Ano: 2016

Eu tinha me programado para tirar férias na última semana de outubro. Venho tirando uma semana de férias a cada três meses desde que comecei a trabalhar de forma autí´noma e, apesar de parecer uma boa ideia no começo, com o tempo se mostrou um pouco inviável.

Primeiro, porque nem sempre meu marido e o nosso filho estão de férias também. Isso inviabiliza viagens e passeios com eles, e acabo ficando em casa.

Segundo, porque mesmo de férias do trabalho, eu acabo fazendo coisas em casa que são parte da rotina. Em resumo, não saio de férias.

Então comecei a pensar o que me atraia nas semanas de férias que eu tinha em mente originalmente. E o que me atraí­a era a possibilidade de viajar, claro, mas também de descansar mais, não usar tanto tecnologia e curtir o ambiente em que eu estivesse. Praia, montanha, novos lugares, o que seja.

Foi quando eu percebi que existem dois tipos de férias: aquelas que você viaja para conhecer um lugar novo e aquelas que você simplesmente dá um tempo para descansar. Então a minha estratégia de uma semana de férias estava falhando nos dois formatos. Eu não conseguia nem viajar nem “dar um tempo”. Eu precisava de uma nova estratégia.

Para viajar, é necessário espaçar mais os dias. Não tem graça ficar pouco tempo, especialmente em viagens de longa distí¢ncia.

Para descansar, viagens curtinhas servem. Mas, principalmente, o impacto maior está no dia a dia. Em torná-lo uma versão mais leve, de modo que as tais férias para espairecer não sejam tão necessárias.

Vejam, eu amo o que eu faço, mas levo uma rotina pesada. São muitos eventos, viagens. Se eu não tornar essa rotina mais leve, vou querer uma semana de férias sempre, mas dificilmente vou conseguir também, porque são muitos eventos sequenciais.

Eu tomei a decisão, então, desde que mudei, de transformar a minha casa em uma espécie de pousada de férias. O que me atrai nas pousadas? Café-da-manhã gostoso, tomado com calma. O ambiente de hotel, que não tem tantos objetos – só o necessário. Sempre limpo. O ar descompromissado, leve, de que cada dia é uma nova descoberta.

Olho para o meu quarto e me pergunto se ele é aconchegante como um quarto de uma pousada em uma montanha. Olho para o meu banheiro e me pergunto se ele é refrescante como uma tarde de verão depois de voltar de um banho de mar. Pode parecer muita viagem, mas tem funcionado. Esse novo olhar me possibilitou manter menos coisas em casa e a curtir mais o meu dia a dia.

Especialmente, olhar para os ambientes pensando em suas funções e zonas de trabalho. Uma poltrona na sala para fazer um cantinho de leitura? Por que não? Uma cozinha absolutamente funcional, com o mí­nimo necessário? Sim. Um quarto cujo foco é ser aconchegante? Exatamente.

Já temos oficialmente o melhor lugar da casa? ( ) sim ( ) com certeza

Uma foto publicada por Vida Organizada 🕐 (@blogvidaorganizada) em Set 2, 2016 í s 5:34 PDT

Ter menos coisas torna a vida mais leve. Ter menos coisas não só em casa, como na vida. E eu sei que é difí­cil, mas tudo isso vem do foco correto. Depois que eu percebi que deveria transformar a minha rotina como se eu estivesse de férias todo o tempo, as coisas ficaram infinitamente mais leves.

E isso não quer dizer que eu trabalhe menos, por exemplo. Muito pelo contrário – tenho trabalhado muito. Mas eu estou alternando mais os tipos de atividades e, da mesma maneira que ler e-mails é importante, ler uma revista na hora do almoço também é. Tomar um chá no final da tarde lendo um texto para o trabalho, sentada na minha poltrona favorita. Acordar mais cedo, aproveitar o dia. Não é por que estou em uma cidade praiana a trabalho que vou responder meus e-mails no lobby do hotel.

Fazendo a minha revisão semanal com boa perspectiva. Doing my weekly review with good perspective. #gettingthingsdone #vidaorganizada

Uma foto publicada por Vida Organizada 🕐 (@blogvidaorganizada) em Set 12, 2016 í s 11:42 PDT

Cada vez mais eu acredito que, se a gente fizer da nossa vida uma vida legal, não precisa fazer pequenas pausas para fugir dela apenas para descansar. í‰ um desafio diário, mas extremamente compensador. E também não tem problema nenhum fazer isso. O que eu quero dizer é que a gente não precisa depender apenas desses momentos para ter uma vida mais tranquila e descansada.

E ah, não estou falando sobre viajar. Viajar é outra coisa. Ficam para outro post as resoluções tomadas aqui. 🙂

Método FLY Lady é um método para manter a casa limpa e arrumada. Você pode encontrar diversos posts aqui no blog sobre isso ou acessar o site oficial do método.

No post sobre como organizar setembro, comentei que estava personalizando o método para a casa nova e alguns leitores ficaram curiosos perguntando como eu estava fazendo. Pois bem, este post é sobre isso.

O que eu mais gosto do método FLY Lady é a sua simplicidade. Você consegue manter sua casa minimamente limpa sem muito esforço. í‰ o que eu defendo aqui no blog e no meu livro, “Casa Organizada”.

Como já existem muitos posts aqui no blog explicando o que é e como aplicar, neste post vou me ater exclusivamente a como tenho aplicado na casa nova (nos mudamos no final de agosto).

Em primeiro lugar, vale dizer que, aqui em casa, dividimos as tarefas domésticas. Eu tenho uma rotina pesada de trabalho, viajando muito, fazendo eventos, chegando a sair de casa antes das 6h e chegando depois das 22h, então meu marido muitas vezes acabo fazendo até mais coisas do que eu, o que é super normal.

