Há alguns dias eu compartilhei com vocês como estou organizando a minha lista de próximas ações no Notion e o teste que fiz com calendários na ferramenta.
Como eu comentei no post sobre calendário, eu ainda prefiro manter a agenda do Google como calendário, apesar de achar que o database de calendário no Notion possa ser usado como um bom recurso de planejamento e suporte a projetos.
A lista de próximas ações é a minha “master list” com tudo o que eu tenho que fazer e que está na perspectiva de ações (não projetos ou objetivos). No post, mostrei quais as propriedades que você pode usar para categorizar e filtrar, sempre tomando o cuidado de não cair no microgerenciamento.
Existem algumas naturezas de coisas que também são afazeres de modo geral, no terreno das ações, mas que não faziam sentido eu manter na lista master de próximas ações. São elas: assuntos a tratar, aguardando resposta e textos para ler informalmente.
Em “Assuntos a tratar”, tenho uma página então com a lista de pessoas com as quais eu tenho assuntos a tratar quando estou com ela diretamente ao telefone ou pessoalmente.
Eu basicamente listo as pessoas e, dentro da página de cada uma delas, vou listando os assuntos que tenho a tratar. Ainda vou testar durante alguns meses se é um formato que funciona para mim, mas por enquanto tem funcionado.
Listo os assuntos que tenho a tratar com cada pessoa e marco com “check” quando conversei.
“Aguardando resposta” é a lista que preciso fazer follow-up toda quinta-feira para acompanhar o que estou aguardando de outras pessoas. Essa página está bem legal porque consigo colocar o que estou aguardando, de quem, desde quando e qual o projeto relacionado, se necessário. Sinceramente, não precisa ter o projeto vinculado. Coloquei só para mostrar que existe essa possibilidade porque muitos de vocês sempre me perguntam “como linkar ações aos projetos”.
Já a página de ler / revisar é basicamente uma lista de artigos que salvei da Internet para ler sem pressa, quando quiser.
A ideia dessa lista é inserir textos para compí´r uma grande “revista personalizada”, onde coloco textos que me interessaram, para ler nas “horas vagas”. Não são coisas que eu TENHO que ler devido a um projeto ou outra prioridade – essas estariam na lista de próximas ações. Eu mantinha esse banco no Evernote e agora trouxe para o Notion basicamente importando as notas desse caderno que eu tinha no elefante.
Eu não coloquei mais nenhuma propriedade porque não achei necessário, mas você pode colocar a caixa de check, ter categorias de assuntos para escolher o que quer ler etc, se quiser. Quando termino de ler, geralmente deleto a página, mas se você achar interessante você pode querer guardar no seu arquivo de referência, dentro da própria ferramenta, apenas migrando a página de lugar.
Com este post, eu encerro a parte do “térreo” para configurar o GTD dentro do Notion. Ainda farei vários outros posts falando sobre como organizar projetos e outros elementos do método GTD para você verificar o que se encaixa no seu processo pessoal de organização. Se tiver alguma dúvida, deixe um comentário. Obrigada. 😉
Hoje eu quero compartilhar com vocês uma prática diária que eu não vivo mais sem, que é a prática de raspagem da língua, que aprendi de acordo com as orientações do Ayurveda.
Bem, qual o propósito? Nosso corpo expele toxinas, especialmente quando estamos dormindo. Pela manhã, logo ao acordar, vamos ao banheiro fazer as nossas necessidades fisiológicas recorrentes e também a higiene, com práticas de autocuidado. De acordo com o Ayurveda, as toxinas que não foram absorvidas pelo organismo de noite acabam sendo expelidas de várias maneiras (suor, por exemplo), e uma delas é na língua.
Sabe a famosa “saburra”? Aquela gosminha branca que fica na língua? Segundo o Ayurveda, é sinal de toxinas. Se você não tira da boca, através da raspagem, na primeira oportunidade vai beber água, comer alguma coisa, e colocar todas essas toxinas de volta para dentro. Logo, a recomendação é raspar a língua ao acordar. Não apenas o Ayurveda recomenda isso, como vários dentistas.
Existe um raspador de língua mesmo, de metal, que pode ser usado. Você encontra em lojas diversas pela Internet e no Mercado Livre, por exemplo. Os mais usados são os de cobre e de aço inoxidável. O de plástico não é recomendado, porque na real não raspa nada! rs Mas, se você não quiser comprar um raspador, você pode usar uma colher para essa finalidade.
O meu é de cobre e fica dentro de uma capinha, no meu banheiro, em uma cesta que uso todos os dias com outros “apetrechos” para fazer a minha higiene matinal (que já compartilhei em outro post). Basicamente, ao acordar, faço alguns exercícios respiratórios e um breve alongamento antes de levantar da cama, aí vou para o banheiro e a primeira coisa que faço lá é raspar a língua. Trata-se de um hábito que eu já incorporei e não vivo mais sem.
