Rotinas, Vida Organizada, Diário

Contextos da semana: projetos, dias e atividades focadas (setembro 2020)

Já faz alguns anos que estabeleci essa prática, mas eu vou alternando entre fazê-la e não fazê-la conforme sinto vontade. É atribuir um contexto para cada dia da minha semana e, no dia em questão, procuro:

  • fazer agendamentos relacionados àquele dia
  • revisar meus projetos naquela área
  • fazer planejamento de alguns projetos relacionados
  • trabalhar mais focada em atividades que demandem um bloco de tempo maior

Pela primeira vez nessa “quarentena”, eu tive vontade de fazer, e tem dado bastante certo para a minha configuração atual. Basicamente:

DOMINGO
Projetos pessoais, estudos, planejamentos de vida

SEGUNDA
Marketing, direcionamento da empresa, estratégia

TERCA
Learning, meus cursos

QUARTA
Conteúdo, livros

QUINTA
Mestrado, Doutorado, certificações (carreira)

SEXTA
Administrativo, pendências, burocracias diversas

SÁBADO
Casa e família

Como quem acompanha o blog há mais tempo sabe, toda semana eu faço a Revisão Semanal do GTD, onde reviso todos os meus projetos como um todo. No entanto, se identifico que um ou mais deles precisam de uma atenção maior, ou de um planejamento específico, eu planejo essa próxima ação para fazer no dia da semana relacionado àquele contexto.

“Thais, significa que você só vai fazer esse tipo de atividades no dia?”. Com certeza não. Tenho atividades de rotina que faço todos os dias, como dar suporte aos alunos dos meus cursos, gravar aulas, preparar materiais e produzir conteúdos. Mas a organização dos contextos me ajuda a trabalhar mais concentrada naquela área em questão – basicamente, as atividades da lista do início do post. Se eu precisar fazer uma reunião naquele tema, por exemplo, eu procuro agendá-la (se possível) no dia daquele contexto porque já estarei imersa nele.

Lembrando que isso não atrapalha prazos. Ou seja: se eu tiver algo relacionado à educação que tenha que ser feito na segunda, será feito na segunda e não na terça, quando “estabeleci” que o foco do dia seria esse. Mas, quando eu posso escolher trabalhar em algo, porque já finalizei tudo o que tinha prazo para o dia, eu foco nas atividades relacionadas, e isso tem me dado realmente um foco incrível e consigo ter ideias legais. Ou seja, eu crio os contextos que, dentro da minha análise de áreas de foco, são importantes que eu tenha no meu trabalho.

Já me ajudou em muitas situações práticas como: “Gostaria de formatar o grupo tal no Facebook. Mas peraí, melhor fazer na quinta-feira, que é o meu foco.” Porque, estabelecendo esse foco, trabalhar em atividades semelhantes me faz ter novas ideias e inspirações.

A grande graça de trabalhar com contextos no GTD é justamente se auto-conhecer e personalizar esses contextos para a sua vida. Essa configuração também pode me ajudar (essa é uma ideia) a definir prazos para atividades específicas. Tem sido bastante útil trabalhar desse modo hoje em dia porque consigo ajustar meu foco. Fica bem organizado e assertivo.

25 Comments

  1. Por incrível que pareça, agora na quarentena eu sinto q tenho menos tempo do que tinha antes. Como isso é possível???

    1. Muitas razões, na verdade.

  2. Te admiro muito, Thais 🙂
    Você parece dar conta de tanta coisa ao mesmo tempo, e ainda atender um monte de gente, e mesmo assim parece tranquila diante de tudo o que tem a fazer 😊
    Espero um dia chegar perto desse nível heheh mesmo me organizando sinto que minha energia baixa muito em alguns momentos e fico cansada só de lembrar de tudo que eu tenho ou quero fazer 😅

    1. Tem que falar muito não e ficar muito sussa com isso. <3

  3. Thais, vc comentou outro dia que alguns livros do David Allen estão sendo traduzidos (ou há planos para serem traduzidos em breve). Esses planos incluem o “Making it all work” e o “Ready for anything”? Queria comprar em inglês mesmo, mas talvez valha a pena esperar se houver esse plano da editora de traduzir em breve. Obrigada.

    1. Apenas o Workbook está sendo traduzido. A editora disse que por enquanto não tem interesse em lançar os outros.

      1. A editora deveria repensar, pois a turma do GTDLovers só cresce a cada dia…

  4. Nanda Drebes says:

    Adorei esses contextos, vou copiar pra mim!!!

