ou

Já mais de uma vez me perguntaram como eu atualizo a minha agenda, então resolvi colocar um passo-a-passo para mostrar a quem tiver interesse nesse método.

Em primeiro lugar, descobri que trabalhar com cores é altamente eficaz. Assim, eu anoto os eventos diariamente divididos por cores, formando categorias. Ela são as seguintes:

Preto = tarefas relacionadas ao trabalho;
Azul = tarefas relacionadas a trabalhos paralelos (sites, blogs, bandas);
Verde = tarefas pessoais (em casa, compras, estudos);
Vermelho = compromissos (consultas médicas, shows, vencimento de contas);

Você pode usar outras cores se achar necessário. Anotações diversas eu faço a lápis (número de gastos, por exemplo). Depende da sua necessidade. Se você tem alguma atividade que requer muitas tarefas (exemplos: faculdade, banda, um site que você atualiza), talvez seja conveniente ter uma cor de caneta só para isso. Eu, no entanto, acredito que, nesse caso, quanto menos, melhor, senão complica muito. E essas quatro cores de caneta que eu uso são fáceis de achar, além de existir a clássica caneta com quatro cores.

Eu sempre anoto as tarefas com um quadrado ao lado, para atualizar seu status. Veja abaixo como faço:

Esses são os risquinhos que eu faço nos quadradinhos que ficam ao lado das tarefas. No final do dia, eles me dão uma boa orientação.

Quando a tarefa é adiada para outro dia, eu sempre anoto, à lápis, na frente da tarefa, a data para a qual eu a designei. Isso me ajuda a localizar na agenda, mais para a frente. Quando a tarefa é delegada, eu coloco entre parênteses o nome da pessoa que agora está cuidando do assunto, para que eu possa ter controle.

Outros símbolos simples que eu uso são esses:


Círculo = tarefas que devem ser realizadas no período da manhã;
Quadrado = tarefas que devem ser realizadas no período da tarde;
Triângulo = tarefas que devem ser realizadas no período da noite;

Isso também facilita muito a minha vida, pois quando bato o olho na agenda, já sei o que deve ser feito, quando, onde e a que horas. Por exemplo, se antes de sair de casa eu olho a agenda, vejo direto as tarefas em verde (que são as pessoais) e que têm o círculo, pois sei que são as tarefas que devo fazer de manhã em casa, como colocar o lixo para fora, ligar para alguém ou coisas do tipo.

Agora, uma questão muito importante: a freqüência de atualização da agenda.

É fundamental que a sua agenda seja atualizada sempre que você conseguir fazer isso. Ela deve ser uma fonte confiável de seus compromissos e tarefas, por isso não pode ter informações antigas. Para sua agenda não se tornar uma bagunça que arrasta as tarefas de um dia para o outro, você terá ao seu lado outro grande aliado: o caderninho de anotações!

 

Esse é o caderninho que eu uso atualmente.
Ele é da marca Tilibra e custa $2!


O seu caderninho de anotações deve andar sempre com você. Sempre. Na rua, no mercado, no shopping, na fila do banco, no cinema, ao lado da cama quando for dormir. Nele, você irá anotar tudo o que vier à sua cabeça. Eu costumo chamá-lo de “penseira”, pois é nele que eu faço um verdadeiro “descarrego mental” antes de dormir, anotando tudo o que tenho em mente, para que eu fique mais tranquila e consiga pegar no sono. Isso dá uma aliviada, porque quando encosto a cabeça no travesseiro, minha mente começa a trabalhar incessantemente, pensando nas coisas que tenho que fazer no dia seguinte, durante a semana, enfim, qualquer coisa!

E então, você terá que investir alguns minutos do seu dia na manutenção das suas tarefas. Eu garanto: é a melhor forma de aproveitar o tempo, pois você renderá horrores otimizando as suas tarefas.

Suponhamos que você possa atualizar a sua agenda todos os dias à noite, antes de dormir.

1. Você pegará então a sua agenda, suas canetas e o seu caderno de anotações.


2. Fará uma revisão do seu dia (na agenda) e anotará o que fez, o que adiou, o que não tem mais necessidade.


3. Verificará o dia seguinte.


4. Fará uma revisão do seu caderno de anotações. Se executou alguma tarefa que está lá e sequer conseguiu passar para a agenda, risque-a imediatamente.


5. Veja, no caderninho, as tarefas que podem ser feitas no dia seguinte. Anote-as na agenda. Risque no caderninho e coloque a informação “NA” (“na agenda”, que significa que a tarefa foi colocada na agenda).


