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Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema. Hoje vou falar sobre projetos, que é o assunto que mais gera dúvidas.

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Delegue Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Qual o resultado desejado? > Projetos e arquivos de suporte aos projetos.

Lembre-se da definição de projeto para o GTD: todo resultado desejado que demanda múltiplos passos para ser concluído em até um ano.

Ferramentas utilizadas:
Evernote de modo geral. Porém, tenho muito material de suporte em fontes diversas, em papel e digital. Ao longo do post, vou explorar mais esse assunto.

Como é a organização:
Eu tenho uma pilha de cadernos chamada “Projetos” e, dentro dela, cadernos para os projetos. Eu categorizo de acordo com o que faz sentido visualizar de maneira segmentada. Não categorizo por áreas de foco, por exemplo. Essa categorização muda com frequência, pois o sistema serve justamente para atender minhas necessidades de revisão. No momento, eu uso a seguinte categorização:

Se eu quiser visualizar quantos projetos tenho no total, basta clicar em cima da pilha “Projetos” e selecionar o total de notas.

Uma nota por projeto

Eu uso uma nota por projeto. Faço dessa maneira porque, assim, eu consigo mover facilmente projetos entre os horizontes ou entre a lista de projetos e algum dia / talvez. Esse ponto então é importante: usar o mesmo formato para todos os resultados desejados, para tornar a logística mais fácil.

Eu já usei o formato de um caderno por projeto e não uso mais porque:

  1. Nem todo projeto precisa de um caderno inteiro (tem projeto que não tem nem arquivo de suporte)
  2. Fica muito caderno e o Evernote tem limite de cadernos
  3. Acho que fica ruim a visualização na barra lateral

Atualmente uso uma nota por projeto e funciona bem.

Ainda sobre a categorização

A categorização da sua lista de projetos é algo adicional, que não é necessário, a não ser que você queira. É o tipo de personalização que você aprende fazendo o curso do Nível 2.

No meu caso, para mim faz sentido observar de maneira separada duas coisas em específico: meus processos de coaching em andamento e meus treinamentos em andamento. Vira e mexe crio categorias adicionais, como “eventos” ou “mudança”, como vocês podem conferir desta vez (estou mudando o escritório). Simplesmente pelo fato de que, para mim, faz sentido ver dessa forma (todos os projetos relacionados à mudança em um único lugar, por exemplo). Mas, de maneira geral, uma lista única de projetos funciona bem para a maioria das pessoas e frequentemente eu volto a usar uma lista única, porque é mais simples. O próprio David Allen diz que uma lista única funciona para a maioria das pessoas.

Eu reforço bastante isso porque a categorização precisa fazer sentido. Não fique tentando categorizar se for algo trabalhoso ou que você não esteja conseguindo chegar a um formato ideal. Se isso estiver acontecendo, é melhor usar uma única lista de projetos. Não force uma categorização.

Como planejo os meus projetos

O David Allen apresenta o Modelo de Planejamento Natural, que serve como ferramenta para planejarmos projetos. Existem projetos que não precisam de tanto planejamento, e se desdobram apenas com a identificação das próximas ações. Por isso o Modelo é apenas uma ferramenta, que você pode usar caso precise de mais planejamento. O Modelo é descrito em detalhes no capt. 3 do livro do GTD (A arte de fazer acontecer) e se resume em cinco estágios:

  1. Propósito
  2. Visão
  3. Brainstorm
  4. Organização
  5. Próximas ações

Basicamente, se você quiser planejar um projeto dentro do GTD, pode ser útil “verticalizar” seu pensamento e começar pelo propósito, e aí ir seguindo os estágios seguintes.

Muitas vezes, ao identificar um projeto, minha próxima ação é simplesmente “trabalhar no planejamento do projeto X”, pois efetivamente a primeira coisa que tenho que fazer é montar o planejamento. Essa é uma dúvida que muitas pessoas me perguntam. No momento em que você está esclarecendo sua caixa de entrada, você só deve executar ações que levam menos de dois minutos. Planejar um projeto não leva menos de dois minutos, então as outras opções são delegar ou adiar. Esse fluxo de pensamento precisa entrar em você para fazer as coisas acontecerem. Quando entrar, todo o seu GTD ficará muito mais fluido. Ou seja, “planejar um projeto” é uma ação em si que não dá pra ser feita na hora porque não leva menos de dois minutos. É isso.

