Como eu estou organizando meus e-mails atualmente – maio 2014

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Como eu vivo fazendo mudanças nos modos de organizar minhas diversas atividades no dia a dia, eu gosto de compartilhar no blog como venho fazendo para inspirar e talvez dar algumas dicas que possam ser úteis para vocês. Hoje eu vou falar como tenho organizado meus e-mails, pois encontrei uma maneira que tem me atendido muito bem ultimamente.

Tirando o meu e-mail do trabalho (que tem um programa específico da empresa), eu utilizo o Gmail para as minhas outras atividades. Atualmente, prefiro utilizar três contas em separado para cada e-mail, em vez de centralizar as três em uma única caixa de entrada, pois dependo do login para fazer outras atividades relacionadas que não sejam o e-mail.  Então prefiro fazer dessa forma no momento.

Por fim, minha caixa de entrada está organizada da seguinte maneira:

090514-organizando-e-mail

Tenho quatro pastas essenciais que são: Aguardando, Responder, Itens de ação e Arquivo 2014.

Em Aguardando, coloco tudo o que já enviei algo e espero resposta, ou se trata de alguma coisa que vão me contatar depois de um tempo.

Em Responder, coloco todos os e-mails cuja única ação relacionada seja ter tempo para responder. Faço isso aos poucos, duas vezes por dia, à medida que tenho disponibilidade.

Em Itens de ação, coloco todos os e-mails que são relacionados a uma tarefa específica. Como ainda controlo minhas tarefas pelo Evernote, eu os coloco com esse marcador somente para não confundir com Aguardando e Arquivo.

Em Arquivo 2014, coloco todos os e-mails que não preciso esperar nada, nem responder, nem realizar alguma ação. Ou seja, são arquivo mesmo. Quando se trata de algum comprovante ou definição importantes, ou mesmo documentos, eu encaminho para o Evernote antes de arquivar aqui. A ideia de ter um arquivo por ano é que, para mim, fica mais fácil visualizar. A busca do Gmail é excelente e isso é uma escolha pessoal – eu apenas prefiro fazer dessa forma.

O que estou usando e tem funcionado bem é a função de caixas de entrada prioritárias no Gmail. Basta clicar no ícone de Configurações, depois em Caixa de entrada e selecionar como você quer dividir a sua caixa.

090514-caixas-de-entrada-prioritarias

Eu deixei as novas, não lidas, primeiro, depois as que preciso responder, as que demandam ações e o restante. Dessa maneira, fica fácil visualizar as mensagens e responder, quando tenho um tempo para fazer isso. Essa visualização também me permite ter um controle maior do volume de mensagens que eu preciso administrar.

Por fim, configurei a mensagem de férias para sempre nos meus e-mails, então todo mundo que me escreve recebe uma mensagem automática dizendo que eu recebi o e-mail e lerei/responderei em dois horários do dia: ao meio-dia e às 16 horas. Essa foi uma dica que li no livro do Timothy Ferris e implementei imediatamente. Eu já tinha horários estabelecidos para verificar e responder e-mails, mas não tinha isso formalizado. Fazendo dessa forma, eu aviso as pessoas e também consigo usar o resto do tempo para produzir melhor.

090514-resposta-automatica

Para configurar, basta clicar no ícone de Configurações e, na própria aba Geral, encontrar a Resposta automática de férias e configurar.

É isso! Tenho me organizado muito bem dessa forma e mantenho meus e-mails sob controle.

Bom final de semana, pessoal!

55 comentários

  1. Oi Thais!

    Você que usa o Gmail: é simples e prático gerenciar mais de um email numa única conta (nesse caso, no Gmail, se você fizer isso tbm)? Eu fazia assim com minhas três contas, no Hotmail, mas não está mais dando certo (dá erro para responder as mensagens, só consigo responder pela conta do próprio Hotmail e não mais com as do blog)… Por isso estou tendo que acessar cada email separadamente e isso me faz perder muito tempo.

