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Planejando uma semana ideal

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Algo que eu tenho feito e que tem me ajudado bastante a ter uma ideia do estilo de vida que quero viver é usar a agenda do Google para definir blocos de trabalho de acordo com os diferentes papéis que assumo na minha vida profissional. (Veja aqui como se organizar com a agenda do Google)

A agenda do Google (e qualquer outra agenda eletrônica) permite que você crie blocos de compromissos com recorrência.

O primeiro passo foi listar todos os meus papéis profissionais – o que chamamos de áreas de foco no GTD.

Depois, refleti sobre a quantidade de horas adequada a cada um deles ao longo da minha semana. O que eu preciso dedicar mais tempo? O que eu preciso dedicar menos tempo? O que eu, como autônoma, terei mais retorno financeiro se trabalhar?

Com base nisso, criei blocos ao longo da semana de acordo com a distribuição ideal para mim.

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Isso foi muito bom porque me permitiu ver, por exemplo, quantas sessões de coaching consigo abrigar por semana, quantas reuniões posso fazer, sem deixar de lado outras atividades importantes.

Eu também coloquei o valor que “vou ganhar” caso dedique aquelas horas àquelas atividades. Isso me ajuda a perceber que, se eu usar aquelas horas para outras coisas, é como se estivesse perdendo dinheiro.

Foi uma estratégia importante em um período de novas dedicações em termos de trabalho, e tem me ajudado muito a saber o que posso abrigar esta semana ou só depois.

O David Allen diz que a gente não pode ganhar um jogo que não definiu. Definir o seu trabalho é muito importante, então conhecer os seus papéis e sua dedicação a eles é essencial. Será que você está investindo tempo no que é realmente importante?

Vou inserindo os compromissos à medida que eles aparecem. Porém, uma vez por semana, analiso a semana como um todo e vejo como estão distribuídas as atividades.

Vale dizer que as horas não são alocadas em sua totalidade. Há intervalos e respiros para imprevistos. Os blocos servem apenas para ter uma visão – não para “engessar” as decisões.

É um modo forçado de trabalhar, confesso. Mas tem sido bom porque deixa claro para mim onde preciso alocar o meu tempo.

E vale lembrar que são testes. 🙂 Pode ser que seja um teste que valha a pena para você também, dependendo da sua rotina.

7 dias para ser mais produtivo

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Você sente que poderia ser mais produtivo(a) mas não sabe por onde começar?

Não se preocupe: o Vida Organizada traz para você um roteiro de sete dias para você mudar seus hábitos. Quando os sete dias acabarem, recomece! E assim o faça até virarem hábitos para você.

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Dia 1
Foque em uma coisa de cada vez

Um dos grandes mitos da produtividade é o conceito de multitarefa. Você não faz duas coisas ao mesmo tempo – seu cérebro alterna a atenção entre duas coisas ao mesmo tempo, o que gera estresse. Se começar algo, foque apenas naquilo. Exercite sua mente plena. Se o telefone tocar, alguém te interromper ou você se lembrar de algo, anote a demanda e lide com ela quando acabar o que estiver fazendo.

Dia 2
Durma pelo menos 8 horas

Vá para a cama pelo menos oito horas antes do horário de acordar. Para isso acontecer, evite comer até duas horas antes, não fique mexendo no celular ou estimulando seu cérebro com telas de qualquer tipo. Tome um banho morno, leia um livro ou revista, tenha uma conversa agradável com as pessoas que morem com você, toque um instrumento, pratique seu hobby favorito, mas foque em rituais calmos noturnos.

Dia 3
Desligue as notificações

Sinta-se como se estivesse de férias instantaneamente. Desligue as notificações das redes sociais, de mensagens e do What’s App do seu celular. Desligue também os alertas de e-mails e de lembretes do seu calendário. Em vez de ver as mensagens sob demanda, faça pausas ao longo do dia e veja as novidades.

Dia 4
Teste a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro foi inventada para te ajudar a ter mais foco. Marque o timer do seu celular para tocar em 25 minutos e, nesse tempo, trabalhe focado(a) em alguma atividade. O objetivo é terminá-la antes do alarme tocar. Isso ajuda a combater a procrastinação e terminar atividades mais rapidamente. Você pode fazer quantos Pomodoros quiser ao longo do dia, mas lembre-se de fazer uma pausa a cada três ou quatro deles para descansar a mente.

Dia 5
Medite

Não é necessário ser um monge tibetano para meditar no dia a dia. A meditação nada mais é que o processo de acalmar a mente, respirar adequadamente e prestar atenção aos sinais do seu corpo. Feche os olhos durante dois minutos e preste atenção apenas na sua respiração, sentado em sua cadeira mesmo, com os pés no chão. Mesmo poucos minutos ao longo do dia conseguem tranquilizar sua mente em situações de ansiedade.

Dia 6
Revise as suas atividades

A importância de ter suas demandas, compromissos e projetos organizados é que isso facilita revisões que você possa vir a fazer regularmente. E a ideia aqui é justamente revisar o que você precisa fazer hoje, amanhã, esta semana, semana que vem. Quanto mais claras estiverem as coisas para você, mais antecipadamente você consegue lidar com elas. Revise todos os seus projetos, as suas atividades e planeje a semana seguinte. Essa revisão deixará você mais tranquilo(a) com relação à tudo aquilo que você não está fazendo no momento, porque definiu prioridades.

Dia 7
Tome sol

De manhã, na hora do almoço ou durante o dia, saia para dar uma volta e fique um pouco tomando sol. A ideia é reabastecer seu corpo com vitamina D e te colocar em contato com a natureza. Além do efeito físico, existe o efeito moral: o simples ato de parar para ficar sem fazer nada ao sol ajuda a acalmar a mente ainda mais e é um respiro no dia a dia. Exercite.