Quando você começar a raspar, vai perceber que tem bastante gosminha, mas com o tempo sua língua vai ficando mais limpa e saudável.
Como eu fiz uma cirurgia no estí´mago há alguns anos, a saúde estomacal sempre foi um fator importante para mim. Eu senti sim bastante diferença desde quando comecei a fazer a raspagem da língua, mas é claro que eu recomendo que cada um teste por si e veja.
Quando for raspar, não é pra raspar forte a ponto de machucar a língua, mas sim tirar as toxinas. Eu raspo de três a cinco vezes e já foi suficiente (sempre lavando o raspador entre uma raspagem e outra pra tirar os resíduos).
Alguns benefícios que são elencados sobre a raspagem da língua:
Não engolir de volta as toxinas (para mim, esse é o principal!);
Melhorar o hálito;
Melhorar a digestão;
Saúde bucal (dentes, gengivas);
Massagem do órgão língua e dos outros órgãos internos, pela conexão que é feita entre eles através da língua;
Melhorar as funções imunológicas do nosso sistema;
Entre outros.
Depois de raspar a língua, faço bochecho com óleo de gergelim para lubrificar a boca e proteger as gengivas e dentes e, depois, escovo os dentes normalmente.
Você já conhece essa prática? Se tiver alguma experiência e quiser compartilhar, por favor, deixe um comentário. 😉 Me conta também se você gosta de ver minha experiência com as práticas do Ayurveda aqui. Obrigada!
Neste post quero compartilhar como tem sido a minha experiência organizando a minha lista de próximas ações no Notion. Eu uso o termo “próxima ação” dentro do contexto do método GTD (Getting Things Done), o que normalmente as pessoas chamam de “lista de tarefas” ou “todo list”.
Basicamente, criei uma página chamada “Próximas Ações”e, dentro dela, uma tabela inline.
A maneira mais simples de fazer é apenas listar as suas próximas ações. Mas eu quis criar uma tabela com várias propriedades, para testar essa parte da ferramenta, pois sei que muitas pessoas gostam de categorizar suas ações. Minha recomendação é: tome cuidado para não perder mais tempo categorizando e organizando que executando as ações em si (microgerenciamento).
Quando clico em “new”, abre a caixinha para inserir uma nova ação, e essas são as propriedades que criei para testar e compartilhar com vocês:
No Notion, o conceito chave está na construção de bancos de dados. Aqui, estamos criando um banco de dados para todas as suas ações, ou tarefas, que você pode até chamar de “master list”. Ou seja, nela você tem um resumo de tudo o que precisa fazer no nível de ações (não de projetos ou objetivos, que têm por si sós ações vinculadas).
O fato de termos um banco de dados para ações nos permite linkar esse banco em qualquer outro lugar do programa, caso a gente queira. Por exemplo, se você quiser criar uma página inicial toda personalizada, e quiser inserir nela esse banco, com algum filtro (ex: ações com prazo para este mês), você consegue. Mas isso é questão de personalização, e cada um deve elaborar de acordo com as próprias necessidades. 😉
Segue então uma explicação sobre as propriedades que criei para que você veja o que pode fazer sentido para você:
Título: aqui deve entrar o nome da ação. Ex: comprar ração para o cachorro.
Contexto: que lugar, situação ou ferramenta você deve ter para realizar aquela ação. Você pode usar as sugestões de contextos do GTD ou criar os seus. Personalização é sempre a chave quando se trata de um contexto. Exemplo de contexto: em casa. Mas “estudando” também pode ser um contexto. Você deve observar o seu dia para ver quais são os contextos que se repetem, a fim de aproveitar melhor a sua produtividade.
Prazo: propriedade de data, onde coloco prazo quando realmente tem prazo.
Desejável fazer até: se o prazo não for real, mas apenas desejável, eu coloco aqui essa propriedade de data. Por exemplo, uma ação pode ter como prazo segunda, mas é desejável fazê-la até sexta. Quando for assim, posso usar esta propriedade.
Anexos: caso a ação tenha algum anexo, coloco aqui. Ex: um boleto.
Criada em: propriedade automática do programa, mostra quando a ação foi criada. í‰ interessante manter para saber há quanto tempo a ação entrou até o momento que você a executou. Acho interessante para avaliar o que ainda é relevante ou o que talvez possa ser delegado porque você não está dando conta de fazer.
Duração: se você tiver uma estimativa de quanto tempo vai levar para executar essa ação, pode colocar ali alguns critérios. Muitas vezes, a estimativa não é real, e levamos menos ou mais tempo para executá-la. de qualquer maneira, pode ser uma boa maneira de filtrar o que você pode fazer de acordo com o tempo que tem. Por exemplo, se você tiver meia hora antes de sair para almoçar, pode ser útil olhar todas as ações que você pode fazer nesse tempo disponível. Se esse critério for útil para você, use com sabedoria. Eu gosto de usar esses critérios: menos de 15 minutos, um pomodoro (cerca de meia hora), menos de uma hora e mais de uma hora (que muitas vezes denota a necessidade de planejar um tempo na agenda, se for o caso, para conseguir executar).