    Bjo

  2. Thaís, estou definitivamente apaixonada pelo blog! Era tudo o que eu mais precisava!
    Agora estou iniciando meu processo de organização e tenho certeza que logo logo serei uma ex desorganizada!
    Beijos, e muito obrigada!

  3. Um dos motivos que adoro o gmail é essa organização. Adoro isso, é um vício criar “etiquetinhas”, rs.

    Sobre essa da resposta automática nunca pensei… sempre achava que era indelicado, sei lá… pelo visto é normal e bem utilizado, né?

    Um beijo,
    Re

  4. Olá, Thais!

    Gostei muito da sua iniciativa e fiquei curiosa em saber como foi a reação das pessoas após começarem a receber os emails.

    Seu post me remeteu à dois artigos que eu li recentemente do site 99u. Um deles falava sobre incentivar o uso de outros meios de comunicação além do email para assuntos urgentes, como você fez no seu email, e deixar o email apenas para assunto que possam ser vistos em até 2 dias. Achei a ideia interessante e o artigo vale a leitura:

    http://99u.com/workbook/25389/rules-for-when-to-respond

    O outro era uma lista com uma série de respostas prontas para depois que você JÁ leu o email da pessoa, mas precisa de mais tempo para enviar uma resposta completa e também não quer deixar a pessoa esperando muito, por exemplo. Acho que seria bem útil no seu caso, já que você se propõe na sua resposta automática a responder ao email no mesmo dia. Dá uma olhada:

    http://99u.com/articles/25519/email-is-for-setting-expectations

    Eu montei um email referência pra mim com essas respostas já traduzidas, se você se interessar eu posso te enviar por email.

    Um abraço e parabéns pelo blog!

    • Muito legal, obrigada. Para trabalho, eu tenho alguns “templates” de e-mails para facilitar, mas confesso que nem sempre uso, pela praticidade. Vou ler os textos; parecem ótimos!

  5. Thais, não sei se é só comigo, mas não estou conseguindo acessar o blog normalmente (nem no meu computador do trabalho, nem no de casa, por nenhum navegador).

    A página demora quase 10 minutos para carregar… :-/ Queria saber o que está acontecendo!

    Beijos

  6. Não sabia dessa de organizar a caixa de entrada em “assuntos” Usava só as etiquetas, mais não estava satisfeita ainda! Vou correr pra lá agora! rs Acho que faz tempo que não fuço pelas possibilidades do gmail… 😉

  7. Thais, estou tentando utilizar essa ótima dica, e aplicar ao meu dia a dia. Uma dúvida: Como você renomeia as sessões do GMAIL? Não estou conseguindo e está ficando com um título definido pelo gmail.

  8. Olá Thais,
    Acompanhando seu blog desde 2008 suas postagens são a inspiração da minha vida organizada. Faço uso de muitas dicas que você dá aqui no blog como: o Evernote e o Fly Lady.
    Mas as dicas sobre organização da agenda e os e-mails tem feito muita diferença em minha vida. Pois trabalho em duas empresas e estou sempre viajando. Essa dica de sobre o gmail acabei de adaptar para minha conta pessoal do hotmail que tenho desde 2008 só para cadastro, fiz pra testar e deu super certo. Agora vou ali fazer o mesmo com as outras duas contas hotmail do trabalho, a pessoal para outros assunto e a conta do gmail que é do blog.
    grata, pelas dicas e aguardando o livro.

  9. Olá, Thais!
    Fugindo um pouco do assunto do post, decidi te escrever para dar um feedback a respeito de um outro assunto: o menu do blog.
    Estou tendo dificuldade para encontrar posts antigos por categorias.
    Fui buscar os posts no tema “guarda-roupa” e apareceu somente um post. Além de outros temas que eu procurei para refazer a leitura e não os encontrei.
    Por que isso tem acontecido?
    Eu gostava tanto do menu antigo, onde eu tinha acesso aos posts mais facilmente…
    Mas enfim…
    Obrigada e parabéns pelo trabalho!

