Modelo de Planejamento Natural de Projetos

Existe uma abordagem para planejamento de projetos dentro do método GTD que se chamada Modelo de Planejamento Natural. Trata-se de uma ferramenta, e não uma obrigatoriedade, que pode ser usada se você sentir necessidade de planejar melhor algum projeto.

São dois os elementos essenciais quando a gente esclarece que tem um projeto no GTD: uma próxima ação definida e um resultado desejado claro. Esses são dois elementos que devem existir sempre, até a conclusão do projeto. E, muitas vezes, trabalhar definindo próximas ações, uma atrás da outra, já é o suficiente para concluir alguns projetos.

Há projetos, no entanto, que precisam de mais do que isso. Mais do que apenas definir as próximas ações até ele ser concluído. Para todos esses projetos, você pode usar o Modelo de Planejamento Natural.

O Modelo de Planejamento Natural tem 5 estágios que norteiam o nosso cérebro de uma maneira natural para planejar qualquer resultado desejado. São eles:

1. Propósito e princípios
2. Visualização de resultados
3. Brainstorming
4. Organização
5. Identificação das próximas ações

Sim, qualquer relação com os Horizontes de Foco não é mera coincidência. Planejar um projeto seria aplicar perspectiva a ele – “verticalizá-lo”.

O planejamento natural não é necessariamente como as pessoas fazem o planejamento de um projeto. No geral, as pessoas já querem sair listando todos os passos de um projeto. O problema desse pensamento linear na verdade são dois: 1) te distrair durante o processamento da caixa de entrada (quando você deve executar apenas o que levar até 2 minutos) e 2) pular um raciocínio importante de brainstorm que poderia levar outros pontos em consideração. Se você sair listando tudo, pode deixar escapar algo importante porque cairá num modelo pré-estabelecido de raciocínio. Por isso, a recomendação é seguir o Modelo de Planejamento Natural.

Descrição dos 5 estágios do Modelo de Planejamento Natural

1. Você começa definindo o propósito do projeto – ou seja, por que ele precisa ser realizado. Ter clareza sobre o propósito ajuda a manter o foco e a tomar decisões ao longo do projeto. Também serve como fator de motivação (“ah, é verdade, estou rabalhando nesse projeto porque isso vai fazer com que eu tenha uma saúde melhor”, por exemplo). Além do propósito, aqui você pode definir também princípios – ou seja, requisitos para seu projeto ser bem-sucedido. Por exemplo: posso gastar até tanto para comprar essa geladeira, preciso obedecer as regras ABNT nesse trabalho, tenho que respeitar a política da empresa ao elaborar esse software. Você pode ir descobrindo princípios ao longo do projeto também, como por exemplo “não vou gastar mais do que X mil reais no orçamento dessa viagem” ou “não vou me hospedar em tal hotel, porque me trataram mal”.
2. Depois, você vai detalhar e descrever melhor o seu resultado desejado, que seria a visualização do sucesso estrondoso desse projeto. Ou seja, se você olhasse para trás, depois de concluir o projeto, como gostaria que tivesse sido se ele tivesse sido f*da? No bom sentido, claro! Como você se sentiu? E as pessoas envolvidas? Deixe a imaginação rolar solta e escreva um parágrafo feliz sobre como gostaria que esse projeto fosse concluído com sucesso. É aqui que surge a inovação, porque talvez você pense em algo que não tenha levado em consideração antes.
3. Uma vez que você saiba onde quer chegar, você começa a fazer um brainstorm para levantar todas as ideias relacionadas e potencialmente relevantes. É como se fosse uma super captura com foco no assunto do projeto. Pode ser feito em formato de mapa mental, diagramas, post-its na parede, como você quiser! O formato de lista pode ser usado, mas não é recomendado (por ser linear).
4. Na parte da organização do projeto você vai pegar todas as ideias levantadas no brainstorm e fazer uma seleção das ideias que efetivamente usará. Pode descobrir que é possível agrupar alguns componentes em sequências, categorias, ordem de prioridade. A parte da organização do projeto define as etapas, os prazos, até cronogramas. Então, por exemplo, se você tem um projeto com cronograma no MS Project, é aqui que entra essa parte. Você detalha o planejamento do projeto até onde achar necessário.
5. A última fase do planejamento é identificar todas as próximas ações – ou seja, ações que você já pode executar com base em todas as fases do projeto.

E aí, a cada Revisão Semanal, você revisa esse planejamento para garantir que todas as próximas ações estejam identificadas. No dia a dia, à medida que for concluindo as ações, também pode gerar novas. E você pode revisar seu projeto e trabalhar mais no planejamento dele sempre que sentir necessidade.

Veja a seguir um exemplo:

O Modelo de Planejamento Natural é um recurso que pode ser usado para absolutamente qualquer projeto, mas não significa que você precisa usar em todos. Existem projetos mais simples que dependem apenas de ir definindo uma próxima ação depois da outra. O MPN, como falei antes, é apenas um recurso que pode ou não ser usado, dependendo apenas da sua necessidade de esclarecer melhor aquele projeto.