Feita? Uma checkbox para você marcar como concluída. Essa propriedade é interessante porque, como vou mostrar abaixo, eu uso um filtro na tabela para me mostrar apenas o que ainda não foi concluído.
Nível de energia: parecido com os contextos, o nível de energia é como você tem que estar para conseguir executar aquela ação. Mais concentrado? Pode fazer enquanto estiver meio distraído? Demanda força física? Enfim, tal personalizável quanto os contextos, pode ser um critério interessante. No fim das contas, como disse o David, “tudo é contexto”.
Prioridade: você pode criar critérios diversos para definir prioridades. Pode usar aqueles critérios “A-B-C”, se quiser, matriz Eisenhouer, tríade do tempo, enfim. Eu uso o critério do GTD, que tem a ver com os horizontes. Então, se a ação for relacionada a um projeto, ela tem uma estrelinha – se for relacionada a uma área de foco, tem duas – se for relacionada aos horizontes mais elevados, tem três estrelas. Eu criei as estrelinhas usando emojis. Inclusive, vale dizer que é legal usar emojis se você quiser. Dá um ar mais lúdico pra lista.
Projeto relacionado: caso a ação seja relacionada a algum projeto, você pode clicar nessa propriedade e selecionar, dentro de outro banco de dados (o de projetos, criado em outra página), quais os projetos que a ação está relacionada. Se quiser, você pode criar propriedades para os outros horizontes também. Eu mantive apenas de projetos porque é o horizonte imediatamente acima e, para mim, faz mais sentido. Mas a ideia é demonstrar o que você pode fazer com a ferramenta, então personalize conforme suas necessidades.
Status: você pode criar status diversos para suas ações. Eu uso apenas dois: próximas ações e incubadas. Ou seja, o que já posso executar e o que está em espera por algum motivo.
Sugestão de dia: caso a ação não precise necessariamente ser feita em determinado, mas você quer se planejar para fazê-la, por exemplo, no sábado, você edita aqui. Melhor do que inventar prazo lá em cima e se confundir com o que tem prazo real.
Sugestão de período: mesmo sentido do dito acima, caso você prefira fazer aquela atividade de manhã, de tarde ou de noite. São apenas critérios de escolha.
URL: você pode linkar aqui alguma URL que seja de apoio í exeução da ação. Ex: fazer cadastro em tal site – aí você linka o site para não ter que ficar procurando na hora de executar.
Sobre possibilidades de visualizações. Acredito que faça sentido a visualização em tabela, pois se parece mais com uma lista, mas você também pode visualizar por painéis, galeria e calendário. Por exemplo, por contexto, energia, duração, pode ser legal visualizar como painel (com colunas). Já por prazo, você pode querer colocar a visualização de calendário. Minha recomendação é criar diferentes visualizações conforme a sua demanda, e já deixá-las “salvas” para consultas posteriores.
Eu estou usando como base a visualização de tabela e deixo habilitadas (visíveis) as seguintes propriedades: feita?, nome da ação, contexto, prazo, duração, energia e se tem anexo. No “filter”, coloco duas propriedades: status > próxima ação e caixinha de feita? desmarcada. Desse modo, ele me mostra apenas as ações que já posso executar e que ainda não foram concluídas. Caso eu queira visualizar outras, clico na ação em si para ver na janelinha ou crio uma nova forma de visualização com os critérios que preciso.
Eu migrei oficialmente toda a minha lista do Todoist manualmente e estou testando o Notion para as ações, e para mim têm funcionado. Fazer em uma ferramenta nativa para gestão de listas como o Todoist é mais fácil e prático? Sem dúvida, mas estou testando outra ferramenta, faz parte do meu trabalho.
O que mais sinto falta é o recurso de transformar um e-mail em uma ação rapidamente. Com o Todoist, basta clicar no botão dentro do meu Gmail e ele cria uma ação linkada ao e-mail. í‰ muito prático. No Notion, por enquanto só consigo fazer manualmente. Mais uma vez, dá pra fazer, só leva mais passos. Você tem que avaliar o que vale a pena para você em termos de processos.
Sobre ter migrado manualmente. De modo geral, sempre prefiro, pois isso me permite uma análise de cada ação para verificar o que ainda é prioridade e faz sentido manter, além da oportunidade de reescrevê-la, tendo mais clareza sobre o que deve ser feito.