Em segundo lugar, eu respeito essa divisão. Uma coisa que aprendi com os anos foi a observar o que ele gosta de fazer ao limpar a casa, abrir mão daquela tarefa (mesmo que não seja feita “do meu jeito” – xí´, perfeccionismo!) e investir meu tempo nas tarefas que ele não executa. Aqui entra a FLY Lady porque muito do que ela passa com as missões da semana são na verdade tarefas esquecidas por todos, e ela complementa a nossa rotina.

Vou passar por todos os tópicos que ela aborda e dizer como temos feito:

• Listas detalhadas de limpeza. Criei uma para cada cí´modo da casa nova, sendo o mais simples possí­vel, e reviso essas checklists toda semana para verificar o que posso fazer na semana em questão (aqui já entra um paralelo com a revisão semanal do GTD), para definir próximas ações. Eu procuro definir as ações de acordo com a zona da semana. Guardo todas as checklists e todas as ações no Todoist.
• Zonas da semana. Procuro seguir a linha de raciocí­nio da FLY Lady, mas ela aponta o modelo de zonas para uma casa com determinado formato. Aqui, tenho cí´modos a mais, então adapto. Para mim, faz mais sentido organizar por andares, então tenho feito assim:
  • Zona 1
    Entrada, cantinho de leitura, parte de fora da porta, lavabo
    Zona 2
    Cozinha, lavanderia
    Zona 3
    Home-office, lavabo, terraço, corredor de cima
    Zona 4
    Quarto principal, nosso banheiro, quarto do Paul, banheiro do Paul, corredor dos quartos
    Zona 5
    Sala de estar, sala de jantar
• Missões da semana. Tenho um lembrete recorrente no meu calendário para, todo domingo, acessar o site da FLY Lady e passar as missões da semana para o meu Todoist. Passo para lá como próximas ações – afinal, posso adiantar se eu quiser. Mas coloco o prazo para o dia que ela estabeleceu. Copio em inglês mesmo.

• Lembretes diários. Tenha na minha checklist diária, também no Todoist.
• As listas de limpeza detalhada estão na minha checklist mensal. Por quê? Em um mês passamos por todas as zonas da casa, então, se o foco é trabalhar em cada zona semanalmente, significa que, pelo menos uma vez por mês, o que estiver na lista detalhada de limpeza será feito. Algumas coisas precisam ser feitas diariamente, enquanto outras precisam ser feitas semanalmente e por aí­ vai. Gosto de organizar listas de limpeza da casa por frequência, como rotinas, porque isso me ajuda a manter a casa em uma manutenção mais adequada. Já falei um pouco mais sobre esse cronograma de limpeza doméstica em outros posts.

Então, de modo geral, por aqui funciona assim: todos os dias, abro minha agenda do Google e trabalho nos prazos que tem ali. Dentre esses prazos, podem existir tarefas domésticas. Tem coisas que eu só posso fazer em determinado dia, como colocar o lixo para fora ou trocar a roupa de cama e banho (que faço apenas aos domingos, para lavar na segunda). Só entram na minha agenda essas ações a serem feitas em dias especí­ficos, pois sei que daquele dia elas não podem passar.

Já fizeram a missão da FLY Lady de hoje? Tirar da sala o que não pertence a ela. Essa é a minha pilha de coisas para levar para os quartos. Levou menos de dois minutos e faz toda diferença! #flylady #vidaorganizada

Uma foto publicada por Vida Organizada 🕐 (@blogvidaorganizada) em Set 26, 2016 í s 2:43 PDT

No meu Todoist, listo as próximas ações por contexto. A maioria das ações ligadas ao método FLY Lady é para se fazer em casa (uma ou outra coisa preciso fazer na rua). O conceito de próxima ação é que, mesmo que tenha um prazo, eu posso adiantar. Ou seja: eu posso executar aquela ação desde que esteja no contexto apropriado. Então é muito comum, no meu dia a dia, em um intervalo da agenda, abrir a minha lista de coisas para fazer em casa e ir adiantando uma coisinha ou outra. Se eu fiz uma revisão semanal adequada, revisei as checklists e defini ações que posso executar, essa análise e escolha do que fazer será muito tranquila.

Outra coisa que vale a pena citar é o fato de curtir cuidar da casa. Muitas vezes, chego cansada de noite a ponto de não conseguir ler um livro, se quiser. Mas com atividades que demandem esforço fí­sico leve eu consigo até me desestressar, como arrumar os livros na estante, tirar o pó dos móveis, limpar os vidros etc. Deixo as atividades que demandam esforço fí­sico maior para quando tiver energia para isso – ex: arrastar o sofá para limpar o chão, bater os tapetes, passar aspirador. E essas são tarefas que o meu marido gosta de fazer, então muitas vezes ele que acaba fazendo – o que é ótimo, porque são as tarefas que demandam mais tempo. Eu sou aquela dos detalhes: que gosta de limpar as marcas de mãos nas paredes, tirar o pó de lugares que normalmente não se tira (ex: lustres), arrumar as coisas em si, colocando no lugar o que está fora etc.

O que é fato é que eu há anos não faço o “dia da faxina” em casa. Percebi que eu perdia um dia inteiro da minha vida para fazer isso, sendo que eu poderia espaçar essas atividades e ir fazendo ao longo da semana. Muitas tarefas ficam para o dia mais livre, como sábado (não no meu caso, já que costumo trabalhar aos sábados) ou outro dia da semana, porque demandam mais tempo mesmo (ex: limpar a geladeira). Mas aí­ tudo bem – são poucas tarefas. As mais rápidas, mas que juntas levam muito tempo, eu espaço ao longo da semana e faço sem nem sentir.