6. Depois, distribua algumas tarefas pela sua semana, também na agenda. importante: seja realista! Ninguém consegue fazer um milhão de coisas em um só dia!


7. Atualize, no decorrer do dia, a sua agenda, com o status das tarefas. Se novas tarefas surgirem, anote primeiro noc aderno de notas para não se esquecer delas, e assim que tiver um tempinho, passe-as para a agenda.

Bom, é assim que eu me organizo no dia-a-dia, com a agenda e o bloco de notas. Espero que este pequeno e rápido tutorial tenha sido útil e, se tiver alguma dúvida, deixe nos comentários deste post, logo abaixo.

Thais Godinho
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  1. Fernanda 23/01/2008

    >Nossa, quanta organização…Você é pior (ou melhor) que eu!!!hehe. Sabe que essa coisa de não dormir porque ficam todas as tarefas vindo à mente (dentre outros sintomas) foi um fator decisivo pra diagnosticarem que eu tenho TAG (Transtorno de Ansiedade Generalizada)…então de repente além daquele seu comentário do TOC podia lançar um sobre TAG também, aposto que muitos se identificariam… O sistema de revisar o caderninho já tenho usado (e tem me ajudado a dormir melhor), mas a agenda será bem melhor utilizada com suas dicas. Parabéns pelo blog. Beijos

  2. Talita 23/01/2008

    >Nunca consegui usar uma agenda, sempre comecei, mas nunca consegui usá-la efetivamente, e vejo que realmente sabendo usar, a agenda é de grande utilidade, com suas dicas resolvi tentar novamente, espero que dessa vez eu consiga de fato.Parabéns pelo blog,cada post é de grande utilidade.Beijos

  3. Federal 08/02/2008

    >Olá.. nao nos conhecemos, mas lendo seu post fiquei aterrorizado com seu metodismo, rs.. isso é bom, claro.. fiquei com vontade de te dar um palm treo, foi com ele que aposentei de vez minha agenda.Até mais

  4. Erika 07/12/2009

    >Adorei a organização por cores e símbulos!!Eu uso agenda a 1 ano e isso me ajuda muito, mas essas idéias de cores, definitivamente vou adotar!!!Já usava os símbulos, mas não tantos.Ajudou muito esse post!Valeu =]

  5. Guí 23/01/2010

    >Nossa, minhas agendas eu nunca consegui usá-las direito, e minha cabeça vive a mil pensando nos compromissos;Fiquei lendo seu post e organizando a minha nova agenda desse ano, você me ajudou muito, obrigado =]Você é bem organizada, parabéns ^^

  6. kiris 17/11/2010

    >Puxa Thais, você é muito organizada mesmo, adorei essa ideia de organizar a agenda por cores.

  7. deb 30/11/2010

    >Oi, ThaisComo você faz com as tarefas que você não conseguiu cumprir? Reescreve-as para o dia seguinte? Se sim, você não acha muito trabalhoso?

  8. Thais 30/11/2010

    >deb, eu só anoto as tarefas que precisam ser feitas naquele dia, invariavelmente. para isso tenho o caderninho de notas – para anotar as tarefas que preciso fazer independente do dia. então toda semana eu vejo a timeline das tarefas. tipo: "preciso pagar tal conta até quinta". então vou lá e anoto que preciso pagar na quarta. ou então: "separar carteira de vacinas para consulta na pediatra". são tarefas com datas marcadas. tarefas sem data ficam no caderninho.

  9. deb 01/12/2010

    >Legal, Thais, então se entendi é basicamente o uso de agenda recomendado pelo GTD, certo? É que como você falou que precisa de agenda diária porque escreve muita coisa, achei que colocava todas as tarefas pendentes todos os dias. Obrigada e abs!

  10. rosa_ladeira 01/12/2010

    >Adorei! Vivo às voltas com agendas confusas e um caderninho que acaba virando um repositário de quinquilharias, onde tudo entra e nada sai! Obrigadíssima pelas dicas.

  11. Fabiana Lima 10/12/2010

    >Estou começando 2011 com este novo método! É a melhor forma de organizar uma agenda que eu já vi na vida!! Obrigada por compartilhar!!!!

