Organização

17 May 2015

Resenha: Getting Things Done, David Allen (a nova versão 2015)

Há cerca de nove anos, eu li o livro do GTD pela primeira vez. GTD, para quem está chegando agora no blog e não conhece, é uma metodologia de produtividade criada pelo David Allen, que eu utilizo há muitos anos. (Clique aqui para entender do que se trata)

Da primeira leitura para cá, praticamente tudo mudou na minha vida e, grande parte dela, por causa do método GTD. Eu li e reli esse livro tantas vezes que já perdi a conta. Depois que me tornei instrutora da metodologia, então, venho estudando o livro de maneira muito mais intensa, com o objetivo de entender a metodologia de forma profunda para ensinar de forma cada vez melhor às pessoas interessadas em aprendê-la.

No dia 17 de março de 2015, foi lançada uma nova versão do livro. O David reescreveu o livro inteiro, completamente. Não quis ler tão rápido porque quis aproveitar para re-implementar todo o meu sistema do zero, como se fosse a primeira vez, porque assim eu (penso que) absorveria melhor todos os novos ensinamentos.

Por já ter lido o livro, participado de alguns webinars com o próprio David Allen e ter lido alguns comentários pela Internet sobre a nova edição, eu achei que seria legal escrever uma resenha com a minha visão sobre a nova edição, o que tem de novo, o que tem de diferente, e assim tirar as principais dúvidas de quem ainda não teve a oportunidade de ler.

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É um livro novo? A metodologia é a mesma?

Sim, é um livro novo, mas a metodologia é a mesma. O David simplesmente reescreveu todo o livro original que dá origem ao método (publicado no Brasil pela Ed. Campus com o título “A arte de fazer acontecer”). A metodologia não mudou.

O que acontece é que, quando o David escreveu a primeira versão do livro, ele quis colocar toda informação possível lá. Isso fez do livro do GTD um livro com uma quantidade enorme de informação que, muitas vezes, para quem está começando, é desnecessária. Muitas pessoas me falam que têm dificuldade em aplicar o GTD apenas lendo o livro, e que então buscaram cursos ou artigos pela Internet para ajudar na implementação. Sabendo dessa dificuldade, ele reescreveu o novo livro deixando a leitura muito mais simples e fluida, facilitando a vida de todo mundo.

Já tem versão em português?

Não. O livro foi lançado em março deste ano e a tradução já está sendo feita pela editora brasileira, mas esse é um processo que leva tempo. Não tenho a previsão para a publicação em português, mas eu chuto que eles devam publicar entre o segundo semestre de 2015 e o primeiro de 2016.

Onde comprar o livro importado?

Tanto a Amazon quanto a Livraria Cultura importam a versão física do livro (leva umas seis semanas para chegar), mas a maneira mais fácil é comprar e ler a versão digital, tanto para Kindle quanto para Kobo. Vale lembrar que não é necessário ter os e-readers para ler – basta baixar o programa gratuito nos sites da Amazon e da Livraria Cultura ou na loja de apps do seu celular/tablet.

Não tenho como ler o livro novo agora. Posso ler o livro antigo e ainda aprender GTD?

Claro que pode! Como eu disse, a metodologia é a mesma. É claro que, se você puder ler o novo em inglês, sugiro que já leia a versão nova.

O que mudou nesse novo livro?

Algumas mudanças na própria nomenclatura de alguns termos do GTD já vinham sendo implementadas pelo David nos seus últimos livros e materiais publicados, como o nome dos cinco passos e os termos de horizontes de foco. Essas mudanças então foram transpostas para o novo livro, seguindo a coerência do seu trabalho.

Os cinco passos deixaram de se chamar coletar, processar, organizar, revisar e executar e agora se chamam capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. O sentido é o mesmo, mas menos mecânico e operacional e mais intelectual.

Um ponto que me chamou muito a atenção foi como o livro foi escrito para todos, da dona de casa ao CEO da empresa multinacional. A versão original era muito focada no ambiente corporativo e dava a impressão de que o GTD não era para todo mundo.

A fluidez do novo livro é impressionante, tornando a leitura muito mais leve para quem está acessando a metodologia pela primeira vez. Você também sente o David bastante confiante sobre tudo o que ele fala – afinal, foram mais de 15 anos desde o lançamento do livro original e muita coisa aconteceu com ele de lá para cá, em termos de experiência de trabalho com o método no mundo.