O legal do método FLY Lady é justamente que ele traz pequenas pí­lulas de coisas a fazer no dia a dia, e serve para quem não tem tempo e vive uma rotina corrida. Sou a favor de delegar tarefas sempre que possí­vel, mas aqui em casa sempre conseguimos nos virar bem com a limpeza e a arrumação, sem a necessidade de ter uma pessoa nos ajudando, o que também é uma economia imensa. Não tenho nada contra – aliás, acho ótimo movimentar a economia dessa forma. Mas não precisamos, e talvez você não precise também, se aplicar algo semelhante. Então o intuito desse post foi mostrar nossa realidade, que pode inspirar mudanças na sua, se você achar necessário.

Você se lembra de todos os gadgets que já usou? Se você gostar de tecnologia como eu, provavelmente vai reconhecer alguns dos itens abaixo. Na sequência, mostro o que uso hoje.

Acho que o primeiro gadget que eu tive na vida a ponto de ficar levemente viciada foi o meu Gameboy. Eu adorava ví­deo-games quando era mais nova, mas esse foi o primeiro ví­deo-game portátil que eu tive, e o levava para todo canto. Eu gostava tanto dele que, sinceramente, se hoje ainda existisse, acho que teria. Eu prefiro jogos mais simples.

Quando eu comecei a usar GTD, há dez anos (…), o palm era o que tinha de mais avançado em termos de tecnologia. Não existiam tablets. Lembro de ter namorado o meu na Fnac durante muitos meses até conseguir guardar dinheiro e comprá-lo. Eu usava muuuito para as minhas listas do GTD e me achava super moderna quando o levava para reuniões.

Sim, eu tive um “bip”! Não me lembro exatamente o ano, mas quando eu comecei a namorar com o meu marido (em 1999), eu já usava, porque ele me mandava mensagens. Foi a minha avó que me deu, para me encontrar e avisar coisas facilmente, pois eu morava com ela e ela trabalhava o dia todo. Eu amava ter esse negócio também e lembro que, na época, era muito útil.

Todo mundo teve um discman? Eu ganhei o meu de aniversário em 1995 e não me desgrudava dele. Mais para a frente, talvez em 2002, eu ganhei um que também tocava mp3 (foi a revolução).

Meu primeiro iPod foi um iPod nano que comprei em 2007 ou 2008. Lembro que foi uma compra cara na época, para mim, mas foi quando me apaixonei pela Apple. Eu levava meu iPod para todo lugar. Ele funciona até hoje! Subi todos os meus CDs de meditação para ele e usava para selecionar os CDs e as músicas e meditações guiadas. Depois, eu cheguei a ganhar um iPod shuffle de presente de uma marca, mas nunca o usei muito, porque eu já usava mais o meu celular para ouvir músicas.

O primeiro notebook que tive na vida comprei em suadas prestações quando fui promovida pela primeira vez, em 2006, a coordenadora de projetos na agência em que eu trabalhava. Era um computador MUITO bom para a época e que durou anos. Em 2011, quando voltei a trabalhar fora depois de o Paul ter nascido, percebi que precisava de algo mais leve para levar para o trabalho. Então eu troquei com a minha mãe o notebook pelo iPad. Foi meu primeiro iPad, mas senti falta do computador. Os teclados bluetooth eram muito incipientes e não cheguei a ter nenhum que realmente funcionasse bem na época a ponto de querer fazer o investimento. Por isso, comecei a guardar dinheiro para, na primeira oportunidade, comprar um notebook novamente.

No final de 2011, quando comecei a trabalhar em Campinas, finalmente me dei de presente o Macbook Pro, que virou meu fiel companheiro durante anos.

Apesar de ser fã da Apple, nunca gostei de pagar muito caro por telefones celulares. Meu primeiro iPhone foi o 3S, quando já tinha o iPhone 4 e paguei mais barato por ele. Mas o bom de todos os iPhones é que eles duram muito anos super bem. Eu comprei meu iPhone em 2012, se não me engano, e fiquei com ele até 2015.

Gadgets que eu uso hoje

Tenho uma rotina que envolve muitas viagens e levar coisas pesadas (materiais, cabos, apostilas) para ministrar treinamentos e palestras em outros lugares, então ter um Macbook Air foi uma escolha natural e da qual não me arrependo. Ele é leví­ssimo e com grande performance. No entanto, eu sinto falta de ter outro computador em casa para trabalhar, para não sobrecarregá-lo, que é uma coisa que está nos meus planos para um futuro a médio prazo.

Para não ficar andando muito com o computador por aí­, sempre que possí­vel levo apenas meu iPad mini 3. Ele me atende bem em reuniões, que faço muito, e também uso para leituras de livros e revistas no dia a dia, além de estudar textos diversos.

Para me ajudar com o iPad e o celular nas reuniões, tenho um teclado bluetooth da Logitech (k480), que é ótimo. Ele conecta até três aparelhos ao mesmo tempo e tem um suporte para colocar os gadgets – cabem o meu celular e o ipad mini certinhos ali. A única desvantagem dele é ser meio pesado (ele pesa mais que o Macbook Air), mas acho melhor levá-lo que o computador.

Como eu leio muito e também viajo bastante, tenho um Kindle Paperwhite para armazenar meus e-books. A leitura no Kindle é totalmente diferente da leitura no tablet. Em viagens, não costumo levar o meu iPad, e sim o Kindle. Tenho também um Kobo H20, mas ganhei de presente em uma ação do blog. Ambos são ótimos e eu alterno minhas compras de e-books entre eles, de acordo com os preços mais vantajosos.

