Diário da Thais, GTD™, Ferramentas de organização

Meu sistema de organização atual (Março 2018)

Eu utilizo um método de produtividade chamado GTD e tenho inclusive um blog apenas para falar sobre essa metodologia. No entanto, muitas pessoas que acompanham o Vida Organizada também gostam do método, então vim aqui dizer que eu fiz uma série de vídeos no canal GTD Brasil mostrando o meu sistema atual. Como é o meu sistema de organização, achei legal trazer para cá também.

Veja abaixo:

Espero que seja útil de alguma maneira!

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36 Comments

  1. Acho seu sistema incrível!
    Tenho usado o calendário do google e o evernote.
    No Evernote eu adicionei uma pilha de cadernos para os documentos comprobatórios do currículo Lattes (como eu sou da área acadêmica).

    1. Fale mais sobre isso. 😁

      1. A plataforma Lattes é o principal sistema de informação sobre pesquisadores e acadêmicos no Brasil, em Portugal tem uma plataforma similar, o DeGois.
        Além de alimentar o currículo com informações de suas atividades técnicas e científicas. Os documentos que comprovam tais informações também precisam estar organizados. Também chamamos de documentos comprovatórios ou comprobatórios.
        Por exemplo, você vai ao congresso X, submeteu 2 trabalhos em formato resumo, foram aprovados, apresenta-os durante o congresso. Ao voltar, você tem 1 declaração de participação no evento, os 2 resumos publicados, 2 declarações de apresentação dos trabalhos.
        Eu tenho usado o Evernote para isso. Pois muitos documentos são em formato digital e os que não estão, eu digitalizo.
        Fiz uma pilha de cadernos nomeada “Lattes” que contém um conjunto de cadernos nomeados conforme a estrutura do Lattes. Por exemplo, atuação profissional, formação complementar, paticipação em eventos…
        Essas declarações são direcionadas aos cadernos específicos. Cada declaração é uma nota. Seguindo o exemplo acima, a declaração de participação no evento, vai para o caderno “Lattes- Participação em eventos”. O Resumo vai para “Lattes – Resumos”…
        Outro exemplo, participação em grupo de pesquisa. Eu solicito ao líder do grupo uma declaração da minha participação e deposito no meu sistema no Evernote.
        Isso facilita na hora de alimentar o Lattes.

        1. Oi Juliana, tudo bem? Eu sei o que é o Lattes – queria saber como você fazia sua organização das informações no Evernote. 😉 Obrigada.

  2. Érica Rocha says:

    Caí nesse post num momento de bastante projetos. Já uso o Evernote e também a agenda do google. Achei a forma que você organiza fantástica mas a dúvida que não quer calar é: como começar do zero, no GTD, uma vez que a bagunça já está formada!? kkkk
    Algum passo-a-passo, amiga?

    1. Tem sim. A parte 2 do livro do GTD é todo um passo a passo para começar. Para ajudar, você pode percorrer esse passo a passo seguindo a playlist no canal (Série de Instalação). Ou pode fazer um curso comigo também: http://www.gtdbrasil.com/agenda

      O mais importante é saber que é um caminho para a vida toda e que não é do dia para a noite que tudo muda, mas que é um processo que precisa ser iniciado em algum momento. 😉

      Qualquer coisa me fala.

  3. Luciano Vidal says:

    Olá Thaís.
    Referente ao google calendar, você tem alguma dica de sinalização para utilizar para marcar quando uma atividade for concluída?
    Uma vez você falou que colocava um OK no final. Só que visualmente, especialmente no celular, se o texto for grande, não aparece o texto inteiro, a não ser que eu clique em cima da frase e arraste até o final, entende?
    Então queria ver se você ainda faz assim, ou se tem alguma outra dica.

    Obrigado!

    Abraço!
    Luciano

    1. Você pode colocar no começo da frase.

  4. Luciano Vidal says:

    Oi Thaís…
    Você continua utilizando o Pipedrive?
    Se a resposta for afirmativa, como tem utilizado?

    Obrigado!
    Luciano.

    1. Não, estou centralizando tudo no Lead Lovers, mas estou sentindo falta do Pipedrive. Talvez eu volte ainda este ano. Estou reestruturando o processo de vendas da empresa.

