O que eu preciso ter para começar a usar GTD? 3 coisas

Este é um post de referência, para servir como consulta para quem estiver interessado em implementar o método GTD™ mas não sabe por onde começar.

Muitas dúvidas surgem quando uma pessoa quer começar algo novo, e com o GTD™ não é diferente. Ele é um método de produtividade, mas resumir assim é muito injusto, porque o que o GTD™ faz, na verdade, é ensinar um processo que gerencie a nossa vida como um todo. Falamos sobre como lidar com ideias, tarefas, projetos, rotinas, compromissos, objetivos e muito mais.

O GTD™ é o método que eu utilizo desde 2006, quando criei o blog, e sou apaixonada de verdade pelo que ele pode proporcionar às pessoas. Passei por períodos difíceis, felizes e de mudanças na minha vida, e o GTD™ me deu suporte em todos eles. Não consigo mais imaginar a minha vida antes de usar o método para tudo.

O GTDâ„¢ tem um livro base, chamado “A arte de fazer acontecer”, que foi escrito pelo autor do método – David Allen. David é norte-americano, hoje tem mais de 70 anos e mora em Amsterdam, na Holanda, com sua esposa e cachorrinha. É um senhor muito simpático e, pessoalmente, tudo o que se espera de um “guru de produtividade”: calmo, zen etc.

O livro, apesar de ter sido reescrito em 2015 para ser mais “didático” e fluido, ainda causa uma sensação de “er… por onde eu começo?” em muitas pessoas que o lêem. E isso acontece porque no livro você encontra o método inteiro, com muita informação, e é difícil a gente entender no começo que se trata de uma habilidade para toda a vida e que a gente não precisa entender nem implementar tudo de uma só vez. Quando eu comecei, era só o livro e eu (não tinha curso nem nada de referência na época), e eu fui implementando aos pouquinhos, mesmo sem ter essa orientação. Era o que sentia ser o certo, simplesmente.

No entanto, existem alguns direcionamentos para começar a usar o método, que hoje eu sei porque, de tão apaixonada, acabei me formando instrutora da metodologia. E a ideia é, neste post de hoje, trazer três coisas básicas que você precisa fazer antes de começar. Quando digo “antes de começar”, me refiro a pôr a mão na massa mesmo com o GTD, tipo “beleza, vou começar a usar esse negócio!”. Estou supondo então que você já leu o livro, pelo menos, e sabe do que eu estou falando. 👆🏻 Se você ainda não leu o livro, recomendo que primeiro o leia, e depois volte aqui. “Ah, mas tem que ler o livro?”. Bom, você quer implementar um método. O mínimo que precisa saber é conhecê-lo, e você fará isso lendo o livro. 🙂 Você pode fazer um curso também, se quiser.

Para implementar o GTD, a Parte II do livro “A arte de fazer acontecer” traz um guia passo a passo de instalação, que funciona muito bem. Tendo feito um curso ou não, para usar GTD, para colocar a mão na massa, você precisa providenciar algumas coisinhas antes, como eu falei. E essas coisas são as seguintes:

(Ou seja, reforçando para não passar despercebido MESMO: você precisa ter isso abaixo pronto antes de começar a usar o método GTD, de qualquer maneira!)

1. Uma estação de trabalho própria

Você precisa ter uma superfície mínima onde possa se apoiar para cuidar das suas coisas. Manusear papéis, escrever, apoiar o computador, que seja.

Muitas pessoas já começam essa parte reclamando que não têm espaço em casa. Sua estação de trabalho pode ser “móvel”. Pegue uma mochilinha e coloque dentro dela tudo o que precisa, e leve-a com você pela casa, para a cafeteria ou onde quer que seja. Mas, se você puder ter um cantinho seu na casa, que seja meio metro de superfície, será ótimo.

Mesmo que você tenha uma mesa no seu trabalho, o David recomenda que você também tenha uma em casa porque você vai lidar com coisas em casa igualmente.