Meu iPhone atual é o SE com 64Gb, que me atende bem. Preciso de um celular com bastante capacidade de armazenamento porque uso para fazer fotos, ví­deos etc no meu trabalho, além de testar aplicativos, digitalizar coisas para o Evernote e por aí­ vai. Nunca senti necessidade de ter um celular com tela maior e também prefiro celulares menores.

Outro gadget que eu tenho é um gravador de voz bem simples que utilizo para gravar os meus treinamentos e palestras. Ele não tem nem marca, mas funciona de maneira satisfatória.

Bom, por fim, vou encerrar com um gadget que tenho há muitos anos – ou seja, é antigo e novo também. Quando comecei a usar o GTD, em 2006, eu comprei uma rotuladora da marca Brother. Ela durou exatos dez anos. Este ano, ela finalmente se aposentou e eu comprei uma nova. De que marca? Brother. í‰ excelente, fácil de manusear e muito prática.

E você, se lembra de todos os gadgets que você já teve? Deixe nos comentários!

Olá pessoal, chegou outubro! Neste post, darei algumas dicas para você se organizar nesta entrada de novo mês e também vou contar um pouco como eu faço isso!

Agenda

No post sobre como organizar setembro, eu comentei que estava fazendo um teste usando novamente agenda de papel. Bem, apesar de adorar agenda de papel, o teste não durou muito. Voltei a usar a minha agenda do Google, que continua firme e forte. Não tem jeito: para agenda, eu prefiro tecnologia. Uso muito o recurso de recorrências e confio nas informações que já alimentei ali, então prefiro manter o que for mais prático para mim.

Ah, eu inclusive escrevi um post sobre como uso um modelo de agenda para planejar a minha “semana ideal”. Depois de algumas semanas testando, concluí­ um pró e um contra. Pró: me ajuda a organizar melhor quanto tempo posso dedicar esta semana para cada atividade, jogando para a semana seguinte quando eu não puder abrigar mais nada. Contra: me senti um pouco sobrecarregada fazendo isso, com um bloco de atividades colado no outro. Talvez eu tenha que espaçá-los mais.

Ainda com relação í  agenda, eu gosto de ver meu mês como um todo, os compromissos já agendados, para ver se preciso tomar algum tipo de providência. Depois que eu comecei a trabalhar com coaching, meus dias ficam cheios de compromissos com facilidade, pois estão dedicados a sessões. Portanto, em outubro eu já tenho muitos dias praticamente fechados, então isso me mostra que tenho que ser criteriosa com tudo o que entrar. Vou viajar três vezes (Curitiba, Brasí­lia e Rio de Janeiro), tenho o curso online do Todoist que entra no ar na primeira semana (e toma bastante dedicação de tempo de edição e gravação), uma palestra agendada (em evento fechado), Dia das Crianças e outros compromissos gerais já agendados. Eu tinha me planejado para tirar alguns dias de férias no final do mês mas, com as sessões de coaching, resolvi deixar para dezembro. Eu também não conseguiria fazer nada muito diferente com o meu marido e o nosso filho em perí­odo de aulas.

Outras coisas que eu costumo verificar toda entrada de novo mês: reuniões, treinamentos, eventos na escola do nosso filho, feriados, aniversários, shows, webinars e cursos. Pelo deslocamento que já sei que vou fazer em determinados dias, também verifico a possibilidade de fazer coisas que eu gosto (tenho uma checklist chamada “Coisas que eu gostaria de fazer mensalmente”), tais como: passear em alguma livraria, ir ao cinema, fazer um passeio bate e volta, sair com as minhas amigas, entre outras.

Este mês também tem eleições municipais, então eu deixei, em um compromisso no meu calendário, o número do meu candidato a vereador, para não esquecer.

Projetos

Eu tenho uma lista com todos os meus projetos em andamento e, como comentei outro dia, voltei a organizá-los por prazo de conclusão – geralmente o mês de entrega em questão.

Bom, então, sinceramente, eu tenho que estar hoje com todos os meus projetos de setembro concluí­dos. E sim, isso foi feito! Na última semana, dei uma prioridade para eles, definindo ações bem certeiras para fazer ao longo da semana, me dando prazos internos, e eles foram concluí­dos.

Então agora eu altero a frase inicial, dizendo que se trata do meu guia para Outubro 2016 a Outubro 2017, e reviso os projetos alocados para outubro para garantir que sejam os projetos de outubro mesmo, se tem projetos demais, se algo pode ser concluí­do em novembro ou mesmo se falta alguma coisa.

No momento, eu tenho 28 projetos para concluir em outubro. São projetos mais simples como “Montar uma planilha com os lançamentos futuros dos meus cartões de crédito” e “Comprar presente para o Paul – Dia das Crianças”, até mais robustos ou complexos como “Colocar no ar o curso online Organize-se com Todoist em 08/10″, “Renovar o meu passaporte” e “Gravar curso online de refresh para o Ní­vel 2″. Mas o que importa não é o volume de projetos, e sim que estejam todos muito bem definidos e com próximas ações claras. Eu consegui jogar uns 3 ou 4 para novembro, sem dramas. Quando isso envolve outras pessoas, eu costumo avisar logo no iní­cio do mês.

Eu organizo os meus projetos e ações no Todoist.

íreas de foco

Também costumo revisar as minhas áreas de foco pelo menos mensalmente. O propósito é garantir que estejam caminhando bem para que fiquem estáveis e tranquilas. Ontem eu postei um texto sobre como reequilibrar as áreas de foco, que foi resultado da revisão mensal que fiz delas.

Estou usando novamente o formato de mapas mentais para trabalhar com elas, porque gosto muito do modelo e do programa (Mind Meister).

