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O tema de hoje é: e-mails. Quais as recomendações da David Allen Co. (DAC) para e-mails? O objetivo é aprender a estruturar seu programa de e-mails para maximizar seu uso como uma ferramenta de comunicação eficiente, assim como para referência e próximas ações.

É importante saber que gerenciar e-mails faz parte do escopo do seu trabalho. Através deles, diversas demandas chegam até você. O tempo que você dedica diariamente aos seus e-mails depende muito da natureza do seu trabalho – tema que será abordado em posts futuros mas, se você tiver curiosidade, está no capítulo sobre “Engajar” no livro “A arte de fazer acontecer”.

Lidando com seu backlog de e-mails

Backlog é tudo aquilo que ainda não foi processado, esclarecido. Logo, se você tem muitos e-mails na caixa de entrada, eis seu backlog. Você também pode ter muitos e-mails ocultos em pastas, com decisões pendentes. Vamos lidar com esse backlog aos poucos. É um desafio para a maior parte das pessoas.

É importante saber que sua caixa de entrada é uma ferramenta de captura que precisa ser processada como qualquer outra. O objetivo é esvaziá-la sempre que puder.

Sei que é fácil deixar e-mails na caixa de entrada porque eles ficam em seu campo de vista. No entanto, toda vez que você precisa olhar seus e-mails buscando por algo, você precisa repensar qual a pendência relacionada. E isso não é nada produtivo quando você tem muitos e-mails na caixa de entrada. Além disso, na correria do dia a dia, a chance de esquecer algo ali é imensa.

Existem duas boas práticas para lidar com o backlog de e-mails:

1. Escolher uma data de corte (por ex: 30/11/15) e jogar em uma pasta “Para processar”. Assim, você limpa sua caixa de entrada e consegue processar apenas os restantes. O que colocou nessa pasta, pode ir processando aos poucos. Esta opção pode ser uma boa caso você tenha muitos e-mails.
2. Ir limpando aos poucos todos os e-mails irrelevantes da sua caixa de entrada. Esta opção pode ser uma boa se você não tiver tantos e-mails assim.

Por enquanto, deixe os e-mails que demandam qualquer tipo de a̤̣o na caixa de entrada Рvamos lidar com eles depois. Agora, delete da sua caixa de entrada (ou arquive, fica a seu crit̩rio) todos os e-mails irrelevantes, desatualizados e que ṇo demandem qualquer tipo de a̤̣o.

Deletou? Vamos ver como lidar com os e-mails que demandam ação e com os e-mails que poderão ser referência futura.

Estruturando seus e-mails para gerenciar ações

Lembre-se que o e-mail é uma ferramenta de captura. Ela precisa ser esvaziada regularmente para ser funcional.

Caixa de entrada vazia não significa que você “resolveu” tudo o que estava nela – significa apenas que você tomou decisões sobre o que cada e-mail significa e o alocou no lugar correto.

Então para onde devemos enviar os e-mails que demandam ação? Vamos explorar as opções da DAC:

Opção 1: Usar o próprio e-mail como lembrete

Você pode utilizar o próprio e-mail como lembrete do que precisa ser feito. Para isso, você pode criar pastas como:

@ Ação
@ Aguardando resposta

Esses e-mails ficam nas pastas – você não os coloca duplicados nas suas listas de próximas ações ou no calendário, por exemplo. Isso significa que você precisa trabalhar nessas pastas com a mesma frequência com que trabalha em suas outras listas.

Muitas pessoas optam por essa alternativa porque é mais fácil processar toda a caixa de entrada. O lado “ruim” é que, muitas vezes, você não consegue editar o título do e-mail para que ele deixe claro qual é a ação a ser realizada (alguns programas, como Outlook e Lotus Notes, permitem essa edição). De qualquer forma, fazer assim ainda é melhor do que apenas deixar na caixa de entrada, quando fica tudo junto. Aqui, pelo menos você sabe o que demanda ação e o que está aguardando resposta de outras pessoas.

O uso do @ antes do nome de cada pasta serve para deixar a pasta no topo da sua lista. Alguns programas funcionam com um hífen em vez do arroba, e outros, como o Gmail, você pode simplesmente clicar e arrastar para a posição desejada.

Voc̻ pode personalizar essas pastas com o tempo. Comece com as duas simples e, depois, pode ser que voc̻ sinta a necessidade de criar pastas como @ Aguardando resposta Рconvites de reuni̵es ou @ A̤̣o Рesta semana.

