20 Jan 2015

Como eu me organizo: Rita Domingues

Hoje inicia uma nova série no blog chamada Como eu me organizo, em que eu pretendo entrevistar pessoas legais que possam trazer dicas sobre produtividade e inspirar o leitor a viver uma vida mais significativa. Esta série foi idealizada a partir da série How I Work, do blog Life Hacker. Acho muito legal como eles fazem e sempre quis ter algo semelhante para o blog, em português. Espero que vocês gostem!

Como o tema do mês de janeiro é Simplifique!, nada mais justo que trazer para inaugurar esse espaço a nossa maior referência blogueira da simplicidade voluntária: Rita Domingues, do blog Busy Woman and the Stripy Cat.

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Nome: Rita Domingues
Onde mora: Faro, sul de Portugal

Uma palavra que descreva seu estilo de organização:

Simples.

O que você faz?

Sou bióloga marinha, doutorada em ciências do mar e trabalho como investigadora na universidade. Neste momento sou também aluna de psicologia. Estas duas atividades ocupam a maior parte do meu tempo, mas também faço questão de ter tempo para a minha família, para as minhas práticas espirituais (yoga), para andar de bicicleta ao fim de semana, para cuidar da casa, para ler muito e ver algumas séries na tv…

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Modelo de celular que usa atualmente

Sony Xperia. Não sou muito fã de celulares e durante muito tempo não quis um smartphone, mas quando finalmente comprei um, apercebi-me de todas as potencialidades e agora uso bastante – até para ler, com a aplicação Kindle!

Computador que usa atualmente

Tenho quatro computadores… Gosto muito dos portáteis da Toshiba; tenho dois, um novo no trabalho e um velhinho em casa. Tenho também um portátil pequenino da Asus que uso mais em viagens. No meu gabinete no trabalho tenho ainda um desktop Pentium.

Que ferramentas ou aplicativos de organização você não consegue viver sem?

Gosto de manter as coisas simples, não usar demasiadas ferramentas e ter sempre acesso a elas. Para a organização e planeamento a médio e longo prazo uso o Google Calendar (partilhado com o meu companheiro) e o Workflowy, onde registo as tarefas e projetos em andamento e futuros. Para o dia a dia uso um caderno onde aponto as tarefas mais importantes, despesas, ideias, o planeamento da semana, e coisas assim, mais a curto prazo.

Como é o seu local de trabalho?

Na universidade tenho um gabinete, partilhado com mais duas colegas, onde tenho apenas uma secretária com duas gavetas e um armário de arquivo. Já tive mais mobília, mas percebi que a maioria das coisas que guardava era tralha.

Ultimamente tenho trabalhado mais num gabinete dentro do laboratório, onde estou sozinha. Lá só tenho o portátil e os materiais que preciso para o trabalho que estou a fazer. Não gosto de estar rodeada de papéis e coisas desnecessárias. Quanto menos, melhor!

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Em casa tenho o meu escritório, que também é sala do piano e estúdio de yoga… Tenho uma mesa, um módulo de gavetas e uma estante de prateleiras. Já tive muito mais, mas quando comecei a simplificar e a destralhar, livrei-me de muitas coisas que não interessavam…

Gosto de ter os meus espaços de trabalho arrumados, organizados e apenas com o necessário.

Qual sua melhor dica para otimizar o tempo?

Saber exatamente o que tenho para fazer. Todos os dias escrevo no meu caderno as tarefas mais importantes e os compromissos com hora marcada. Agendo a realização dessas tarefas, porque se deixar andar ou começar a fazer outras coisas, acabo por não as fazer…Outra coisa importante é saber dizer não àquilo que não me interessa. E ser realista e não querer fazer tudo ao mesmo tempo, ou seja, focar-me no mais importante.

As pessoas nem têm ideia do tempo que perdem em coisas que não interessam… Um bom exercício é, durante 1 semana, apontar tudo o que se faz. Assim, apercebemo-nos dos sugadores de tempo (geralmente é a televisão e a internet) e conseguimos otimizar as 168 horas semanais.