Não precisa ser nada sofisticado. Não precisa ter um home-office só seu, apesar de isso ser ótimo. O ideal de verdade é ter pelo menos uma mesa, o que você pode providenciar com uma tábua de madeira e dois cavaletes, ou dois gaveteiros (melhor ainda).

Nesse seu espaço, você vai deixar suprimentos básicos que vai utilizar para manusear suas coisas no dia a dia. Folhas de sulfite ou rascunho, clipes, canetas, grampeador, tesoura – material básico do básico, de papelaria. No livro, o David traz algumas recomendações, sempre visando a boa prática.

Por exemplo, uma das ferramentas que ele recomenda você ter é uma rotuladora (etiquetadora automática). Precisa ter, necessariamente? Claro que não é obrigatório, mas ajuda, e se ele está recomendando, é porque vale a pena. Confie no cara. Ele está ensinando as pessoas a fazerem isso há anos, e sabe o que facilita a vida. Particularmente, acho bastante satisfatório imprimir a etiquetinha na rotuladora em poucos segundos e já ter uma pastinha pronta e padronizada, em vez de escrever à mão ou ter que imprimir na impressora uma etiqueta.

Ter seu espaço de trabalho ok é a primeira coisa a se fazer. Uma vez configurado, vamos para o próximo.

2. Uma caixa de entrada

Veja, o David recomenda que você tenha na sua mesa de trabalho (no escritório, em casa e na sua mochilinha ou pasta “móvel”) um compartimento onde você possa usar como local de entrada para tudo que for físico que chegue até você. Contas, anotações, recibos, caixinha da Amazon que chegou pelo correio, enfim, tudo o que for físico.

Muitas pessoas ficam receosas de colocar uma bandeja de correspondência na mesa ou uma pasta para essa finalidade na bolsa, achando que é besteira, mas se você não fizer isso, bem sabe, pela sua experiência de vida, que sua mesa inteira (e sua bolsa) vai se tornar uma grande caixa de entrada, com pilhas diversas e misturadas de coisas. A ideia aqui é justamente centralizar em um cantinho único tudo o que chega.

Obviamente que você precisa dar vazão a essa caixa todos os dias, senão ela vai ficar lotada. Não se trata de um local de armazenamento, mas de um lugar de passagem, apenas para agrupar aquilo que chegou até você e você ainda não deu uma destinação correta. Com o GTD, você vai aprender como processar esse material, mas precisa ter esse local bem definido para começar.

Providenciando as caixas de entrada, vamos para o terceiro e último item.

3. Seu arquivo de referência funcionando

Toda pessoa precisa armazenar coisas, documentos e informações diversas que servirão apenas como consulta. É como se você tivesse uma biblioteca pessoal de coisas suas, da casa, da família, ou mesmo do trabalho, que não demandam qualquer tipo de ação, mas precisam ser armazenados. É o famoso arquivo. Prazer, caro leitor (ou leitora). Seja bem-vindo ao mundo das pastinhas tanto físicas quanto virtuais.

Estou brincando, obviamente, porque sei que se tem uma coisa que você já deve ter na sua vida, são pastas. É assim que a maioria das pessoas é apresentada ao mundo da organização ainda criança. “Joãozinho, aqui está a sua pastinha para guardar os trabalhinhos escolares”. Que beleza. Mas aí a gente cresce e começa a usar as pastas de qualquer jeito, porque não sabe muito bem como fazer, na verdade.

O que o David recomenda de boas práticas é muito simples, porém funciona lindamente, que é:

• Tenha UM bom arquivo de referência geral, que vai organizar todos os seus arquivos. Se sentir necessidade de arquivos específicos, deixe surgir a demanda (vou falar sobre isso no final do post). De maneira geral, todo mundo precisa apenas de um arquivo único para armazenar as suas coisas, seus documentos e arquivos como um todo.
• Quando ele fala em arquivo único, ele se refere a uma prateleira, uma caixa de pastas suspensas, ou um lugar, o espaço físico mesmo, que vai servir para você armazenar essas suas pastas. Significa colocar tudo junto em vez de deixar uma pasta na sala, outra na cozinha, outra no quarto etc. Facilita horrores a organização visual.
• No nível físico, use o que você já tiver, em termos de móveis, especialmente. Se já tiver um gaveteiro para pastas suspensas em casa, use esse móvel mesmo. Se tiver uma estante em que pode guardar pastas, compre pastinhas de elástico. Pode usar quaisquer dessas pastas que você encontra facilmente em lugares como a Kalunga, desde que você tente manter um padrão, porque o padrão que vai te ajudar a encontrar as coisas com mais facilidade. Não precisa se desfazer de um móvel apenas porque o David não gosta de recomendar pastas suspensas, por exemplo. No Brasil é super comum usar pasta suspensa. Só tome cuidado pra não sobrecarregar suas pastas.
• Para armazenar os seus arquivos, o David recomenda etiquetar as pastas por assunto, da maneira mais dedutiva para você, e em ordem alfabética. Tipo assim: Adesivos, Carro, Casa, Casamento, Certificados, Documentos, Escola, Faculdade, Imposto de Renda – deu pra pegar o espírito da coisa? É para ser simples.
• Quanto aos arquivos digitais, mesma regra. A vantagem das pastas digitais é que elas já ficam em ordem alfabética automaticamente (na maioria dos casos). A desvantagem é que o volume é infinito, então evite criar sub-pastas. Vale mais a pena manter uma única hierarquia de pastas. Tipo assim:

Em vez de:

• 📁 Áreas da empresa
  • 📁 Financeiro
  • 📁 Marketing
  • 📁 RH

Ele sugere:

• 📁 Empresa – Financeiro
• 📁 Empresa – Marketing
• 📁 Empresa – RH

A diferença é sutil mas, visualmente, no dia a dia, facilita muito ver tudo em uma única hierarquia de pastas em vez de ter que clicar várias vezes para visualizar e procurar as coisas. Faça o teste durante algum tempo para ver se acostuma. (Também é apenas uma recomendação, não uma regra. Teste!)

• David recomenda também que seja muito fácil criar uma pasta nova sempre que você sentir necessidade. Se seu arquivo estiver lotado, não tiver espaço, ou você nao tiver pastas avulsas disponíveis, vai ser muito mais fácil voltar a empilhar as coisas em qualquer lugar e, então, gerar bagunça. Fique ligado(a) para ter sempre facilidade nesse manuseio diário (por isso que ter as ferramentas sempre à mão facilita as coisas).
• As ferramentas que ele recomenda na estação de trabalho ajudam MUITO nesse arquivamento diário (clipes, rotuladora, tesoura, post-its etc).
• O arquivo, apesar de guardar tudo aquilo que for apenas referência, não pode ser “morto”. Vale a pena revisá-lo de tempos em tempos para dar uma limpada e garantir que você esteja guardando apenas aquilo que ainda faz sentido manter (vale para os arquivos digitais também, especialmente pastinhas de e-mails).

Sobre arquivos específicos. Arquivos específicos são coisas que realmente precisam de um compartimento separado. Por exemplo, se você for dentista, pode ter umas 20 pastas só de clientes (uma para cada cliente). Então, nesse caso, pode valer a pena ter um sistema de arquivamento (ou seja, um lugar separado do arquivamento geral) apenas para os arquivos de clientes. Vendedores que utilizem um software tipo Sales Force – o Sales Force é um arquivo de referência específico sobre clientes. Avalie bem caso a caso e crie apenas se houver demanda.

Sem essas três coisas, você não vai conseguir implementar o GTD direito, porque você dependerá delas para manusear absolutamente tudo no processo. Você pode até tentar, mas terá dificuldades. Aí fatalmente vai ter que voltar e fazer o que o David sugeriu. 😺

E assim: não é que o GTD em si demande isso. São práticas elementares de organização que qualquer pessoa pode ter para se considerar minimamente organizada, e se beneficiará delas usando o método GTD ou não. Portanto, fica a dica. 😉