Neste post quero compartilhar como tem sido a minha experiência organizando a minha lista de próximas ações no Notion. Eu uso o termo “próxima ação” dentro do contexto do método GTD (Getting Things Done), o que normalmente as pessoas chamam de “lista de tarefas” ou “todo list”.

Já falei sobre calendário. Clique aqui para ver. >

Basicamente, criei uma página chamada “Próximas Ações”e, dentro dela, uma tabela inline.

A maneira mais simples de fazer é apenas listar as suas próximas ações. Mas eu quis criar uma tabela com várias propriedades, para testar essa parte da ferramenta, pois sei que muitas pessoas gostam de categorizar suas ações. Minha recomendação é: tome cuidado para não perder mais tempo categorizando e organizando que executando as ações em si (microgerenciamento).

Quando clico em “new”, abre a caixinha para inserir uma nova ação, e essas são as propriedades que criei para testar e compartilhar com vocês:

No Notion, o conceito chave está na construção de bancos de dados. Aqui, estamos criando um banco de dados para todas as suas ações, ou tarefas, que você pode até chamar de “master list”. Ou seja, nela você tem um resumo de tudo o que precisa fazer no nível de ações (não de projetos ou objetivos, que têm por si sós ações vinculadas).

O fato de termos um banco de dados para ações nos permite linkar esse banco em qualquer outro lugar do programa, caso a gente queira. Por exemplo, se você quiser criar uma página inicial toda personalizada, e quiser inserir nela esse banco, com algum filtro (ex: ações com prazo para este mês), você consegue. Mas isso é questão de personalização, e cada um deve elaborar de acordo com as próprias necessidades. 😉

Segue então uma explicação sobre as propriedades que criei para que você veja o que pode fazer sentido para você:

Título: aqui deve entrar o nome da ação. Ex: comprar ração para o cachorro.

Contexto: que lugar, situação ou ferramenta você deve ter para realizar aquela ação. Você pode usar as sugestões de contextos do GTD ou criar os seus. Personalização é sempre a chave quando se trata de um contexto. Exemplo de contexto: em casa. Mas “estudando” também pode ser um contexto. Você deve observar o seu dia para ver quais são os contextos que se repetem, a fim de aproveitar melhor a sua produtividade.

Prazo: propriedade de data, onde coloco prazo quando realmente tem prazo.

Desejável fazer até: se o prazo não for real, mas apenas desejável, eu coloco aqui essa propriedade de data. Por exemplo, uma ação pode ter como prazo segunda, mas é desejável fazê-la até sexta. Quando for assim, posso usar esta propriedade.

Anexos: caso a ação tenha algum anexo, coloco aqui. Ex: um boleto.

Criada em: propriedade automática do programa, mostra quando a ação foi criada. É interessante manter para saber há quanto tempo a ação entrou até o momento que você a executou. Acho interessante para avaliar o que ainda é relevante ou o que talvez possa ser delegado porque você não está dando conta de fazer.

Duração: se você tiver uma estimativa de quanto tempo vai levar para executar essa ação, pode colocar ali alguns critérios. Muitas vezes, a estimativa não é real, e levamos menos ou mais tempo para executá-la. de qualquer maneira, pode ser uma boa maneira de filtrar o que você pode fazer de acordo com o tempo que tem. Por exemplo, se você tiver meia hora antes de sair para almoçar, pode ser útil olhar todas as ações que você pode fazer nesse tempo disponível. Se esse critério for útil para você, use com sabedoria. Eu gosto de usar esses critérios: menos de 15 minutos, um pomodoro (cerca de meia hora), menos de uma hora e mais de uma hora (que muitas vezes denota a necessidade de planejar um tempo na agenda, se for o caso, para conseguir executar).

Feita? Uma checkbox para você marcar como concluída. Essa propriedade é interessante porque, como vou mostrar abaixo, eu uso um filtro na tabela para me mostrar apenas o que ainda não foi concluído.

Nível de energia: parecido com os contextos, o nível de energia é como você tem que estar para conseguir executar aquela ação. Mais concentrado? Pode fazer enquanto estiver meio distraído? Demanda força física? Enfim, tal personalizável quanto os contextos, pode ser um critério interessante. No fim das contas, como disse o David, “tudo é contexto”.

