Eu tenho dificuldade com o What’sApp porque não gosto da ferramenta. O conceito de mensagem instantânea me deixa aflita quando as pessoas não sabem utilizar esse recurso. Para mim, mensagem instantânea é para coisa urgente, que não pode esperar, que precisa de uma resposta logo mas que não é uma emergência que justificaria um telefonema. Mas as pessoas usam para absolutamente tudo – agendamentos, perguntas, bate-papo. E isso não seria tão problemático se elas não esperassem que você respondesse o quanto antes, em tempo recorde. O que elas não param para pensar é que elas são apenas uma pessoa mandando mensagem – mas a pessoa que está recebendo sua mensagem está recebendo muitas outras também, cujo volume ela desconhece.

No meu caso, eu recebo tanta, mas tanta mensagem, que é humanamente impossível responder todo mundo diariamente. Já tentei, mas meu dia se resumiria a isso. E não quero. Tenho outras coisas para fazer.

Nesses anos todos, tentei de tudo: deletei o What’sApp, coloquei mensagem automática de resposta (que ainda uso às vezes), ignorei mensagens, respondi todas, enfim. Desta vez, fiz uma organização com etiquetas que tem ajudado. Então, se você lida com MUITAS mensagens assim como eu, diariamente, talvez este post seja útil para você.

No trabalho utilizamos o Slack para comunicação, mas apenas para a equipe. As pessoas de fora da empresa ainda não são acostumadas a usar e utilizam o What’sApp ainda. Espero que esse péssimo hábito mude com o tempo.

Para usar o recurso de etiquetas no What’sApp, você precisa ter a versão Business instalada no seu celular. Ela é gratuita e não demanda nenhum tipo de cadastro com CNPJ nem nada disso. É o mesmo aplicativo, só que com mais recursos, por isso sempre recomendo.

Um desses recursos é o de criação de etiquetas para categorizar as mensagens. Veja: eu não estou recomendando que você perca mais tempo etiquetando as suas mensagens do que respondendo. Mas uma categorização mínima pode te ajudar, além de um processo para revisão e atualização dessas mensagens. Mais uma vez: se for útil para você. Se não fizer sentido, vale a máxima: não precisa consertar o que não está quebrado.

• Etiqueta RESPONDER em verde. Aqui eu coloco todas as mensagens que precisam de resposta. Aí, diariamente, eu acesso essa etiqueta pelo What’sApp do computador (acho mais fácil para digitar) e respondo as pessoas. Se eu ficar aguardando algum retorno delas, coloco na etiqueta de FOLLOW-UP.
• FOLLOW-UP significa simplesmente “acompanhar”. São as mensagens que eu preciso fazer algum tipo de acompanhamento. Não apenas respostas ou coisas delegadas, mas acompanhamento de pessoas mesmo, questões diversas etc. Reviso uma vez por semana, na quinta-feira (tem lembrete na agenda), e envio uma mensagem para a pessoa se for necessário.
• Em Agendamentos eu coloco todas as mensagens de pessoas com as quais faço agendamentos, do salão para fazer sobrancelha até médicos e pet shop. Verifico semanal e mensalmente, para agendar.
• Informes, Grupos e outros são mensagens de referência, que vejo quando dá. Agora, Grupos de Trabalho eu vejo diariamente, porque geralmente estamos discutindo projetos que precisam do meu retorno.
• Em Todo dia eu coloco 1 grupo e 4 pessoas com as quais converso diariamente, entre elas a minha mãe, por exemplo. Verifico logo cedo.
• Em Toda semana eu coloco minhas amigas e outras pessoas que gosto de interagir semanalmente para ver como estão.
• Em Todo mês eu coloco aquelas pessoas que eu gosto de manter contato, apesar de não estar tão próxima. Ex-colegas de trabalho, amigos do tempo da escola ou faculdade, networking e por aí vai.
• Também posso criar etiquetas temporárias para projetos, como criei a de “imóveis”, quando estava procurando imóvel comercial. É uma maneira de agrupar mensagens que façam sentido ficarem juntas.

Ainda não é perfeito porque, para mim, ideal mesmo seria não ter que precisar usar o What’sApp. Mas, já que é necessário em alguns casos, essa é a minha busca para conseguir responder sem passar o dia inteiro, dentro do tempo mais adequado para mim. Espero que o post tenha trazido insights para você aplicar também.