Sempre achei curioso quando lia o David (Allen, autor do método GTD) dizendo que um dos maiores fatores de bagunça e confusão mental para a maioria das pessoas era não ter um sistema de arquivamento de referências eficaz. Um arquivo de referência pode significar muita coisa. Pode ir desde a sua agenda de contatos até as escrituras, certidões, recibos do Imposto de Renda e outros documentos importantes. São, dentro do GTD, o que categorizamos como “não demanda ação, mas precisamos guardar”.
O tal arquivo de referência é tão importante que, no livro, ele diz que a pessoa precisa tê-lo antes mesmo de se propí´r a usar o método, pois essa parte 1) leva tempo e 2) é decisiva sobre onde armazenar alguns materiais. Em resumo, se você não tiver isso organizado, não adianta tentar implementar método algum, pois a bagunça vai se instaurar. Você vai se fazer fazendo pilhas de papéis e arquivos, acumulando novamente documentos que fez download em sua área de trabalho e por aí vai.
Eu poderia passar o post inteiro dizendo quais são os benefícios de você ter um sistema de arquivamento organizado, mas vou focar em apenas três: sua vida fica mais fácil (por encontrar rápido o que precisa), você economiza tempo (idem) e reduz frustrações (é extremamente frustrante você precisar de um documento que sabe que tem mas não tem ideia de onde está).
Para ler especificamente sobre arquivo de referência dentro do método GTD, temos outro post aqui que entra em detalhes. Mas recomendo a leitura apenas após o término deste aqui, que dá uma visão mais geral, tá bem?
Toda e qualquer solução de organização, do meu ponto de vista, deve se adequar í sua vida para funcionar de verdade. í‰ importante que cada pessoa analise suas necessidades e busque então soluções de organização que tenham a ver com a vida que se tem. Com a organização dos arquivos é a mesma coisa.
A ideia é sempre encontrar lugares lógicos para colocar qualquer tipo de coisa – e isso vale não apenas para arquivos, como para os objetos na sua casa e até mesmo as suas listas de afazeres (por isso a gente aprende a organizá-las por contextos – onde você precisa estar para ver as opções do que pode fazer estando efetivamente ali).
Este post também poderia falar sobre gerenciamento de arquivos de trabalho (e certamente todas as dicas trazidas aqui podem ser aplicadas a eles), mas vai focar essencialmente nos seus arquivos que estão em casa, seus arquivos pessoais, da casa em si e da sua família. Porque, no trabalho, muitas vezes a gente tem normas e orientações. Mas e em casa? Portanto, espero que o post seja verdadeiramente útil nesse sentido.
Quando falo sobre organização de arquivos, não consigo deixar de lembrar do meu colega de profissão Tadeu Motta, que inclusive tem cursos sobre gestão de arquivos (e recomendo!). Ele sempre diz que não existe essa de “arquivo morto”. Isso é o fim da picada. Quando alguém fala em arquivo morto, eu logo me lembro daqueles almoxarifados enormes, com caixas de mil novecentos e bolinha, algumas mofadas ou estragadas, que ninguém nunca olha. Eu sei que as nossas casas têm cada vez menos espaço, então por isso mesmo não há ar e espaço a perder com coisa que não precisa ser guardada. Lembra que eu sempre falo aqui que não é possível organizar tralha? Então, para o arquivo de referência, isso cabe lindamente. Não é para ser um arquivo morto. í‰ para ser sua “biblioteca” pessoal de consulta, limpa e atualizada.
A gente pode chamar de arquivo um conjunto de documentos que foram reunidos seguindo algum tipo de critério. Então, daqui em diante, quando me referir ao sistema como um todo, usarei apenas “arquivo”, tá bem?
Dois tipos de arquivos de referência
Você pode ter um arquivo de referência geral, que vai organizar os documentos que você tem dentro de variadas categorias, que chamamos de taxonomia pessoal. E também pode ter arquivos de referência específicos, como por exemplo a sua agenda de contatos telefí´nicos, um catálogo de clientes ou pacientes, um caderno de receitas e por aí vai.
De modo geral, o que torna um arquivo de referência geral específico é o seu volume. A gente vai falar mais sobre isso posteriormente. Por enquanto, preocupe-se com seu arquivo geral, pois ele que resolve a vida de 99% das pessoas.
Físico, digital e ambos
Quando se fala em arquivo, a tendência a acumular papel é gigantesca. Por isso, você precisa ser criteriosa/o para saber o que deve ser armazenado em formato físico, o que deve ser digitalizado e o que deve manter em ambos os formatos (como backup ou consulta).
Uso corrente, consulta ocasional e guarda permanente
Você também precisa aprender a diferenciar os tipos de arquivos. Existem arquivos que você simplesmente está usando no momento. Por exemplo, enquanto escrevo este post, eu tenho alguns materiais aqui comigo, que estou usando como referência para um projeto de conteúdo sobre arquivos que eu tenho. Outro exemplo são as contas do ano da casa, recibos de banco, provas e trabalhos do ano escolar do seu filho – tudo isso são arquivos de uso corrente, que estão rolando no momento, na sua vida.