    1. Tem me ajudado muito!

  5. Eli Miguel Rigobeli says:

    Tudo bem Thais? Acompanho seu trabalho há pelo menos 10 anos e gostaria de te pedir uma ajuda, inclusive seria muito bom um vídeo sobre esse assunto. Eu acredito que falta pouca coisa para eu virar a chave no método GTD, mas tem uma coisa que “nunca” consegui resolver e isso me levou até a usar dois sistemas. Isso me tira o sono toda vez que decido mudar de ferramenta. Eu já entendi perfeitamente sua dica sobre não separar o sistema e fazer as pazes com a vida profissional, mas não encontro solução para o meu problema de jeito nenhum.

    Basicamente, tenho o GTD funcionando lindamente para minhas coisas pessoais. Mas eu também tenho:

    1. Um software da minha empresa (e meu sócio). Umm sistema para academias, web, iOS, Android onde sou o desenvolvedor. Ele tem projetos, metas e objetivos, próximas ações, aguardando resposta, algum dia talvez, tickler, muita solicitação de clientes, bugs identificados para corrigir, etc.

    2 Também sou freelancer em outro sistema que tbm tem tudo acima. E sempre tem projetos e sistemas freellancer. Ou seja, mais de um.

    3 Tenho sistemas e projetos meus (sem sócio) ligado as metas e objetivos e princípios. Exemplo:
    – sistema que estou criando para área de finanças
    – meu blog
    – meu canal no YouTube

    Eu não consigo imaginar uma forma de categorizar tudo isso sem ficar misturando. Tento de todas as formas mas não entra na minha cabeça.

    Não sei se crio categoria pelo nome do sistema/canal ou pela área de foco (empreendedor, freelance, criador de conteúdo ).
    Se gero contexto (trabalhando no sistema x).

    Enfim… seria de muito valor um vídeo ou post explicando uma aplicação desse caso. Se vc puder é claro. Vou ficar muito feliz e vai me ajudar muito.

    Não sei se GTD e projetos de software combinam mas eu quero muito fazer combinar rs.

    Obrigado Thais 😉

    1. O que você comentou me parecem apenas materiais de suporte a projetos. Uma coisa são suas listas pessoais, outra coisa são os materiais de suporte e referência, que podem estar em literalmente centenas de lugares diferentes. 😉 O que você precisa fazer é personalizar sua checklist da revisão semanal para lembrar de olhar tudo isso quando for fazê-la.

      1. Obrigado por responder Thais.
        No meio de um desenvolvimento de software sempre temos a entrega de uma determinada função, por exemplo:

        [Reestruturar o aplicativo Android] é algo que preciso fazer no sistema da minha empresa. No meu ponto de vista é um projeto no GTD uma vez que tem várias atividades dentro dele: solicitar criação de telas para o designer, validar e aprovar o layout, modelar o banco de dados, separar as atividades, codigficar tela x, etc.

        O problema é que isso é um “projeto” (no conceito gtd) da empresa/sistema e não meu. Essa mesma empresa/sistema tem coisas que quero fazer algum dia talvez, que preciso verificar uma vez por semana (checklist), pessoas que precisa me responder (aguardando resposta) e referências. A minha maior dificuldade é pq isso acontece com essa e várias outras “empresa/sistema” e não sei como tudo pode conviver em um único ambiente GTD.

        Por exemplo:

        Sitema/Empresa A
        Próxima ação: corrigir o bug que cliente x relatou (solicitação de cliente)
        Próxima ação: criar o banco de dados (do projeto reestruturação android)
        Aguardando: receber o novo layout do designer (do projeto reestruturação android)
        Checklist: verificar o backup

        Sitema/Empresa B
        Próxima ação: cancelar o serviço de maillisting
        Próxima ação: criar planilha com fechamento do Google ADS (reestruturar campanha)
        Aguardando: receber resposta do ticket #4343 do gatway de pagamento
        Checklist: verificar o backup

        Sitema/Empresa N

        No meu ponto de vista tudo precisa estar categorizado para eu saber o que preciso fazer quando estiver trabalhando no Sitema/Empresa B. Eu não sei se o correto é criar um contexto @trabalhando_no_sistema_empresa_a ou criar uma categoria Sitema/EmpresaB. Fico mais perdido pq não sei se dentro do algum dia talvez, aguardando resposta e checklist também é necessário essa categoria.

        O que não posso fazer é criar um projeto com o nome da empresa pq não entra no conceito GTD de projeto. A empresa tem vários anos de vida e não é um projeto com um fim, na verdade, ela tem vários projetos ao longo da vida dela. Não sei se ficou claro, mas a empresa/sistema tem seu próprio GTD.