  12. Priscila 06/01/2011

    >Também estou começando 2011 com esse novo método. Já tinha usado esse método em 2007 e abandonei não sei porquê… ele me ajudava e muito, visualiza muito melhor as tarefas. Voltarei a usar agora em 2011, até porque tenho muito mais o que fazer do que em 2007; agora, sim, preciso, rs.Mas Thais, me responde uma coisa: você acha necessário ter 2 agendas, uma deixo em casa e outra ando com ela, ou não é necessário? Acho que já vi alguém usando 2 agendas, mas sempre me perguntei pra quê.Abraços e parabéns pelo blog.

  13. Diego 20/02/2011

    >vou deixar uma sugestao:www.projetomicosoft.comAbraços!

  14. Fernanda 01/03/2011

    >Adorei, so uso a agenda e eu sempre ficava naquela… o que eu faco com as atividades que náo cumpri no dia, dai sempre escrevia novamente em outro dia.Valeu, eu adoro suas dicas.

  15. Adriana Moreira 03/03/2011

    >Meu Deuuuuuuuuuuus!Amiga, você existe mesmo? rsrsrsrsEu já fui muito desorganizada, pedi até pra rezarem por mim pra deixar de ser, consegui um pouquinho, mas ainda continuo. Não consigo usar agenda porque não sou disciplinada, começo a anotar as coisas e depois, no meio do caminho eu acabo esquecendo e fazendo a meu modo… será que isso é doença??? talvez vá precisar de análise pra resolver… rsrsrsrsMas, adorei seu blog e em especial as dicas que você postou aqui sobre organização de agenda.Vou tentar colocar em prática… espero não enlouquecer… rsrsrsrs… brincadeira! Valeu tudo e principalmente conhecer seu blog que é um amor!Beijos!

  16. Lilian 18/06/2011

    Thaís, antes de mais nada, parabéns pelo blog! Ultimamente ando super interessada sobre métodos e tudo relacionado à organização e o seu blog surge como mais excelente fonte de aprendizado! Quando ao esquema de agenda, achei ótima a idéia dos símbolos (já uso algo similar, mas achei a sua mais prática), assim como a das cores, mas devo discordar quanto ao uso do caderno de anotações para complementar a agenda. Sinceramente, acho que é um desperdício de tempo! Por que não detalhar essas informações na própria agenda só que de forma resumida? Faço isso em tópicos e remeto à informações anteriores na própria agenda, indicando a data em que foi anotada entre parênteses. Então, se tenho consulta médica no dia x e só coloquei o nome da dra. com a data da consulta anteriore entre (), basta eu ir para essa data e ver as primeiras informações anotadas como endereço, tel, secretária, etc, caso eu precise. Acho mais prático. Reescrever as tarefas e manter duas fontes de informação, como a agenda e o caderno de anotações, é trabalhoso e desnecessário a meu ver. Ou um ou outro. Bem, fica minha dica! Parabéns e sucesso com o blog! Beijos!

  17. Cau 10/11/2011

    Vc realmente escreve todos seus afazeres na agenda? Até mesmos os pequenos/detalhes, como por exemplo jogar o lixo fora?
    Parabéns!!!

    • Thais Godinho respondeu Cau 12/11/2011

      Oi Cau, esse post é antiguinho, de 2008. Hoje eu utilizo mais a agenda do Google, onde separo por categorias (incluindo rotinas), e sim, costumo anotar tudo. Como a repetição é automática, não dá trabalho algum. =)

      • Paulo Brasil respondeu Thais Godinho 22/12/2012

        Dizer como é sua agenda no Google!! Voce já tem sido tão especial nas outras dicas de agenda que fico vermelhinho em pedir qualquer coisa a mais. Mas, (mesmo vermelho) Thais, QUAIS SÃO OS TOPICOS DE SUA AGENDA NO GOOGLE???
        Parabens por sua capacidade de compartilhar o que importa de sua vida para a humanidade.
        Paulo Brasil
        Esperantina-Piauí-Brasil

  18. Anette 27/01/2012

    Adoro o seu blog, e aprendo muitíssimo com ele.Como tal vou referencia-la lá no meu blog, que não tem nada a haver com organização. Culinária é mais a minha praia. Estou usando este sistema e adoro!!! Beijinho

