Meu arquivo de referência rápida.

O arquivo de referência rápida é o item c) do post sobre o GTD, e significa guardar coisas que você precisa rever mais tarde. Exemplo simples: contas. Na aba do dia em questão, coloco a conta para pagar naquele dia. Depois de paga, ela vai para a minha pasta de contas pagas, organizada por mês.

Mas não só de contas vive o arquivo de referência rápida. Você pode usá-lo para qualquer coisa mesmo. Segunda-feira, por exemplo, levarei meu filho para tomar as vacinas dos 4 meses. Na aba do dia 16 já tem, então, a carteirinha de vacina dele. Assim como na aba do dia 2 de setembro já está uma lista de perguntas para a pediatra, pois será o dia da próxima consulta. Quando eu abrir a pasta nesse dia, já tem ali tudo o que eu preciso e não me esqueço de levar nada. Também uso para lembretes, frases de motivação, relatórios que preciso levar para reuniões, formulários para preencher, convites de casamento, enfim, papéis que vou precisar em uma data específica – arquivos temporários, na maioria das vezes.

Funciona assim: todos os dias, eu pego a aba correspondente ao dia em questão e vejo o que tem ali. No final do dia, eu levo a pasta para o final da fila, e assim os dias e meses se vão. Como vocês podem ver na imagem acima, eu trabalho sempre com dois meses: o atual e o próximo. As pastas dos outros meses estão na prateleira de baixo e, à medida que eles chegam, eu as subo. Por exemplo, quando chegar dia 1º de setembro, eu desço a pasta de agosto e subo a de outubro.

Trabalho bastante com post-its, porque tenho pavor de folhas soltas. Então em cada pasta tenho uma folha limpa de papel cartão, onde colo os lembretes com post-it. Documentos e papéis avulsos ficam separados dessa folha, claro. Mas é bom centralizar os lembretes em uma só página, e com os post-its fica super fácil.

A grande sacada do arquivo de referência rápida é que ele permite que você tire da sua cabeça coisas com as quais você não precisa se preocupar no momento, mas precisa se lembrar mais tarde. Não serve para compromissos (use o calendário) ou tarefas (use suas listas) – não confunda. São para itens que não demandam ação – referência a ser vista em uma data específica, simplesmente.

É fundamental checar todos os dias o arquivo. Se você ficará fora alguns dias, certifique-se de verificar as pastas de todos os dias em que estará em outro lugar. Senão, não funciona. É um arquivo vivo.

Como montar um arquivo de referência rápida

Você precisará de 43 pastas: 31 diárias, numeradas de 1 a 31, e 12, com os nomes dos meses. A primeira pasta deverá ser a do dia de hoje, seguida pelos outros dias (se hoje é dia 14, a pasta seguinte é a do dia 15 e assim vai. não caia no erro de começar pela pasta 1). Depois do dia 31 (ou do último dia do mês), entra a pasta do próximo mês e os dias: 1, 2, 3… até o dia de ontem (exemplo: 13).

Você deve, todos os dias, verificar a pasta diária e o que tem ali dentro. Depois, essa pasta é re-arquivada no final da fila (se hoje a pasta representa 14 de agosto, amanhã ela representará 14 de setembro). Da mesma forma, quando o arquivo mensal chega o fim, você deve substituir a pasta dos meses – o arquivo mensal de outubro entrará no fim da fila, quando entrarmos em setembro. Resumindo, é um arquivo permanente em que, a qualquer momento, dia ou ano, você terá referências para os seus próximos 31 dias e 12 meses.

Eu uso pastas suspensas e um carrinho específico para isso, mas com certeza o ideal é ter um gaveteiro ao lado de sua escrivaninha, onde você possa manter o arquivo fechado e organizado. Algumas usam pastas normais dentro de uma caixa. faça como funcionar melhor para você. Os dias e meses eu etiquetei com a minha rotuladora. Acho que o visual fica mais limpo do que escrever à mão.