Todo mês eu gosto de definir áreas de alavanca, que darei um pouco mais de atenção ao longo de todos os dias. Para outubro, profissionalmente certamente será a área de “coaching” e, pessoalmente, “finanças”.

Outras coisas que gosto de fazer quando entra um novo mês:

• Organizar a pasta do tickler
• Ler alguns pensamentos que me inspiram
• Repassar a lista de possí­veis pendências do livro de GTD para fazer uma captura completa
• Administrar minhas finanças pessoais e da empresa, fazendo um balanço geral do mês anterior e projeções para o próximo
• Conferir se todas as contas do mês passado foram pagas
• Personalizar as zonas da FLY Lady para as semanas
• Revisar as listas de limpeza detalhada para definir próximas ações
• Revisar e fechar calendário editorial do blog
• E outras coisas pessoais

Que você tenha um feliz mês de outubro!

Neste post, vou comentar um pouco sobre como tenho feito um trabalho de reequilí­brio das minhas áreas de foco. David Allen recomenda revisá-las sempre que sentir necessidade de buscar equilí­brio. Eu tenho sentido desde a mudança de casa e também com algumas mudanças de rumo profissionais. Achei que seria legal compartilhar com vocês (leia o post linkado na primeira frase para entender sobre o que estou falando caso você nunca tenha lido nada sobre áreas de foco).

Essas são as minhas áreas de foco profissional nesse momento. Eu utilizo um programa chamado Mind Meister para fazer (adoro esse programa, embora existam outros que trabalhem mapas mentais também).

Quando eu penso no meu trabalho, existem seis grandes áreas pelas quais eu sou responsável hoje, e são essas áreas acima. Cada uma delas é um mundo de coisas a se tomar conta, então até que foi fácil distinguir exatamente quais são. Uma influencia na outra, claro, mas tê-las descritas me ajuda muito na definição do meu trabalho.

[Tweet “”O que pode ser medido, pode ser melhorado.” – Peter Drucker”]

Definir o seu trabalho é uma das coisas que mais fazem diferença em termos de produtividade. Se você não tiver seu trabalho definido, ficará muito mais fácil dizer sim para tudo e para todos e se sobrecarregar. Aliás, é fato: toda pessoa sobrecarregada não sabe de verdade qual é o seu trabalho. Provavelmente não tem todo o inventário de coisas que precisa completar e entregar a curto prazo, não tem ideia dos seus compromissos nem das suas responsabilidades. Uma vez que você defina seu trabalho, você consegue analisar cada uma dessas definições e se perguntar: tá tudo certo por aqui? Isso me lembra algo? Quando eu analiso essa área e penso em sua estabilidade, o que eu preciso fazer para alcançá-la?

E essa é uma análise fundamental, porque mudamos o tempo todo. Aprendemos coisas novas, evoluí­mos (#pokemongo), queremos fazer coisas diferentes. Quando você é promovido ou muda de emprego, por exemplo, fatalmente precisará fazer uma nova análise das suas áreas de foco, pois tem muita coisa para colocar em ordem nos próximos meses.

Depois de listar as áreas principais, eu acrescento em um segundo ní­vel as minhas grandes responsabilidades dentro de cada uma delas. Essa “categorização” não é coisa do GTD, mas minha mesmo. Para mim, fica mais claro fazer dessa forma (primeiro ní­vel: grandes áreas, segundo ní­vel: responsabilidades). Já tentei de outras maneiras e posso mudar daqui a algum tempo também, porque tudo isso é muito diní¢mico – lida com a maneira como eu me relaciono com o meu mundo.

Quando eu penso, por exemplo, no meu trabalho como master trainer, as responsabilidades são muitas. Mas, se eu não fizesse essa descrição, não saberia dizer quantas.

O que isso aí­ em cima significa é que eu tenho essas responsabilidades como master trainer. No geral, esse segundo ní­vel basta. No terceiro, coloco apenas detalhes que me ajudam a garantir que eu não deixe nada escapar quando revisar todas as áreas.

“Mas Thais, o que você faz?” – fica até um pouco mais fácil responder essa pergunta quando as áreas estão definidas. 😀

Então, mensalmente, ou sempre que me sinto um pouco sobrecarregada, eu reviso essas áreas porque assim: o que é minha responsabilidade, eu tenho que dar conta. O problema é que se eu identificar que tenho mais responsabilidades do que posso abrigar, aí­ preciso tomar providências. As providências geralmente são delegar ou abandonar. Sempre me pergunto se sou a única pessoa que pode fazer aquilo. Em 80% dos casos, eu posso delegar. Então essa é uma análise muito bacana, que me permite ter mais foco naquilo que eu realmente preciso fazer.

Aí­ vem a grande jogada da coisa toda: quando uma área não está em “estado de cruzeiro” (navegando em águas tranquilas), o que eu preciso fazer para que esteja? Posso identificar projetos, que são coisas que quero concluir em até um ano e que demandam múltiplos passos. Ao identificar projetos, anoto todas essas ideias para depois esclarecer adequadamente e organizar no meu Todoist. Lá, cada projeto terá pelo menos uma ação definida que poderei trabalhar no dia a dia, e assim vou alcançando o que pretendo em cada um dos projetos e, com os projetos, a tranquilidade e estabilidade nas áreas de foco diversas.

O mesmo vale para as minhas áreas de foco pessoal, que faço em mapa separado. Por quê? Porque uma coisa é o detalhamento das minhas áreas de trabalho e outra são as minhas áreas da vida como indiví­duo. Por exemplo, no meu mapa pessoal eu tenho uma área chamada “Carreira”, pois é a evolução da minha trajetória profissional, e não as minhas responsabilidades atuais no trabalho.