Agora, existem outras duas categorias de arquivos, que são: 1) os arquivos para consultas ocasionais e 2) os arquivos permanentes, que são basicamente aqueles que você não mexe NUNCA mas precisa guardar por qualquer motivo.
Ciclo de vida do documento
Cada documento passa por um processo, um ciclo de vida próprio. Quando ele chega na sua vida, você o processa e decide se precisa manter ou não. Se precisa mantê-lo, mas não demanda qualquer tipo de ação, você vai arquivá-lo. Simples assim. Agora, ONDE você vai arquivá-lo é o que faz diferença, e é para isso que serve a organização. 🙂
Ferramentas para gerenciar arquivos
Para arquivos digitais, existem ótimas ferramentas. Evernote, Dropbox, Google Drive, Notion, entre outras. As ferramentas que você vai escolher dependem essencialmente do que você precisa. Revise as qualidades e recursos de cada uma para poder escolher.
Para arquivos em papel, minha recomendação é sempre buscar reduzir ao mínimo necessário, justamente para não ocupar espaço. Eu sou uma pessoa que trabalha com conteúdo desde sempre. Quando eu era criança, eu desenhava meus próprios gibis e escrevia meus livrinhos. Na adolescência, ainda sem Internet, eu criava fanzines! Obviamente me encontrei com os blogs, mas o mercado editorial sempre me fascinou como um todo. Por que estou dizendo isso? Porque sempre acumulei revistas, reportagens interessantes que poderiam ser usadas como fontes de consulta para o que eu estava produzindo. Com a chegada do Evernote e de outras ferramentas, eu pude digitalizar todo esse material e mantê-lo no formato digital, em vez de guardar pastas e caixas cheias de papéis. Entende o que eu quero dizer? Talvez você não se identifique porque você não tem uma profissão que demande tantos papéis assim, mas talvez tenha! O segredo aqui então é identificar o que realmente PRECISA ser armazenado em formato impresso. Não é maioria das coisas. De fato, é bem pouco. São certidões, passaportes, documentos, escrituras. Você verá, ao fazer sua análise.
Pastas, caixas, móveis: como armazenar arquivos?
A melhor maneira de armazenar arquivos de uso corrente sem dúvida são as famigeradas pastas. Quanto mais acessíveis elas estiverem, melhor. Podem ser maletas, caixas A-Z, revisteiros, caixas organizadoras, pastas suspensas – depende do seu espaço. Sinceramente, hoje em dia eu prefiro mais coisas móveis do que os grandes móveis de arquivo em si. Você pode armazenar essas pastas e caixas em estantes ou prateleiras que já existam na sua casa.
Para os arquivos de consulta ocasional, você pode usar pastas A-Z ou caixas e armazenar em um lugar menos acessível, pois eles não serão consultados no dia a dia – apenas ocasionalmente, quando necessário. Sabe quando alguém te pede um negócio que você tem e você precisa procurar, entrega, verificam, e aí você guarda de novo? Basicamente isso.
Já os arquivos de guarda permanente precisam ter um cuidado especial no armazenamento, pois a ideia é que eles durem muitos anos – muitas vezes, uma vida inteira. Para isso acontecer, você precisa analisar a natureza do material de cada documento (papel, foto, enfim) e armazená-lo no compartimento de material também mais adequado. Até cofre pode entrar aqui. Depende. Um fotógrafo, por exemplo, pode precisar de um sistema de armazenamento completamente diferente de uma advogada.
Categorias de arquivos
Taxonomia pessoal é o seu conjunto de categorias pessoais. Dá para pirar o cabeção aqui pensando em quais são as categorias pessoais de cada um. Finanças, saúde, carreira, educação, bens, veículos, bens de consumo, pets, família, lazer, serviços por assinatura são categorias comuns, mas você pode ter outras. Isso é taxonomia pessoal – identificar seu próprio conjunto de categorias.
Para organizar o arquivo, gosto de ir no mais simples, que é: 1) por assunto e 2) por ordem alfabética. No digital isso é mais fácil, pois uma vez que você crie uma pasta com um determinado assunto, ela já vai ficar automaticamente em ordem alfabética comparada com as outras. Mas, para arquivos impressos, você precisa tomar esse cuidado básico manualmente.
Uma recomendação importante, especialmente no digital, é a de evitar sub-pastas e muitas hierarquias de pastas de modo geral. Vale mais a pena ter uma visão geral de todas as pastas, mesmo que seja uma lista enorme, do que ter que ficar entrando de pasta em pasta procurando o que você precisa.
Fluxo diário de gerenciamento dos arquivos
Você vai armazenar seus arquivos diariamente, í medida que for lidando com os diversos materiais que chegam até você. Vale a pena, de tempos em tempos, fazer uma revisão geral para atualizar e fazer uma “limpa”. Particularmente, adoro fazer essa revisão na semana entre o Natal e o Ano Novo, porque é uma semana normalmente mais tranquila para todo mundo. (Inclusive é por isso que estamos falando sobre esse assunto nesta época do ano!)
“Como começar a organizar os meus arquivos?”
