogo baseado em Magic e GTD e fiquei maravilhada porque amo ambas as coisas! Em breve novidades sobre isso também!
Aqui está um resumo dos tópicos apresentados:
Importância da produtividade compassiva
Empatia e equilíbrio na produtividade
Transição do modelo tradicional para o novo modelo de produtividade
Pretendo produzir mais conteúdos sobre este tema, tanto em português quanto em inglês. O evento destacou o quanto esse tema é necessário no mundo todo e a importância de expandi-lo para um público global.
Enfim, muito obrigada pelo convite, por me receberem tão bem, por todo o carinho, network e conhecimento compartilhado! Se eu tiver chance, participarei anualmente. É uma comunidade incrível sendo construída ali.
Obrigado a todos que participaram e contribuíram para este evento enriquecedor.
Em resumo, você pode organizar sua lista de projetos em formato de mapa mental. É uma das maneiras. Você escolhe. Eu publiquei o post para dar uma ideia de como fazer.
Minha organização atual de projetos, desde agosto, mais ou menos, tem sido no Notion, justamente para fazer alguns testes na ferramenta e ir mostrando para vocês. Inclusive já teve post aqui no blog trazendo algumas ideias.
Já testei outras propriedades e informações e por hora isso me atende bem.
A lista de projetos estar organizada no Notion significa que eu vou revisá-la semanalmente para garantir que existam próximas ações definidas para cada projeto em andamento. As ações definidas serão organizadas em:
na agenda do Google, caso precisem ser feitas em um dia ou em um horário especÃfico;
na minha lista de ações no Todoist, caso tenham que ser feitas o quanto antes, com ou sem prazo;
na minha lista de follow-up no Todoist, caso eu delegue para outra pessoa e precise fazer o acompanhamento.
Se eu identificar algo que precisa ser feito no projeto mas ainda não dá para fazer, eu coloco essa informação dentro do próprio projeto. Assim:
Se o processo de revisão semanal estiver certinho, toda semana vou revisar essa informação e, se já for o momento de fazer, ela vai para o Todoist.
Deixe um comentário caso tenha alguma dúvida sobre esse processo. Obrigada por acompanhar.
Entrei no quadro para ver se ele tinha sido criado baseado em alguma postagem minha do Vida Organizada e o quadro tem várias coisas nada a ver, coisa de pomodoro misturada com GTD, enfim.
NÃO fui eu que criei esse quadro, não tem boas práticas de GTD nele, e não autorizei o meu nome e a minha imagem nesse modelo.
Na minha homepage do sistema GTD no Notion, eu tenho as listas separadas por horizontes. Em Horizonte 1, coloco os Projetos e Algum dia, talvez, que explicarei em outro post.
Tenho uma página então chamada Projetos com a visualização padrão de tabela, onde listo todos os meus projetos em andamento (os projetos que não estão em andamento estão na lista Algum dia, talvez, em outra página. eu tentei organizar na mesma tabela dos projetos, apenas usando tags diferentes, mas não rolou, ficou melhor fazer em uma página separada e “mover” algum pra lá sempre que necessário).
Na parte de baixo, na página mesmo do projeto, criei uma seção para o MPN (Modelo de Planejamento Natural, onde coloco propósito, princÃpios, visão, brainstorm e organização do projeto) e o material de suporte ao projeto. Nem todo projeto tem essas mesmas informações, só quando há necessidade. Alguns projetos são mais simples.
Aà o material de suporte pode ir entrando por páginas infinitas. Vou criando as páginas conforme o número de informações for muito grande para ficar apenas na página do projeto em si.
Há alguns dias eu compartilhei com vocês como estou organizando a minha lista de próximas ações no Notion e o teste que fiz com calendários na ferramenta.
Como eu comentei no post sobre calendário, eu ainda prefiro manter a agenda do Google como calendário, apesar de achar que o database de calendário no Notion possa ser usado como um bom recurso de planejamento e suporte a projetos.
Em “Assuntos a tratar”, tenho uma página então com a lista de pessoas com as quais eu tenho assuntos a tratar quando estou com ela diretamente ao telefone ou pessoalmente.