  5. Deborah S. says:

    Thais, nas página 94/95 do GTD, ele se dedica a um tópico que chama de Sistema de Ativação Reticular e coloca uma citação do Maxwell Maltz falando do “mecanismo criativo automático”. Eu tive a impressão de que esse tópico foi inteiramente baseado no livro do Maltz, Psycho Cybernetics, que apesar do nome estranho, é um livro fantástico, mindblowing, mas possui algumas premissas, digamos, controversas. Você já leu esse livro? Vocês trabalharam esse tópico em mais profundidade no seu treinamento com David Allen? Eu adoraria ler uma resenha sua um dia.

    1. Nunca li… os treinamentos do David tem foco na implementação da metodologia apenas, senão ficariam muitos extensos. Mas parece ótimo.

  6. Eita, eu vim aqui achando que eu ia ler um post e tinha vídeos 🙁 não para de escrever não Taís kk amo sua escrita

    1. Poxa, mas tem post todos os dias. Comenta neles também. 😉

      Este aqui foi só pra trazer um conteúdo que eu sei que os leitores curtem, mas que foi postado em outro formato. Os vídeos foram gravados e editados com muito carinho. Espero que ajudem.

  7. Thiago Henrique D. says:

    Você não imagina o tanto que está me ajudando em me organizar minha bagunça kk.Obg Thais e parabéns pelo seu trabalho!

  8. Letícia says:

    Achei fantástica a ideia de Big Picture. Eu gosto muito de fazer um retrospecto de cada ano, mas nunca havia me ocorrido registrar os marcos à medida que eles acontecem – quando chegava o fim do ano, eu ficava tentando confiar na minha parca memória para analisá-lo e acabava perdendo aspectos relevantes.

    Vou implementar isso hoje mesmo!

    Beijos e obrigada!

  9. Eli Rigobeli says:

    Oi Thaís. Quando você conclui uma tarefa (nota) no Evernote, o que você faz com ela? Obrigado!

    1. Eu costumo deletar.

      1. Eli Rigobeli says:

        Eu imaginei mesmo quando vi a lixeira com 8613 notas rs. Abs. Obrigado 😉

      2. Eli Rigobeli says:

        Olá Thaís, tudo bem?
        Gostaria muito de ter uma luz sobre minha dúvida.
        Não é a primeira vez que passo por isso na implementação do GTD e não consigo achar uma solução.
        Tenho uma estrutura do GTD no Evernote muito parecida com a sua. Uso para projetos pessoais e costumo colocar algumas atividades “macros” profissional, como por exemplo: ir para reunião em SP.

        Mas o meu problema começa no detalhamento do projeto. Veja bem:

        1 Sou desenvolvedor e tenho uma empresa com vários projetos:
        – site para empresa X, aplicativo para empresa Y, Blog para empresa Z…

        2 Tem casos que 1 projeto possui várias interfaces:
        – algo como todoist, evernote que possui, site, blog sistema, aplicativo…

        3 Cada interface possui as suas atividades (eu diria que é um projeto do GTD):
        Sistema X
        – Criar o aplicativo
        – fazer o design do layout
        – fazer o código do laytout
        – criar rotina de comunicação com o servidor
        – realizar testes
        – Criar o site
        – registrar o domínio
        – registrar hospedagem

        A minha maior dúvida, é como isso pode conviver com os meus projetos pessoas. Acho que o problema maior é que se trata de um projeto que possui MUITAS atividades e essas atividades podem ser agrupadas.
        Não queria um projeto pessoal “organizar viagem”, com o projeto “definir o layout do aplicativo”, que na verdade são atividades de um projeto. Eu não estou achando um lugar para detalhar esses projetos.
        Sei que tem a pasta de suporte ao projeto, mas cada projeto da empresa, também possui próximas ações, algum dia talvez, etc.

        E no caso do projeto da minha empresa, ele nem tem uma data de fim, e sim evoluções (nunca acaba).

        Será que a única forma vai ser criar uma conta separada só para empresa?

        Uffffffa!!!!!!! terminei
        Difícil de entender?

