Conheça as idades dos documentos e organize seus arquivos

Ao tomar a iniciativa de organizar nossos arquivos, seja nas empresas ou nas residências, uma questão muito importante a ser levada em conta, e que pode ajudar muito no processo de racionalização é compreender que os documentos que entram em nossa vida atravessam momentos distintos com o passar do tempo.

É o que os estudiosos denominaram de Ciclo de Vida dos Documentos, composto de três fases, que apresentam características bem distintas entre si, e que dão pistas muito interessantes sobre a melhor forma de organizá-los, que tipo de materiais utilizar, onde armazenar, como localizar, etc.

Num primeiro momento, assim que surgem, e até que cumpram sua função inicial, os documentos constituem o que chamamos de Arquivo Corrente. É aquela fase em que, por serem muito manipulados,  devem permanecer o mais próximo possível de seus usuários, ao alcance da mão, de preferência em algum tipo de pasta que possa ser facilmente acessada.

Arquivo Corrente: Alta frequência de uso indica manutenção próxima a usuário para acesso rápido

Uma vez que sua missão inicial foi cumprida e gerou os devidos efeitos, a frequência de uso deste documento cai rapidamente, e muitas vezes ele já pode ser eliminado sem causar nenhum problema. Em outros casos, no entanto, alguns elementos presentes naquela ação inicial que já foi concluída podem gerar outras demandas de natureza administrativa ou legal. Isso indica que aquele documento seja mantido por mais algum tempo, em geral 5 ou 6 anos, podendo chegar até a algumas décadas, por precaução.

Essa necessidade de guarda por prazo mais longo, e pouca frequência de uso são as características da segunda fase do ciclo de vida dos documentos: o Arquivo Intermediário, em que os documentos podem ocupar locais um pouco mais afastados, aguardando sua destinação final em caixas-arquivo bem identificadas, de modo que possam liberar espaço para novos documentos no arquivo corrente.

Arquivo Intermediário: A guarda em caixas é justificada pela baixa frequência de uso

De todo aquele acervo que um dia foi produzido, apenas uma pequena parte constitui a memória do indivíduo ou da instituição. Estes vão constituir a terceira fase do ciclo de vida do documento: O arquivo histórico ou permanente. Aqui, a preocupação com cumprimento de prazos já não existe, dando lugar a iniciativas voltadas à preservação, e em alguns casos, à divulgação do acervo.

(Imagem: StudyNotes.ie) Arquivo Histórico: Pequenos conjuntos destinados à preservação da memória

Compreendendo o ciclo de vida do documento, temos condições muito melhores para gerenciar com eficiência tudo o que produzimos e acumulamos de informação em casa ou no trabalho, podendo retirar de nossos arquivos o máximo que eles podem fornecer.