Existem alguns capítulos novos, como um sobre GTD e as ciências cognitivas (fantástico) e um sobre como alcançar a maestria no GTD. Eu também senti que todos os capítulos já existentes tiveram um up bem legal. O capítulo sobre projetos está fantástico e dá muito mais ênfase ao planejamento natural de um projeto, que muitas vezes acabava passando batido antes frente a tantas informações.

No livro original, muitas vezes o David citava artigos de tecnologia como palm tops. A tecnologia muda muito rápido e o GTD é uma metodologia que independe de dispositivos, softwares e aplicativos, então ele procurou deixar isso bem claro no novo livro, mantendo a metodologia desassociada de tais tecnologias temporais. A metodologia é atemporal.

O que o livro não tem

Guias para implementação da metodologia em programas ou ferramentas específicas. O David tem o grande cuidado de mostrar que a metodologia é independente de qualquer tipo de tecnologia e que a pessoa que a aprende pode implementar em qualquer lugar. Não adianta fazer um guia com ferramentas se daqui a uma semana vão lançar uma versão mais nova e atualizada e o livro vai ficar desatualizado. O novo livro foi escrito para ser atemporal.

Quem quiser guias para aplicação, pode conseguir no próprio site da David Allen Company e nas centenas de opções publicadas por fãs do GTD na Internet. :)

Essa é a minha resenha do novo livro e eu espero que possa ter tirado as principais dúvidas a respeito. Caso eu não tenha falado sobre algum aspecto em específico que você tenha curiosidade, por favor, poste nos comentários. Obrigada!

09 May 2015

Listas de compras no Toodledo

Hoje fiz um post bem curtinho, só para compartilhar como venho montando minhas listas de compras no Toodledo.

Nunca tinha encontrado uma solução aparentemente definitiva. Já tinha colocado as compras como próximas ações (o que nem sempre tem a ver), já tinha usado o recurso de listas, de outlines, mas não tinha me dado por satisfeita.

Então essa semana estava mexendo na ferramenta e lembrei que não estava utilizando um dos recursos deles, que é o Locations (lugares).

Assim, criei nessa função uma lista com os lugares onde normalmente eu compro coisas e, ali, consigo adicionar e verificar itens facilmente.

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Só para constar, o único parâmetro a mais que coloco na “tarefa” é a prioridade.

Essa solução foi boa porque, se o item a ser comprado fizer parte de um projeto, basta inserir o parâmetro Location que ele também aparece aqui.

Achei a solução legal e quis compartilhar com vocês.

Aqui em casa não compartilhamos as listas (por mais que eu tente) porque meu marido é da turma do papel, então já tentei todos os formatos possíveis. Temos uma lista padrão que seguimos, mas ele geralmente gosta de fazer a própria. Quando estamos juntos, juntamos as listas e funciona bem.

Como você costuma organizar a lista de coisas que precisa e quer comprar no geral? Gostou dessa ideia?

08 May 2015

Novas versões de planos do Evernote – e agora, qual escolher?

Muitos leitores têm me perguntado sobre as novas versões de planos do Evernote, então resolvi escrever um post falando a respeito. O pessoal da Evernote Brasil me enviou algumas informações, que compartilho:

“Oferecer uma ferramenta eficiente e acessível sempre foi uma prioridade do Evernote, por isso a plataforma apresenta novos níveis de produtividade que vão ajudar as pessoas a escrever, pesquisar, compartilhar e apresentar o trabalho da sua vida em um só lugar. A mudança vem acompanhada de uma redução nos valores dos planos para se adaptar ao atual cenário econômico brasileiro e auxiliar no rendimento de seus usuários.

Evernote Basic: Permite organizar e acessar informações em diferentes dispositivos, além de capturar páginas da web e compartilhar notas. Esta é versão gratuita da plataforma.

Evernote Plus: Nova versão do Evernote, com o Plus é possível acessar aos conteúdos armazenados em qualquer dispositivo, independentemente da conexão. Ela funciona offline, além de disponibilizar um 1 GB de espaço e possuir mais ferramentas de segurança. O plano dessa opção custará R$ 4,50 por mês ou R$ 40,00 por ano.

Evernote Premium: Nesta versão, que tem o objetivo de elevar sua produtividade ao máximo, além de todas as funcionalidades, o armazenamento de informações é ilimitado. Com o preço reduzido, este plano agora custa R$ 9 por mês ou R$ 80 por ano.