Aqui aplico o mesmo raciocí­nio, mas de forma diferente, com uma camada a mais: em um primeiro ní­vel, listo as áreas macro; em um segundo, as sub-áreas; e, em um terceiro ní­vel, listo as minhas responsabilidades.

Por exemplo, uma área de foco que é muito forte para mim é “Criatividade”. Está ligada até ao meu propósito. Por isso, ela por si só merece ser uma área macro com sub-áreas e responsabilidades.

Você pode ver tudo isso e pensar: quanta coisa! Mas não construí­ isso de um dia para o outro. Fui construindo aos poucos, refletindo a minha vida como um todo. E, a cada análise (geralmente mensal), tiro e adiciono coisas novas, reescrevo para deixar mais a ver com o que sou no momento (e mais dedutivo). í‰ realmente um mapa da minha vida atual e, com esse mapa, eu consigo pensar em todos as diversas facetas dela com o carinho que elas merecem.

Por exemplo, eu posso olhar ali, em “Saúde”, que eu tenho uma sub-área chamada “Acompanhamento médico”, que faz tempo que eu não vou ao dentista. Eu capturo essa informação para processar e organizar na minha lista de coisas a fazer da maneira mais adequada.

“Ah, mas isso é muito controle. Sou uma pessoa livre, criativa, não gosto de limites assim. Parece que você engessa tudo, não vive.” Eu ouço muito isso (o David Allen também). E vou usar a resposta dele para isso: justamente por eu ser uma pessoa livre e criativa também eu faço isso. Porque, se eu não fizer, esses pequenos detalhes chatos, burocráticos e í s vezes até enfadonhos da minha vida vão ficar tomando meu tempo e energia que eu deveria estar dedicando í s coisas realmente importantes para mim. Por outro lado, ao fazer essa análise, eu garanto que não vou me esquecer de nenhuma dessas coisas importantes. Vou ter sempre a oportunidade de refletir sobre as responsabilidades que eu tenho com relação ao meu filho, í  educação dele, í  minha saúde, í  nossa casa e todas as outras áreas. Não se trata de limitação, mas de expansão.

Claro que, sem dúvida, é apenas uma escolha sobre o modo como viver a vida, que não é obrigatória de maneira alguma.

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Os webinars são realizados gratuitamente ao vivo no blog e depois disponibilizados nesta plataforma a preço de custo para ajudar a custear a plataforma em si. Confira a agenda de cursos, atualizada diariamente com novos webinars e outros formatos.

Esta semana estou dedicada í  capacitação dos instrutores no novo formato do curso de GTD (Ní­vel 1: Fundamentos). Estou me formando Master Trainer do método e essa capacitação faz parte do processo tanto da minha certificação quanto da implementação do curso na Call Daniel. Tem sido uma semana de tantos aprendizados e tantas discussões ricas! Estou muito satisfeita com tudo e é maravilhoso trabalhar de perto com os instrutores.

O que faz um Master Trainer?
í‰ um gerente de produto. í‰ um instrutor master que, além de ministrar treinamentos, capacita os outros instrutores e gerencia a qualidade da entrega como um todo, desenvolvendo campanhas, trabalhando em parceria com vendas, cuidando da produção dos materiais etc.

O que é o método GTD?
í‰ um método de produtividade criado por David Allen, que uso há 10 anos e sou completamente apaixonada. O livro base do método foi publicado no Brasil com o tí­tulo “A arte de fazer acontecer” (Ed. Sextante).

Quem é a Call Daniel?
A Call Daniel é a franquia brasileira da David Allen Company, detentora do método. A DAC (como chamamos carinhosamente) escolheu como estratégia ter uma única franquia em cada paí­s para gerenciar a qualidade da entrega mais de perto. Para isso, todos nós passamos por extensos e contí­nuos processos de certificação. A Call Daniel tem esse nome porque seu fundador, Daniel Burd, começou trazendo o GTD para o Brasil em formato de coaching e aí­ acabou pegando. XD

Você certifica pessoas de fora?
Por enquanto, como parte desse processo de implementação do novo produtos, apenas os instrutores atuais da Call Daniel estão sendo certificados. Pretendemos certificar instrutores terceiros em um futuro breve, mas ainda sem previsão. Nosso foco é a implementação do novo formato dos cursos.

Quantos cursos são?
O David Allen (autor do método) desenvolveu um novo programa educacional em três ní­veis para aprendizado do GTD: Ní­vel 1 (Fundamentos), Ní­vel 2 (Projetos e Prioridades) e Ní­vel 3 (Foco e Direção – ainda não lançado). Eu estou me certificando como Master Trainer nos dois ní­veis já lançados e, este ano, estamos implementando esse novo formato.

Qualquer pessoa pode participar desses cursos?
Sim! Os cursos são realizados dentro de empresas ou em turmas abertas, que visitam as capitais do paí­s. A partir de outubro, essas turmas já estarão no formato novo e serão ministradas por mim.

O que o GTD faz?
í‰ um método para gerenciamento da vida como um todo. Te ajuda a focar, ter mais coerência nas atividades que você emprega tempo, perder menos tempo com bobagens, lidar com o fluxo do seu trabalho e viver com mais tranquilidade (além de muitos outros aspectos).

Estou postando para avisar que estou dedicada a isso esta semana mas que minha cabeça mesmo assim está fervilhando de ideias para os próximos posts. Como comentei, estou reformulando o calendário editorial envolvendo todos os formatos de conteúdo (posts, ví­deos, imagens) e logo vocês poderão acompanhar o resultado desse novo planejamento. 🙂

Espero que estejam tendo uma semana tão legal quanto a minha! Obrigada por estarem aqui.