        Agradeço muito a sua atenção!
        Acompanho seu blog faz muito tempo… sem dúvida o melhor sobre o assunto, aprendi o GTD com vc 🙂

        1. Eu recomendo a leitura do capt. 3 do livro do David, que ele fala sobre o modelo de planejamento natural para projetos. Ele fala sobre a organização das fases do projeto e de sub-projetos. Tenho certeza que pode ajudar. 🙂

          1. Eli Rigobeli says:

            Estava lendo hoje! rs
            Vou dar mais uma lida 😉 tks

          2. Eli Rigobeli says:

            Uma outra pergunta.
            Você chega a passar as atividades que estão no projeto (detalhado) para o Próximas ações?

          3. Elas só ficam em próximas ações.

  10. Thaís, parabéns pelo trabalho “socialmente relevante”! Rsrs

    Uma dúvida: o Calendarr substitui o seu caderninho/boullet journal? Se não, Como eles se complementam sem se sobrepor?

    Obrigada!

    1. Não. Uso o caderno apenas para captura. O calendário tem as informações já organizadas e de outra categoria. Recomendo a leitura de outros textos do blog, especialmente sobre calendário. 😉

  11. Fernanda says:

    Thais, onde vc faz sua lista de mercados? Vce parou de usar o ToDoIst?

    1. Oi Fernanda, tudo bem? Fiz alguns posts no blog nos últimos meses mostrando como migrei novamente para o Evernote.

  12. Vinício Diniz says:

    Olá, Thais!
    Tudo bem?
    Eu estou começando e tentando usar o GTD. Estou lendo o livro aos poucos.
    Estou da fase dos 5 estágios ainda. kkk E sei que é um processo longo. Tenho inúmeras coisas acumuladas e desorganizadas.
    Vc tem alguma dica, vídeo, post sobre isso?

    Obrigado, e Parabéns pelo trabalho!

    1. Oi Vinício, tudo bem? Puxa, tenho bastante coisa a esse respeito. Sugiro dar uma navegada pelo blog e ir buscando temas específicos relacionados. São muitos posts desde 2006. 😉 Obrigada.

      1. Vinício Diniz says:

        Pode crer. Nesse tempo eu dei uma lida em algumas coisas. Tem ajudado bastante. E gostei muito.
        Ainda chego lá. Kk.
        Obrigado!

  13. Thais… parabéns pelo projeto…

    Uso o Evernote com o método GTF por algum tempo e senti a necessidade de usar o Trello para uma visão geral em projetos compartilhados, achei mais simples em usar o Kanban e ter uma visão geral do projeto.

    Minha dificuldade está em atrelar as tarefas no Trello de todos os projetos dentro de um lugar só.

    Você tem algum material ou sugestão de usar o próprio Evernote para projetos compartilhados ao invés do Trello…

    Obrigado por tudo que você faz…

    1. Oi Willian, tudo bem? Não tenho não, mas recomendo o trabalho do Vladimir Campos, que é o brasileiro especialista em Evernote. 😉 Ele tem bastante coisa.

  14. Olá, Thaís!

    Sobre o seu vídeo “Meu sistema GTD: Evernote (março 2018)”, eu achei tão fantástico que mudei toda a minha esturtura do GTD e fiz igual ao seu 🙂 Obs.: a minha última estrutura era igual ao curso que fiz do GTD em São Paulo (Nível 1), mas achei o seu mais estruturado, fez mais sentido para mim.

    Dúvida: quando você esclarece os itens na sua caixa de entrada e os identifica como ações de mais de 2 minutos e que dependem de você, e que não tem prazo, você os direciona para a lista de contextos. A escolha do que fazer nessa, leva em conta a sua intuição?
    Pois, no curso que fiz do GTD nível 1 a dica do instrutor era direcionar todas essas ações para um caderno “Tarefas” e na revisão semanal eu colocava a TAG de contexto naquelas ações dessa lista tarefas que eu queria que fosse a minha prioridade semanal.

    Desculpe o texto longo 🙂

    Um abraço!

    1. Não necessariamente prioridade semanal. Ou tem prazo ou não tem. Você deve ter a liberdade de escolher de acordo com o que aprendemos no Passo 5 – Engajar. 😉

  15. Olá Thais,
    Os vídeos acima estão mesmo indisponíveis ?
    Obrigada

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