Opção 2: Usar seu calendário e listas de próximas ações como lembretes

Com essa alternativa, você pode criar pastas de suporte para guardar os e-mails e processar as ações para suas listas correspondentes, em seu sistema. As pastas ficariam assim:

@ Suporte a ação
@ Suporte a aguardando resposta

Ou, se você tiver pastas de suporte a projetos, também pode criá-las para e-mails relacionados a projetos. Por exemplo:

Suporte a projetos
– Projeto X
– Projeto Y

Para arquivos de suporte a projeto, você também pode enviar seus e-mails para o programa onde você gerencia seus projetos, como o Evernote, o OmniFocus, entre outros. Consulte o campo de ajuda do seu programa para descobrir como fazer (praticamente todos os programas oferecem esse recurso).

Nesta opção, você não precisa revisar sempre essas pastas, já que o lembrete que você precisa ter acesso estará em seu calendário ou na sua lista de próximas ações. Quando você for responder ou cobrar a pessoa, basta acessar o e-mail nas pastas de suporte.

Algumas pessoas gostam dessa opção porque significa que elas não precisam olhar em diversos lugares para saber o que precisa ser feito.

Ṇo existe certo ou errado Рfa̤a testes. Vejo o que funciona melhor no seu caso.

Com essas dicas em mente, crie a melhor estrutura atual para as suas pastas.

Estruturando seu e-mail para guardar referências

Guardar com efetividade e-mails que você pode precisar para referência futura é um fator crítico de sucesso quando se fala na organização do seu sistema no GTD.

Muitas vezes, as pessoas mantêm e-mails de referência em sua caixa de entrada apenas porque não têm um sistema de arquivamento confiável. Vamos mudar isso.

As melhores práticas para criar pastas de referência em seu e-mail são:

• Não arquivar nelas nada que demande ação
• Os e-mails arquivados devem ser claros e devem estar atualizados
• Seu sistema deve ser rápido e funcional
• Organize as pastas em ordem alfabética
• Pelo menos uma vez por ano, revise o seu sistema para deletar ou arquivar e-mails que já não sejam relevantes

Com essas dicas em mente, crie suas pastas de arquivos de modo que lhe sirvam bem.

Processando e-mails

Um e-mail deve ser processado assim como qualquer outro item capturado em sua caixa de entrada.

Use o fluxograma do GTD para processar os seus e-mails.

Clique no primeiro e-mail da caixa de entrada e pergunte-se: demanda ação? Se não, delete, arquive ou incube. Se sim, faça na hora (menos de 2 minutos), delegue (e coloque uma cópia desse e-mail na pasta @ Aguardando resposta) ou adie para fazer assim que terminar o processamento (e coloque esse e-mail na pasta @ Ação).

Esse é um processo rápido e mecânico.

Pense antes de organizar. Não crie pastas antes de ter a demanda para elas, especialmente quando se trata de arquivos de referência.

Essas são as recomendações da DAC para gerenciamento de e-mails e algumas dicas pessoais minhas, que observo nos treinamentos e trabalhos diversos que faço com as pessoas. Espero que sejam úteis.

Qualquer dúvida, favor deixar um comentário. Obrigada!

Neste post, vamos falar sobre quanto tempo se leva para implementar o GTD, o que é necessário providenciar no seu espaço físico e as ferramentas utilizadas.

Tempo

Tempo inicial para aprender a teoria. Você pode ler o livro “A arte de fazer acontecer” (David Allen), ler os posts do blog ou fazer um curso.

Depois, de um a dois dias para implementar. Isso significa criar as listas nas ferramentas, providenciar material, arrumar seu espaço físico de trabalho, entre outras atividades.

Para virar um “faixa-preta” no GTD, a média é de dois anos. Porém, o aprendizado do GTD é para a vida inteira, então você só precisa começar.

Quanto tempo vou precisar investir nesse começo?

A ideia é que você invista de duas a três horas para fazer a sua primeira captura completa. Você pode fazer em um final de semana ou feriado, “se não tiver tempo”. Lembre-se que este é um investimento em você. Se achar que não vale a pena, não é obrigado a fazer.

Depois, você precisará processar todo esse material capturado, o que pode levar de seis a oito horas. O processo demora porque serão muito itens e a ideia é que você pense com inteligência sobre eles. Você quer ter controle sobre a sua vida, certo?