“Queremos que cada vez mais pessoas possam utilizar nossa ferramenta para aumentar a organização, eficiência e criatividade. Os momentos de instabilidade econômica pedem as melhores ferramentas para elevar o nível de produtividade e é por isso que criamos estes três níveis mais acessíveis aos brasileiros”, explicou Luís Samra, gerente geral de Evernote para América Latina.”

Comparando as três novas versões, temos:

# A versão Basic, gratuita, atende perfeitamente a maioria dos usuários que criaram uma conta e ainda querem explorar melhor a ferramenta antes de decidir se serve para eles ou não. Se o Evernote faz parte do seu workflow, vale a pena investir em um plano pago. O Basic oferece funcionalidades básicas para organizar suas informações, criar notas e coletar ideias. Existem algumas limitações, porém nada que impeça o uso e a possibilidade de ter uma experiência satisfatória com o Evernote. Dá para usar o Web Clipper, compartilhar notas, criar listas de tarefas, sincronizar as notas com todos os seus dispositivos e usar o Work Chat. O limite de transferência mensal continua sendo de 60Mb, como era antes.

# A versão Plus custa apenas R$4,50 por mês e foi desenhada para usuários ativos do Evernote que já estejam familiarizados com as funções básicas da ferramenta e procuram mais espaço para armazenamento, entre outras funcionalidades. O principal recurso deste plano é poder ter acesso às notas offline, além de salvar e-mails e outros recursos de proteção no acesso. Pode transferir até 1Gb de arquivos por mês, o que atende bem a maioria das pessoas.

# A versão Premium custa R$9,00 por mês e é a versão mais avançada do Evernote, com mais funcionalidades para levar sua produtividade ao máximo. Com o Evernote Premium você obtém todas as funções do Plus, além de contar com armazenamento ilimitado, captura de cartões de visitas e buscas avançadas. Com este produto, todas as funções para trabalhar de forma produtiva estão em seu alcance. Ou seja, se você usa MUITO o Evernote, vale a pena ter a versão Premium. Para mim, o grande diferencial é não ter mais limites de uploads mensais! Lembrem-se que antes o valor do Premium era R$9,90 por mês e havia o limite de 4Gb, então acho bastante sensato para quem era Premium continuar sendo agora. um recurso legal do Premium é ter o log de alterações em cada nota.

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Enfim, resumão:

Nunca usou o Evernote, mas quer testar para ver se funciona para você? Vá de Basic.

Já usa o Evernote no seu dia a dia, mas não extensivamente? Vá de Plus.

O Evernote faz parte do seu dia a dia e você usa para tudo, sem conseguir imaginar sua vida sem a ferramenta? Vá de Premium.

Eu sou Premium até 2018. :)

Existe ainda a versão Business, que custa R$24,00 por usuário/mês, recomendada para quem quer ter um controle maior das informações compartilhadas em equipe.

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Espero ter ajudado a esclarecer quem estava com dúvidas sobre que novo plano escolher. Para baixar ou usar o Evernote, acesse o site deles aqui.

02 May 2015

Checklist de maio 2015

Este mês eu vou testar um formato diferente para a checklist. Me falem se gostaram!

Tarefas para fazer ao longo do mês

  • Escrever uma lista de coisas legais para fazer até o final do inverno
  • Fazer uma lista de providências que precisa tomar em casa antes da chegada do inverno
  • Navegar pela Internet para descobrir os alimentos da estação e investir neles na próxima compra
  • Revisar seus objetivos para 2015 para ver o que ainda pode ser concluído até o meio do ano
  • Separar roupas de frio para doar
  • Pesquisar sobre soluções naturais para ajudar a saúde em época de frio

Projetos para trabalhar neste mês

  • Organizar suas receitas
  • Planejar um feriado legal para o Dia das Mães
  • Planejar o que fazer no feriado de Corpus Christie
  • Planejar uma festa junina ou julina
  • Planejar as férias escolares de julho
  • Abandonar um hábito alimentar que te faz mal

Para fazer todo mês

  • Analisar os marcos do mês anterior
  • Analisar áreas de foco e ver se algo precisa da sua atenção
  • Checar a pasta do mês no tickler
  • Definir metas para o mês
  • Checar aniversariantes do mês
  • Checar agenda do mês e compromissos já agendados
  • Controlar as contas pagas e a pagar
  • Fazer backup de fotos e arquivos do computador
  • Fazer backup de fotos do celular
  • Escolher um passeio legal e gratuito para fazer com a família este mês

Gostaram desse formato? E então, o que você pretende fazer em maio?