Quando eu tenho muitos projetos em andamento, eu os organizo por prazo de conclusão. Essa foi uma dica que recebi no curso de GTD Ní­vel 2: Projetos e Prioridades, quando eu o fiz há um ano como parte do meu processo de certificação no GTD.

Vamos lembrar o que são projetos para o GTD? Tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluí­do e que eu posso concluir em até um ano.

A minha organização no GTD é muito diní¢mica – mudo sempre para adequar minhas necessidades. Porém, eu percebi que ajuda muito, quando tenho muitos projetos em andamento, listá-los por ordem de conclusão. Por isso, no Todoist, eu fiz assim:

Eu gosto de escrever em inglês para aprimorar meus estudos no idioma. Mas, basicamente, lá em cima estou dizendo que são minhas diretrizes para um ano: de setembro 2016 a setembro 2017. Se meus projetos são tudo aquilo que eu quero concluir em até um ano, ter essa frase (que vou atualizando na virada dos meses) me ajuda a ter esse cenário em vista.

Então eu organizo os projetos de acordo com o que tem que ser finalizado ainda este mês, mês que vem, até o final do ano, até o primeiro trimestre do ano que vem, até o segundo trimestre e até setembro, daqui a um ano. De modo geral, a organização fica assim: este mês, mês que vem e, depois, por trimestres, até a conclusão de um ano.

Coloco uma fogueirinha nos projetos do mês atual porque sei que eles são mais urgentes, digamos assim. Não gosto muito do uso da palavra “urgente” mas acho que, neste caso, explicita bem o que quero dizer.

No ano passado, eu fiz um post falando um pouco sobre organizar projetos por prazo de conclusão e uma priorização que estava fazendo para eles caminharem bem. Essa tal priorização que eu cito não é padrão do GTD, ok? í‰ uma coisa minha mesmo. Hoje já não faço daquele jeito. Estou fazendo assim:

Quando for uma ação relacionada a um dos projetos que eu preciso terminar no mês atual, eu marco com prioridade 1, pra tarefa ficar vermelhinha. Quando for uma ação para projetos do mês que vem, marco como prioridade 2 (laranja). Demais ações de projetos marco como prioridade 3 (amarelo) e, ações avulsas, prioridade 4 (branco). Funciona bem para mim porque sou uma pessoa visual e esse tipo de “bobagem” (não acho que seja bobagem – é um termo carinhoso) me ajuda no dia a dia.

Outra coisa que tenho feito é revisar os projetos deste mês com mais frequência, para garantir o foco. Não que eu foque apenas neles (isso fugiria do conceito de próxima ação do GTD, que é você aproveitar suas janelas de tempo para ir executando o que puder, dentro do contexto apropriado), mas eu gosto de garantir, sempre que possí­vel, que eles estejam “correndo”. Eles são mais prioritários que os outros porque precisam ser concluí­dos logo, e isso é algo que tem a ver com o GTD (prioridades / horizontes mais elevados).

Muito do que eu estou falando pode parecer grego ou muito avançado para quem está começando. Por favor, não queira comparar o uso e modelo de personalização de uma pessoa que usa GTD há dez anos e trabalho com isso com o iní­cio da sua implementação. No começo, tudo o que você precisa ter é uma lista de projetos.

Essa pergunta vai mudar toda a sua organização pessoal, se você permitir.

O que traz estresse? O excesso de preocupações. Estar em uma reunião pensando no que deveria estar fazendo, nas contas a pagar, nos prazos e naquele monte de outras coisas que te tiram a atenção do momento presente.

Ao mesmo tempo, o que é desorganização? í‰ você chegar na reunião sem ter se preparado. Não ter pago as contas. Não conseguir cumprir seus prazos.

Quando você tem todas as informações necessárias em uma agenda (compromissos, ações com prazo e informações importantes para determinados dias), você consegue abrí­-la semanalmente e pensar, para cada item: o que precisa acontecer para eu ficar tranquilo com relação a isso? O que precisa acontecer para eu estar realmente presente nessa reunião?

A resposta vai denunciar o básico que você precisa fazer. Preparar uma pauta para a reunião com o seu gestor. Separar as contas que vencem esta semana para pagar na segunda. Reservar um tempo na terça para trabalhar em um prazo que vence na quinta.

Somos tão atropelados pela demanda que esquecemos a coisa mais básica, que é viver um dia de cada vez. Esse planejamento semanal permite isso. Porque, a cada dia, você abre sua agenda e sabe o que efetivamente precisa ser feito. Por isso não dá para inserir coisas aleatórias na agenda. Ela precisa ser um retrato fiel do seu dia, daquilo que você realmente precisa fazer, sem falhas.

E, no dia, repita a pergunta: o que eu preciso fazer para estar completamente presente? Isso na sua casa, no seu trabalho, no jantar com os amigos. Se você toma providências antes, consegue aproveitar o durante e capturar ideias para o depois, de modo que não se preocupa. Você lida com as coisas, em vez de se preocupar com elas.

Uma única pergunta que muda tudo. Não acredita? Experimente.

Algo que eu tenho feito e que tem me ajudado bastante a ter uma ideia do estilo de vida que quero viver é usar a agenda do Google para definir blocos de trabalho de acordo com os diferentes papéis que assumo na minha vida profissional. (Veja aqui como se organizar com a agenda do Google)

A agenda do Google (e qualquer outra agenda eletrí´nica) permite que você crie blocos de compromissos com recorrência.

O primeiro passo foi listar todos os meus papéis profissionais – o que chamamos de áreas de foco no GTD.

