Neste post quero compartilhar como tem sido a minha experiência organizando a minha lista de projetos no Notion. Estamos falando dentro do contexto do método GTD (Getting Things Done), cuja definição de projeto é: todo resultado desejado que tem múltiplos passos e pode ser concluído em até um ano e deve ser revisado pelo menos uma vez por semana.

Já falei sobre calendário, lista de próximas ações e outras listas do “térreo” do GTD, que representam o dia a dia.

Na minha homepage do sistema GTD no Notion, eu tenho as listas separadas por horizontes. Em Horizonte 1, coloco os Projetos e Algum dia, talvez, que explicarei em outro post.

Tenho uma página então chamada Projetos com a visualização padrão de tabela, onde listo todos os meus projetos em andamento (os projetos que não estão em andamento estão na lista Algum dia, talvez, em outra página. eu tentei organizar na mesma tabela dos projetos, apenas usando tags diferentes, mas não rolou, ficou melhor fazer em uma página separada e “mover” algum pra lá sempre que necessário).

Já tentei diversas formatações e configurações e, para mim, o que funciona melhor é ter essa lista de visualização simples, apenas com o nome do projeto e a data de início dele.

Mas você também pode ter outros estilos de visualização, como painel (por áreas de foco ou categorias, como criei) ou galeria. Essas visualizações podem ser baseadas nas propriedades que você criou dentro de cada projeto, então configure conforme as suas necessidades de visualização e revisão.

Dentro do projeto, também já fiz vários testes (e vou compartilhar aqui), mas atualmente está assim, basicamente:

Data de início, a categoria e a relação com algum objetivo do Horizonte 3.

Antes eu tinha colocado relação com Horizonte 2 (a área de foco) e com as próximas ações, para linká-las, mas eu não gosto de fazer isso, porque me complica a vida, levando a um microgerenciamento que eu não acho necessário para as minhas circunstâncias de vida hoje. Mas pode funcionar para você, então é importante saber que, se você precisar, basta criar essa propriedade.

Na parte de baixo, na página mesmo do projeto, criei uma seção para o MPN (Modelo de Planejamento Natural, onde coloco propósito, princípios, visão, brainstorm e organização do projeto) e o material de suporte ao projeto. Nem todo projeto tem essas mesmas informações, só quando há necessidade. Alguns projetos são mais simples.

Aí o material de suporte pode ir entrando por páginas infinitas. Vou criando as páginas conforme o número de informações for muito grande para ficar apenas na página do projeto em si.

Quando um projeto é concluído, eu o movo para uma página que criei chamada “Concluídos 2020”, que uso até mesmo como referência para escrever os posts de resumo do trimestre aqui no blog e também para reavaliar meu ano quando ele estiver acabando. Aí eu avalio o que, dentro desse material de suporte, eu ainda quero guardar em outro lugar, no arquivo de referência geral.

Uma vez por semana, geralmente aos domingos, eu reviso todos os projetos em andamento para:

• atualizá-los;
• garantir que todos tenham pelo menos uma próxima ação definida;
• mover os que não quero focar no momento para “algum dia, talvez”;
• mover os concluídos para a página de “concluídos 2020”.

É isso. É bem simples, na verdade. Com o passar dos anos, usando GTD, fui simplificando as ferramentas de modo geral. Inclusive já mudei várias coisas desde a última vez que postei sobre as próximas ações etc. Mais para a frente vou fazer um apanhado dessa série de posts e faço uma atualização.

Espero que o post tenha sido útil e, caso você tenha alguma dúvida, por favor, deixe nos comentários. Obrigada.