Conheça as idades dos documentos e organize seus arquivos

Ao tomar a iniciativa de organizar nossos arquivos, seja nas empresas ou nas residências, uma questão muito importante a ser levada em conta, e que pode ajudar muito no processo de racionalização é compreender que os documentos que entram em nossa vida atravessam momentos distintos com o passar do tempo.

í‰ o que os estudiosos denominaram de Ciclo de Vida dos Documentos, composto de três fases, que apresentam caracterí­sticas bem distintas entre si, e que dão pistas muito interessantes sobre a melhor forma de organizá-los, que tipo de materiais utilizar, onde armazenar, como localizar, etc.

Num primeiro momento, assim que surgem, e até que cumpram sua função inicial, os documentos constituem o que chamamos de Arquivo Corrente. í‰ aquela fase em que, por serem muito manipulados,  devem permanecer o mais próximo possí­vel de seus usuários, ao alcance da mão, de preferência em algum tipo de pasta que possa ser facilmente acessada.

Uma vez que sua missão inicial foi cumprida e gerou os devidos efeitos, a frequência de uso deste documento cai rapidamente, e muitas vezes ele já pode ser eliminado sem causar nenhum problema. Em outros casos, no entanto, alguns elementos presentes naquela ação inicial que já foi concluí­da podem gerar outras demandas de natureza administrativa ou legal. Isso indica que aquele documento seja mantido por mais algum tempo, em geral 5 ou 6 anos, podendo chegar até a algumas décadas, por precaução.

Essa necessidade de guarda por prazo mais longo, e pouca frequência de uso são as caracterí­sticas da segunda fase do ciclo de vida dos documentos: o Arquivo Intermediário, em que os documentos podem ocupar locais um pouco mais afastados, aguardando sua destinação final em caixas-arquivo bem identificadas, de modo que possam liberar espaço para novos documentos no arquivo corrente.

De todo aquele acervo que um dia foi produzido, apenas uma pequena parte constitui a memória do indiví­duo ou da instituição. Estes vão constituir a terceira fase do ciclo de vida do documento: O arquivo histórico ou permanente. Aqui, a preocupação com cumprimento de prazos já não existe, dando lugar a iniciativas voltadas í  preservação, e em alguns casos, í  divulgação do acervo.

Compreendendo o ciclo de vida do documento, temos condições muito melhores para gerenciar com eficiência tudo o que produzimos e acumulamos de informação em casa ou no trabalho, podendo retirar de nossos arquivos o máximo que eles podem fornecer.