Prioridade: você pode criar critérios diversos para definir prioridades. Pode usar aqueles critérios “A-B-C”, se quiser, matriz Eisenhouer, tríade do tempo, enfim. Eu uso o critério do GTD, que tem a ver com os horizontes. Então, se a ação for relacionada a um projeto, ela tem uma estrelinha – se for relacionada a uma área de foco, tem duas – se for relacionada aos horizontes mais elevados, tem três estrelas. Eu criei as estrelinhas usando emojis. Inclusive, vale dizer que é legal usar emojis se você quiser. Dá um ar mais lúdico pra lista.

Projeto relacionado: caso a ação seja relacionada a algum projeto, você pode clicar nessa propriedade e selecionar, dentro de outro banco de dados (o de projetos, criado em outra página), quais os projetos que a ação está relacionada. Se quiser, você pode criar propriedades para os outros horizontes também. Eu mantive apenas de projetos porque é o horizonte imediatamente acima e, para mim, faz mais sentido. Mas a ideia é demonstrar o que você pode fazer com a ferramenta, então personalize conforme suas necessidades.

Status: você pode criar status diversos para suas ações. Eu uso apenas dois: próximas ações e incubadas. Ou seja, o que já posso executar e o que está em espera por algum motivo.

Sugestão de dia: caso a ação não precise necessariamente ser feita em determinado, mas você quer se planejar para fazê-la, por exemplo, no sábado, você edita aqui. Melhor do que inventar prazo lá em cima e se confundir com o que tem prazo real.

Sugestão de período: mesmo sentido do dito acima, caso você prefira fazer aquela atividade de manhã, de tarde ou de noite. São apenas critérios de escolha.

URL: você pode linkar aqui alguma URL que seja de apoio à exeução da ação. Ex: fazer cadastro em tal site – aí você linka o site para não ter que ficar procurando na hora de executar.

Sobre possibilidades de visualizações. Acredito que faça sentido a visualização em tabela, pois se parece mais com uma lista, mas você também pode visualizar por painéis, galeria e calendário. Por exemplo, por contexto, energia, duração, pode ser legal visualizar como painel (com colunas). Já por prazo, você pode querer colocar a visualização de calendário. Minha recomendação é criar diferentes visualizações conforme a sua demanda, e já deixá-las “salvas” para consultas posteriores.

Eu estou usando como base a visualização de tabela e deixo habilitadas (visíveis) as seguintes propriedades: feita?, nome da ação, contexto, prazo, duração, energia e se tem anexo. No “filter”, coloco duas propriedades: status > próxima ação e caixinha de feita? desmarcada. Desse modo, ele me mostra apenas as ações que já posso executar e que ainda não foram concluídas. Caso eu queira visualizar outras, clico na ação em si para ver na janelinha ou crio uma nova forma de visualização com os critérios que preciso.

Eu migrei oficialmente toda a minha lista do Todoist manualmente e estou testando o Notion para as ações, e para mim têm funcionado. Fazer em uma ferramenta nativa para gestão de listas como o Todoist é mais fácil e prático? Sem dúvida, mas estou testando outra ferramenta, faz parte do meu trabalho.

O que mais sinto falta é o recurso de transformar um e-mail em uma ação rapidamente. Com o Todoist, basta clicar no botão dentro do meu Gmail e ele cria uma ação linkada ao e-mail. É muito prático. No Notion, por enquanto só consigo fazer manualmente. Mais uma vez, dá pra fazer, só leva mais passos. Você tem que avaliar o que vale a pena para você em termos de processos.

Sobre ter migrado manualmente. De modo geral, sempre prefiro, pois isso me permite uma análise de cada ação para verificar o que ainda é prioridade e faz sentido manter, além da oportunidade de reescrevê-la, tendo mais clareza sobre o que deve ser feito.

Vale dizer que a lista de próximas ações é o que deve te guiar no dia a dia sobre “coisas que devo fazer”, junto com o calendário, obviamente. Não é para ter que ficar entrando na lista de projetos, por exemplo. Na revisão semanal, você deve revisar seus projetos definindo próximas ações justamente para não ter que ficar acessando cada um deles ali ao longo da semana, e dar cabo o quanto antes em todas as ações listadas ali.

Se você usa Bullet Journal também, basta ver a lista de próximas ações como uma grande collection que está em outra ferramenta e você usa como consulta diária para escolher o que fazer no dia.

É óbvio que você vai acrescentar novas ações todos os dias, então essa lista nunca vai ter fim. Mas a ideia é trabalhar nela com foco em fazer tudo.

Por enquanto estou curtindo ter a lista ali! Vamos ver com o passar do tempo.

Espero que o post tenha sido útil e, caso você tenha alguma dúvida, por favor, deixe nos comentários. Obrigada.