  19. Adriana 26/04/2012

    Olá Thaís, estou amando teu blog. Gostei muito da dica dos quadradinhos ao lados de cada tarefa, certamente usarei.
    Concordo com a Adriana Matos, que diz que seu blog “vicia” a gente, e é verdade, é impossível ler um artigo só!!
    Na verdade estou preparando alguns artigos para montar um blog também sobre organização, mas pretendo colocar bastante vídeos com as dicas. Sei que vai dar mais trabalho mas isso é um desejo antigo e um alvo cada vez mais próximo, e como sempre leio muito sobre organização, faço questão de te dizer que seu blog é um dos melhores. Gosto do carinho com que vc escreve os posts. É muito legal! Através do teu blog, acabei de conhecer tb o da Rita (sobre a agenda) e também amei, e é bom pq posso treinar meu inglês lá. Enfim… PARABÉNS!! Espero também poder ajudar muitas pessoas com meus vídeos e dicas, e certamente seu blog será sempre citado como referência e complemento.
    Um abraço,
    Adriana Lira

  20. […] se lembra do meu esquema de cores? Gosto muito dele e continuarei usando. Para facilitar, basta andar com uma caneta de quatro cores […]

  21. […] – Como utilizo a minha agenda […]

  22. miriam 29/01/2013

    Amo o seu blog, te admiro muito, e este ano a minha meta é tentar fazer essas mudanças que vc fala tao bem obrigada

  23. Bruna Lima 08/02/2013

    Olá Thaís! Primeiramente parabéns pelo excelente site, que na minha opinião é mais um salva vida pras pessoas do que apenas um site.
    Sou universitária e isso significa, inumeras tarefas e tempo… bom, eu acho que nem sei mais o que é isso xD
    Suas dicas me ajudaram muito, li post atras de post e ja estou há algumas horas aqui. Pretendo usar o método GTD, não tenho nenhum smartphone, então vai no caderninho mesmo. Mas o meu grande problema foi: Eu vi leitoras “anexar” o caderno de tarefas como uma divisória do caderno inbox. Então, é assim que você faz também? Ou tem um caderno separado?
    Eu entendo a utilidade da divisória onde pode ser colocado diretamente as tarefas, e consultadas facilmente, mas meu medo de ficar confuso e esquecer alguma tarefa me deixou nessa dúvida.
    Muito obrigada!!
    Parabéns novamente!!
    Bruna Lima

    • Thais Godinho respondeu Bruna Lima 08/02/2013

      Eu não faço assim porque, se o espaço acabar, tenho que mudar de caderno só por causa disso.

      Eu explico como faço em um post chamado “Como eu utilizo o método GTD e o Toodledo”.

  24. Camila Franzini 22/03/2013

    Nossa! Parabéns por tamanha organização! Assim como a Bruna, eu tb sou universitária, e passo por vários apertos devido a falta de tempo.
    Muito obrigada por compartilhar isso conosco! Todo ano eu tento usar agenda, mas paro por alguns meses, dps volto a usa-la…percebo que qdo uso a agenda, td fica mais claro, e parece que sobra tempo pra outras tarefas…mas não sou muito disciplinada para isso. Com essa dica das cores, acho que minha vida vai melhorar muito! uahsuahsuahs

    Só uma perguntinha…vc não carrega a sua agenda com vc o dia todo? Só o caderninho? Ou eu entendi errado? auhsuahsuahsauhsu

    Bjxx

    • Thais Godinho respondeu Camila Franzini 22/03/2013

      Só o caderno. Para agenda, atualmente uso o Google Calendar.

  25. […] se lembra do meu esquema de cores? Gosto muito dele e continuarei usando. Para facilitar, basta andar com uma caneta de quatro cores […]

  26. Helena 11/12/2013

    Obrigada Thaís! Espero que estas dicas me ajudem mesmo, porque os meus planos nao davam certo! No final do dia verificava que nada fiz! Por esse motivo entrei no google procurando ajuda, daí ví o teu blog e gostei muito, vou implementar. Amanha comprarei nova agenda e novo caderno. Se tiveres mais dicas podes mandar para o meu e-mail. Obrigada mesmo! Bjnhos

  27. Jailson 10/06/2014

    Esse
    blog
    e
    show!

  28. Amanda 08/10/2014

    Oi Thais! Tive algumas dúvidas. Tenho muito, mas MUITO MESMO, problema com organização, hehe. Estou fazendo umas sessões de coaching, e uma das minhas tarefas foi entrar aqui, e procurar uma forma de organizar a agenda e tarefas diárias. Quando eu tenho que comprar um presente, ou fazer coisas pontuais assim, eu me organizo como? Ponho no caderninho?? Fiquei um pouco perdida nisso, organização é realmente complexo pra minha cabeça! Obrigada!

    • Thais Godinho respondeu Amanda 09/10/2014

      Oi Amanda,

      Obrigada pela honra de vir procurar aqui as soluções. 🙂

      Veja, tudo o que tem prazo deve ir para a agenda.