    • Obrigada pelo feeback, Li!
      Eu escrevi sobre isso há algum tempo, mas acho que acabou passando para outras pessoas também.
      Eu estava migrando os posts de categorias para tags, mas os leitores não gostaram, então estou migrando de volta. Como é trabalhoso e não tenho muito tempo para isso, estou fazendo bem aos poucos. No post, recomendei que fosse utilizada a busca, por ser mais efetiva.
      Bjo!

  10. Querida Thais,

    Gostaria de sugerir um tema que não tem nada a ver com o post em questão, mas vamos lá…. um post de como se organizar para quem faz faculdade na modalidade Ead…provavelmente começarei a fazer e queria algumas dicas….espero que seja possível…..bjos e tenha uma excelente semana.

    Adriana

  11. Oi Thais!
    Sempre acompanho seu blog, mas é a primeira vez que comento!

    Confesso a você que é um desafio para mim ser organizada, mas que estou tentando pois acho que desorganização além de perder tempo é um convite à procrastinação… vc olha aquele ambiente poluído visualmente e não sente vontade de fazer nada!

    Você, pelo que acompanho, parece uma super mulher, rs!
    Tem mais de um emprego, é mãe e consegue conciliar vários projetos ao mesmo tempo!
    Só o blog, na minha opinião, já consome bastante tempo, comecei o meu faz uma semana e já percebo isto! Você mesma que faz seus posts e não tem colaboradores!
    Fico muito curiosa pra entender sua rotina e como consegue encaixar tudo isso no dia a dia!

    Qndo crescer quero ser como vc, rsrs
    Parabéns pela organização pq sei que não é nada fácil!

    Beijoss!!
    http://vestidasdeluz.com.br

  12. Oi thais!

    mas uma vez seu blog ajudando e muito! ehehehe eu tirei várias ideias legais para aplicar.

    Thais, não me leve a mal pela pergunta (é boba mesmo, só pra saber). O seu blog é o único blog GRANDE que não tem equipe (que eu conheça!). é uma posição sua manter tudo de sua autoria?

    Eu particularmente tenho restrições a blogs com mais de uma pessoa (porque acho que perde aquele “toque” de personalidade do autor, mas fico curiosa como você consegue mante-lo sozinha.

    Se não quiser/puder responder sem problemas. é mais uma curiosidade que me veio hoje a mente! ehehehe

    beeijão e mais uma vez obrigada por nos escrever.

    • Oi Jess,
      Tentei incluir outras pessoas que gosto muito há algum tempo, mas os leitores não aceitaram bem. Como o blog é bem autoral, nesse momento, acabo ficando somente eu mesma. =)
      Bjo

  13. Oi, Thaís! Sei que vc anda muito ocupada, mas estou sentindo sua ausência… sniffff… Ah, e as fotos do aniversário da Peppa? Mostra pra gente, vai!!! E volta logo, please!!!! Beijos!

    • Oie!!! Eu também estou esperando o post sobre a festa da Peppa, que pretendo fazer no niver da minha filhota! Por favor, posta assim que der, Thais!! Bjo!!!

  14. Thaís…cadê Vc?…
    Sei através dos post do momento “livro” que estás passando e te desejo toda sorte e inspiração do mundo!!!
    Mas, tõ sentido muiuiuita falta dos seus posts…seu blog é viciante, todo dia acesso pra ver seus posts inspiradores…
    Espero que volte logo…abraço…

    • Oi Vanessa, obrigada… Estou realmente MUITO ocupada, sem brincadeira. Assim que as coisas se acalmarem, volto a postar regularmente. Minha cabeça tem que estar descansada para eu conseguir escrever.

  15. Se curiosidade matasse, eu não estaria aqui comentando. Estou louca para saber as novidades que virão após essa calmaria por aqui! Seja o que for que esteja acontecendo (e eu tenho meus palpites), saiba que estamos aqui só enviando as energias positivas! 🙂

  16. Thaís,
    Ótimo post!!!!
    Passei para o meu marido e ele adorou e vai aplicar em seu trabalho.
    Apenas, ficamos com dúvida de como fazemos para criar as pastas como você na entrada.
    Você nos ensinaria?
    Um grande abraço!
    Patricia.