Agora, a não ser que você queira (e possa) parar tudo o que você está fazendo para montar o seu planejamento do projeto. O que estou querendo dizer é que não precisa fazer na hora, se isso for mais te distrair e atrapalhar do que ajudar. A escolha deve ser sua, de acordo com as suas opções de coisas a fazer no dia.

Esse planejamento entra no que se chama de plano do projeto e eu coloco na parte de notas dentro do meu projeto. Assim:

A importância da organização do projeto

O estágio da Organização nesse Modelo serve para você saber o status do projeto. Você não controla esse status “pelas próximas ações”, mas sim pela organização.

É aqui na organização que entram cronogramas, listas de coisas a fazer, pipeline de ações e tudo mais o que geralmente as pessoas associam a “planejamento de projetos”.

O MPN (Modelo de Planejamento Natural) serve justamente para dar suporte aos outros itens que normalmente as pessoas não fazem com relação ao projeto (pensar em propósito, visão etc). Ele não substitui planejamentos formais em empresas – tais planejamentos entram dentro do MPN, na parte da organização. Esse entendimento também é importante. Ou seja: essas coisas entram dentro do MPN. Mas o MPN não substitui essas coisas. Elas se complementam. Só ter a parte de cronogramas e organização de modo geral pode não ser o suficiente. Mais uma vezm use o MPN como ferramenta.

Revisar todos esses passos listados na parte da organização dos projetos serve para você identificar as próximas ações. Eu dei um exemplo em um projeto de inglês, em um post anterior aqui no blog:

Na revisão semanal, eu olho essa parte da organização e me pergunto sobre cada item: Posso definir uma próxima ação para isto? E para aquilo? Se sim, eu esclareço a próxima ação e organizo adequadamente (= nas listas por contexto, no calendário, delego e vai pra aguardando resposta ou fazer em menos de dois minutos). O andamento do projeto é acompanhado por aqui (organização). Logo, se um item ainda não foi concluído, eu continuo definindo próximas ações até ele ser. Isso que me dá o controle do projeto. As próximas ações são apenas a operacionalização de cada um desses itens.

Há itens que eu eu já posso definir próximas ações e outros não, porque são itens que dependem da conclusão de outros. Nesse caso, eu não coloco ações que não sejam próximas ações nas minhas listas de próximas ações. Esse entendimento aqui não é apenas importante – ele é chave. Se você inserir nas suas listas de próximas ações ações que não sejam “próximas” (ou seja, que ainda dependam de outros acontecimentos antes), você vai travar suas listas de próximas ações. Então esta parte aqui da organização é essencial por isso – você pode inserir ações futuras e outras categorizações, como sequências, prioridades etc.

Um exemplo de próxima ação baseada na organização do projeto acima:

A ação está lá na lista do contexto em que quero ou preciso estar para executá-la. Como eu reviso as próximas ações antes dos projetos durante a minha Revisão Semanal, eu já sei quais estão definidas quando chego na parte dos projetos.

Pode linkar ações aos projetos?

Essa é uma das perguntas que eu mais recebo. Claro que você pode linkar. No Evernote, por exemplo, você pode copiar o link da nota das próximas ações e colocar no plano do projeto. Assim:

Agora, a pergunta é: Precisa? É necessário? Ou vai te dar mais trabalho? Avalie por aí e veja como funcionaria melhor para você.

Eu às vezes tento fazer isso (apenas para ter um registro das ações dentro do plano do projeto), mas sempre desisto porque não tem necessidade. Como faço o controle pela organização do projeto em si, as próximas ações são coisas muito voláteis e desnecessárias de se manterem registradas. Se cada vez que eu fizer uma alteração na ação (esclarecendo-a melhor, por exemplo) eu tiver que copiar e colar a nota novamente, vou perder mais tempo organizando meus projetos do que efetivamente trabalhando neles. Considere essa questão por aí também.