É importante saber que, no dia a dia do GTD, não será necessário gastar tudo isso de tempo. Estamos falando do começo, para quem nunca fez uma coleta na vida. Se você já coleta seus itens habitualmente e está utilizando a série como guia para revisão, não precisa passar novamente por este passo. Por experiência própria, gosto de uma vez por ano repetir esse processo para garantir que não esteja me escapando nada.

Procure não fazer esse processo depois de um dia de trabalho, quando sua mente estará cansada. Você precisa de concentração para lidar com essas informações.

Tente também não deixar passar muito tempo entre a captura e o processamento, porque você pode perder mais informações nesse meio-tempo. Se lembrar de mais coisas, continue capturando.

Espaço

A primeira coisa que você vai fazer para começar a usar o GTD é organizar o seu espaço de trabalho. Ele precisa estar organizado para começarmos de fato, pois não dá para trabalhar em um lugar bagunçado.

É importante que esse seja um espaço pessoal seu, e não dividido com um colega de trabalho ou membro da família. Não precisa ser um cômodo inteiro ou uma mesa – mas os limites precisam estar definidos.

O que você precisará ter nesse espaço: superfície suficiente para escrever e uma caixa de entrada. Só.

Você também pode querer ter:

• um telefone
• um computador
• uma bandeja para ser a caixa de entrada
• gavetas para pastas suspensas
• estantes ou prateleiras

Dica legal: se você trabalha bastante fora ou viaja muito, vale a pena ter (também) um “escritório em trânsito”. Você pode providenciar uma pasta ou mochila com pastas e todos os itens que você precisa.

Que materiais eu vou precisar?

Basicamente, itens rotineiros de escritório:

• papéis para anotar (muitos)
• canetas
• post-its
• clips
• grampeador
• fita adesiva
• elásticos
• rotuladora (opcional, mas recomendo pela praticidade)
• uma agenda ou calendário
• uma lixeira vazia

Também serão necessárias ferramentas de captura. No geral, as pessoas costumam ter as seguintes ferramentas utilizadas como caixa de entrada:

• caixa de entrada física, daquelas de plástico, madeira, couro ou qualquer outra similar
• cadernos, blocos de notas, post-its
• computador, smartphone, tablet
• dispositivos de gravação de voz
• e-mails

O que é importante é que você estabeleça um lugar para ser a sua caixa de entrada. Recomendo que seja um lugar físico, para simplificar.

Ferramentas

Não precisa usar uma única ferramenta para o GTD. O próprio David diz: escolha boas ferramentas para as diversas funções. Quem faz a sincronização entre uma e outra é você, sem dramas. O GTD vem da época que não existiam apps e nada sincronizava com nada, e sempre funcionou. Não é uma “limitação” técnica que fará com que alguém deixe de usar uma ferramenta ótima para implementar o GTD.

As ferramentas que você precisará são:

Uma ou mais ferramentas para fazer a coleta

É importante que você anote tudo aquilo que não pode esquecer, no GTD. Quando você for começar a usar o método mesmo, vai fazer uma super coleta guiada, que será o tema do próximo post, provavelmente. E a ideia é que essa coleta vire um hábito para você. Portanto, faz sentido que você tenha sempre com você uma ferramenta para coletar.

A ferramenta de coleta mais comum que existe é o papel. Eu acho mais rápido de escrever, transportar, não dependo de bateria nem de limitações como “desligue seus aparelhos eletrônicos”. Minha ferramenta preferida para coletar é um simples bloco de papel e caneta, que tenho sempre comigo.

Você pode comprar bloquinhos ou usar folhas reaproveitadas de trabalhos ou impressões que não usará mais. Eu faço as duas coisas. Gosto de comprar um pacote da marca Spiral que vende na Kalunga, com 10 bloquinhos, e custa uns 9,50 reais. Sempre que sobra algum papel que não será mais usado por aqui, eu recorto cada folha em umas oito partes e utilizo para coleta também.