Nem preciso dizer que vou recomendar que você comece destralhando os seus arquivos em casa para iniciar esse processo de organização. Se você não destralhar, vai gastar espaço e dinheiro comprando caixas, pastas e móveis que não precisa. Isso não é organizar, é simplesmente arrumar, armazenar. A bagunça continuará dentro desses compartimentos.
Muito do que a organização nos ensina tem a ver com conhecer e respeitar nossos limites de espaço. Mais uma vez, isso vale não apenas para arquivos, como para objetos em casa e compromissos na agenda. Se você definir que tem espaço apenas para uma maletinha de pastas suspensas para organizar os seus arquivos, eles precisam caber ali e acabou! Esse é o conceito, entende? E aí você reduzir tudo o que tem ao máximo.
Não vou falar para você fazer isso de uma vez porque é cansativo pacas, fora que lidar com documentos é algo a se fazer com atenção. Aqui vou trazer a recomendação da minha colega de profissão Marie Kondo e recomendar que você estabeleça uma caixa para ir colocando todo tipo de papel que demande algum tipo de pendência, e aí consegue pelo menos ficar um pouco mais tranquila/o com o processo de seleção.
“Pendências” X “Arquivos”
Num primeiro momento, use uma caixa grande para colocar tudo o que você chama de “arquivo”. Você vai olhar papel por papel e determinar se demanda ação ou não. Se demanda ação, coloque na caixa de “pendências” para processar mais tarde. Se não demanda ação, coloque na caixa maior chamada “arquivo”, para apenas categorizar depois. Assim você fica sossegada/o de que não tem nada ali que seja urgente de resolver. (Mas, por favor, não use isso como desculpa para deixar a caixa mofando embaixo da escada!)
Você vai jogar muita coisa fora nesse processo. Recicle esse papel. Veja se na sua cidade há postos de reciclagem. Gosto sempre de lembrar todos que no nosso planeta não existe o “fora” – só da nossa casa mesmo. “Jogar fora” significa apenas tirar de casa, mas o destino do objeto pode ser melhor determinado por nós, buscando uma solução menos agressiva para o planeta.
De tudo o que sobrar (as caixas de pendências e de arquivos), dê conta primeiro da caixa de pendências. Pegue a semana seguinte para processar o que há nela. Assim você se livra de preocupações diversas que possam estar te incomodando. Aproveite esse mesmo momento para providenciar uma caixa de entrada física. Essa caixa de entrada não vai servir para armazenar, mas para centralizar tudo o que chega diariamente para você – de correspondências e anotações pessoais. A ideia é processá-la e esvaziá-la diariamente, para não deixar tudo se acumular de novo. Parece trabalhoso mas na verdade leva poucos minutos por dia para fazer, se você fizer todos os dias.
Quando você finalmente chegar na sua caixa maior com os papéis que precisam ser armazenados no seu arquivo de referência, tente não ficar aflita/o olhando para o todo e lide com um documento de cada vez. Quando pegá-lo na mão, pergunte-se se precisa ser mantido em papel ou se pode ser digitalizado e ter a cópia física descartada. Se tiver dúvidas legais aqui, pode ser uma boa consultar seu advogado ou contador.
Nessa fase, você vai identificar sua taxonomia pessoal. Só agora. Não é para definir essas categorias antes, entendeu? Senão você corre o risco de criar categorias desnecessárias. Por exemplo, uma vez que encontre um exame médico importante que fez e que quer manter arquivado em papel (tipo um raio-x, que é um negócio enorme), você pode pensar: “ah, ok, vou criar uma categoria para exames médicos”. í‰ assim que deve funcionar. Ir criando organicamente as categorias. (Por sinal, uma dica para armazenar esses raios-x gigantes são aquelas pastas portfolio vendidas em papelaria e lojas de materiais para escritório. Como são grandes, avalie se vale mesmo a pena manter tais exames para justificar um armazenamento assim!)
Enfim, garanto que você terá muita diversão na sua casa após a leitura desse post! Ele poderia gerar uma série de outros conteúdos, de praticamente todos os tópicos abordados, e é isso o que eu pretendo fazer daqui em diante, para ajudar você nessa empreitada.
Encare como um projeto mesmo, algo que você não vai concluir em um dia, mas que pode levar semanas ou meses. Tá tudo certo, só não abandone o negócio. í‰ necessário sempre fazer algo a respeito – talvez uma ou duas vezes por semana? todos os dias? você que pode determinar, de acordo com a sua vontade de terminar logo e sua disponibilidade de tempo.
De cara, queria saber um pouquinho como está a sua situação de arquivos em casa e pessoais neste momento, e o que você acha de tudo isso após a leitura do post. Aliás, obrigada por ler até aqui! Foi um texto bem grande, hein? Mas queria que ele fosse bastante completo e abrangente, e espero de verdade ter ajudado, que seja te inspirando a começar a colocar a mão na massa com relação aos seus arquivos. Como eu falei, essa é uma parte essencial da organização pessoal, incrivelmente importante, e a gente só vê a diferença quando ele está organizado de verdade.