E linkar os projetos às áreas de foco? Ou aos objetivos relacionados?

Tudo, tudo pode ser feito. Depende apenas de você pensar: Preciso? Qual a necessidade? Vai ser eficiente? Vai dar retrabalho?

No Evernote, se eu fosse fazer, faria por tags (para as áreas de foco). Criaria uma tag para cada área e, no projeto, inseriria a tag. Poderia inserir em outros itens se eu quisesse também (ações, objetivos etc). Isso pode ser legal para dar uma visão do que “existe” para cada uma das áreas. Mas, mais uma vez: eu não faço. As revisões regulares de todo o meu sistema garantem que esteja tudo integrado sem precisar fazer isso por meio de tags ou outros artifícios. Mas, mais uma vez: é como eu faço (e procuro fazer como o David Allen recomenda). Não tem problema nenhum usar tags.

Arquivos de suporte ao projeto

Uma última coisa legal de se falar sobre projetos é sobre os arquivos de suporte.

Os projetos podem ter arquivos diversos de suporte, que servem justamente como apoio. Por exemplo: se eu for realizar uma viagem, as passagens compradas (o documento em si) são arquivos de suporte. Isso tem que ser organizado em algum lugar.

De modo geral, você pode organizar esses arquivos em qualquer ferramenta, tanto em formato de papel quanto em formato digital. Onde você vai listar onde estão esses documentos? Isso mesmo, no plano do projeto.

Exemplo de um projeto que tenho (“reformular a plataforma dos cursos online”):

Eu digitalizo bastante coisa para o Evernote, então copio e colo o link da nota no próprio plano do projeto.

Se o arquivo estiver em outra ferramenta, não há qualquer problema – eu registro onde está. Algo como:

  • Suporte ao projeto:
    • Mapa mental: link
    • Cronograma da equipe no Google Drive: link
    • Caderno no Evernote: Projeto X
    • Pasta: Projeto X
    • Dropbox: Projeto X

Você pode ter arquivos de suporte literalmente em qualquer lugar! Podem ser pastas de plástico cheias de papéis sobre o projeto, podem ser pastas no Dropbox, arquivos no seu e-mail, arquivos no seu Google Drive etc. Contanto que você tenha isso listado para identificar rapidamente (como mostrei no exemplo acima), as informações ficarão organizadas.

Eu trabalho com outras pessoas e, por isso, outras pessoas usam ferramentas diversas que elas compartilham comigo. Por esse motivo, essa organização é essencial. Eu não me obrigo a passar tudo para uma só ferramenta, o que pode dar mais trabalho que apenas linkar ou fazer referência no meu plano do projeto.

Lembre-se que esses arquivos devem ser revisados na Revisão Semanal para garantir que eles em si não desencadeiem próximas ações. Cronogramas de projetos (e outros afins que entram na parte da organização do projeto) também se enquadram como arquivos de suporte aos projetos.

Vale a pena dizer que, no Evernote, tenho uma pilha de “Suporte a projetos”, onde crio cadernos para alguns projetos. Apenas para alguns, por alguns motivos: 1) compartilhar com terceiros ou 2) disponibilizar off-line. Esses são os motivos de criar cadernos a parte. Do contrário, apenas uso tags nas notas, coloco dentro do arquivo de referência normal e linko a nota no plano do projeto.

Para viagens, por exemplo, é muito útil ter o caderno off-line no meu tablet ou celular.

Bom, gente, procurei esclarecer todas as dúvidas neste post. Caso tenham perguntas, sintam-se à vontade para escrever nos comentários. Posso ir complementando o post à medida que as dúvidas forem surgindo. Muito obrigada pela leitura e espero que o post tenha ajudado de alguma maneira.

Thais Godinho
18/07/2017
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Dica da leitora: quando a organização salva

Este é um post para você analisar a sua vida como um todo. Que tal agora?

