Como tem funcionado a minha capacitação como instrutora da Call Daniel

Desde que comentei que uma das minhas atividades atuais é ministrar treinamentos sobre o GTD na Call Daniel, alguns leitores têm me pedido para escrever um pouco sobre como tem sido o meu processo de capacitação, pois postei bastante sobre isso nas minhas redes sociais. No geral, funciona assim: para ser instrutor GTD, o processo é longo e super bem organizado, porque o foco é total na qualidade. O que aconteceu no meu caso é que eu já utilizo o GTD há muitos anos (oito, para ser mais exata) e também já trabalhava como professora e palestrante, o que ajuda em termos de experiência. Porém, foi tudo muito intenso e, agora que já estou “formada” (mas sempre aprendendo, claro), perguntei para o Daniel se eu poderia falar sobre a capacitação aqui no blog e ele disse que sim (tinha um pouco de receio de expôr algum processo interno da empresa, mas ele achou ótima a ideia, pois assim mostra como uma pessoa se torna instrutora da Call Daniel).

Como começou

Inicialmente, eu precisei assistir muitos treinamentos, com todos os instrutores já consagrados. O legal da Call Daniel é que as empresas que contratam a gente são empresas que querem melhorar a qualidade de vida dos funcionários, ensinando-os a serem produtivos, então todas elas já têm programas muito legais de aprendizado, de integração e outras para formar bem cada colaborador. Há empresas gigantescas, com espaços voltados ao aprendizado, assim como empresas menores, que não se limitam para fazer acontecer. Em todas elas, a sensação de participar do treinamento é emocionante, de verdade. Algumas pessoas já são organizadas, outras nunca ouviram falar em método algum, mas tem pré-disposição a se organizarem, enquanto outras sofrem com a falta de organização e usam o treinamento para aprenderem a equilibrar todos os projetos da vida. Não é raro termos depoimentos que nos comovem ao final de cada treinamento, porque quando a gente se organiza, consegue diminuir muito o estresse e ter mais qualidade de vida.

O mais interessante de assistir diversos treinamentos é você conhecer não só a cultura de cada empresa, como a forma de transmitir o conhecimento de cada instrutor. Ver o Daniel em ação é sempre bacana, aprendo muito. O Márcio envolve a turma. A Renata é uma mãezona, sabe citar exemplos pessoais como ninguém e aproxima todos os participantes. A Joice é super didática e pontual. O Jacques parece aquele amigo batendo um papo com você, enquanto te ensina a fazer tudo da melhor forma possível. Dá para se sentir parte de uma família, e acho que é mesmo. Enquanto assistia esses treinamentos, me perguntava muitas vezes como seria o meu estilo como instrutora. Será que alguém já sabe me dizer?

Ser palestrante, se comunicar com um público, é uma atividade maravilhosa. Toda vez que eu vou ministrar um treinamento ou fazer uma palestra, fico um pouco nervosa antes. Basta entrar e me apresentar, contar minha história e ver os sorrisos no rosto das pessoas, eu passo a fazer parte daquele grupo, de igual para igual. É uma sinergia que só quem já deu aula sabe. E chegar ao final de um treinamento sabendo que eu ajudei pelo menos uma pessoa a se organizar melhor é algo que me deixa imensamente satisfeita.

A preparação

Mas então, depois de assistir os treinamentos (e gravar o áudio, o vídeo, fazer muuuitas anotações), eu deveria montar o meu script. O script é uma espécie de roteiro com tudo o que eu vou falar no treinamento. O Daniel trabalha com ilhas de conteúdos, ou blocos, então eu deveria montar uma proposta de script com base nesses blocos de assuntos e ir treinando em cima deles. Ao mesmo tempo, eu também deveria gravar alguns vídeos, para que o Daniel pudesse avalisar postura, dicção, gestos e outros detalhes. Isso foi um grande aprendizado para mim. Gravar os vídeos foi a parte mais trabalhosa de todo o processo, especialmente porque eu estava de mudança na época, mas deu tudo certo. Hoje, já faço tudo muito diferente do que gravei, pois aperfeiçoei meu script, mas os gestos continuam os mesmos. Foi bem importante essa etapa.

Também aconteciam “relâmpagos”, que é como a equipe chama algumas webconferences que fazemos via Skype com o Daniel e mais um instrutor, a fim de avaliar a performance do instrutor em formação. Então eu, por exemplo, entrava no meu relâmpago e deveria ministrar meu treinamento ao vivo durante alguns minutos. Eles ouviam e, se tivessem alguma correção, toque ou comentário, bastava falar. Eu fiz alguns pares de relâmpagos e gostei muito do resultado. O que eu mais gostei da capacitação é que não havia ponto sem nó – cada etapa foi muito bem planejada e tinha sua função. O Daniel corrigiu muitos detalhes importantes durante esses relâmpagos, especialmente com relação ao script. Ele me deu toques preciosos como “valorize mais a sua história” ou “cuidado para não passar a parte conceitual muito rápida, pois você já usa o GTD há muitos anos, mas a maioria das pessoas nunca ouviu falar nisso”.

Enquanto tudo isso acontecia, eu refinava meu script para que ele ficasse cada vez mais adequado (afinal, existe uma certifica̤̣o a zelar Рa Call Daniel ̩ a ̼nica certificada pela David Allen Company a ministrar treinamentos sobre o GTD no Brasil), mas sem perder a minha cara, o meu estilo.