É importante fazer a coleta em cada pedaço de papel porque, ao processar, você já se livra dele. Além disso, você consegue se concentrar em um único item de cada vez. Mas claro que isso é a minha prática. Existem outras ferramentas de coleta, tais como:

• Caderno (usei durante muitos anos)
• Aplicativos de notas no celular (o próprio Evernote pode ter um caderno chamado “entrada”)
• Aplicativos de tarefas que tenham uma área para entrada (o Todoist tem)
• Gravador de voz
• Enviar e-mail para si mesmo

Al̩m dos bloquinhos, onde anoto ideias, coisas a fazer e lembretes diversos, gosto de usar folhas de sulfite para notas de reuni̵es e mapas mentais diversos que fa̤o no dia a dia. Como gosto de digitalizar e enviar para o Evernote, a folha de sulfite ̩ a ideal Рfica bem certinha digitalizada.

Uma ou mais caixas de entrada físicas

É importante poder centralizar toda a papelada que você coleta em um único lugar, em vez de deixar tudo espalhado – uma coisa na bolsa, outra na mesa da cozinha, outra no escritório. Mesmo que você não faça a coleta do GTD em formato de papel, você ainda vai lidar com muitos deles no seu dia a dia, como contas, documentos, trabalhos dos filhos que vêm da escola, entre outros. É importante ter um lugar para centralizar o que chega até você, e esse lugar é a caixa de entrada física.

O ideal é ter uma em sua mesa de trabalho e outra em casa.

Eu utilizo uma comprada na Kalunga (que, na loja, está classificada como “organizador de escritório”), da marca Acrimet, que custa uns 45 reais:

Você pode usar uma bandeja de madeira ou de plástico ou até mesmo uma caixa de presente para ser a sua caixa de entrada. O importante é que ela seja de fácil acesso e sem complicações (como uma tampa). E deve ficar na sua mesa.

Como eu me desloco muito, também gosto de ter uma pasta dentro da minha bolsa ou mochila para os papéis, recibos e outros que chegam até mim ao longo do dia. Quando chego em casa, transfiro para a caixa de entrada. Eu uso uma pasta da David Allen Company que o Daniel me deu de presente (comprada nos Estados Unidos), mas você pode usar qualquer pasta.

Uma lixeira para papel

Pode parecer besteira falar assim, mas é importante ter perto de você uma lixeira para jogar fora papel. Eu recomendo que você já a deixe equipada com a sacola verde, que representa o lixo reciclável, e jogue somente papel ali dentro. Você vai usar bastante.

Algumas pessoas gostam de ter uma fragmentadora de papel. Ela não é necessária para o GTD, mas a lixeira sim. Use as variações que quiser.

Um tickler

O tickler é uma espécie de agenda física ou digital onde você insere documentos – bem resumidamente. A ideia é a seguinte: você assinou um documento que vai precisar novamente só daqui a 10 dias – onde você guarda? Você imprimiu o voucher do hotel para uma viagem que acontecerá somente em três dias – onde ele vai ficar? Você começará em um novo emprego no dia 27 e precisa levar muitos documentos – onde os colocará? Enfim, o tickler é para esse tipo de arquivo corrente que você vai precisar nos próximos dias ou meses.

Mais para a frente nesta série eu vou explicar cada uma das funções que estou citando neste post direitinho. O que será necessário você ter, no caso do tickler, é um sistema que acomode 43 pastas – 12 pastas para os meses do ano e 31 pastas para os dias do mês. Eu acredito que a melhor maneira de se fazer isso seja usando um arquivo para pastas suspensas, como este da Ordene:

Eu tenho um arquivo (o móvel mesmo) com três gavetas para pastas suspensas e uso apenas uma delas (a primeira) para o meu tickler. Comprei na Tok&Stok (da linha Boss):

Algumas pessoas me perguntam se podem usar uma pasta com 12 divisórias apenas para os meses, e eu sempre digo que é melhor usar o que funciona para cada um (melhor isso do que nada, digamos assim). Porém, não é o GTD mesmo. A recomendação de ter divisórias para os dias é importante seguir, e à medida que você for se aprofundando no método vai ficar mais claro o motivo.

Também dá para fazer o tickler em formato digital (é legal ter os dois). Você pode fazer isso de algumas maneiras:

• Pastas no computador representando os meses e os dias
• Cadernos, tags ou lembretes no Evernote, com a mesma função
• Anexando arquivos a um evento no seu calendário (no Google e no Outlook dá para fazer)

Um arquivo de referência

Referência é todo aquele material que, por algum motivo, você quer ou precisa guardar. Certidões, documentos, comprovantes e toda sorte de arquivos. Eu recomendo que você tenha um físico (para tudo aquilo que ainda precisa ser físico – cartões de crédito, passaporte, documentos assinados, certidões) e um digital, para tentar colocar a maioria das coisas e liberar espaço físico em casa e no escritório, além da possibilidade de compartilhar, se necessário.

