Organizando seus arquivos: por onde começar?

Antes mesmo de nascer você provavelmente já estava acumulando um exame de imagem, impresso ou em ví­deo. Logo que nasceu, a certidão de nascimento deu a partida para uma série de registros, que segue crescendo í  medida que a idade avança e você vai se incorporando í  vida em sociedade.

Na fase escolar passa a lidar com matrí­culas, boletins, históricos, provas, etc. A vida profissional te apresenta aos currí­culuns, contracheques, rescisões, e por aí­ vai.

Finanças, saúde, lazer, cada aspecto da vida com o qual nos envolvermos será fonte geradora de documentos, de todo tipo e formato, e o desafio de lidar com eles vai nos acompanhar durante toda a vida.

Quanto mais relações estabelecemos com as pessoas, com grupos e instituições, quanto mais complexa fica nossa vida, mais e mais complexos registros serão gerados.

Lidar com este volume de documentos de forma racional e produtiva é preocupação de pessoas e de instituições há décadas.

O avanço da ciência e da tecnologia trouxe respostas muito interessantes, possibilitando a substituição de suportes fí­sicos por digitais, dando muito mais agilidade na produção, na disseminação e no acesso í s informações.

O desafio, no entanto, continua sendo o mesmo, independentemente do tipo de suporte onde a informação foi registrada e transformada em documento: O que necessitamos manter? Por quanto tempo? Qual a melhor forma de guardar?

Não há respostas definitivas, nem fórmulas prontas que possam se aplicar de forma indiscriminada a qualquer pessoa ou instituição, em qualquer época. Mas há caminhos já trilhados que produziram resultados muito interessantes, e estão consagrados entre os profissionais da Arquivologia.

O primeiro passo para relacionar-se bem com seus arquivos é conhecê-los. Nas instituições, este levantamento é feito a partir do estudo dos documentos de sua constituição (Estatuto, Contrato Social, Organograma, etc.) que vai permitir identificar cada uma das funções e atividades que lhe dão vida, e os conjuntos documentais produzidos e acumulados em decorrência destas.

O resultado deste trabalho é chamado de Plano de Classificação, uma espécie de mapa da produção documental, que além de visar a distribuição dos documentos de um arquivo, fornece grande parte dos subsí­dios necessários para que possamos fazer a sua avaliação, definindo o tempo de guarda e a destinação final.

Este mesmo trabalho precisa ser feito por cada um de nós. Cada documento que nos chega deve ser reconhecido imediatamente como relacionado a determinada função ou atividade que realizamos na vida, e que só nós mesmos somos capazes de identificar.

De posse deste mapa, podemos criar um recipiente previamente dedicado a cada conjunto. Isso vai fazer com que, no momento em que for necessário localizá-lo, o caminho a percorrer esteja bem mais claro, agilizando o acesso.

Também será possí­vel refletir com mais clareza sobre a necessidade de sua manutenção e a tecnologia mais adequada a adotar.

E você? Já mapeou sua produção documental?