Organizando os projetos do ano no Notion [Jan 2022]

Considero um projeto, dentro do Método Vida Organizada, o recorte que quero dar a cada área da minha vida naquele ano em questão. í‰ claro que uma área pode ter mais de um projeto (e geralmente tem vários), assim como eu posso não ter projetos especí­ficos de uma determinada área (mas que converse com todas). Assim como terei projetos para as outras macro áreas além da vida – casa e trabalho. Todo esse montante constituirá então a minha lista de projetos, que está organizada no Notion, e neste post vou mostrar como eles estão organizados neste momento.

Bem, vamos lá. Em primeiro lugar, criei uma página chamada “Projetos”.

Dentro dela, criei toggles (essas flechinhas que você clica e expandem o texto) para os anos em que tive projetos. Tem 2021 e 2020 porque a ideia é ir criando um arquivo até dentro. Por enquanto faz sentido manter aqui e, enquanto fizer, vou manter.

O ano atual está em negrito.

Quando você clica para expandir o toggle de 2022, abre o database com o nome Projetos [2022]. Eu busco cada vez mais padronizar os nomes dos databases para ficarem fáceis de serem encontrados quando eu usar recursos especí­ficos da ferramenta, como linkar databases e a busca no geral.

O database também mostra o número total de projetos. Não que tenha mega releví¢ncia, mas é um critério de acompanhamento.

Eu uso um template para os projetos, que basicamente foi inspirado no Modelo de Planejamento Natural do GTD, ainda que não seja exatamente igual (acrescentei algumas coisinhas que considero relevantes).

Status dos projetos: em andamento, em espera (que é tipo um stand-by), delegado, cancelado ou concluí­do. Eu consigo criar uma visualização então para cada um deles, se quiser. A visualização padrão é para os projetos em andamento.

Eu também resolvi criar uma propriedade para sinalizar se aquele projeto é recorrente, ou seja, se ele costuma ser feito de tempos em tempos. Isso é importante porque o planejamento desse projeto pode servir como checklist para os outros futuros, poupando tempo e esforço cerebral no planejamento.

O bom de inserir informações e definições ali dentro é que, muitas vezes, essas coisas ficam soltas. Ter tudo agrupado ali é lindo.

Os arquivos de apoio tenho me policiado para apenas linkar a eles, mesmo dentro do Notion, em vez de anexar í  página do projeto, pois isso torna mais fácil a organização desses arquivos depois, que eu quiser manter.

Para a empresa, a organização é semelhante: uma página para os projetos, um database para os projetos do ano e o mesmo template. O que muda é que cada projeto tem propriedades a mais: papel relacionado, cí­rculo, ní­vel de prioridade.

A definição dessa primeira linha de projetos foi elaborada tanto no meu planejamento anual pessoal quanto no planejamento anual da equipe.

Semanalmente realizamos revisões e reuniões de checkpoint para garantir o andamento de cada projeto. Também faço essa revisão individualmente dos meus projetos pessoais.

Uma vez por mês, definimos prioridades daqueles projetos para o mês em questão. Por exemplo, se eu quero organizar a linha editorial do Vida Organizada para 2022, quais serão as prioridades para este mês, relacionadas a este projeto?

Sazonalmente, a cada estação, revisamos tudo para garantir que as entregas e grandes marcos estejam claros para o trimestre seguinte.

Eu não organizo tarefas ou próximas ações no Notion. Já tentei algumas vezes e, apesar de ser legal e dar para fazer funcionar, PARA MIM não rolou. Prefiro uma ferramenta nativa de listas para isso, como o Todoist (que estou usando). Assim, reviso os projetos semanalmente e garanto que o que eu posso fazer com relação a ele esteja no Todoist. E é isso.

Caso tenha alguma dúvida sobre esse processo, por gentileza, deixe um comentário neste post. 😉 Obrigada!