  17. Nossa, Thaís, que saudade dos seus posts. Tenho na minha rotina acessar o seu blog e passar por aqui e não ver nenhuma atualizaçãozinha dá uma sdd danada! Mas claro que entendo o seu momento e estou louca de curiosidade a respeito do seu livro e projetos novos.
    Dá um vazio não te ler durante todos esses dias. Eu não te conheço pessoalmente, mas você é muito querida por mim.
    Beijos, boa sorte e MUITO sucesso!!

  18. Thais, antes eu separava apenas por “não lidos” e “todos os demais” – odeio aquela separação de promoção, atualizações que o gmail faz, ainda bem que dá pra personalizar.

    Implantei essa dica que você deu e está tão melhor, porque mesmo que eu tivesse que responder ou não todos ficavam num único lugar e eu quem tinha que delegar isso cada vez que pensasse em “esvaziar” aquele pedaço.

    Muitíssimo obrigada, de verdade! <3

  19. Thais,
    Como faz para criar essas quatro pastas (aguardando, responder, itens de ação e arquivo)? São marcadores? Estou revirando meu gmail e não consigo encontrar maneira de criá-las.
    Obrigada!

  20. Obrigado Thais por compartilhar sua maneira de gerenciar seus e-mail.

    Eu tenho apenas 1 caixa de entrada para todos os e-mails (pessoal e profissional). A única coisa que senti necessidade em alterar no seu esquema foi colocar 2 pastas de arquivos.

    Arquivos – Profissional – 2014
    Arquivos – Pessoal -2014

    Apenas para ficar didático mesmo rs, pois qualquer pesquisar o buscado do gmail é excelente!!

    Parabéns pelo trabalho!! Boa semana!

  21. Thais, qual sua sugestão para organizar uma caixa de emails já completamente maluca??? Recomeçar?
    Eu tenho umas 400 pastas no yahoo… dá pra acreditar?
    nem sei bem o que fazer com tudo aquilo…!
    Pensei em abrir uma conta no gmail e reorganizar tudo…

    vc acha melhor ter emails diferentes – trabalho, pessoal??

    Abraços!

  22. Olá, Thais!

    Parabéns pelo blog e pelo seu trabalho, suas dicas têm me ajudado bastante.

    Aproveitando o post sobre gerenciamento de e-mails, resolvi perguntar: Você já viu o novo app de e-mails do Google, o Inbox? Estou testando e estou achando bem interessante.
    O app traz algumas mudanças bem úteis em relação ao já conhecido app do Gmail e pode nos ajudar bastante com o gerenciamento inteligente dos e-mails recebidos.
    Acredito que o link a seguir possa explicar um pouco melhor do que se trata o novo aplicativo (disponível pra iOS, Android e Web): http://goo.gl/KfGhEq
    Vale a pena dar uma olhada.. Quem sabe o app não vira o tema de um próximo post, né?!

    Só tem um detalhe: Pra utilizar o aplicativo, inicialmente, é preciso ser convidado. Caso queira testar e precise de um convite, me mande um e-mail, que eu envio um convite pra você.

    Um abraço 🙂

    • Obrigada, Felipe! Puxa, tem tanta ferramenta legal hoje em dia no mercado que fica difícil testar todas. No geral eu gosto de fazer isso, mas demanda tempo para se acostumar com a ferramenta e ver o real uso dela. Atualmente estou fazendo testes com o Todoist. Abs

      • Não conhecia o Todoist. Dei uma pesquisada agora, parece interessante.. Vou tentar testar também.

        E obrigado por responder 🙂

  23. Nossa, adorei essa maneira de organizar o Gmail… Meus e-mails ficaram bem organizados agora!

    Obrigada pela dica!

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