Lembrando que:

Inerente a alguém, básico para você no momento

  • Quais são os relacionamentos essenciais na sua vida?
  • Quais são os projetos pessoais essenciais na sua vida hoje?
  • Quais são os projetos profissionais essenciais na sua vida hoje?
  • Quais são as atividades da sua rotina extremamente essenciais no momento?
  • Quais são os hobbies que são essenciais para você e talvez você não esteja dando atenção?
  • Quais são as decisões e atividades relacionadas à sua saúde essenciais neste momento?
  • Quais são os problemas que você realmente precisa resolver atualmente?
  • Quais são os processos do seu dia a dia que precisam ser melhorados para tudo em volta melhorar?
  • Quais são as habilidades profissionais essenciais que você precisa dominar no momento?
  • Quais são as contas essenciais que você precisa manter nesse momento?
  • Quais são as oportunidades essenciais que você precisa aproveitar?
  • Quais são os prazos essenciais que você precisa cumprir esta semana e hoje?
  • Quais são os objetos essenciais que precisam estar na sua mesa de trabalho no momento?
  • Quais são os objetos essenciais que você precisa ter em casa atualmente para a vida que você leva?
  • Quais são os sentimentos e afirmações essenciais que você precisa ter por si mesma(o) nesse momento?

Talvez seja desnecessário dizer mas, para tudo o que não for essencial, talvez seja a hora de dizer adeus. Busque a sua essência e encontre tempo. 😉

Thais Godinho
17/07/2017
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Faça as pazes com sua vida pessoal e profissional

Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre o que fazer com cada uma das coisas que você captura, novos inputs e informações que chegam até você em formato de aulas, textos, notas e outros formatos.

A captura é um processo ativo, que você faz, quando toma notas em sala de aula, registra coisas que não pode esquecer ou traz um novo texto para ler, por exemplo, mas também é algo que acontece por você, quando você recebe e-mails, mensagens, demandas, interrupções etc. Por isso vimos, no primeiro post da série, a importância de ter lugares apropriados para fazer essa captura, através de caixas de entrada. Tenha sempre uma ferramenta de captura com você, que seja um caderninho ou algum aplicativo no celular.

Mas não basta apenas capturar esses inputs. Você precisa processar e esclarecer com uma frequência diária. Esclarecer diariamente é o ideal, pois não deixa que o volume acumule. Esclareça, no máximo, em até 48 horas, caso não consiga esclarecer no dia.

Esvaziar suas caixas de entrada não significa fazer ou resolver tudo o que você capturou. Significa apenas que você pegou cada um dos itens e esclareceu o que ele significa para você, organizando no lugar mais adequado do seu sistema. E como fazer isso?

Como esclarecer qualquer item da sua caixa de entrada

O GTD tem um fluxo que basta seguir e dá tudo certo! Veja a seguir:

Pegue o primeiro item da sua caixa de entrada ou ferramenta de captura e pergunte-se: o que é isso? Ou seja, o que significa para você? Responder, mesmo em voz alta, ajuda a deixar mais claro. Nunca volte nenhum item para a caixa de entrada. Esclareça assim que o pegar.

Depois pergunte-se: demanda ação? Você está comprometido(a) a agir com relação a esse item no momento? Porque isso é uma decisão. Você pode perfeitamente não saber também, ou não querer decidir no momento.

Caso o item não demande ação no momento, você tem três opções:

  1. Jogar fora, porque não vai mais precisar dele
  2. Arquivar, porque você quer guardar como referência
  3. Incubar, caso não demande ação no momento, mas pode ser que no futuro sim

Na sequência eu vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Caso demande ação, você precisa identificar: qual é a próxima ação? Qual é a primeira coisa que eu tenho que fazer para mover esse item adiante? Uma vez definida essa ação, que deve estar super clara, com verbos adequados, você tem também três opções:

  1. Fazer na hora, se levar menos de 2 minutos (mesmo que seja de baixa prioridade)
  2. Delegar, se você não for a pessoa mais apropriada para fazer
  3. Adiar para fazer no momento mais apropriado para você (ou seja, isso sim entra nas suas listas de coisas a fazer)

Na sequência eu também vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Sempre que você se deparar com algum item que por si só não conclua o todo, aquilo que você precisa fazer, é importante você se perguntar: qual o resultado desejado? Porque provavelmente você terá um projeto. Projeto, para o GTD, é todo resultado desejado que demande múltiplos passos para ser concluído, geralmente dentro do período de um ano. Então você vai ter projetos mais simples como “Finalizar disciplina X para o semestre” como projetos mais complexos como “Finalizar o TCC”.