Qual sua maneira preferida de organizar tarefas?

No dia a dia, papel e caneta. Já usei ferramentas online para isso, mas sentia sempre falta de escrever à mão. Resumidamente, uso um caderno quadriculado tamanho A5. Escrevo uma página por dia, faço um planeamento semanal no início de cada semana com base no GCal e no Workflowy, e faço também um planeamento mensal mais abstrato. Nas páginas diárias desenho uma linha temporal das 9 às 21h para compromissos, aulas, atividades dos meus filhos e outras coisas com hora marcada, e planeio o resto em torno disso. Aponto o menu para o dia, o dinheiro que gastei, às vezes até escrevo os meus pensamentos ou coisas giras que aconteceram nesse dia…

Tirando o celular e o computador, qual sua ferramenta de organização que você não vive sem?

O caderno. Comecei recentemente a usar o tablet dos meus filhos para ler os meus livros kindle. Já pensei comprar o Kindle propriamente dito, mas consigo ler bem no celular e agora com o tablet ainda leio melhor, por isso não vejo necessidade de mais um brinquedo… O celular para mim não é muito importante… As duas ferramentas que são mesmo muito importantes para mim são o caderno e o computador.

O que você acha que faz em termos de organização que é um passo à frente do que vê as outras pessoas fazendo? O que te diferencia, em termos de organização, das outras pessoas?

Não gosto de tralha (ninguém gosta) e oponho-me ativamente à entrada e manutenção da tralha cá em casa (isto, pouca gente faz).

Comecei a diferenciar-me das outras pessoas quando me tornei minimalista, há mais de 3 anos atrás. Nessa altura destralhei a casa e a cabeça, e continuo com frequência a avaliar tudo o que tenho para ver se vale realmente a pena.

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Deixei de sentir apego às coisas materiais e isso é fundamental. O apego traz infelicidade; o desapego é libertador. Acho que é esta a grande diferença entre mim e as pessoas “normais”. Percebi que a felicidade não está nas coisas, mas sim dentro de mim. Deixei de me preocupar com o que os outros pensam de mim e do meu estilo de vida cada vez mais alternativo. O que tenho e o que faço é por mim, porque me traz felicidade, e não para mostrar aos outros.

Em Portugal ainda há, infelizmente, essa cultura do ter só para mostrar… há muitas pessoas com grandes carros, moradias, roupa de marca – e a conta bancária quase a zero. Serão essas pessoas felizes? Quando percebi isto, tudo mudou. Livrei-me de imensa roupa, dei livros, joguei papéis velhos fora… Quando se tem pouco, é muito mais fácil organizar e manter organizado. E assim sobra tempo para outras coisas!

As outras pessoas, que não têm uma vida profissional tão intensa como eu, estão sempre a queixar-se que não têm tempo para nada… Eu, pelo contrário, já não me queixo de falta de tempo! Portanto, basicamente, o que me diferencia vem cá de dentro; é uma motivação intrínseca para fazer as coisas e uma maneira diferente de olhar para a vida, que depois se reflete nas coisas práticas do dia a dia.

O que você gosta de ouvir enquanto está trabalhando?

Ouço sempre música, sobretudo através do Spotify. Vario entre o jazz, música clássica e outros tipos de música instrumental, dependendo do tipo de trabalho e esforço mental que preciso fazer.

Como é a sua rotina de sono?

A minha rotina de sono sempre foi complicada…. Apesar de dormir bem durante a noite, sempre tive dificuldades em adormecer… Recentemente comecei a atacar este problema.

Deixei de beber chá antes de ir para a cama, tento não ficar ao computador até à hora de dormir e faço questão de ler sempre um livro em papel de ficção ou biográfico (ou seja, nada de livros de desenvolvimento pessoal que me façam pensar e ter novas ideias…) na cama.

