Ferramentas de organização essenciais: rotuladora eletrônica

Existem diversas ferramentas que podemos considerar essenciais quando se trata de organização. Uma delas, sem dúvida, é a rotuladora eletrônica. As rotuladoras servem para que possamos criar etiquetas de maneira fácil e rápida, sem depender de impressoras.

Antes de ter uma, eu sinceramente achava besteira. Pensava que poderia imprimir e que seria uma compra à toa. Lendo o livro do GTD pela primeira vez, em 2006, quis dar uma chance ao que o David Allen (autor do método) sugeria e comprei a minha primeira – uma Brother PT80.

Essa rotuladora ficou comigo durante muitos anos. Apenas este ano ela começou a dar sinais de cansaço e precisou ser substituída. Recentemente, ganhei de presente uma versão mais moderna dela (PT-H11) e hoje gostaria de contar um pouquinho para vocês como ela é e por que ter uma rotuladora ainda é essencial em termos de organização.

Apesar de ser ecologicamente correto e uma tendência global a gente digitalizar as coisas, ainda lidamos muito com papel. Além do papel, lidamos com objetos de maneira geral. Eu não sou fanática por organização, mas acredito demais no poder da organização para conseguir ter uma praticidade mínima no dia a dia, e a rotuladora ajuda nisso em alguns casos como:

• classificar fios de aparelhos eletrônicos (como na foto acima)
• classificar roupas em gavetas (especialmente útil se você tiver funcionários domésticos)
• rotular potes e cestos na despensa
• rotular potes e cestos no banheiro e em outros ambientes da casa
• etiquetas pastas de arquivos
• identificar objetos de trabalho no escritório com o seu nome (ex: grampeador)
• inserir avisos como “apague a luz” no interrumptor do quarto dos filhos
• etc!

Os usos realmente são inúmeros e dependem da sua criatividade.

“Ah, Thais, mas eu preciso de uma rotuladora para isso? Não posso imprimir as etiquetas no computador ou escrever à mão em etiquetas coladas?” Claro que pode. Mas veja o resultado. Eu, antes de ter uma rotuladora, fazia dessa forma. Ou imprimia as etiquetas (e era sempre algo que eu postergava, porque achava chato montar, imprimir etc), ou escrevia à mão. Imprimir com a rotuladora é muito mais fácil e rápido e isso mantinha tudo com as etiquetas padronizadas. Pastas etiquetadas à mão, na maioria das vezes, não ficam tão bonitas quanto com boas etiquetas.

Na imagem acima você confere o melhor exemplo de etiquetas de arquivos feitas à mão que eu encontrei. Também adoro escrever, e acho que fica bonito se você tiver a letra bonita. Porém, mesmo nesses casos, acho difícil manter um padrão. Mas claro que fica a critério de cada um.

Quando eu comprei a minha rotuladora, saí etiquetando tudo loucamente. Depois de algum tempo usando a rotuladora para tudo, deixei para usar somente quando necessário mesmo, e mesmo assim não há uma semana que eu passe sem usá-la. O que quero dizer é que eu uso muito, e que certamente você utilizará também, se estiver se organizando ou se já for uma pessoa organizada.

Aqui em cima mostro um exemplo muito simples de seu uso, que foi quando eu configurei meu arquivo tickler, do GTD. (clique aqui para saber do que se trata)

Acima você confere outro exemplo, que é uma caixa que suporta pastas suspensas e que eu usava para arquivos referentes à nossa vida doméstica. Meu modo de arquivar mudou desde então (essa foto é de 2011), mas a imagem serve para mostrar como a padronização das etiquetas é importante.

Hoje em dia, uso essencialmente para arquivos de referência guardados em pastas de plástico, pastas suspensas e caixas, pois assim consigo identificá-los muito facilmente. Também uso para etiquetar pastas provisórias relacionadas a projetos que estou trabalhando no momento. Outro uso que faço é criando etiquetas para classificar os fios de eletrônicos e também para identificar os objetos que são meus (especialmente útil em salas de reunião). Mas certamente você fará um uso personalizado da sua.

Existem diversas marcas de rotuladoras, mas eu gosto da Brother. Acho que as rotuladoras dessa marca são bem fáceis e dedutivas de usar e configurar.

Esqueci de falar sobre recursos adicionais que as rotuladoras geralmente têm, que são os modos de impressão, tamanho da fonte, além da própria variação de cores de fitas. Eu sempre uso a branca (tradicional), mas você pode comprar fitas de diversas cores, inclusive metalizadas. Fica bem bonito.

Ainda na questão técnica da coisa, o uso de etiquetas de rotuladoras permite mais durabilidade que etiquetas impressas manualmente. A fita é feita para durar mais, tanto em termos de material quanto em termos da cola utilizada.

Uma fita nova na minha rotuladora dura muito tempo. Eu diria que, mesmo usando bastante, ela dura cerca de seis meses. Mas não faço uso profissional dela (no sentido de trabalhar com organização física, indo na casa das pessoas ou nos escritórios para organizar). Se você utilizá-la profissionalmente dessa forma, acredito que precise trocar a fita todo mês. Se você não fizer um uso muito intenso, talvez a fita dure até um ano.

Eu recebi o modelo novo da Brother para testar diretamente da loja Impressorajato.com, que você pode acessar para conferir os modelos, preços e adquirir a sua. Aqui está o link direto para a página de rotuladoras e aqui o link para a rotuladora que eu uso atualmente.

Você já tem uma rotuladora? Deixe um comentário contando como você a utiliza.