Revisão das recomendações sobre arquivos de referência no livro do GTD e reorganização do meu Evernote

Nos últimos dias eu senti necessidade de revisar o que o David Allen fala sobre arquivamento de referências no livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”) e eu quis compartilhar com vocês as minhas percepções e aprendizados atuais.

Eu estou aproveitando esse momento em casa (da quarentena) para tentar reduzir ao máximo meus arquivos impressos, repensar os arquivos impressos da empresa (que estão no escritório) e reorganizar os arquivos digitais.

Uma coisa que eu já fiz foi reorganizar o meu Evernote. A primeira atitude foi padronizar três cadernos, o que considero suficiente para o uso que faço hoje da ferramenta.

Basicamente, um caderno de Entrada, que é o caderno padrão, para onde vão todas as notas que envio para a ferramenta. Sempre que capturo algo (pelo app do celular ou pelo Web Clipper no Google Chrome, ou enviando por e-mail), vai primeiro para a entrada, onde eu processo e aí organizo no local mais adequado. De maneira geral, todos os dias faço essa pequena e rápida revisão, que me toma poucos minutos justamente porque o sistema de arquivamento está fácil e bem estabelecido.

O caderno de referência geral contém o arquivamento das notas, que eu gerencio por assunto, via etiquetas. As etiquetas estão nomeadas intuitivamente de acordo com palavras-chave, pois assim aparecem arquivadas em ordem alfabética, que é o que o David recomenda no livro. Eu estou justamente nessa fase de analisar etiqueta por etiqueta para ver o que ainda faz sentido manter. Leva um tempinho, faço um pouco por dia, sem pressa. Qualquer informação que eu precisar já está ali, então não é “urgente”, e sim um trabalho de formiguinha, para ir ajustando aos poucos mesmo.

Tenho uma etiqueta “backlog” onde estão basicamente itens antigos incubados, de quando eu organizava as minhas listas no Evernote. Tudo o que for corrente, ou seja, projetos e ações, eu migro em uma única Revisão Semanal. Mas checklists e incubados têm volume maior, então migro aos poucos. Tudo dessa natureza está nessa etiqueta “backlog”, que vou migrando de pouco em pouco também, sem tanta pressa. De modo geral, a cada revisão semanal, quando chego na parte de revisar os itens incubados, se eu tiver tempo disponível eu olho o que tem aqui no Evernote e vou deletando ou migrando aos poucos.

Para ser bem sincera, apesar de estar migrando para o Todoist novamente, ainda me pergunto se esses itens que demandam revisão menos frequente não ficariam melhor no Evernote mesmo. Enfim, nada prioritário nessa decisão – como falei, se precisar encontrar essas informações, sei onde estão. O que precisa ser revisado diariamente (ações) e semanalmente (projetos) já está devidamente organizado onde precisa estar mesmo (Todoist).

A pasta (caderno) de artigos para ler também não tem nada urgente, e sim artigos que vou agrupando pela Internet e, quando tenho um tempinho, vou lendo aos poucos e arquivando se quiser guardar.

Algumas notas que tomei nessa nova leitura da parte sobre arquivamento do livro do David (a partir da pág. 130 na edição mais recente, de 2015, no Brasil):