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Preciso dormir pelo menos 7 horas e de preferência 8. Idealmente, gostaria de me deitar sempre à mesma hora, mas ainda não consigo. Gosto de acordar cedo, de preferência às 6 da manhã, para ter tempo para fazer a minha prática de yoga e meditação nas calmas, mas esse hábito ainda não é consistente, ou seja, há dias em só acordo quase às 8h…

O que você faz no dia a dia que melhora muito sua produtividade?

No trabalho uso muito uma variante da técnica Pomodoro – trabalho 45-50 minutos completamente focada no que estou a fazer, sem ceder a distrações como o facebook ou blogs, e depois faço uma pausa de 10-15 minutos, em que me obrigo a levantar e sair da frente do computador. Esta técnica é maravilhosa para combater a procrastinação. Quando são tarefas que gosto menos ou custam mais, faço os pomodoros originais, de 25 minutos, com 5 minutos de descanso.

Estabeleço as 3 tarefas mais importantes para o dia (MIT) e as big rocks semanais. Essas tarefas são o foco da semana; se as completar, mesmo que não faça mais nada, já fico feliz!

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E ao contrário da maioria dos conselhos dos gurus da produtividade, vejo o email logo de manhã, vejo o facebook, instagram e blogs, e despacho tarefas simples, rápidas e chatas, antes de começar a trabalhar nas MITs. Percebi que assim fico com a consciência mais descansada para trabalhar no que é mais importante, sem ter essas outras coisas sempre no pensamento…

Você prefere trabalhar em casa ou em outro lugar?

Depende… Há alturas em que passo uma semana em casa a trabalhar, pois farto-me da universidade. Depois, começo a fartar-me de estar em casa e volto para a universidade. De vez em quando preciso de uma mudança de cenário. Agora tenho três sítios distintos para trabalhar: gabinete, laboratório e em casa. Alterno entre os três, mas tenho passado mais tempo no laboratório pois estou sozinha. E eu, como introvertida, prefiro mesmo estar sozinha – fico com mais energia!

Qual o melhor conselho para a vida que você já recebeu?

Vários… Lembro-me de um namorado me ter dito que quando quero alguma coisa, devo dizê-lo em vez de ficar à espera que os outros adivinhem… Também me lembro da minha avó me dizer para eu nunca começar a arranjar as sobrancelhas, porque quando se começa, é para sempre… e é mesmo verdade…

Existe mais alguma informação que você gostaria de compartilhar com quem estiver lendo?

As pessoas são diferentes. O que faz sentido para uma pessoa poderá parecer ridículo para outra. Há quem ache que organizar é complicar, mas isso depende de cada um. Em vez de passarmos tanto tempo a criticar e a julgar os outros pelas suas escolhas, devíamos direcionar essa energia para descobrir quem somos e o que queremos – e agirmos nesse sentido!

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Eu adoraria ver participando desta série: Thais Godinho

Todas as imagens deste post foram cedidas pela Rita, de seu acervo pessoal.

19 Jan 2015

GTD Fundamentals – aprendizados do curso

Na semana passada, fui convidada pelo Daniel (Call Daniel) para ir à Amsterdam conhecer pessoalmente (!) o David Allen (criador do método GTD) e participar do primeiro dia do curso GTD Fundamentals. Além de me apaixonar pela cidade, pude aprender muito sobre o novo ensino do GTD e quis compartilhar aqui com vocês, como sempre!

Em resumo, David Allen não se contenta em ser o cara que criou o método de produtividade definitivo – ele quer deixar um legado. Às vésperas de completar 70 anos de idade, ele resolveu investir seu dinheiro em uma formação aprofundada de multiplicadores do GTD, com a definição de três cursos (e certificações); Fundamentals, Projects & Priorities, Focus & Direction. Além dos cursos de formação, haverá também turmas abertas com a mesma aplicação, mas para quem quiser simplesmente aprender a usar o GTD, e não ensinar. Por enquanto, a maioria é nos Estados Unidos (clique aqui para ver todas as datas disponíveis).