      O que não tem prazo vai para uma lista de tarefas.

      Espero ter ajudado!

  29. Bárbara Lustosa 16/04/2015

    NOSSA!! É SUPER ORGANIZADA. Eu consigo manter a minha agenda para o blog normalmente, mas tenho muitos problemas na hora de me organizar pessoalmente sabe? Acho que por ter as minhas “categorias” no caderno do blog já sei exatamente o que colocar e onde colocar. Na agenda pessoal não, lá estão as datas e o fato de ter que decidir “o que eu vou fazer hoje” é o que me deixa mais confusa. Mas estou procurando maneiras e lendo textos como o seu para eu ver se não ache um que é a minha cara ou se eu consiga extrair algo mais para o meu jeito. Adorei. Ajudou bastante, um beijo. Bárbara

  30. Rodrigo 14/05/2015

    Ajudou muito obrigado

  31. Ana Laura 21/05/2015

    ja comesei a minha mas n sei se vai dar certo obg ajudou muito

  32. […] tenho um post no blog, de 2008, onde eu explico como utilizava a minha agenda na época. Eu já usava esse […]

  33. Betina Rezende de Castro 09/03/2016

    Adorei todas as sugestões, especialmente as das cores. Sou bem visual, mas nunca havia pensado em utilizá-las.

  34. […] que, apesar de o bullet journal, como um sistema, ter sido criado anos depois, em 2008 eu tenho um post aqui no blog sobre como eu usava bullets na minha agenda, naquela época. É bem interessante porque os bullets […]

  35. LILIANE DIAS BARBEDO 17/04/2016

    Olá, Thais!
    Conheci seu blog ontem e estou adorando! Como você, adoro organizar e está me ajudando a vislumbrar possibilidades nunca dantes imaginadas! Sempre achei que a minha agenda era subutilizada mas nunca pensei em organizá-la dessa forma. É simplesmente incrível e prática!!
    Muito obrigada! Vou continuar meu passeio por seu blog!
    Parabéns!!

    • Thais Godinho respondeu LILIANE DIAS BARBEDO 18/04/2016

      Seja benvinda!

  36. Ana 21/04/2016

    Thais, li seu post recente sobre o evento e o Bullet Jornal e so fiquei com uma duvida, voce normalmente o utiliza ao invés de uma agenda ou uutiliza os dois?
    Obrigada e te admiro imensamente

    • Thais Godinho respondeu Ana 22/04/2016

      Como agenda eu utilizo o Google Agenda. O bullet journal atualmente utilizo como registro – é uma função diferente. 🙂 No post do bullet journal você pode ver que ele tem três funções. Acho que isso é uma das coisas mais legais dele… como dá para personalizar e usar como quiser.

      Obrigada por comentar!

  37. Raphael 01/06/2016

    Esse seu post é de 2008. Posso considerar como uma dica atual e aplicá-la já?

  38. Leonardo Gomes 07/06/2016

    Gostei muito das dicas! Práticas e didáticas. Muito obrigado!

  39. Indira 12/08/2016

    Oi Thaís tudo bem?

    Em que momentos devo utilizar a agenda e em que momento deve ser utilizado o bloco de notas?

    Preciso de saber dessa diferença, pois um dos meus objectivos para o terceiro trimester é tornar-me numa pessoa mais organizada.

    Bjs.

    • Thais Godinho respondeu Indira 19/08/2016

      Você que escolhe.

      Como eu faço:

      Eu utilizo papel para anotar minhas ideias de forma geral. Compromissos e outras ações com data específica vão para a minha agenda.

      Eu utilizo um método chamado GTD, que recomendo.

      Mas cada pessoa se organiza de um jeito, e o que você deve buscar é o que funciona para você.

      Abraço.

  40. lillian 02/11/2016

    olá muito bom… eu estou custando a otimizar minha organizaçao. tenho dois cadernos e agenda do outlook e mal costumo concluir uma delas.. procrastino por excesso de tarefas.. estou tentando uma agenda eficiente para me ajudar.
    vc tem alguma dica de agenda ou caderno? um bj e obrigada

    • Thais Godinho respondeu lillian 08/11/2016

      Oi Lilian, tudo bem? Desculpe pela resposta tão direta, mas não é o tipo de agenda que vai resolver o seu problema. Você precisa aprender como se organizar e, fazendo isso, qualquer estrutura (caderno, agenda, fichário) funcionará para você. Recomendo a leitura do post: http://vidaorganizada.com/gtd-calendario/