Acabou a semana? Comece tudo de novo!

Seja um parceiro do nosso workshop <3

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Estamos procurando parceiros para realizar nosso workshop em outras capitais do país!

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Ana, eu e nossas leitoras em um dos nossos workshops
Ana, eu e nossas leitoras em um dos nossos workshops
Pessoal concentrado!
Pessoal concentrado!
Workshop "Construa seu estilo e organize seu guarda-roupa" no Rio de Janeiro, com Ana Soares
Workshop “Construa seu estilo e organize seu guarda-roupa” no Rio de Janeiro, com Ana Soares

Caso você tenha um espaço que caiba de 15 a 30 pessoas, entre em contato conosco! Também podemos conversar sobre parcerias para outros serviços.

Nosso workshop tem sido sucesso de público por onde passa e temos muitos leitores interessados nas cidades: Brasília, Belo Horizonte, Recife, Porto Alegre, Curitiba e Goiânia!

Obrigada!

Empreender não é projeto do Pinterest

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Essa semana eu li um texto sobre a geração de empreendedores de palco, de jovens até 25 anos que nasceram em uma família com bon$ recursos e puderam empreender e chegar antes dos 30 já com empresa de sucesso, tendo viajado pelo mundo etc. E queria colocar meu ponto de vista sobre o assunto também.

Primeiro, que nem todo mundo que empreende antes dos 30 está nessas condições. Eu perdi as contas de quantas histórias já li de pessoas que nasceram em famílias bem pobres e que começaram a vender latinhas e, aos poucos, estudaram, passaram em um concurso público e depois abriram uma empresa. Ou que começaram um negócio cedo que deu certo. Então há casos e casos.

Uma das pessoas que mais me inspiram é o Flávio Augusto da Silva, que começou abrindo sua empresa no cheque especial. Hoje ele é bilionário.

Leia a matéria completa na UOL: http://economia.uol.com.br/empreendedorismo/noticias/redacao/2015/02/06/hoje-bilionario-criador-da-wise-up-comecou-no-cheque-especial-veja-dicas.htm
Leia a matéria completa na UOL: http://economia.uol.com.br/empreendedorismo/noticias/redacao/2015/02/06/hoje-bilionario-criador-da-wise-up-comecou-no-cheque-especial-veja-dicas.htm

Não tem uma vez que eu esteja meio desanimada no dia a dia que eu não leia algo que ele escreveu que não me dê um novo pique. Eu percebi que, para empreender, você precisa estar sempre alimentando esse mindset. Se você perder a cabeça, você perde tudo.

Do Instagram: Quebre a banca (muito legal, por sinal - sigam!)
Do Instagram: Quebre a banca (muito legal, por sinal – sigam!)

Segundo, que nem todo mundo que “larga tudo para empreender” exatamente “largou tudo”. Empreender demanda planejamento. Eu mesma, que tenho o blog desde 2006 – só em 2014 pude pedir demissão do emprego para me dedicar ao que eu gosto de fazer. Depois dos 30, sem grandes reservas financeiras, sem a tal segurança, com filho pequeno para criar. A segurança vinha apenas da imensa vontade de fazer acontecer. E, obviamente, de ter estudado o mercado, feito testes, conquistar clientes. Eu jamais colocaria a segurança básica da minha família em risco apenas porque eu tinha necessidade de empreender. Se um dia eu tiver que mudar de planos em detrimento disso, não terei vergonha alguma.

Terceiro, que para empreender você não precisa “largar tudo”. Comece em paralelo. Foi o que eu fiz. Quando as coisas começaram a dar mais certo para um lado e o meu emprego estava impossibilitando uma série de iniciativas que me trariam mais retorno financeiro para viver do que eu gostava, eu me preparei para sair. Ninguém precisa largar tudo para empreender, especialmente se tiver família para sustentar e contas a pagar.

Quarto, que empreendedorismo nem sempre é uma escolha. Este ano, tenho diversos amigos e conhecidos que perderam seus empregos e agora correm atrás de soluções. Para mim, no entanto, a diferença é você querer fazer disso um projeto de vida ou não. A partir do momento que você faz algo sem se planejar, isso pode chegar a qualquer lugar – inclusive dar ou não certo. Vale para sua empresa ou seu emprego.

Quinto, que nada é eterno. Você pode querer empreender nesse momento e a vida te levar por outros caminhos. Assim como você pode se dedicar durante anos para passar em um concurso ou em uma faculdade dos sonhos e, lá dentro, perceber que quer fazer outra coisa. Já vi isso acontecer muito também.

Eu penso que, hoje, para uma pessoa deixar de empreender para ter um emprego novamente, só se for por necessidade. Não estamos passando por uma fase fácil no país. Mas, antes de deixar de empreender, pergunte-se se você realmente fez tudo o que foi possível, pois mesmo na crise algumas empresas prosperam. Talvez seja hora de se reinventar? Sei que é quase impossível ser criativo quando se está preocupado com as contas, mas talvez valha a pena você priorizar acima de tudo seu bom estado mental para conseguir ter ideias.

Imagem: Facebook do Geração de Valor
Imagem: Facebook do Geração de Valor

Empreender não é como um projeto de “faça você mesmo” do Pinterest. Porque não se trata só de empreender – mas de consolidar a empresa depois. E isso quase ninguém fala. É um desafio diário e, principalmente, mensal. Se reinventar, baixar a bola, ser humilde, perceber que você tem ainda TUDO a aprender, do meu ponto de vista, são habilidades essenciais para empreender. Nada é 100% seguro. Um produto ou serviço que funcionaram sempre bem de repente podem precisar ser revistos. Se você se planejar, fizer boas escolhas, investimentos, você pode construir uma empresa que gerará estabilidade para outras pessoas. E então um projeto seu pode virar algo muito maior.