O Daniel foi para lá para tirar as certificações 1 e 2 (Fundamentals e Projects). O curso do nível 3 ainda não está pronto, mas estará em breve. Eu participei do primeiro dia do Fundamentals como convidada, mas pretendo tirar as duas certificações ainda este ano também, igualmente pela Call Daniel (parceira exclusiva da David Allen Co. no Brasil).

Mesmo participando somente de um único dia, a minha mente ficou fervilhando! Essa viagem foi uma experiência tão incrível para mim que fico brincando que existe a Thais A.D. (antes do David) e D.D. (depois do David). Eu já uso o GTD há oito anos, mas o David deu uma renovada legal no ensinamento do método para este curso, mudando oficialmente o nome dos cinco passos (coletar, processar, organizar, revisar e executar passaram a ser capturar, clarear, organizar, refletir e engajar).

Na entrevista que fiz com ele (os vídeos estão sendo editados e legendados para colocarmos no ar o mais breve possível), perguntei sobre o motivo dessa mudança e a resposta foi bem legal. Ele disse que, antes, a nomenclatura dos passos remetia a algo muito mecânico e operacional (coletar, processar, executar). Agora, eles representam melhor a ideia que ele quis passar. É uma nomenclatura mais intelectual, mais ligada ao trabalho da mente que ao operacional. Realmente, faz muito mais sentido.

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Márcio, David, eu, Daniel

No geral, foram muitos aprendizados mesmo nesse curso e com os papos que tivemos com o David no geral. Vou tentar resumir neste post alguns pontos específicos, mas com certeza todos eles (e outros) gerarão muitos posts futuros depois.

# Sobre a captura de ideias (antiga coleta), existem mil ferramentas e é ok usar várias, desde que isso faça sentido para você e não te atrapalhe. O David prefere fazer a captura no papel, e eu também (é mais rápido e menos complicado).

# É fundamental ter um instrumento de captura perto de cada telefone e em cada estação de trabalho (no escritório e em casa, por exemplo). E ter sempre com você uma forma de capturar as ideias.

# Ter um escritório móvel faz parte do cotidiano da maioria dos profissionais hoje em dia. A recomendação é você ter uma pasta com seu computador e tudo o mais que for necessário para você se deslocar e conseguir trabalhar onde quer que seja. Na sua pasta, tenha um compartimento para colocar todos os papéis que chegam até você (uma inbox). Eu tenho uma pasta da David Allen Co. (vendida lá fora), mas qualquer pastinha serve. Também pode ser útil ter uma pasta Ler / Revisar para guardar revistas e artigos não digitalizados que você tenha que ler.

# Processar não é chato. Na verdade, é o passo onde a gente deve investir mais inteligência dentro do GTD. Se o processamento for bem feito, todo o resto flui porque as coisas ficam claras. Se a gente processa errado, trata projeto como tarefa e algum dia / talvez como projeto. Isso prejudica todo o esquema. Portanto, vale a pena investir um tempinho todo dia nesse processamento inteligente, feito com foco e atenção.

# Algo que eu sempre me preocupei bastante foi com o fato de tentar unificar todo o meu sistema do GTD em uma única ferramenta. No curso, aprendi a desencanar um pouco disso. É ok usar boas (e diferentes) ferramentas para cada função. Elas nem precisam ser sincronizadas – quem sincroniza tudo é você.

# Outro ponto que o David tocou foi na questão de trocar toda hora de ferramenta, de ficar experimentando várias e tudo o mais. Ele disse que recentemente tentou trocar a ferramenta que ele usava por outra, mas não se adaptou e quis voltar. Só que, em vez de voltar, ele aproveitou a oportunidade para rever todo o seu sistema. Recomeçar do zero. Então, de certa forma, trocar de ferramenta tem o lado positivo de nos fazer revisar a vida e filtrar um pouco mais as informações.