Para o arquivo físico, você pode usar:

• Um móvel para pastas suspensas, como o meu ali em cima
• Um arquivo menor para pastas suspensas

• Pastas de plástico
• Caixas (tipo aquelas de presente, decoradas)
• Pastas de arquivo morto, de papelão ou de plástico

Para o arquivo de referência digital, você pode utilizar as seguintes ferramentas:

• Um HD externo
• As pastas do seu próprio computador
• Evernote
• Dropbox
• Google Drive

Eu utilizo diversas ferramentas dessas, porque cada uma tem uma função diferente. Por exemplo: como regra geral, tudo vai para o Evernote. Porém, trabalho com arquivos mais pesados (vídeos, imagens, áudios) que não cabem no Evernote, então uso o Dropbox. Na Call Daniel, é usado o Google Drive para referência do time, então também preciso manusear por lá. Não precisa ser uma única ferramenta, desde que faça sentido para você. Basta criar processos.

A recomendação do David Allen para o arquivamento é arquivar em ordem alfabética e de uma maneira que seja dedutiva para você.

O que é importante sobre o arquivo de referência é que deve ser muito fácil de armazenar coisas nele e criar pastas. Se houver limitações, você vai acumular coisas fora dele outra vez. Pense nisso!

Uma ferramenta para criar listas

Todo o sistema GTD se baseia no manuseio de listas. Portanto, escolha aquela ferramenta que simplesmente funcione para você ou que você gostar mais. Todas as ferramentas abaixo suportam listas e são recomendadas:

• Todoist
• Evernote
• Toodledo
• Wunderlist
• Outlook
• Google Tasks
• IQTell
• Lotus Notes
• Trello
• GQueues
• Remember the milk
• OmniFocus
• Things
• Caderno de papel
• Fichário
• Pastas catálogo
• Fichas 3×5
• Lembretes do celular

O recomendável é que a ferramenta tenha alguma forma de fazer anotações em um item da lista, para informações diversas e planos de projetos.

Eu acredito que o mais importante, quando se fala em uma ferramenta de listas, é que seja fácil o acesso a ela, para usar sempre que necessário. Não adianta uma lista de mercado, por exemplo, que fica na sua casa, por mais linda que seja, sendo que você vai precisar dela quando estiver no mercado. Da mesma maneira, de nada adianta uma ferramenta incrível que você use no seu computador mas não consegue acessar de outro. Tudo isso deve ser observado.

Um calendário

É necessário utilizar um calendário para ações e lembretes com data e hora no GTD. Todas as ferramentas abaixo podem ser usadas com essa finalidade:

• Agenda de papel
• Google Calendar
• Calendário do Outlook
• Calendário impresso
• Filofax
• Moleskine planner

A recomendação do David é que o calendário seja visualizado semanalmente, então busque por essa configuração ao comprar uma agenda de papel, por exemplo.

Uma ou mais ferramentas para manusear arquivos de suporte a projetos

Você vai manusear informações referentes aos seus projetos e é necessário organizá-las. Para isso, você pode ter pastas físicas ou manusear arquivos digitais. Podem ser as mesmas ferramentas que você utilizou para seus arquivos de referência. A função é parecida – a diferença é que os arquivos de suporte a projetos estão em uso corrente e pode ser mais adequado deixá-los com acessibilidade facilitada. No formato físico, isso pode significar uma pasta mais próxima de você do que dentro de um arquivo, por exemplo. Monte a sua configuração!

Algumas ferramentas de listas sincronizam com ferramentas comumente usadas para arquivos de referência. Isso é ok. Porém, uma maneira de “sincronizar” é você simplesmente escrever no campo de anotação da tarefa na sua lista o local onde está esse arquivo, ou inserir uma URL (se o arquivo for digital) no mesmo campo. Não deixe de usar uma ferramenta que você gosta apenas por esse detalhe.

Encontre ferramentas que façam sentido para você! E nada é engessado – você pode mudar depois, especialmente no que diz respeito às listas. Porém, procure desde já encontrar a que gosta mais, porque isso é parte importante do processo.

Dúvidas? Poste nos comentários!