Mas também não supervalorize isso. São processos e aprendizados, como tudo na vida.

Uma dica que sempre leio e que vale muito para quem empreende é: cerque-se de pessoas que estejam na mesma vibe, que te façam bem, que tragam inspiração. Porque, mais uma vez: sua mente é tudo. E, quando você muda, seu mundo muda.

Respira e vai!

Estou atendendo coaching: quer participar?

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Olá pessoal! Eu comentei algum tempo atrás que eu tirei minha certificação de coaching e que estava formatando esse trabalho para o Vida Organizada, a iniciar em setembro. Pois bem, essa hora chegou! <3 Eu já contatei primeiro os leitores que me escreveram antes e agora estou comunicando publicamente que iniciei meus atendimentos. A agenda já está um pouco cheia, mas ainda tenho vagas para iniciar o atendimento agora. Se você tiver interesse, por favor, entre em contato! Atenderei por ordem de chegada dos e-mails.

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Como funciona

Inicialmente são de 8 a 10 sessões, com uma hora de duração cada, e semanais. Podemos estender até quinze dias caso nós dois não tenhamos agenda.

As sessões podem ser presenciais, se em São Paulo, realizadas apenas em seu local de trabalho. Ou podem ser virtuais, se você quiser ou morar em outra cidade.

Talvez seja desnecessário dizer, mas as sessões são pagas. Este é um serviço que ofereço com muito carinho e cuidado, e faz parte do meu trabalho. <3

O que é coaching?

Coaching é um processo de aperfeiçoamento, onde o coach (eu) auxilia o coachee (você) a desenvolver seu melhor. Aqui no Vida Organizada, o foco é organização pessoal, produtividade e vida doméstica, de acordo com a sua necessidade, que podemos descobrir nas sessões.

As sessões serão totalmente práticas e funcionais.

A diferença entre coaching e consultoria é que a consultoria serve como um suporte mesmo a questões específicas que você possa ter. Nós também temos esse serviço, se você precisar. O foco do coaching é para aquelas pessoas que dizem que precisam se organizar de qualquer maneira. Ele abrange o gerenciamento da sua vida em totalidade.

Entre em contato se tiver interesse! Fechando os horários iniciais, abrirei novos apenas mais para a frente.

Obrigada!

Planeje seus deslocamentos

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Essa é uma dica bem rápida mas que faz tanta diferença na minha vida que eu acho que vale entrar como formato de post.

Eu sou uma pessoa que viaja muito e que vive se deslocando por São Paulo (que tem várias cidades dentro de uma só, praticamente).

Por isso, planejar meus deslocamentos é fundamental! Faço isso porque:

  • Não gosto de chegar atrasada
  • Não gosto de sair de casa na correria
  • Não gosto de dar sorte ao azar

Semanalmente, eu abro a minha agenda para a semana que vai entrar e vejo todos os compromissos externos que eu tenho. Vôos, treinamentos, palestras, aulas, reuniões.

Abro cada dia da semana e vejo quanto tempo vou levar para chegar em cada lugar. Uso o Google Maps para isso.

Planejo também que horas preciso parar para me arrumar em casa e sair.

O objetivo é não fazer cálculos errados no dia a dia. Não precisar pensar. Só ir.

Imagem: Designed by Ross
Imagem: Designed by Ross

Isso me ajuda DEMAIS, e é tão simples. Você resolve sua vida em meia hora no domingo (ou no dia que quiser fazer esse planejamento). O Google Maps mostra qual o melhor caminho, se vale a pena ir de ônibus, metrô ou carro, e quanto tempo leva. (Eu sempre estimo a mais esse tempo para não ser prejudicada por imprevistos.)

Por exemplo, se eu tiver um vôo às 16:30, eu coloco assim no meu calendário:

13:30 – Em trânsito (porque sei que levo de 30 a 40 minutos para chegar)
14:30 – Despacho de malas (se eu for despachar bagagem)
15:30 – Embarque
16:30 – Vôo

Faço assim porque já peguei trânsitos terríveis para chegar ao aeroporto, em que levei 1 hora em um trajeto que levaria 30 minutos normalmente. Então, para tudo, sempre estimo para mais tempo. Também gosto de deixar 1 hora para o despacho de bagagens porque já tive problemas.

Por fim, se nada acontecer e tudo for rápido, eu aproveito o tempo no aeroporto para responder e-mails, trabalhar um pouco e/ou almoçar com calma. Já estou ali.

Se por acaso algum imprevisto acontecer, meus horários não serão prejudicados, porque eu me programei e espacei bem.

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(Veja aqui porque uso duas cores na minha agenda do Google)

O legal também é que não preciso pensar que horas vou sair de casa. Já pensei antes, planejando a minha semana. No dia, basta olhar e estar pronta naquele horário, que tudo vai dar certo.

E não serve só para vôos não. Serve para reuniões. Nunca marco uma reunião logo depois da outra, mesmo pela Internet (a não ser que realmente não tenha outro jeito), porque 1 minutinho que passar do horário já significa que você está atrasada e é um desrespeito com a outra pessoa. Ou seja, se tenho uma reunião das 14:00 às 15:00, a próxima será às 15:30.

Eu costumo dizer que, se a reunião começa 14:00 e você chega 14:00, você já está atrasado. Porque o certo é chegar antes, de modo que a reunião possa efetivamente começar às 14:00. Valorize o seu tempo e o das outras pessoas.

Enfim, depois que comecei a planejar meus deslocamentos, diminuí minha taxa de atrasos e impacto de imprevistos em 90% (nada é 100% garantido) e isso realmente mudou toda a minha vida. Nada como ter tranquilidade no dia a dia e sair para um compromisso sem correria.

Essa dica é simples mas tem grande impacto! Espero que gostem.