28 Apr 2015

Como organizar: Feriado em casa

Tivemos dois feriadões em um espaço pequeno de tempo e, quando isso acontece, vejo que algumas pessoas escolhem fazer um passeio ou uma viagem em um e, no outro, preferem fazer atividades mais perto de casa. Por isso, se esse for o seu caso para o próximo final de semana, eu quis escrever este post com ideias para você organizar o feriado na sua casa. São atividades que eu pretendo fazer e que penso que podem inspirar vocês.

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Fazer uma revisão dos meus e-mails

Gosto de pelo menos uma vez por semana revisar os e-mails que coloco em pastinhas (coisas que demandam ação ou que eu esteja esperando de outras pessoas), mas minhas últimas semanas têm sido bastante tomadas por compromissos externos e, por isso, vou aproveitar um pouquinho do feriado, quando isso não interferir nas atividades com a minha família, para fazer uma revisão e ver se não estou deixando passar nada. Vou aproveitar para responder alguns e-mails que acabam se acumulando porque demandam respostas maiores ou uma concentração que, no dia a dia, às vezes a gente não tem.

Organizar o meu guarda-roupa

Meu guarda-roupa é pequeno, então preciso otimizar o espaço ao máximo. Por isso, quando nos mudamos, em fevereiro (verão), guardei as roupas de frio em compartimentos em cima do guarda-roupa, pois foi a melhor maneira de organizar. Agora, o friozinho já está chegando em São Paulo e está na hora de descer essas roupas e guardar as de verão. Também voltei a fazer academia recentemente e quero organizar melhor as roupas que eu uso para me exercitar.

Escrever

Estou trabalhando nos materiais dos próximos workshops, que são apostilas grandes, quase livros, além de ter meus três blogs e outros conteúdos em desenvolvimento. Quero aproveitar as janelas do feriado para conseguir escrever um pouco e adiantar alguns textos. Eu também acho que é importante, como escritora, praticar diariamente.

Me exercitar

Estou frequentando uma academia que tem uma boa variedade de atividades físicas, o que me motiva a fazer, porque não sou fã de fazer apenas musculação. Quando é feriado, a academia fica vazia, o que é uma excelente oportunidade para ir e conseguir usar os aparelhos. Tenho aula de pilates no sábado de manhã, então vou aproveitar para fazer e, depois passar na feira, que é perto. Também pretendemos andar de bicicleta com o filhote. Tem sido muito bom fazer atividade física quase todos os dias, porque vai entrando na nossa rotina como qualquer outra atividade e o corpo vai se acostumando.

Levar o filhote ao teatro

Eu adoro ir ao teatro e fazer atividades low-tech de vez em quando, especialmente com o Paul. Aqui em São Paulo, sempre há muitas peças infantis em cartaz, então pretendo levá-lo a alguma no sábado ou no domingo.

Assistir “Os Vingadores”

Se possível, gostaríamos de ir ao cinema assistir “Os Vingadores”, que foi recém-lançado nos cinemas. Nós adoramos ir ao cinema, mas nem sempre conseguimos, porque ele estuda e, para fazermos isso, precisamos deixar o nosso filho na casa da avó. Eu não gosto de dar trabalho para os outros mas, de vez em quando, os avós dele gostam muito que ele fique lá e, nessas oportunidades, aproveitamos para fazer algo juntos, meu marido e eu.

Fazer comida de boteco em casa

Nós também adoramos comidinhas e, apesar de gostarmos de comer fora, nem sempre conseguimos, por muitos motivos. Também adoramos ficar em casa, ver um filme no Netflix e fazer qualquer tipo de hand-food para comer enquanto assistimos – bolinhos, quitutes, porções diversas. Nos divertimos escolhendo, fazendo e comendo depois, com o diferencial de estarmos na nossa casa, sem barulho e inconvenientes diversos. Nós também gostamos de receber pessoas mas, nesse feriado, queremos ficar sozinhos e curtir um pouco um ao outro.

E você, o que pretende fazer no feriado?

