Vamos pensar em listas de afazeres mais fluidas?

Sempre que eu falo sobre esse termo “listas de afazeres” as pessoas têm dúvidas. Por isso, quis escrever um post para deixar como referência.

Eu me refiro a “lista de afazeres” como toda e qualquer lista em que você coloque lembretes do que precisa fazer. Isso se aplica a pequenas tarefas, próximas ações, projetos, objetivos, acompanhamentos de tarefas delegadas, listas de compras e tudo o mais.

O que acontece – e eu imagino que seja assim porque muita gente compreende o método GTD dessa forma, apesar de não ser – é que as pessoas atribuem a “listas” apenas a famosa “to do list”, ou tarefas menores, ou considere também que as tais listas, quando organizadas para ações, se referem a contextos “fixos” como telefonemas, casa, escritório etc.

Nenhuma das duas coisas é verdade, tanto no Método Vida Organizada (MVO) quanto no GTD.

Se você ler o livro “A Arte de Fazer Acontecer” (Sextante, 2015), verá que o David chama até mesmo o Calendário de lista. Não precisamos complicar as coisas. Quando se fala em lista, você pensa no quê? É exatamente isso. Não é para complicar.

Os contextos também devem ser fluidos. O que o David traz no livro (telefonemas, casa, rua, escritório etc.) são apenas pontos de partida, exemplos para você começar e personalizar os seus. E um contexto pode existir durante algum tempo e depois você tirar essa lista, criar outras etc. É para ser fluido. Esse é o grande lance.

Toda vez que faço alguma live alguém me pergunta “você organiza as suas listas POR CONTEXTO?” e essa pergunta é tricky porque, obviamente, 1) ações sim e 2) a definição de contexto engloba coisa pra caramba que provavelmente quem fez essa pergunta ainda não tem esse conhecimento. Exemplo:

Neste exato momento, eu estou no Brasil. Ontem, eu criei uma lista no meu Google Tasks chamada “Brasil”, simplesmente. Significa que Brasil é um contexto? Sim. Significa que estar no Brasil é um projeto? Também sim. A grande questão é que NÃO IMPORTA. Nossa produtividade não é sobre a semântica, sobre os termos que usamos, mas sobre o método que utilizamos para gerenciar as coisas que precisamos fazer – e fazemos! Não é sobre organizar as listas – é sobre organizar o mínimo as informações de modo que você consiga acessá-las no momento oportuno e faça o que precisa fazer. Não importa se a lista “Brasil” é um contexto ou de suporte ao projeto. Isso não faz a menor diferença. O que importa é que eu tenho listado o que preciso fazer enquanto estiver no Brasil, vejo aquela lista sempre, e vou executando as ações.

Você pode querer ir ao mercado esta semana e, então, cria uma lista “mercado” provisória para ir colocando ao longo da semana os itens que precisam ser comprados. Quando essa lista estiver vazia, você pode deletá-la se quiser. Futuramente, cria de novo. E assim por diante. Não é para ser complicado. É para simplificar ao máximo. É para facilitar a vida, não te dar mais trabalho.

O complemento que o MVO faz ao GTD é que, uma vez por semana, quando eu planejo os meus próximos sete dias, eu olho as minhas listas e vejo se tem algo ali que vai demorar mais tempo, ou eu quero me dedicar com mais concentração, e além de ter nas listas eu designo um bloco de tempo no meu calendário também, de modo que eu planeje um tempo para fazer aquilo no melhor dia para mim, ao longo da semana. Isso me ajuda a ter uma noção de “quantas coisas cabem” e também sinto que priorizo o que é mais importante.

Listas são apenas lembretes do que você precisa fazer. Não complique mais do que a nossa vida, em si, já é complicada pacas. Se está te ajudando, tá certo. Não conserte o que não está quebrado. 😉