Como lidar com dificuldades financeiras

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Muitos leitores me pedem para falar sobre assunto porque não estamos passando por um momento muito bom em nosso país. Pessoas são demitidas, outras, que empreendem, estão sentindo os efeitos do desaquecimento, e todo mundo, quando isso acontece, resolve repensar as finanças. Por isso, eu quis escrever este post com algumas ideias que podem ajudar pelo menos um pouco neste momento.

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Se voce estiver com dificuldades financeiras, a primeira coisa a se fazer é ter compaixão por tudo o que você já conquistou e não se culpar. Sei que é difícil. Porém, pense sempre do hoje para a frente. Para se de se lamentar pelo que foi ou pelo que não foi.

A crise pode ser culpa da economia externa, da economia interna, mas é um acontecimento. Não adianta lamentar. Infelizmente, temos que lidar com a situação. Quanto mais honesto você for consigo mesmo sobre a sua situação financeira, melhores ferramentas você terá para tomar decisões.

Avalie todas as suas despesas e veja onde estão os excessos. Corte-os de imediato. Tudo aquilo que puder esperar, incube. Mantenha o que for realmente essencial. O mesmo vale para a sua empresa. O que mantém a sua empresa funcionando? Quais são os projetos e pessoas essenciais nesse momento? Eu sei que esse passo é difícil porque você vai perceber cortes que já deveriam ter sido feito há muito tempo. Projetos que nem deveria ter começado, investindo tempo ou dinheiro. Fica como aprendizado.

Agora, esteja certo de que os cortes que você esteja fazendo sejam inteligentes. Não mande embora o vendedor que ganha mais, sendo que ele é quem traz os principais clientes. Não mude de casa para pagar um aluguel mais barato em uma casa menor, sendo que você trabalha em casa e precisa do espaço para trabalhar direito.

Se você tem dívidas, tente renegociá-las. O lado bom é que todas as empresas de crédito e bancos devem estar preparadas para isso nesse momento. Então, se você ligar e dizer que simplesmente não tem mais como pagar, certamente eles farão uma contra oferta de renegociação. Qualquer dívida que você conseguir renegociar é um ganho. Não acumule dívidas nem faça novas.

Mude a sua maneira de ver seu trabalho. Se você está desempregado, revise seu currículo e sua trajetória profissional como um todo. O que mais você poderia fazer? Que outras áreas poderia investir? Será que você conseguiria prestar serviços para as pessoas para aumentar a sua renda atual?

Se você é empresário, pode ser que tenha colocado algumas coisas no piloto automático. Avalie seus serviços e produtos como um todo para buscar inovações e novos nichos e posicionamentos de mercado. Volte a se aproximar dos seus clientes. Entre em contato, converse. Conheça as necessidades. Será que algum produto ou serviço pode ser adaptado e vender muito bem?

Vender coisas é uma maneira a curto prazo de saldar algumas dívidas e levantar caixa, mas não é sustentável. Avalie se realmente é necessário.

Busque serviços alternativos que você poderia oferecer para sua roda de amigos ou contatos. Pergunte a um amigo o que ele pagaria hoje para ter e melhorar sua vida, e as respostas serão surpreendentes. Se de algum modo você puder ajudar, por que não? Tem pessoas tão ocupadas que precisam de quem passeie com seus cachorros ou simplesmente lave as roupas. Oferecer ajuda sempre ajuda.

Boa sorte. <3

Reflexões sobre o meu trabalho atual

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2016 tem sido um ano de grandes descobertas no meu trabalho. Se você está chegando aqui pela primeira vez, prazer: meu nome é Thais e, em 2014, eu larguei meu emprego para empreender e viver daquilo que eu amo, que é inspirar as pessoas a se organizarem para que tenham mais qualidade de vida. Eu já tinha o blog (este!), que criei em 2006, tinha acabado de publicar um livro (Vida Organizada, Ed. Gente) e vinha planejando uma transição de carreira nos últimos meses antes de finalmente dar esse pulo. O blog nunca tinha sido usado como meu veículo de trabalho até dois anos atrás, quando passei a viver do que eu gosto de fazer, e até hoje sou super criteriosa com o modo como isso é feito.

2014 foi o ano de semear, meio sem foco até, o que eu queria. Me dediquei ao aprendizado como professora de GTD e de organização, onde descobri meu caminho. Gosto muito de estar com as pessoas, ensinar, buscar soluções que efetivamente funcionem em termos de organização. Em 2015, atendendo pedidos dos leitores, lancei os cursos em formato online também. Foi quando eu descobri que o importante mesmo era ensinar a organizar, e que o formato podia variar.

Isso, no entanto, é um terreno perigoso, porque quando você começa a empreender, precisa se especializar cada vez mais, e não abrir tanto o leque. Eu acho que abri o leque demais. Todos os assuntos que eu trato são relevantes ao assunto organização, mas eu não tenho como fazer tudo sozinha. E nem preciso. 2015 foi um ano que me permitiu conhecer e começar a trabalhar com pessoas muito queridas para mim, mas esse segundo passo foi ousado. A partir do momento que você acolhe pessoas na aba do seu trabalho, você se torna responsável por elas. E, para isso, você precisa ter uma estrutura legal. Não é todo mundo que tem. Então eu queria compartilhar um pouco desse aprendizado.

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Hoje eu vejo o Vida Organizada como uma empresa criança mesmo. Não acho que esteja passando pelos “terrible two” (termo usado para se referir a uma fase quando as crianças ficam um pouco difíceis), mas eu tenho aprendido muito nesse último ano (entre setembro de 2015 e setembro de 2016).