        Criar uma referência específica com o nome da empresa está OK!
        Categorizar o projeto OK!
        Mas o que fazer com o algum dia talvez, checklist e próxima ação?
        Será que estou fazendo algo errado?
        Um exemplo para quem é desenvolvedor e trabalha com vários projetos/empresas/freelancer seria muito bem-vindo! (temos a cabeça muito lógica e as vezes complicamos modelando o sistema rs).

        Obrigado Thais!

        1. A empresa tem um projeto. O SEU projeto é sua responsabilidade com relação ao projeto da empresa. 😉

          1. Entendi! Tenho a tendência natural de complicar as coisas rs.
            O problema é que “resolver um bug” da empresa X por exemplo, não é um projeto e sim uma [próxima ação], [algum dia talvez] ou [aguardando resposta]. Ver tudo isso junto as coisas pessoais é muito ruim. Vou resolver com o contexo e quando estiver trabalhando com atividades da empresa X vou filtrar a ação pelo contexto @empresa_x. Foi a única forma que encontrei para não ficar tudo misturado. Também categorizei os projetos.
            Espero que eu esteja no caminho certo.

            Aproveitando… estou gostando muito do Notion (tirando a limitação de não ter app offline e não filtrar ao selecionar um item de um DB relacionado).

            Obrigado pela ajuda Thais, desculpe os “big textos” 🙂

          2. Acho que o ponto importante aqui é entender como funciona o processo de raciocínio do GTD. Talvez por trabalhar nessa área, você automaticamente já pense de maneira sistemática, quando a proposta do GTD é sobre você pegar algo que esteja te preocupando e esclarecer esse item, definindo um resultado (projeto) e uma ação, e fazer isso com tudo. A clareza vez do esclarecimento diário e revisões regulares para manter atualizado.

          3. Acho que finalmente entendi Thais rs. Estava assistindo a um vídeo seu (próximas ações no trello) onde vocẽ comenta algo que pode ser minha solução. Você disse no vídeo que pode acontecer de ter mais de uma lista de próxima ação. Isso significa que eu posso criar uma lista específica de ações (não para profissional), mas sim com o nome da minha empresa e outra para uma outra empresa que faço freelancer por exemplo? Abs.

          4. Oi Eli, tudo bem? Sim, veja a lista de próximas ações como uma categoria de informações. Dentro desse baldinho, você pode organizar como fizer mais sentido para você. “Contextos” é apenas uma das formas. 😉

    2. Gaia Manetti says:

      Já tive a mesma dúvida Eli e, solucionaria da mesma maneira, 😉🙋🏻‍♀️.

  6. Seria um “Fly Lady” da vida organizada 🙂

  7. Aline Coelho Silva Fonseca says:

    Thais, queria te dar um abraço! Eu adorei essa ideia! Nessa quarentena eu sinto que meus dias são todos iguais, e no fim eu sinto que não estou me dedicando 100% a nada. Entre as atividades do doutorado, atividades de casa, e projetos pessoais/profissionais. Eu tenho ficado meio perdida ao longo do dia sem conseguir focar 100% em uma atividade. Adorei essa ideia de dedicar dias para determinadas áreas, vou testar essa semana! Muito obrigada! Espero que você já esteja melhor <3

    1. Obrigada, Aline. Com o calor fiquei um pouco melhor, mas os sintomas pós COVID são chatos e limitam bastante.

  8. Thais, eu adoro essa ideia de contexto por dia. É o que mais funciona para mim, mas confesso que já deixei pra lá diversas vezes. Na quarentena resolvi voltar depois que minha rotina entrou no eixo e tem sido muito bom. Como vc disse, eu me sinto mais focada e criativa. Assim como menos cansada. Quando eu estava organizando meus dias por blocos de tempo + atividade passei por um período de cansaço físico e mental, o que me levou a ter que tirar uns 3 dias de descanso pq também tive uma leve crise de ansiedade.
    Obrigada por tanto sempre! ❤️

  9. Gaia Manetti says:

    Já tive a mesma dúvida Eli e, solucionaria da mesma maneira, 😉🙋🏻‍♀️.

  10. Jessika Batista says:

    Thais, tudo bem?
    Estou chegando agora e maratonando os vídeos. Vc pode fazer uma atualização das principais ferramentas do GTD (contextos, áreas de foco, etc.) com o planejamento de 9 em 9 anos, planejamento anual, bullet journal. Quero começar a implementar essas ferramentas mas estou um pouco perdida por onde começar. Principalmente essas de análises de vida.
    Bjs!

    1. Pretendo fazer sim, em breve! <3

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