Eu não coloquei mais nenhuma propriedade porque não achei necessário, mas você pode colocar a caixa de check, ter categorias de assuntos para escolher o que quer ler etc, se quiser. Quando termino de ler, geralmente deleto a página, mas se você achar interessante você pode querer guardar no seu arquivo de referência, dentro da própria ferramenta, apenas migrando a página de lugar.
Status: você pode criar status diversos para suas ações. Eu uso apenas dois: próximas ações e incubadas. Ou seja, o que já posso executar e o que está em espera por algum motivo.
Sugestão de dia: caso a ação não precise necessariamente ser feita em determinado, mas você quer se planejar para fazê-la, por exemplo, no sábado, você edita aqui. Melhor do que inventar prazo lá em cima e se confundir com o que tem prazo real.
URL: você pode linkar aqui alguma URL que seja de apoio à exeução da ação. Ex: fazer cadastro em tal site – aà você linka o site para não ter que ficar procurando na hora de executar.
Teremos 1 encontro por mês. Pretendo variar os dias e horários para que todos possam ter a chance de participar ao vivo alguma vez. O primeiro encontro será em um sábado de manhã (sempre horário de BrasÃlia).
O encontro será uma LIVE para que possamos passar pela leitura juntos e tirar dúvidas a respeito dos capÃtulos do encontro em si. Então você pode participar caso tenha dúvidas e fazer seus comentários.
Todas as LIVEs ficarão gravadas, caso você não possa participar ao vivo.
Essas LIVEs não substituem a sua leitura do livro nem os cursos do GTD. Não são um curso! São apenas uma iniciativa de estudo e aprofundamento para quem tiver interesse nesses pontos.
Não há uma previsão de número de encontros.
Se o formato funcionar, podemos fazer com outros livros. Vamos ver!
Se você não usa mais Facebook, mensalmente eu agendo o próximo encontro no meu canal no YouTube. Basta você se inscrever no meu canal e ativar o lembrete de cada evento assim que ele for agendado. O encontro 1 acontecerá amanhã, dia 29 de agosto, às 10h.
Eu criei uma página inicial no Notion com todas as categorias do GTD (minha proposta) e, a partir dela, estou fazendo testes do sistema para trazer esse conteúdo para vocês.
Eu posso usar o calendário como uma nota informativa, como planejamento, como uma visão especÃfica para um determinado projeto, mas não necessariamente como uma ferramenta guia. Ou seja, funciona ver a visualização de calendário como um recurso no Notion, mas não como agenda mesmo, para mim.
Por exemplo, posso ter um projeto intrincado que tem muitos prazos e, na revisão semanal, faz sentido abrir em formato de calendário para me planejar melhor. Mas isso não significa que esse calendário entre como meu calendário principal, mas sim como referência.
Ou posso querer usar o calendário como guia ali dentro, mas entendendo que isso vai me demandar uma frequência de atualização maior, já que ele não cria recorrências etc etc.
Claro que, se você revisar, atualizar, manter tudo rodando bonitinho, dá para usar. Mas eu ainda acredito que existem recursos mais ágeis em uma ferramenta nativa de calendário, que não precisa que necessariamente uma pessoa use a mesma ferramenta que eu para receber e aceitar um convite para uma reunião, por exemplo. Depende muito da sua necessidade de uso de agenda, como para qualquer outra ferramenta. O negócio não está na ferramenta em si mas no que você precisa e, então, usar uma ferramenta que te atenda.
Coloco abaixo alguns vÃdeos que considero bem interessantes e usei como base nessa ampla pesquisa que tenho feito sobre o Notion, desta vez associado ao uso de um calendário dentro da ferramenta:
Fazendo um diário no Notion – que, dentro do GTD, entraria em referência, mesmo que seja visualizado em formato de calendário.
Eu tenho buscado falar mais sobre organização pessoal, produtividade compassiva e planejamento de vida de maneira geral, o que sempre inclui o GTD, mas muitas pessoas não gostam de posts “especÃficos” sobre a metodologia, então por isso diminuà um pouco pelo menos na alternância de temáticas nos posts.