Em primeiro lugar, com relação às finanças. Eu não tinha dimensão do que seria o meu trabalho e o que eu ganharia com o Vida Organizada. Empreender é uma coisa maluca porque você aprende na marra que, se em um mês as coisas vão bem, não se sabe como será o mês que vem. E todos sabemos que o nosso país não está em sua melhor fase. Eu aprendi demais sobre finanças nesses dois anos. Tive que aprender, na marra. E eu gostaria de ter feito muitas coisas de forma diferente mesmo antes de ter largado meu emprego – poderia ter estruturado alguns pontos melhor, se eu soubesse o que eu sei hoje.

Em segundo lugar, com relação ao público do Vida Organizada. Quem são as pessoas que eu gosto de conversar? Quem são as pessoas que gostam de conversar comigo? Quem precisa do Vida Organizada? E, por fim, como eu posso ajudar?

Meu trabalho é muito pautado em significado. Não consigo desvincular o que eu acredito do que eu faço. Já cancelei e recusei muitas propostas de trabalho que não condiziam com o VO e que eu sei que os leitores não iam gostar. Para mim, trazer algo que efetivamente ajude as pessoas é o principal. E eu também tenho a preocupação financeira – trazer formatos diversos em valores diferentes também, acessíveis a todos, muitos de graça, assim como a preocupação com a minha parte – manter o blog, pagar as contas da empresa, investir em coisas novas, equipamentos, além de sustentar a minha família.

Hoje eu sei que o Vida Organizada tem um público muito claro e muito fiel. Quando conheço um leitor pessoalmente, não tenho como não ficar emocionada com tudo o que ouço, com o carinho que recebo e com a alegria que procuro retribuir. Acho que o mais legal da coisa dos blogs é que o autor é uma pessoa comum, que simplesmente escrever trazendo algo de valor para as pessoas, e isso que torna todo o relacionamento mais íntimo e extraordinário, mesmo sem que você conheça quem está do outro lado.

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Conversei com uma amiga de profissão e falava para ela como eu tenho essa preocupação de lançar produtos e serviços mais “caros” porque não quero associar meu trabalho a algo elitista. Quero que todos tenham acesso. E ela me tranquilizou, dizendo que eu não passava essa imagem. Mas eu me preocupo com isso o tempo todo. Porque, apesar de produzir a maior parte do conteúdo gratuitamente aqui no blog (ele é quase ad-free, ou seja, não tem muita publicidade), eu também preciso ter dinheiro para pagar as contas da empresa, investir mais no blog e continuar vivendo disso, propriamente dito. É um equilíbrio que eu acredito que todo empreendedor consciente deve buscar.

Eu desenhei hoje todos os formatos que o Vida Organizada tem de ajudar as pessoas e gostaria de compartilhar com vocês:

  • Blog, grupos no Facebook, dicas no Instagram, vídeos no YouTube e outros: conteúdo diário gratuito desde 2006, que me dedico muito (é o que mais me dedico, na verdade). Faço questão que o conteúdo seja acessível a quem quiser se organizar, mesmo que não queira ou não possa investir em algo maior. O investimento que faço aqui é enorme: de tempo (todos os dias pesquisando, estudando, escrevendo) e de dinheiro (layout, livros para aprimorar conteúdo, revistas nacionais e importadas, cursos etc). A criação de conteúdo vem da criatividade, então é natural que em algumas épocas eu estava mais criativa que em outras. Aprendi a respeitar o meu ritmo.
  • Palestras: Frequentemente sou convidada a ministrar palestras, que em sua maioria são gratuitas. Sempre que um evento assim acontece, eu divulgo no blog para quem quiser ou tiver a oportunidade de participar!
  • Meus livros: Tenho dois livros publicados (Vida Organizada e Casa Organizada), que custam na faixa de 25-30 reais. Ter publicado livros foi uma maneira legal de colocar o conteúdo do VO de maneira mais enxuta para quem não acessa sempre o blog. E os valores são acessíveis. Os e-books são ainda mais baratos (na faixa dos 15 reais).
  • Cursos online: Algo que os leitores sempre me pediram foi para fazer cursos online, de modo que eu pudesse transmitir o conteúdo dos meus cursos sem que eles precisassem viajar para fazer cursos presenciais. Comecei a fazer em 2015 e, hoje, o Vida Organizada tem uma plataforma com os cursos gravados e pretendo gravar mais, sempre com conteúdo atualizado, enfoque prático e específico para você se organizar.
  • Workshops presenciais: São cursos presenciais, geralmente com parceiros, que envolvem cursos mais hands-on (com muitas atividades em grupo) e que, por isso, funcionam melhor em um formato presencial. É uma experiência incrível que, infelizmente, não tenho investido tanto pelos altos custos de locação de salas, lanches, passagens e hospedagem, quando em outras cidades.
  • Consultoria: Muitas pessoas me contatam porque precisam de um empurrãozinho para se organizarem. Hoje quem trabalha atendendo as consultorias é a Carol, meu braço direito, que conhece mais o Vida Organizada do que eu mesma. As consultorias podem ter de uma a muitas sessões.
  • Coaching: Se especializar, se certificar, estudar para saber e fazer o que a gente faz demanda um alto nível de investimento. Eu certamente invisto mais no blog e em todas as iniciativas relacionadas do que ganho com ele, efetivamente, e um dos últimos investimentos que eu fiz foi a certificação de coaching. Como organização se trata de mudança de hábitos, eu queria aprender como ensinar melhor, como motivar as pessoas a se organizarem. Foi maravilhoso tirar essa certificação. E agora estou estruturando esse trabalho para me dedicar a ele com calma e qualidade em breve.
  • Cursos em empresas: Outra modalidade que muitas pessoas procuram é levar cursos do Vida Organizada e trabalhos de consultoria em grupo para suas equipes. Esse trabalho é muito rico porque temos a oportunidade de transformar a cultura das empresas aos pouquinhos.

