Como organizar o calendário editorial do blog e do YouTube

Muitas pessoas me pedem para falar como eu organizo os conteúdos do blog e do canal do Vida Organizada no YouTube. Eu tenho uma mesma organização para todos os meus canais, e neste post de hoje vou mostrar como eu faço.

No momento, apesar de ter dividido a minha produção de conteúdo em quatro (leia mais aqui), apenas dois estão em andamento (Vida Organizada e GTD Brasil), para consolidação. Com o tempo, abrigarei os outros dois canais dentro dessa produção também. Optei por fazer assim realmente para consolidar o conteúdo de cada um.

A primeira coisa que eu faço, para todos, é ter um caderno no Evernote que eu chamo de “Ideias para conteúdo”, onde eu agrupo notas, diariamente, com ideias para conteúdos. São ideias que me surgem, que os leitores sugerem, enfim, ideias de todos os tipos. Eu simplesmente crio uma nota e insiro ali. Esse banco de ideias é alimentado diariamente, organicamente, sempre que alguma ideia surge.

Esse é o banco de ideias que eu olho em busca de novos conteúdos quando eu faço o meu planejamento para cada um dos canais.

Outra coisa que comecei a fazer este ano (e ainda está em andamento) é a catalogação dos diferentes temas em diversos formatos. Por exemplo, um mesmo conteúdo pode ser abordado de diferentes maneiras (ex: post, vídeo, podcast) e ter diferentes nuances (ex: posso falar sobre calendário editorial no YouTube, no blog, mostrar onde organizo, enfim, explorar variedades dentro desse mesmo tema).

Para não repetir tantos formatos e nuances, e também para garantir que exista um equilíbrio no desenvolvimento dos temas, eu criei um quadro no Trello, onde organizo um tema por cartão, e dentro de cada cartão vou listando o que já criei de conteúdo relacionado àquele tema. É um trabalho de formiguinha, que estou fazendo aos poucos, mas que tem me ajudado a ter uma noção do que já publiquei e do que ainda não publiquei, e isso também me dá ideias.

O propósito é aproveitar o máximo cada conteúdo gerado. Eu tinha percebido que, muitas vezes, eu gerava um conteúdo bem legal sobre determinado tema, mas não o desenvolvia muito, ou em outros formatos, que facilitariam o aprendizado. Então agora, com esse “controle”, eu consigo pensar melhor sobre os conteúdos. Foi o que me permitiu abordar mais o tema “acumuladores” na semana passada, por exemplo. Eu começo a retomar alguns assuntos que ainda estão inacabados e tenho a chance de trabalhar melhor neles.

Bom, isso é o “background” do planejamento. Aí vamos falar sobre o planejamento em si.

Todo ano eu gosto de ter uma linha editorial norteando o blog, para me ajudar mesmo no planejamento do conteúdo. Este ano, no Vida Organizada, a linha editorial é “harmonia e equilíbrio nos relacionamentos” (leia mais sobre a linha aqui). Isso não significa que todos os posts serão sobre isso, mas em todos os posts tentarei trazer essa nuance, esse princípio. Basicamente, eu penso assim: o que eu quero explorar, estudar, sobre relacionamento dentro do macro-tema organização? Isso também me ajuda a gerar novas ideias.

(Para o GTD Brasil, a linha editorial do ano é: aprendendo o básico sobre GTD).

Eu defino essa linha mais ou menos em outubro do ano anterior (começo antes e concluo em outubro), que é quando eu já começo a planejar o calendário mês a mês do ano seguinte também. Gosto de definir um tema norteador para cada mês também e ter os posts de pelo menos seis meses à frente já desenhados (não produzidos, mas já planejados), pois isso me permite fazer pesquisas, entrevistar pessoas, escrever com antecedência e já planejar um pouco mais cada um dos conteúdos.

Uma vez definidos os temais mensais, eu os insiro no Trello (no mesmo quadro de catalogação dos temas), e crio uma coluna para cada um dos próximos seis meses, onde eu insiro os cartões relacionados aos temas que pretendo desenvolver.