Depois, refleti sobre a quantidade de horas adequada a cada um deles ao longo da minha semana. O que eu preciso dedicar mais tempo? O que eu preciso dedicar menos tempo? O que eu, como autí´noma, terei mais retorno financeiro se trabalhar?

Com base nisso, criei blocos ao longo da semana de acordo com a distribuição ideal para mim.

Isso foi muito bom porque me permitiu ver, por exemplo, quantas sessões de coaching consigo abrigar por semana, quantas reuniões posso fazer, sem deixar de lado outras atividades importantes.

Eu também coloquei o valor que “vou ganhar” caso dedique aquelas horas í quelas atividades. Isso me ajuda a perceber que, se eu usar aquelas horas para outras coisas, é como se estivesse perdendo dinheiro.

Foi uma estratégia importante em um perí­odo de novas dedicações em termos de trabalho, e tem me ajudado muito a saber o que posso abrigar esta semana ou só depois.

O David Allen diz que a gente não pode ganhar um jogo que não definiu. Definir o seu trabalho é muito importante, então conhecer os seus papéis e sua dedicação a eles é essencial. Será que você está investindo tempo no que é realmente importante?

Vou inserindo os compromissos í  medida que eles aparecem. Porém, uma vez por semana, analiso a semana como um todo e vejo como estão distribuí­das as atividades.

Vale dizer que as horas não são alocadas em sua totalidade. Há intervalos e respiros para imprevistos. Os blocos servem apenas para ter uma visão – não para “engessar” as decisões.

í‰ um modo forçado de trabalhar, confesso. Mas tem sido bom porque deixa claro para mim onde preciso alocar o meu tempo.

E vale lembrar que são testes. 🙂 Pode ser que seja um teste que valha a pena para você também, dependendo da sua rotina.

Você sente que poderia ser mais produtivo(a) mas não sabe por onde começar?

Não se preocupe: o Vida Organizada traz para você um roteiro de sete dias para você mudar seus hábitos. Quando os sete dias acabarem, recomece! E assim o faça até virarem hábitos para você.

Dia 1
Foque em uma coisa de cada vez

Um dos grandes mitos da produtividade é o conceito de multitarefa. Você não faz duas coisas ao mesmo tempo – seu cérebro alterna a atenção entre duas coisas ao mesmo tempo, o que gera estresse. Se começar algo, foque apenas naquilo. Exercite sua mente plena. Se o telefone tocar, alguém te interromper ou você se lembrar de algo, anote a demanda e lide com ela quando acabar o que estiver fazendo.

Dia 2
Durma pelo menos 8 horas

Vá para a cama pelo menos oito horas antes do horário de acordar. Para isso acontecer, evite comer até duas horas antes, não fique mexendo no celular ou estimulando seu cérebro com telas de qualquer tipo. Tome um banho morno, leia um livro ou revista, tenha uma conversa agradável com as pessoas que morem com você, toque um instrumento, pratique seu hobby favorito, mas foque em rituais calmos noturnos.

Dia 3
Desligue as notificações

Sinta-se como se estivesse de férias instantaneamente. Desligue as notificações das redes sociais, de mensagens e do What’s App do seu celular. Desligue também os alertas de e-mails e de lembretes do seu calendário. Em vez de ver as mensagens sob demanda, faça pausas ao longo do dia e veja as novidades.

Dia 4
Teste a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro foi inventada para te ajudar a ter mais foco. Marque o timer do seu celular para tocar em 25 minutos e, nesse tempo, trabalhe focado(a) em alguma atividade. O objetivo é terminá-la antes do alarme tocar. Isso ajuda a combater a procrastinação e terminar atividades mais rapidamente. Você pode fazer quantos Pomodoros quiser ao longo do dia, mas lembre-se de fazer uma pausa a cada três ou quatro deles para descansar a mente.

Dia 5
Medite

Não é necessário ser um monge tibetano para meditar no dia a dia. A meditação nada mais é que o processo de acalmar a mente, respirar adequadamente e prestar atenção aos sinais do seu corpo. Feche os olhos durante dois minutos e preste atenção apenas na sua respiração, sentado em sua cadeira mesmo, com os pés no chão. Mesmo poucos minutos ao longo do dia conseguem tranquilizar sua mente em situações de ansiedade.

Dia 6
Revise as suas atividades

A importí¢ncia de ter suas demandas, compromissos e projetos organizados é que isso facilita revisões que você possa vir a fazer regularmente. E a ideia aqui é justamente revisar o que você precisa fazer hoje, amanhã, esta semana, semana que vem. Quanto mais claras estiverem as coisas para você, mais antecipadamente você consegue lidar com elas. Revise todos os seus projetos, as suas atividades e planeje a semana seguinte. Essa revisão deixará você mais tranquilo(a) com relação í  tudo aquilo que você não está fazendo no momento, porque definiu prioridades.

Dia 7
Tome sol

De manhã, na hora do almoço ou durante o dia, saia para dar uma volta e fique um pouco tomando sol. A ideia é reabastecer seu corpo com vitamina D e te colocar em contato com a natureza. Além do efeito fí­sico, existe o efeito moral: o simples ato de parar para ficar sem fazer nada ao sol ajuda a acalmar a mente ainda mais e é um respiro no dia a dia. Exercite.

Acabou a semana? Comece tudo de novo!

Estamos procurando parceiros para realizar nosso workshop em outras capitais do paí­s!

Caso você tenha um espaço que caiba de 15 a 30 pessoas, entre em contato conosco! Também podemos conversar sobre parcerias para outros serviços.

Nosso workshop tem sido sucesso de público por onde passa e temos muitos leitores interessados nas cidades: Brasí­lia, Belo Horizonte, Recife, Porto Alegre, Curitiba e Goií¢nia!

Obrigada!