Por que eu quis mostrar isso? Porque foi uma reflexão que fiz recentemente sobre o trabalho e a forma como estruturo toda a parte de conteúdo e de educação do Vida Organizada. Vocês são os leitores e estão sempre comigo, e merecem esse carinho. Além de tudo, posso ajudar outras pessoas que estejam empreendendo e queiram trocar ideias.

Muitas pessoas vêem apenas o blogueiro ou a pessoa lançando livros, fazendo eventos, e podem não ter ideia do que tem por trás em termos de investimento de tempo e dinheiro. Hoje é assim que o blog vive. Sinceramente falando, praticamente o blog se paga e, muitas vezes, nem isso. Tenho minha frente de trabalho com o GTD que me ajuda com as contas mensais e suporta o blog quando passamos por meses difíceis. Eu me sinto privilegiada sim por viver daquilo que eu amo e ter a oportunidade de construir o meu próprio trabalho, mas ele é fruto de muuuuita dedicação, muito estudo, muito empenho 24 horas por dia, 168 horas por semana. E eu sinceramente acredito que todo trabalho feito com amor deva ser assim.

Uma vez uma leitora me disse carinhosamente que eu não preciso “me justificar demais”. Eu não sinto que esteja justificando. É que eu sou assim, sabe? Eu sou muito grata ao universo e às pessoas porque sei que tudo é um conjunto, todos nós formamos uma rede, e a gratidão deve ser a base. Eu faço as coisas com significado e gosto de contar como faço, porque penso que essa seja uma maneira de “prestar contas” com quem é tão gentil comigo. Nunca me deslumbrei, nunca achei que o que eu tenho é vazio e “manda mais” – sabem esse sentimento? Penso muito no legado de todas as coisas.

Obrigada por tudo e por estarem aqui. Sempre.

10 coisas simples que fazem toda diferença na produtividade

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Gostaria de compartilhar com vocês 10 coisas que eu considero atitudes simples mas que fazem toda diferença na minha produtividade. Depois que eu comecei a fazer tudo isso (e não foi de uma vez – fui incorporando aos poucos na minha vida), minha vida passou a ser muito mais tranquila mesmo tendo tantas áreas para administrar.

1. Dormir bem todas as noites

Entenda-se por “dormir bem” buscar dormir sempre pelo menos oito horas seguidas. Consigo sempre? Não, mas no geral sim. Vez ou outra saio da rotina e durmo menos, mas são situações excepcionais. De modo geral, me forço a dormir as oito horas mesmo quando eu gostaria de ficar até mais tarde fazendo qualquer besteira (assistindo o terceiro episódio de uma série ou qualquer coisa que eu preciso colocar limites a mim mesma).

É muito fácil dar conselhos como ‘acorde mais cedo para aproveitar o dia”, mas o grande segredo do acordar cedo é a noite anterior. Se alimentar de forma leve, não abusar da tecnologia, fazer atividades tranquilas e dormir cedo.

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2. Zerar meu calendário até 11h da manhã

Eu utilizo um método de produtividade chamado GTD e, de acordo com ele, só deve entrar em nosso calendário aquilo que realmente deve ser feito no dia (nada de aleatoriedades – tenho outra lista para ações avulsas).

Obviamente, compromissos só podem acontecer no horário certo (uma reunião, por exemplo). Mas quaisquer outras atividades que possam ser feitas ao longo do dia, com prazo para o dia em questão, eu gosto de terminar antes da hora do almoço. Isso, é claro, quando eu estou trabalhando em meu home-office e tenho condições de ajustar o meu dia, o que acaba sendo a maior parte dos meus dias. Chegar até a hora do almoço com a sensação de que cumpri minhas metas do dia e fiz o que era mais importante é de uma tranquilidade impagável.

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3. Trabalhar em ações por contexto

Outra técnica que o GTD ensina é a organizar as ações de acordo com o contexto que eu preciso estar para que possa executá-las. Por exemplo, se estou na fila do correio e vou ter que esperar uns 40 minutos, como eu posso aproveitar esse tempo? Eu abro minha lista de ações @telefonemas no Todoist e trabalho nela. Consigo adiantar muita coisa em qualquer janela de tempo, sejam 15 ou 90 minutos.

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4. Descansar e não forçar a barra

Toda vez que sinto uma queda de energia, prefiro parar e descansar um pouco que continuar forçando. Sei que não vou ser produtiva assim. É muito comum, no final da tarde, umas 16 horas, minha energia cair bastante, especialmente se eu comecei a trabalhar antes das 8h. Sempre que possível, ajusto o alarme do celular para 30 minutos e consigo dar uma relaxada no sofá. É revigorante! Parece pouco, mas eu acordo com outra energia! Levanto, faço um lanchinho e volto a trabalhar.

Muitas vezes, a coisa mais produtiva que você pode fazer é parar, respirar, meditar, dar uma volta, tirar uma soneca. Descansar é tão importante quanto trabalhar duro. O que acontece com um elástico que a gente só estica, sem relaxá-lo?

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5. Revisar meus projetos semanalmente

Tenho uma lista completa e atualizada com todos os meus projetos em andamento e os reviso semanalmente. Garanto que todos eles tenham ações definidas para que eu aproveite meu trabalho até a próxima revisão. Isso faz com que eu conclua projetos muito rapidamente, além de me dar uma sensação de controle e de perspectiva muito satisfatória.

projetos

6. Conhecer a natureza do meu trabalho

A partir do momento que descobri e passei a aceitar que meu trabalho é feito não só das atividades que eu me planejo para fazer, como de imprevistos e tempo para organizar tudo em si, as coisas começaram a fluir. Hoje sei que não posso planejar o meu dia inteiro, porque os imprevistos fatalmente acontecerão.