Se você já usa GTD, minha dica aqui é que você pense sempre no cenário maior. Tenha bom-senso ao definir projetos. “Finalizar trabalho para semana que vem da disciplina Y” pode parecer um projeto, mas na verdade ele é um sub-projeto que faz parte do cenário maior, que é “Concluir disciplina Y no semestre”. Usar esse horizonte de um ano ajuda bastante a definir o que é ou não um projeto. Outro critério a se considerar é: preciso revisar esse projeto toda semana na minha revisão semanal? Esse é o acompanhamento dos projetos.

Onde organizar o que foi esclarecido

O post anterior foi uma orientação para a escolha de ferramentas. Use sua ferramenta de escolha então para criar as listas.

Como organizar o que não demanda ação

Lixo = Auto-explicativo.

Arquivo = Use ferramentas de armazenamento (📁 pastas físicas ou eletrônicas). As boas práticas para arquivar são: crie pastas em ordem alfabética, sem muitas sub-pastas. Por exemplo, em vez de fazer assim:

  • 📁 Metodologia
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos
  • 📁 Português
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos

A recomendação é fazer assim:

  • 📁 Metodologia – Trabalhos
  • 📁 Metodologia – Provas
  • 📁 Metodologia – Artigos
  • 📁 Português – Trabalhos
  • 📁 Português – Provas
  • 📁 Português – Artigos

Pois assim as coisas não ficam ocultas e você encontra com mais facilidade. Siga esse padrão sempre e mesmo que você tenha ferramentas diferentes será muito fácil arquivar e depois resgatar o que você precisar.

Incubar = Você pode colocar em uma lista chamada 🗒 Algum dia / talvez (se precisar revisar regularmente o item) ou inserir um lembrete dele no 📅 Calendário (se precisar revisar esse item apenas em uma época específica, e não toda semana).

Como organizar o que demanda ação

O que leva menos de 2 minutos = Faça na hora e não precisa organizar em lugar nenhum. O objetivo de fazer na hora é justamente que é mais fácil resolver que inserir em uma lista para resolver depois.

O que você delegou = Insira o item na lista🗒 Aguardando resposta. Uma boa prática é inserir o nome da pessoa, o que foi delegado e desde quando. Assim: Bruno – Finalizar redação do TCC – desde 12/06/17.

O que você adiou para fazer no momento mais apropriado = Se precisar ser feito em um dia ou horário específico, insira no seu 📅 Calendário. Se não tiver que ser feito em um dia ou horário específico, ou seja, só precisa ser feito o quanto antes, insira em uma lista de🗒 Próximas ações organizada por contextos. Por exemplo, se você precisa ter um computador para executar determinada ação, ela entraria na lista @Computador. Essa ação também pode ter um prazo (seja criterioso aqui com os prazos reais). Se não tiver, deixe sem prazo.

Caso você identifique um projeto, insira-o em uma lista de🗒 Projetos.

Em posts futuros, falarei mais sobre outras listas citadas no post anterior, como os resultados maiores e checklists. Por hora, você precisa conhecer as orientações acima para esclarecer tudo o que foi capturado.

Fica de lição de casa então:

  • Esclarecer tudo o que você já capturou
  • Esclarecer diariamente para pegar o hábito
  • Testar a organização das suas ferramentas através das práticas ensinadas neste post
  • Fazer uma super captura (se quiser) para treinar o esclarecer

Até o próximo post, quando falaremos sobre a revisão semanal. Se tiver dúvidas, por favor, poste nos comentários.

Thais Godinho
14/07/2017
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