# Também me surpreendi com a formalização de um padrão para aplicar o GTD em qualquer ferramenta da maneira mais simples possível. Isso foi importante porque me deu uma espécie de clique – a gente não precisa inventar a roda toda vez que mudar de ferramenta; tem um básico que a gente pode seguir e depois ir mudando, se quiser e sentir necessidade. Esse padrão é bem legal porque dá para aplicar em qualquer ferramenta, da mais avançada ao bom e velho caderno de papel.

# A divisão da revisão semanal em três passos (get clear, get current e get creative) facilita porque, além de deixar mais claro o que a gente tem que fazer em cada parte, também possibilita a divisão. Acho isso legal porque, muitas vezes, estou muito cansada ao final de uma revisão semanal para “ser criativa”, então posso fazer isso quando estiver com a cabeça mais fresquinha.

# Eu não tinha entendido muito bem a mudança do executar para o engajar, confesso… Mas, na conversa que tivemos, ficou muito claro para mim. Executar, no GTD, significa mais do que fazer – significa que aquilo que eu estou fazendo é a coisa certa a ser feita, na hora certa. Há um significado e uma coerência em todas as coisas que eu faço na minha vida. Isso é muito mais do que simplesmente executar. É uma execução inteligente.

Por fim, meus próximos passos com relação ao meu aprendizado no GTD são realmente tirar essas duas primeiras certificações e, aqui no blog, continuar compartilhando essas experiências com vocês. Como eu comentei no post sobre os planos do blog para 2015, quero falar mais sobre GTD aqui. Uma das ideias é iniciar uma série em breve para que todos aprendam a usar o GTD do zero, implementando tudo aos poucos. Estou preparando essa série com muito carinho e em breve ela começará a ser publicada aqui no blog.

E então, o que acharam dessas últimas reflexões? Geraram mais perguntas do que respostas? Deixe sua dúvida nos comentários.

18 Jan 2015

Linkagem de domingo {97}

A linkagem de domingo é um post que gosto de publicar semanalmente compartilhando com vocês textos, vídeos e outros conteúdos que tenham a ver com o blog, mas que não sejam necessariamente sobre organização. Também aproveito para compartilhar outros conteúdos que eu criei para outros canais, meus e de terceiros.

linkagem97


# “Existem pessoas que merecem o nosso carinho e cuidado, mas precisamos escolher bem quem pertence a esse grupo. O erro é acreditar que devemos agradar o mundo inteiro, quando na verdade existe um pequeno grupo que merece.”

# Esse mês tem muito filme legal estreiando! Eu adoro ir ao cinema com o meu marido (é uma das “nossas” coisas) e já vimos que o mês será agitado. Veja os filmes que estreiam em janeiro.

# Que estratégias você usa para combater a procrastinação? Veja algumas ideias da Rita.

# Como você organiza as suas lembranças? Já pensou em fazer um pote de memórias?

# Um vídeo bem legal que fala sobre a coisa toda de você conciliar o seu emprego com o fato de ter um blog. Passei por isso durante tanto tempo! Achei pertinente a discussão.

# Está em inglês, mas vale o link: tendências de decoração para 2015. Eu também estou em uma fase apaixonada por azul e querendo incorporar mais elementos dessa cor em casa.

# “Uma das maiores dificuldades que tive nesses cinco anos de maternagem, foi aprender a conciliar as pessoas que existem dentro de mim – mulher, mãe, esposa, filha, profissional, dona de casa – seja por falta de tempo, de equilíbrio ou de atenção mesmo. Porque por mais que eu tentasse, sempre uma delas acabava sucumbida pelas demais, sempre sendo julgada como menos importante.”

# Você, que tem mais de um filho, já deve ter pensado sobre o que seria justo entre os dois: comprar as mesmas coisas, os mesmos brinquedos, tratar do mesmo jeito? Uma reflexão legal da Luíza sobre o que seria esse bom-senso e essa justiça na maternidade.

No blog da Call Daniel

# Entrevista com Augusto Campos, do blog Efetividade.net!

Boa semana para vocês!