Meu primeiro treinamento

Depois desse processo inicial, foi agendado o meu primeiro treinamento: eu ministraria a parte da manhã (o treinamento, no geral, tem oito horas de duração) e um outro instrutor, a parte da tarde. Acredito que tenha me saído bem, mas ainda faltava bastante conteúdo a ser aperfeiçoado, especialmente na parte técnica da ferramenta utilizada (Outlook). Portanto, o treinamento ao vivo foi essencial para eu ver onde deveria focar meus esforços. Até comprei um Office 2013 para o meu novo PC, que comprei exclusivamente para trabalhar melhor em casa e me adaptar à ferramenta.

Meu segundo treinamento aconteceu algum tempo depois e já seria de um dia inteiro. O treinamento de um dia inteiro era um pouco mais complicado porque implica em (vejam só) gerenciamento preciso do tempo. Não dá para correr com os assuntos, assim como não dá para ir muito devagar, senão corre-se o risco de chegar ao final do dia sem conseguir passar todo o conteúdo! Para ajudar, um instrutor me acompanhou e fez muitas anotações ao longo do dia, para que tudo corresse bem – o que aconteceu, felizmente. Aliás, uma das particularidades da Call Daniel que eu mais gosto é essa coisa de sempre ter mais de um instrutor em sala (sempre tem pelo menos mais uma pessoa da equipe). Isso permite que a turma toda receba atenção (por exemplo, se o instrutor está atendendo alguém, a outra pessoa da equipe pode ajudar outra pessoa com dúvidas), além de sempre aperfeiçoar os treinamentos, pois a pessoa que dá suporte também faz anotações, registra ocorrências e compartilha suas percepções. Isso é muito rico!

Por fim, depois desse segundo treinamento, eu ministrei três seguidos que deram muito certo. Algo que me ajuda muito é estudar o perfil da turma um tempo antes e repassar o script de acordo com as suas necessidades, fazendo pequenas modificações, se necessário. Por exemplo, uma turma de gestores tem um perfil (e necessidades) diferente(s) de uma turma de analistas jr, e essas necessidades não podem ser ignoradas. Repassar o script também me deixa calma, segura para ministrar o treinamento. Então tem dado muito certo, porque procuro seguir rigorosamente o tempo para cada bloco e envolver bastante os participantes ao longo do curso.

Depois dessa maratona, eu já fazia parte oficialmente da turma de instrutores e estava apta a ministrar os treinamentos. Vale citar que toda turma recebe uma avaliação do curso (que envolve avaliação do professor) e felizmente minhas notas foram sempre boas. Isso motiva muito e toda a equipe celebra esses resultados com todos os instrutores. São todos muito apaixonados pelo que fazem.

A rotina

Todo instrutor também tem um kit para usar nos treinamentos. Eu deixo o meu dentro de uma maleta personalizada (que foi presente de uma leitora) e contém cabo, adaptadores de tomada e VGA, carregadores, laser pointer (caneta de passar slides e apontar coisas na tela com laser), fita crepe (para pendurar folhas do flipchart) e canetas pilot reservas. É muito útil deixar tudo separadinho e organizado para acessar facilmente quando, como diz o Jacques, é “dia de treinamento“. 🙂

Quinzenalmente, é realizada uma reunião da equipe de Learning, onde todos discutimos os projetos em andamento, falamos sobre as necessidades das turmas, identificamos possíveis mudanças e melhorias, além de definir que instrutor vai em cada treinamento. A cada semana, a Call Daniel realiza muitos treinamentos, muitos mesmo. Portanto, não dá para definir os instrutores com uma antecedência maior do que essa (a não ser que sejam casos muito específicos), pois as situações mudam muito. Por exemplo, se a Renata vai dar um treinamento no Rio de Janeiro e for marcado outro para o dia seguinte, claro que compensa mais ela ficar por lá e fazer os dois. Pode parecer óbvio mas, no dia a dia, com tantos agendamentos, pode confundir. Então nos reunimos quinzenalmente para fazer o tetris com a agenda de todos e definir quem ministrará cada treinamento. No geral, cada instrutor faz, em média, dois treinamentos por semana. O Daniel é muito preocupado com a qualidade e não quer sobrecarregar ninguém.

Minha rotina de aprendizado nunca termina. Quando não é dia de treinamento, eu sempre gosto de dar uma ensaiadinha em algum ponto do meu script, para não esquecer. Também pesquiso muito sobre pedagogia empresarial, educação para adultos, psicologia de grupos, técnicas de oratória, entre outros assuntos relacionados, para sempre me aperfeiçoar. Hoje, ministrar treinamentos, workshops e palestras é o meu negócio principal, então eu preciso me dedicar bastante. Gosto de ver palestras no YouTube e do TED, para me inspirar e tirar ideias. E estou sempre relendo os livros do David Allen porque – incrível – sempre que releio aprendo alguma coisa nova. Esse cara é o cara.

E é isso. É bastante trabalhoso, mas é um trabalho que traz muitas realizações. Como minha missão é inspirar as pessoas a serem organizadas, procuro viver uma vida coerente com ela e buscar atividades que me ajudem a fazer do que faço um verdadeiro legado. Espero estar conseguindo. Estou muito feliz.