Vale dizer que a lista de próximas ações é o que deve te guiar no dia a dia sobre “coisas que devo fazer”, junto com o calendário, obviamente. Não é para ter que ficar entrando na lista de projetos, por exemplo. Na revisão semanal, você deve revisar seus projetos definindo próximas ações justamente para não ter que ficar acessando cada um deles ali ao longo da semana, e dar cabo o quanto antes em todas as ações listadas ali.
Se você usa Bullet Journal também, basta ver a lista de próximas ações como uma grande collection que está em outra ferramenta e você usa como consulta diária para escolher o que fazer no dia.
í‰ óbvio que você vai acrescentar novas ações todos os dias, então essa lista nunca vai ter fim. Mas a ideia é trabalhar nela com foco em fazer tudo.
Por enquanto estou curtindo ter a lista ali! Vamos ver com o passar do tempo.
Espero que o post tenha sido útil e, caso você tenha alguma dúvida, por favor, deixe nos comentários. Obrigada.
Todo mês, eu trago alguns lembretes de coisas que você pode querer ter no seu radar para organizar. Você pode usar essa checklist para organizar em seu próprio sistema de organização como preferir. Alguns itens serão projetos, enquanto outros demandarão apenas simples ações, e outros podem virar compromissos em sua agenda. Você também pode imprimir essa lista e ir riscando í medida que for fazendo. Não existe certo ou errado na organização, contanto que a usemos para a realização.
Setembro é o último mês do terceiro trimestre do ano. Vale a pena revisar o seu planejamento trimestral e o seu planejamento anual para definir o que ainda faz sentido concluir neste trimestre e como ficará seu último trimestre do ano. Tempo de reajustes.
Planejar a chegada da Primavera dia 22 de setembro. Mudanças em casa, limpeza, alimentação, armário cápsula e outras ideias relacionadas.
Setembro geralmente é o mês de matrículas e rematrículas nas escolas, então talvez você queira realizar algumas pesquisas ou tomar decisões relacionadas.
Algumas atividades que talvez estivessem em espera talvez precisem de retorno este mês. Exames médicos? Cirurgias? Outros projetos?
Organizar seus acessórios de chuva.
Revisar os projetos concluídos no mês anterior.
Verificar aniversários do mês e planejar presentes.
Investir o dinheiro da restituição do imposto de renda.
Verificar medicamentos que podem estar vencidos.
Lavar e guardar itens de inverno que não serão mais usados.
Toda primavera traz consigo um sentimento de renovação.
Nos Estados Unidos, eles têm uma prática chamada “spring cleaning”. í‰ quando eles fazem uma super faxina em casa, semelhante, talvez, í que a gente faz por aqui no Brasil na época do ano novo civil, entre dezembro e janeiro. Limpa-se tudo, doa-se e vende-se aquilo que não vale mais a pena manter.
A primavera é essencialmente uma estação de frescor. Por aqui, em São Paulo, é época de chuva. Ainda não está calor, apesar de termos alguns dias mais gostosos nesse sentido. Dá para sair na rua de shorts e camiseta. Assim como tem dias mais frios, com aquela brisa geladinha. í‰ efetivamente o que se chama de “meia estação”.
Além de tudo, setembro é o mês do meu aniversário.
Acredito de verdade que todo dia a gente inicia um ano novo. No entanto, neste mês, em especial, eu gosto de iniciar o meu planejamento anual com base no dia do meu aniversário. Pretendo falar mais sobre isso ao longo do mês mas, para introduzir o tema, estou entrando no ano pessoal 2, de acordo com a numerologia, e isso acaba influenciando um pouco o meu foco. Eu já sinto as energias desse ano há um mês, mais ou menos, com a vontade de entrevistar pessoas, renovar parcerias e estar junto (mesmo que separados, devido í pandemia).
Se a gente puder fazer uma analogia com o processo de organização em si, setembro traz um convite para 30 dias de destralhe com foco na renovação. Se você pudesse colocar a si mesma/o um desafio de se observar nos próximos 30 dias e, diariamente, destralhar algo, como seria?
Continuamos vivendo um momento histórico sensível e importante para a humanidade. Outros países estão enfrentando o mesmo que a gente, ainda que, aqui, com dimensões maiores, a gente não consiga estimar tanto o tamanho do “estrago” além do que é noticiado pelos veículos da grande imprensa. Mas ainda não estamos “normais”. Nenhum lugar está. Não deixe que o falso senso de “retomada” te leve a tomar decisões inconsequentes.
De qualquer maneira, quero deixar o meu convite para que, este mês, você reflita sobre esse sentimento de renovação, pensando sobre a sua vida mesmo. O que é hora de deixar pra trás? Que novo você gostaria de abraçar? Como falei, todo dia pode ser um ano novo, se a gente quiser enxergar assim. Desse modo, como você pode trazer para o seu presente esse sentimento de renovação?
Fica comigo que ao longo de setembro podemos fazer isso juntos.
