Como fazer a revisão semanal do GTD

Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu costumava fazer nesse dia mas, no meu trabalho, sexta-feira é o dia mais corrido, então eu não estava conseguindo fazer a revisão com a cabeça tranquila. Por esse motivo, mudei o meu dia da revisão semanal para o domingo, pois estou descansada e pronta para me preparar para a semana.

Vejam como eu faço:

1. Coleto tudo na caixa de entrada do Evernote

Notas no meu caderno, e-mails com itens de ação, coisas que estão na minha cabeça: tudo isso vai para o caderno Inbox do meu Evernote.

As notas do meu caderno, depois de passadas para o Evernote, são riscadas. Se havia alguma informação sigilosa nelas (números de telefones ou documentos, por exemplo), eu risco bem forte para não correr o risco de deixar ali quando jogar o caderno fora. Essa ação é bem rápida e leva apenas alguns minutos, dependendo da quantidade de informações que anotei.

Os e-mails com itens de ação vão para a pasta “Itens de ação”, na própria caixa de entrada do e-mail. Também tenho uma pasta chamada “Aguardando”, com toda sorte de itens em espera. Demoro um pouco mais para coletar coisas de e-mails porque tenho quatro caixas de entrada e a ideia é deixá-las vazias. Como faço isso diariamente, na revisão semanal não demora tanto. Porém, há dias em que isso não é possível, então não deixo passar da revisão semanal.

No meu e-mail do blog, tenho uma pasta extra chamada “Responder”, para e-mails de contato de vocês. Isso facilita bastante porque, quando entro lá para responder esses e-mails, eles estão centralizados em um único lugar, tornando mais fácil a visualização.

É importante ter em mente que, ao longo da revisão, ideias surgirão. Você poderá estar revisando um projeto e lembrar de algo que poderia ser feito dentro dele. Basta inserir na sua caixa de entrada para processar. Não se prenda a este momento da coleta, pois muitas vezes não vem à nossa mente algo que poderíamos fazer a não ser que estejamos lendo sobre o projeto ou a área de foco em si.

Se você utiliza outras caixas de entrada, precisa coletá-las agora. Mensagens de voz no celular, SMSs, enfim, tudo o que você utilizar como recurso para coletar informações.

2. Verifico a minha agenda

Primeiro, vejo a minha agenda da semana anterior, para garantir que tudo foi realizado. Se algo ficou pendente, vai para a caixa de entrada para processar na sequência.

Segundo, vejo minha agenda para a semana seguinte. A ideia é verificar se há tarefas a serem feitas antes dos compromissos. Pautas para reuniões, algum preparativo adicional anterior, presentes para comprar (para aniversários), enfim, providências gerais que precisam ser tomadas. Tudo o que você precisar fazer, deve ser inserido na sua caixa de entrada. Jogue tudo lá!

O legal de ver o que vai fazer durante a semana também é saber quanto tempo você terá disponível em cada dia. Por exemplo, se você precisa entregar um relatório na quarta, mas na terça você tem muitos compromissos, então já pode se planejar para fazer o relatório na segunda!

Terceiro, verifico a minha agenda para as semanas seguintes. Isso ajuda bastante no caso de viagens, férias e outros compromissos que precisam ser planejados com uma antecedência maior.

Com a chegada do final do ano, então, eu já tenho tudo esquematizado até o início de 2014. Algumas coisas, para o ano seguinte também. No geral, o planejamento todo abrange de hoje a dois anos, pois são os projetos que tenho controle hoje. Mas vou falar sobre isso mais adiante.

3. Vejo a minha lista de objetivos

É importante ver o cenário macro antes de mergulhar nas tarefas e projetos cotidianos.

Eu separo meus objetivos (atualmente) em objetivos de vida, objetivos de longo prazo (de 5 anos para cima), objetivos de médio prazo (3 a 5 anos) e objetivos de curto prazo (de hoje a 2 anos).