Hoje quero falar sobre um hábito que considero dos mais importantes na minha vida e, muita vezes, na vida de outras pessoas. É o hábito de processar as caixas de entrada.
Mais do que ler, processar significa ler e já endereçar corretamente aquela mensagem, sem deixá-la na caixa de entrada, o que criaria a necessidade de lê-la novamente.
No computador: Gmail, Outlook, YouTube, Facebook, Twitter, comentários do blog, todos os fóruns de suporte dos meus cursos, Todoist, Evernote
FÃsicas: a de casa, onde coloco contas, anotações e outros itens fÃsicos
Para que vocês tenham uma ideia, eu recebo tantas mensagens em algumas dessas caixas que fica humanamente impossÃvel ler e responder mesmo que eu dedicasse todo o meu dia para essa finalidade (já tentei). Teve um dia nessa quarentena que eu recebi mais de 100 mensagens no What’sApp (de pessoas diferentes) em menos de uma hora!
Eu procuro processar e zerar todas as caixas diariamente. É óbvio que tem dias que não consigo, porque tenho vários compromissos ao longo do dia, mas procuro não passar de 48 horas sem fazer isso.
Se por acaso eu passar vários dias sem esvaziar, jogo os e-mails em uma pasta chamada “backlog” para conseguir focar nos de hoje e ontem, e quando termino vou para a pasta “backlog”. Senão bate um desânimo de ver tanta coisa “atrasada”.
Vale lembrar que esvaziar a caixa de entrada não significa resolver tudo o que está lá – apenas o que leva menos de 2 minutos. Mas, esclarecendo, você delega o que precisa delegar, deleta o que for lixo, arquiva o que for referência, incuba o que não demanda ação agora e adia para o momento apropriado o que ainda precisa fazer.
Se quiser saber o passo a passo com mais detalhes, veja este post com um tutorial para aprender a processar / esclarecer suas caixas de entrada.
Essa lista deve ser revisada regularmente para você garantir que tudo o que está aguardando dos outros tenha um acompanhamento. No GTD, a gente revisa na Revisão Semanal. Você pode colocar um lembrete na sua agenda, como por exemplo na quinta-feira (minha preferência), para olhar essa lista especificamente, pois eu gosto de contatar as pessoas na quinta para que elas ainda tenham a sexta para me responder. Mas você que sabe. Analise seu trabalho, sua vida, e veja que tipo de acompanhamento, com que frequência, isso seria necessário, e insira esse lembrete em um local mais apropriado para você.
As próximas ações significam apenas que você já pode fazê-las, não que necessariamente vá fazê-las, a não ser que elas precisem acontecer em determinado dia e horário (indo, nesse caso, para o calendário).
São ações que você já pode executar.
São ações que você quer ter nas suas listas de possibilidades de ações naquela semana.
Outro dia compartilhei meu ciclo de estudos atual e muitos de voc̻s me fizeram perguntas relacionadas aos temas que ṣo estudados Рprincipalmente o ingl̻s. Enṭo neste post quero escrever como fa̤o, para compartilhar com voc̻s.
Eu tenho vários materiais em casa que trago de todos os anos anteriores em que estudei inglês. Muitos eu doei para escolas, mas mantive alguns que eu ainda tinha interesse de estudar.
Como eu compartilhei em outro post, tenho 1h de inglês a cada ciclo de estudos, o que considero suficiente, se eu girar o ciclo rápido (ainda estou testando).
Então, só pra vocês entenderem como eu organizo isso:
Registrei no meu log diário do Bullet Journal que fiz 30min de estudos de inglês (porque uso o BJ para registro);
Na minha lista de Próximas Ações no Todoist, coloquei que falta “pagar” esses 30min de inglês quando eu for estudar novamente;
No projeto, criei uma checklist de controle apenas para dizer que, no momento, estou revisando este material especificamente (veja na primeira imagem deste post a checklist dentro do card do projeto)..
transformação 
autoconhecimento 