• É importante ter um arquivo atualizado porque não ter isso é o que mais causa bagunça no dia a dia. Você recebe arquivos em papel e no digital e, se não tiver esse sistema de arquivamento, vai acumular as coisas e gerar uma bagunça que não era pra ter justamente se você tivesse esse arquivamento estabelecido.
• Arquivo de referência geral é diferente dos arquivos específicos que você pode ter dependendo da sua profissão ou hobbies. Por exemplo, se você for dentista, deve ter um sistema de arquivamento específico dos seus pacientes. O sistema de arquivamento geral é para recibos, cartões do banco, cartões fidelidade, essas miscelâneas da vida.
• Sobre ter ou não pastas físicas, óbvio que todo mundo está reduzindo desde que começamos a digitalizar tudo, mas ainda precisamos de pastas físicas para contratos, cartões, dinheiro e outros itens físicos. Então nem se estresse com essa condição, apenas abrigue o que existe de uma maneira organizada e que ocupe o menos espaço possível.
• Se você tem uma pessoa que possa arquivar e organizar essas coisas para você, tenha uma bandeja “de saída” na sua mesa e coloque um post-it “arquivar” para essa pessoa. Mas, de modo geral, a maioria de nós não tem um assistente ou secretária que possa fazer isso, e mesmo quem tem agora durante a pandemia tem que se virar para arquivar em casa. Então por favor, assuma a responsabilidade e organize-se. Tenha uma bandeja física em casa para colocar e processar os papéis diariamente, tenha um sistema de arquivamento funcional, e o mesmo vale para os arquivos digitais.
• Arquivos de referência digitais podem ser armazenados em vários softwares, de acordo com os recursos que você precisa ter, e isso varia de pessoa para pessoa. Não tem uma regra certa, uma recomendação padrão ou “a melhor ferramenta”. O que funciona é aplicar a mesma organização em todas – que, segundo o David, é simplesmente o padrão alfabético – e assim você consegue encontrar o que quiser sempre que tiver necessidade. Você vai olhar em duas ou três ferramentas no máximo e vai encontrar o que precisa se tiver organizado assim. Mas se complicar a sua vida criando mil categorizações, códigos de cores e sub-pastas, certamente vai complicar.
• Tem que ser fácil arquivar e encontrar arquivos. Ele chega a citar “menos de um minuto” como parâmetro de referência. Portanto, parta disso para ver o que você precisa fazer para ter esse arquivamento rápido. Tanto no físico quanto no digital.
• No caso de arquivos físicos, você tem que ter um estoque fácil de pastas e etiquetas pra armazenar coisas novas que aparecerem na sua caixa de entrada. Você tem?
• No digital isso é mais fácil, mas depende de você ter estruturado as ferramentas. Você estruturou? Se surgir um arquivo digital que você precisa arquivar, seu processo já está claro? Esse é o ponto.
• Não economize recursos para ter o que precisa, para seu arquivo ser funcional. Isso não é sinônimo de consumo sem necessidade. Quer dizer que, se você entendeu que precisa de um gaveteiro legal, você terá o gaveteiro legal. E não que você vai sair comprando um gaveteiro apenas porque pode ser que ele seja necessário. Não, identifique suas necessidades antes.
• Organizar os arquivos em ordem alfabética é a maneira mais simples de organizar e encontrar qualquer coisa. Você pode criar pastas de A a Z ou criar as pastas por assunto e colocar esses assuntos em ordem alfabética. Depende do que faz mais sentido para você. Isso vale tanto para o físico quanto para o digital. Ou seja, se você tiver pastas de plástico etiquetadas com cada assunto, você vai colocá-las na sua estante em ordem alfabética. No digital geralmente isso é automático.
• Na pág. 134 eu ressaltei uma coisa que ele fala e que é bem importante, especialmente sobre o digital, que é o lance de você sair guardando um monte de coisa sem nem saber se vai mesmo precisar daquilo. Acho que vale para o físico também, quando a gente fica anotando um monte de informação desnecessária em aulas, reuniões etc. Você aos poucos vai desenvolvendo um bom-senso sobre o que quer ou precisa guardar, sabe. Porque seu arquivo tem que ser um negócio útil e funcional, e não um buraco negro onde você enfia tudo o que encontra.
• Muitas vezes, você pode perceber que algum assunto ou tópico ficou grande demais para um arquivo de referência geral e merece um arquivamento específico. Mas, via de regra, ele nasce geral, pelo que entendi. Então sei lá, você pode começar a guardar coisas sobre o assunto “GTD” e, de repente, você está trabalhando com isso e o assunto em si vira um tópico enorme que demanda um sistema de arquivamento específico. Acredito que isso valha para profissões, para cursos grandes (tipo uma graduação, mestrado ou doutorado). Cada um deve avaliar na própria vida. Aí você organiza em pastas, estantes, caixas, é outra coisa. O sistema de arquivamento geral é isso, um arquivo geral para coisas que não cabem em arquivamentos mais densos, específicos. Porque a maioria das coisas arquivadas será assim.
• Ele enfatiza a coisa de não lotar pastas e arquivos físicos, o que sempre é bom relembrar. Então é você deixar tudo mais ou menos com um respiro sempre (não encher mais que 3/4 das pastas), e sempre ter material sobressalente para criar novas pastas, se precisar – o que falei antes.
• Outra coisa que reparei, na pág. 136, é que ele fala sobre aprendermos a distinguir “arquivo morto” para guardar em outro lugar, mais longe, que não precisa ter tanto acesso – é só um arquivo que você tem que ter mas não acessa no dia a dia. Eu já fiz cursos de gestão de documentos e é óbvio que o conceito de “arquivo morto” aqui não diz respeito a você deixar o arquivo lá e esquecer que ele existe, mas sim de que existem arquivos mais permanentes que você quase não consulta, mas precisa guardar. O que o David está dizendo, no meu entendimento, é que você pode deixar em um lugar menos acessível esses arquivos, menos acessíveis que outros que você precisa consultar com uma regularidade maior, de modo que eles não se misturem com o arquivo de referência geral atualizado que você pode querer consultar sempre. É uma questão interessante que pretendo estudar mais daqui em diante para aplicar no meu sistema de arquivamento pessoal. De fato, tem que coisas que não precisam estar sempre à mão (de referência), enquanto outras precisam. Tenho algumas questões para reavaliar aqui em todo esses âmbitos e achei interessante de postar.
• Ele também encoraja cada um a escolher um “dia da faxina”, geralmente na época das festas de final de ano (que está todo mundo naquele clima de virada), para limpar e esvaziar os arquivos.
• Um ponto que ele ressalta e que considero essencial é que as pessoas costumam não ligar para os arquivos a não ser quando precisam de algo urgente. E o que ele está incentivando é que a gente cuide disso antes de algo se tornar urgente mesmo. Que é legal ter um arquivo funcional para o dia a dia, pois ele pode dar grande suporte a tudo o que precisamos fazer, desde encontrar um documento até armazenar referências que podem ser usadas para aulas, no caso dos professores, por exemplo, ou leis, no caso de advogados, concurseiros etc. Para cada pessoa, existe um universo de arquivo de referência que pode ser sempre organizado e melhorado, e ele está incentivando que cada um repense sobre o seu antes que você precise de algo com urgência, é isso.
• Ele finaliza essa parte do livro dizendo como é importante que a gente entenda que cada categoria do GTD, incluindo arquivos de referência, seja diferenciada fisicamente, para que a gente não confunda com outras categorias de coisas.

Enfim, foi bem bacana fazer essa releitura porque tive poderosos insights. Essa é importância de revisar qualquer livro ou material de estudo, não apenas do GTD, mas de qualquer assunto.

Ainda sobre ferramentas, terei mais a compartilhar mais adiante sobre o físico (em casa e no escritório) e o digital (Dropbox, Google Drive e outros), que estou trabalhando no momento. Mas, como o post ficou muito grande, me ative ao que venho fazendo no Evernote e a essa revisão do livro, o que acho que pode ser útil para você repensar seu sistema de arquivamento hoje para que te sirva não apenas durante a quarentena, mas estabelecendo um processo que você possa dar continuidade depois. Se você teve algum insight lendo este post e quiser compartilhar comigo, deixe um comentário, por favor. Obrigada!