É muito subjetivo como eu defino esses temas (desde a linha editorial até os temas mensais). De modo geral, são tendências que eu observo no mundo da organização, que vêm do meu dia a dia, dos meus estudos. Claro que eu fico atenta a questões muito básicas para quem trabalha no mercado editorial, que é ver os feriados, épocas específicas do ano, acontecimentos diversos etc, porque isso ajuda a trazer atualidade para qualquer tema.

Em abril, por exemplo, o tema central é “motivação” (leia a carta da editora), então eu procuro gerar conteúdos tanto em formato de vídeo quanto para o blog e outros canais. Até o que eu publico nas redes sociais tem a ver com isso. Isso me ajuda a ficar com um “modo mental” operando dentro desse mesmo tema, o que gera coerência para o conteúdo em si.

Isso me permite relacionar o tema do mês com a linha editorial do ano (ex: motivação nos relacionamentos). Nem sempre consigo, nem todos os conteúdos são sobre esse tema, mas ele me dá um direcionamento para eu planejar o que pretendo escrever, gravar etc para vocês, além de ficar ainda mais atenta no meu dia a dia para descobrir novas ideias.

Apesar de eu amar tecnologia, tudo o que envolve planejamento eu prefiro fazer no papel, pois me sinto mais inspirada e criativa quando lido com canetinhas, post-its, desenhos a lápis etc. Por isso, para o planejamento do calendário editorial de cada canal, eu tenho uma “agenda” grandona para cada canal e, dentro, monto o planejamento mês a mês.

Eu uso a média agenda mensal, que é de uma linha de produtos da Cícero (marca brasileira de cadernos) e anoto tudo a lápis ou com post-its, para aproveitar no ano seguinte. Eu tenho uma agenda dessa para cada canal (ou seja, uma para o Vida Organizada e outra para o GTD Brasil).

Então ela tem a configuração mensal e eu uso post-its para fazer o planejamento dos conteúdos.

Eu costumava dividir por cores (as categorias), mas atualmente deixo tudo em post-it amarelo pois não acho mais os post-its nas cores pastel que eu gostava, para comprar. Isso não me atrapalha, apesar de eu preferir usar cores diferentes.

Usar post-it é bom porque o calendário é bem dinâmico e eu vivo fazendo reajustes, trocando um tema de dia, por exemplo. Todos os dias eu trabalho nesse planejamento mensal e na criação de conteúdo para ele. É o que guia o meu dia a dia, a minha rotina de produção.

Para falar sobre como eu faço o planejamento do mês, vale a pena dar um pequeno passo atrás e explicar um pouquinho a definição e organização das categorias.

Outro desenvolvimento que passei a fazer este ano foi dividir o Vida Organizada em três temas. Essa foi uma dica que eu vi no canal do Bruno Picini, um brasileiro que fala sobre empreendedorismo digital. Basicamente, ele ensina que um canal deve ter um tema principal e dois secundários, e isso deve colaborar na organização do conteúdo. Depois de refletir muito a esse respeito, eu defini que os assuntos do Vida Organizada são: organização pessoal (o principal), desenvolvimento pessoal (das diversas áreas da vida) e empreendedorismo criativo. Ter definido isso me ajudou a destrinchar as categorias dentro desses três temas – trabalho que está em desenvolvimento aqui dentro do blog, com os posts antigos, até hoje.

Mas ter esses três temas claros me ajuda a fazer uma distribuição melhor do conteúdo, de modo que eles fiquem equilibrados. Por exemplo, eu sempre vou alternar posts sobre organização com posts sobre desenvolvimento pessoal e empreendedorismo criativo. A ideia é realmente garantir que todos os temas sejam abordados, porém em equilíbrio, para não falar muito sobre uma coisa e deixar outra de lado.

Por isso eu gostava de usar post-its coloridos – porque eu conseguia visualizar muito facilmente como estava esse equilíbrio de temas ao longo do mês. Agora, apesar de não usar mais essa categorização por cores, eu escrevo na parte de cima do post-it de que tema ele faz parte, e isso já é suficiente.