Da mesma maneira, se eu fico o dia todo em reuniões ou em sala de aula, ministrando um curso, sei que não posso agendar nada para a manhã seguinte, porque tenho materiais a processar (e-mails, notas, papéis). Isso me permitiu fazer um planejamento muito melhor das minhas atividades e a ter critérios para dizer “não”.

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7. Focar no que eu estou fazendo

Não há vilão maior para a produtividade que o mito da multitarefa. Uma coisa é ouvir música enquanto trabalha – outra é tentar escrever um documento alternando com a janela de um e-mail que você precisa responder.

Hoje eu sei a importância de começar uma atividade e focar somente nela até acabar. Se algum imprevisto me interromper – não tem problema, depois volto exatamente de onde parei. Mas, de modo geral, evito muitas interrupções deixando o celular no silencioso e basicamente silenciando o barulho interno, que é o maior. Foco é um exercício.

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8. Usar checklists para garantir a qualidade do meu trabalho

Minhas checklists servem apenas para eu verificar se as coisas que eu tenho feito no piloto automático estão realmente sendo feitas, sem me esquecer de nada. E eu comecei há cerca de um ano a usar muitas delas: para rotinas, para situações específicas, para referência geral. Elas são parte de um mapa de orientação para mim.

checklist

9. Aprender a renegociar acordos

Não dá para fazer tudo e, às vezes, eu cometo erros de planejamento. Acho que vou conseguir fazer ou entregar algo, mas não consigo. Parei de me culpar por isso porque sei que não é a regra e que eu sempre dou o meu melhor, especialmente ao planejar as minhas atividades. Quando isso acontece, vejo a mim mesma com compaixão e renegocio com praticidade, sem melindres. Pergunto novamente “qual é a próxima ação?”, realoco no lugar certo e sigo em frente.

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10. Usar tecnologia apenas para atividades específicas

Vocês já perceberam como a gente acessa a tecnologia meio no piloto automático? Fica no computador mesmo que esteja sem foco, liga a tv, saca o celular do bolso quando está com tédio… Eu resolvi restringir minhas atividades ao uso da tecnologia apenas quando for algo realmente específico. Se percebo que estou meio à toa, paro na hora. Essa percepção é recente e tem me ajudado demais. Sinto que estou até me cansando menos e dormindo melhor. Alternar os tipos de atividades também auxilia nisso – se trabalhei no computador, alterno para o papel e vice-versa. Tem me feito muito bem.

tecnologia

É isso! Foi uma compilação de práticas que eu achei muito legal e que refletem bem como eu tenho vivido a minha vida ultimamente, e eu espero que os inspire de alguma maneira. Tudo o que eu faço bebe na fonte do GTD, então vocês podem encontrar muito mais disso no próprio livro do método, que se chama “A arte de fazer acontecer” (David Allen). Obrigada!

Relendo: Tim Ferriss + livros comprados na Bienal 2016

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Oi gente, tudo bem? Gostaria de compartilhar com vocês que estou relendo o livro do Tim Ferriss (“Trabalhe 4 horas por semana”), em sua nova edição, revista e atualizada, que tem a capa diferente (abaixo).

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Se você não conhece o Tim Ferriss, veja o que já foi publicado no blog sobre ele (link).

Eu sou muito fã do Tim e tive a oportunidade de vê-lo pessoalmente no evento do Evernote que participei em 2013. Foi muito legal, porque ele influenciou demais a minha produtividade e tudo o que eu ensino nos meus cursos. Ninguém me influenciou tanto nesse sentido quanto o David Allen e ele (e quem me conhece sabe que isso é MUITA coisa, visto que eu respiro GTD).

Polêmicas à parte (relacionadas à sua vida pessoal), os livros do Tim são referência, na minha opinião, sobre produtividade. Esse primeiro, “Trabalhe 4 horas por semana”, é fenomenal. Mesmo que você não implemente tudo, o que quer que você implemente já vai te ajudar demais.

Estou relendo na época certa, porque estava me sentindo ocupada (não no bom sentido). E é tão bom fazer essa reavaliação de tempos em tempos! Porque a tendência é a gente ir agregando atividades na vida e, quando mal percebe, já está inserido num furacão. Tem sido excelente aproveitar essa leitura com novos olhos.

Essa versão é revisada e atualizada, com cerca de 100 páginas com conteúdo novo. Ele indica aplicativos (tipo o Evernote), traz depoimentos de leitores, e tudo isso enriquece demais a leitura. Fiquei muito feliz com essa atualização, que comprei na Bienal (por 35 reais – na Amazon está 31, pelo que vi ontem).

Postei no YouTube também um vídeo falando um pouco sobre esse livro e os outros que comprei na Bienal. Caso queira ver, clique aqui ou veja abaixo. Aproveite para se inscrever no canal!

O mais maravilhoso da produtividade é essa capacidade de modelarmos nossa própria vida e nosso dia a dia, e isso é uma eterna construção. Sou grata pela possibilidade de estar viva e poder fazer isso.

Como planejar setembro

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Uma das coisas mais legais quando entra um mês novo é fazer o seu planejamento. Eu mesma estou em uma fase de migração de uma série de ferramentas de organização no momento, utilizando mais papel para me organizar e deixando um pouco a tecnologia para usos específicos, e começar assim em uma mês novo é excelente.

Fica a dica inicial então, que na verdade é uma mudança de hábito enorme: use uma agenda. Não importa quantas você tenha que consultar para executar o seu trabalho ou lidar com os compromissos da família, mas é importante que você tenha uma só sua, onde você vai inserir seu planejamento pessoal.

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Eu verifico todos os compromissos do mês, especialmente quando envolvem viagens (vou para Recife e Porto Alegre este mês!), e já me programo para espaçar os dias ao redor e não ficar muito sobrecarregada, na medida do possível. Eu sinceramente estou em um momento que preciso sentar, avaliar tudo e dar uma destralhada, porque me sinto muito ocupada e acho que as coisas poderiam ser melhores. Vou compartilhando com vocês!

