Uma lista com todas as caixas de entrada de correspondências

Já comentei aqui no blog sobre a minha ideia da “rotina do artista”, em que divido o meu dia em três grandes blocos, a saber:

• período da manhã: cuidar da minha arte (prioridades)
• período da tarde: cuidar das correspondências (me abrir para o mundo)
• período da noite: cuidar do meu conhecimento (leituras, estudo etc.)

Para facilitar o momento em que “me abro para o mundo” depois do almoço até o final do dia, eu elaborei uma checklist com todas as caixas de entrada de mensagens que tenho que verificar diariamente.

“Thais, você esvazia as caixas de entrada diariamente?”

Essa é a minha regra pessoal, mas o mais importante é ter as mensagens sob controle, e não “esvaziar as caixas”.

Na semana passada, por exemplo, eu tive uma semana bastante cheia. O que eu entendo por cheia:

• de segunda à sexta, dei aula das 9h às 17h
• de noite, todos os dias, tive ou aulas do mestrado ou um evento (jantar)
• na sexta, depois da aula, fui direto para o aeroporto pois tinha um vôo para Curitiba
• no sábado e no domingo, ministrei um curso de GTD das 9h às 18h

Foi uma semana completamente fora do normal, fugiu à regra totalmente, mas mesmo naquelas condições eu consegui manter as minhas caixas zeradas.

Na segunda, tive aquele problema com a virose e resolvi tirar os dois dias de final de semana que não tive de folga, e fiquei afastada dos meus e-mails durante a terça e a quarta. Quando acontece isso, eu coloco uma resposta automática avisando, mas mesmo assim algumas pessoas não lêem ou não acreditam e cobram as respostas. Acho um pouco desgastante, mas faz parte.

O que procuro fazer, em situações assim, é sempre “escanear” as caixas e responder apenas as mensagens urgentes, para não deixar ninguém sem resposta. Aí, quando eu voltar da folga oficialmente, eu zero as caixas de entrada.

Por isso, é muito importante para mim manter uma checklist das minhas caixas de correspondências porque vou “atacando” uma a uma até zerar todas. Uma vez feito isso no dia, vou apenas administrando. No dia seguinte, terei apenas as mensagens de um dia para o outro.

É bastante interessante fazer desse jeito e funciona de maneira prática para mim.

A saber, essas são as minhas caixas de mensagens (apenas caixas de entrada em que recebo mensagens de outras pessoas, e nnao caixas minhas, onde capturo coisas) hoje, que verifico e busco zerar diariamente:

• Gmail pessoal
• Gmail profissional
• Outlook (GTD)
• What’s App
• Comentários do blog (4 blogs)
• Mensagens no Facebook
• Comentários em grupos e páginas no Facebook
• Mensagens no Linkedin
• Mensagens no Twitter
• Mensagens de alunos nos cursos online (suporte)
• Comentários e mensagens no Instagram

Como trabalho com Internet, não tem como ser diferente. 🙂 Eu recebo uma média de 600-800 mensagens por dia.

Ter uma lista como essa me ajuda a rastrear cada uma das caixas diariamente e lidar com o que chega através delas.

Já expliquei em outros textos como lido com as mensagens propriamente ditas, e você pode conferir aqui.

Para mim, trata-se de simplesmente lidar com correspondências. Funciona bem.