Para iniciar o planejamento do mês, então (lembrando que eu planejo sempre com seis meses de antecedência), eu começo inserindo os conteúdos fixos no calendário: carta da editora, checklist do mês, resumo do mês, book haul, leituras em andamento, livros lidos no mês etc, dentro de uma distribuição adequada de acordo com os dias em que gosto de postar cada um desses conteúdos.

Por exemplo, durante anos eu sempre postei diariamente no Vida Organizada. Desde o começo deste ano, eu passei a postar somente durante os dias úteis (de segunda a sexta), pois é quando o blog tem mais acessos (na verdade, por uma série de motivos). Então assim, em abril, por exemplo, que o dia 1 caiu em um domingo (de Páscoa), eu não postei a carta da editora no dia 1, mas sim no dia 2, aqui no blog, que era uma segunda-feira. Faço esse ajuste sem problemas.

Depois que eu distribuí esses conteúdos fixos ao longo do calendário do mês, eu vou lá no meu caderno de ideias para posts no Evernote, e também na catalogação de temas que eu tenho no Trello, e começo a pesquisar ideias para conteúdos ao longo do mês. A ideia é buscar conteúdos que conversem com o tema do mês. Caso eu não encontre lá o que eu preciso (o que é muito difícil, porque eu tenho bastante coisa lá), eu pesquiso em outras fontes em busca de ideias: livros que eu tenho sobre os temas, revistas, outros canais e blogs que eu gosto e acompanho, além de conversas com pessoas que tenham a ver com o tema em questão, a fim de encontrar problemas e dores comuns que geralmente temos com relação ao tema específico.

No final das contas, todos os meses eu acabo esse planejamento com temas sobrando que precisam ficar para os meses ou anos seguintes. Preciso fazer uma curadoria para manter os temas que eu realmente quero abordar no momento e deixar os outros não tão “urgentes” para tratar em outro momento.

Vale dizer que esse planejamento é super flexível. Ele funciona mais como um direcionamento. Porém, caso eu tenha uma ideia espontânea que queira aproveitar para escrever, eu gero esse conteúdo e faço substituições sem problemas. não é algo “engessado”. Não deixo de compartilhar algo que seja espontâneo porque eu já tenho esse planejamento.

Indo para a parte do dia a dia da coisa, eu gosto de trabalhar sempre com pelo menos sete dias de conteúdos já prontos e agendados. Dependendo de como será a minha agenda pelas próximas semanas, eu gosto de ter até 15 dias já agendados (tanto no blog quanto no YouTube). Mas sete dias já são suficientes.

A minha rotina de produção de conteúdo é diária. Tem dias em que estou inspirada e chego a escrever 10, 12 textos em um único dia. Assim como tem dias que nem consigo escrever, mas gravo uns cinco vídeos de uma só vez. Em dias mais introspectivos ainda, aproveito para fazer a edição desses vídeos.

É claro que a redação dos posts, por exemplo, não se limita a sentar e escrever todo o conteúdo de uma só vez. Tem conteúdos que eu apenos gero um parágrafo, depois desenvolvo mais. Tem textos que escrevo inteiros. Tem textos que precisam de mais pesquisa, então eu deixo algumas partes para escrever mais posteriormente etc. Varia bastante, mas todos os dias eu cuido desse conteúdo. Muitas vezes, quando estou em outros lugares, tipo ponto de ônibus, faculdade, avião e outros, eu aproveito para desenvolver textos e ideias em um bloco de papel que levo sempre comigo, pois assim aproveito momentos de escrita inspirada no dia a dia para desenvolver esses diversos conteúdos.

Ter um planejamento me ajuda a focar, ter um direcionamento, mas não me limita de maneira alguma – pelo contrário, me ajuda a colocar ordem nas ideias, que são tantas (ainda bem).

Se você tiver alguma dúvida sobre esse tema, que não foi respondida neste post, deixe um comentário! Vale lembrar que eu tenho um curso inteiramente online em que eu desenvolvo com mais profundidade esse e outros temas, chamado Organização para blogueiros.