Algo que acho fantástico fazer todo mês e tem me ajudado bastante nisso é revisar as minhas áreas de foco. São as áreas da minha vida, tanto eu como pessoa (foco pessoal) quanto eu como profissional (foco profissional). A ideia é listar todas as áreas e verificar se elas estão ok, em equilíbrio, ou se, ao ver uma delas, eu me lembro de algo que precisa ser feito.

Imagem: Life Hacker
Imagem: Life Hacker
Essa análise me permite conclusões como:

  • Uma área está tomando tempo das demais
  • Uma área está meio abandonada – preciso tomar providências
  • Uma área está com problemas – preciso definir projetos para resolvê-los
  • E por aí vai

E analisar mensalmente me permite redesenhar as próximas quatro ou cinco semanas, de modo que meu foco seja realmente naquilo que eu queira alcançar a partir de tal análise. Por ex, se preciso fazer mais atividade física, esse será meu foco no próximo mês, a fim de alimentar um hábito.

Meus 650 livros... e contando.

Outra coisa que pude retomar em setembro foram as minhas leituras. Eu cheguei a gravar um vídeo sobre o meu projeto de ler 100 livros em 2016 e por que parei com ele, e isso me deu tranquilidade para focar melhor nas leituras que ainda quero terminar este ano. Por isso, o que gosto de fazer é separar livros que tenham a ver com as áreas que pretendo focar mais ao longo do mês para ler e “entrar na vibe”. As leituras me ajudam muito a me empolgar com algum assunto em específico.

Outro ponto importante é que setembro é o final do terceiro trimestre. 😱 E, apesar de parecer que o tempo corre (ele corre mesmo, por isso precisamos aproveitar a vida!), ainda dá tempo de fazer muita coisa, como eu falei no editorial do mês. Por isso, eu gosto de analisar como tem sido esse trimestre, reviso meus objetivos de curto prazo e ajusto o foco. Planejar entregas por trimestre foi algo que me ajudou muito em 2016 e, nesse terceiro trimestre, quis fazer um teste deixando esse modo de lado, e não gostei! Vou voltar para ele rapidinho e já desenhar todas as entregas para o último trimestre de 2016 ainda este mês.

Eu tenho uma checklist com tudo o que preciso fazer mensalmente (no Todoist), então nesse começo do mês eu reviso essa checklist e distribuo ações e atividades quando necessário.

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Eu adoro essa lista porque vou montando ao longo do tempo e, aos poucos, ela vai ficando totalmente personalizada de acordo com as minhas necessidades. E é isso o que eu recomendo que você faça também: personalize. É importante que o seu sistema sirva a você. Não insira coisas que não fazem sentido e/ou você não sabe como usar, apenas por ter visto em algum lugar.

Como agora estou usando agenda de papel novamente, estou aproveitando uma dica que a Carol (que trabalha comigo) me deu, de usar post-its para ações recorrentes relacionadas a dias da semana ou do mês. Assim, quando eu executo a ação, basta mover o post-it. Obrigada, Carol!

Estou tentando pegar um pouco mais leve com as listas de maneira geral, até as de mercado, e procurando usar mais os contextos do GTD. Então, o que antes eu costumava revisar e já sair planejando compras para o mês inteiro eu não pretendo fazer este mês. Vamos testar!

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Um projeto bacana que estou trabalhando atualmente é em personalizar o sistema FLY Lady para a casa nova, porque são muitas listas de limpeza detalhadas diferentes, menu semanal, enfim, muita coisa nova de novo, então achei legal compartilhar com vocês.

De modo geral, estou usando como ferramentas para me organizar: agenda de papel, Todoist, sempre, e pastas. Mas isso está em transição e, quando eu chegar em um estado mais equilibrado de tudo isso, farei um post mostrando como está o meu sistema atualmente.

Espero que este post inspire você a planejar o seu mês de setembro! Dia 25 é o meu aniversário, então é um mês que eu gosto muito.

Obrigada por tudo, pessoal!

Carta da editora: Ainda dá tempo

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O tema de setembro aqui no blog é empreendedorismo. E eu acho engraçado como esses temas, definidos no ano passado, acabam tendo tudo a ver com o que está acontecendo no momento.

Tivemos a resolução do caso da nossa presidência. Tivemos a polêmica envolvendo Bel Pesce e sua hamburgueria. Quem é empreendedor, no momento está ligado nesses assuntos. O Brasil vai andar? As coisas vão se ajeitar? Vão piorar? Meus ídolos estão caindo por terra?

Mas o que eu gostaria de focar neste mês, quando idealizei esse editorial há quase um ano, foi em passar a mensagem de que ainda dá tempo.

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Eu não sei o que você quer fazer. Infelizmente, eu não conheço todos os leitores do blog. Não sei qual é o seu sonho, qual seu projeto profissional mais importante nesse momento, se você quer ficar fluente em inglês ou se quer alcançar o que quer que seja. O que eu sei é que já ouço as pessoas falarem que o ano está acabando. Que daqui a pouco é Natal. Que esse ano foi difícil. Sim, foi difícil. Mas ele ainda não acabou. E a virada do ano não significa a mudança de um portal mágico ou coisa do tipo. Os dias seguem.

Querendo ou não, temos quatro meses até o final do ano. E quatro meses são coisa para caramba. Não desanime, deixando esses meses simplesmente passarem. O que quer que você gostaria de ter feito este ano e não fez, ainda dá tempo.

Eu tenho um post aqui no blog onde mostro como eu planejo o meu mês, que pode ser muito útil agora que estamos entrando em setembro. Espero que ajude você a conquistar o que você achou, por um instante, que não conseguiria mais em 2016.

Bora!