23 Apr 2015

DIY: Reaproveite qualquer papelão para fazer caixas

Se você é daquelas pessoas que fica com dó de jogar fora (mesmo que você recicle) qualquer tipo de papelão, caixa de embalagem ou objetos diversos com esse material, agora pode aproveitá-los para criar caixas que podem ser usadas na organização da sua casa, para guardar objetos pequenos, ou para fazer embalagens de presente com ar mais rústico. Veja como:

Imagem: Apartment Therapy

Imagem: Apartment Therapy

Você vai precisar de:

  • 1 estilete
  • 1 superfície para cortar o papelão sem danificar sua mesa
  • 1 régua de metal
  • 1 material de papelão a ser reaproveitado (sugestão: capa de disco antiga)
  • 1 lápis
  • 1 tesoura
  • 1 grampeador

Na Internet, você consegue encontrar moldes para todos os tipos de caixas. Eu trouxe aqui dois modelos para caixas quadradas – com e sem tampa. Clique nas imagens para ampliá-las e conseguir imprimir:

TAMPINHA cubo

Como fazer:

  1. Imprima o molde que quer usar e corte com a tesoura para que ele fique no formato correspondente.
  2. Passe a cola em sua superfície e, depois, cole no papelão que deseja reaproveitar. Atenção: cole no verso do lado do papelão que quer que apareça. O molde será a parte interna.
  3. Depois de colar o molde no papelão, corte ao redor dele com o estilete, seguindo o formato.
  4. Siga a marcação do molde para dobrar o papelão nas partes necessárias.
  5. Nas abas, passe cola e junte firmemente. Se quiser, você pode usar o grampeador para deixar ainda mais firme.
Imagem: Woodenbee

Imagem: Woodenbee

Prontinho! Agora é só colocar a caixa em alguma estante ou gaveta ou usá-la como embalagem para algum presente. Se fizer isso, use fitas com aparência mais rústica ou sisal, para complementar o efeito.

20 Apr 2015

Resenha: Guia Bolso

Apesar de gostar de utilizar planilhas para organizar algumas informações, com o passar do tempo eu comecei a perceber que nem sempre tinha pique para atualizar planilhas. Sempre pensei que poderia existir uma maneira melhor de administrar as nossas finanças mas, enquanto não encontrava, continuava levando dessa maneira. Até que eu ouvi falar de um aplicativo chamado Guia Bolso, baixei no celular e, timidamente, comecei a testar. Hoje não vivo mais sem ele e não consigo pensar em outro aplicativo melhor para os preguiçosos com finanças (tipo eu).

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Basicamente, o Guia Bolso é um aplicativo que se integra com as suas contas de banco e te traz, diariamente, os gastos efetuados no débito e nos cartões de crédito. O trabalho que você tem é o de acessar de vez em quando (se for todos os dias, melhor) e classificar os gastos em categorias. Por exemplo: o Guia Bolso viu que você gastou 80 reais em um lugar, e você sabe que foi no mercado. Então você simplesmente categoriza essa despesa como “Mercado”. Da próxima vez que você efetuar uma compra no mesmo lugar, ele já categorizará automaticamente.

Isso é incrível porque não demanda esforço.

Outro recurso do aplicativo é o de planejamento. Para cada categoria, você pode planejar quanto pretende gastar a partir do mês em questão. Quando você estiver chegando perto do limite, o aplicativo te avisa. E, assim, você pode ir controlando os seus gastos, estabelecendo metas para o próximo mês etc.

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Ao abrir o aplicativo, ele já te dá as seguintes informações: saldo atual em contas correntes cadastradas, saldo atual dos cartões e saldo dos investimentos (ex: poupança). Abaixo, mostra como está seu planejamento do mês em questão (você gastou X de Y planejados). Depois, mostra o que você recebeu de renda e o que teve de despesas. Na sequência, mostra um gráfico pizza com os gastos por categorias. E, depois, vem um feed com os últimos gastos para você classificar. Vale lembrar que dá para criar categorias novas e editar as existentes.

Não precisa ficar com medo de fornecer informações sobre a sua conta, pois o app pode somente puxar informações – jamais fazer transações. Além disso, a empresa diz usar os mesmos sistemas de criptografia empregados pelos bancos para proteger os dados dos usuários.

Se você tem dificuldade para controlar suas contas e tem preguiça de atualizar planilhas, o app é uma excelente opção. Disponível para iPhone e Android.

Eu costumo classificar as contas diariamente nas pequenas janelas de tempo ao longo do meu dia.

Alguém mais usa esse aplicativo? Compartilhe sua experiência nos comentários!