Objetivos não são projetos. Se você quer emagrecer 10kg, isso é um objetivo, não um projeto. Entrar em um programa de reeducação alimentar é um projeto relacionado a esse objetivo. Se você quer ser promovido na empresa, isso é um objetivo. Fazer a matrícula em um curso de francês é um projeto relacionado a essa objetivo. E por aí vai.

Portanto, é legal revisar esses objetivos, pois eles coordenam os projetos. Para ver como definir objetivos, leia este post.

A melhor coisa de revisar objetivos é vê-los realizados. Na minha última revisão, verifiquei que concluí mais três deles para este ano, e isso compensa todo o esforço. A hora de fazer isso é a revisão semanal.

Quando você define objetivos, automaticamente já consegue pensar em projetos que venham deles. E essa é a parte legal da revisão semanal: descobrir que tem algo que você pode fazer hoje para alcançar objetivos que pareciam mais distantes.

4. Reviso os meus projetos (nível macro)

Eu inicio a revisão pelos projetos em andamento. Também tenho projetos em espera e algum dia/talvez – ou seja, projetos que quero fazer, mas não agora. Ou porque não são prioridade, ou porque não tenho como encaixá-los mesmo, mas não quero perdê-los de vista.

Verifico se todos os projetos têm seu MPN (master project plan, ou plano mestre do projeto, que é uma nota com todas as informações do projeto, objetivo relacionado e organização da lista de tarefas).

Verifico se todos os projetos têm tag própria funcionando.

Verifico se todos os projetos em andamento têm ao menos uma próxima ação. Se não tiverem, eu defino. Se não for possível definir, eles vão para “Algum dia/talvez” ou “Aguardando”. A diferença do “Aguardando” para o “Algum dia/talvez” é o que o “Aguardando” depende de condições externas ou terceiros para acontecer, enquanto que o “Algum dia/talvez” depende somente da minha disponibilidade.

Depois de revisar os projetos em andamento, eu reviso os projetos que estão “Aguardando” ou “Algum dia/talvez”. Vejo se algum deles já pode entrar na lista de “Em andamento”.

5. Processo a caixa de entrada

Tudo aquilo que eu joguei anteriormente na caixa de entrada deve ser processado e organizado nesse momento. Com as tags dos projetos em ordem, fica mais fácil de organizar para onde vai cada nota.

6. Reviso os meus projetos (nível micro)

Aqui é a parte onde a minha revisão demora mais tempo, porém considero uma das mais importantes: reviso as tarefas. Abro cada tag de projeto em andamento e vou revisando as tarefas para ver o que foi concluído, o que se tornou urgente, o que precisa ser feito essa semana, o que estava aguardando algo que já aconteceu etc.

Essa é a parte da revisão semanal onde eu priorizo as tarefas e as distribuo ao longo dos dias da semana, se for o caso.

Depois de revisar as tarefas dos projetos em andamento, dou uma olhada nos projetos concluídos, para verificar se não ficou nenhuma tarefa sem ser arquivada (e, consequentemente, atrapalhando a visualização das tarefas next action).

Em seguida, verifico as tarefas dos projetos “Aguardando” e “Algum dia/talvez”, com a mesma finalidade. Também insiro novas notas para livros que gostaria de ler, filmes etc, da tag “Algum dia/talvez”, caso me tenha vindo à mente alguma dessas coisas.

7. Reviso as tarefas e projetos que foram delegados

Faço uma revisão para saber qual o status e se preciso tomar providências, como cobrar alguém, enviar um e-mail, fazer um telefonema etc.

É isso! A revisão semanal, se feita toda semana sempre, dura pouco tempo e te dá uma visão incrível de todos os projetos. A primeira pode ser mais dolorosa, pois você ainda estará pegando o jeito, mas com o passar do tempo ela durará muito menos tempo e será o suficiente para te deixar on track.