Outro dia eu postei a imagem acima no meu Facebook e muitas pessoas disseram que gostariam de ter a caixa de entrada vazia do e-mail assim. Minha meta é esvaziá-la diariamente. Neste post, vou dizer como eu faço e dar dicas para que você faça também.

Para começar, tente minimizar seu número de caixas de entrada de e-mail. Eu tenho cinco, (três do trabalho, uma do blog e uma pessoal). Tenha como rotina acessar suas caixas de entrada diariamente. A frequência depende da sua necessidade. A única coisa que eu nunca recomendo é que você trabalhe com a sua caixa de e-mails aberta, para não se distrair a cada e-mail que chega. A não ser, é claro, que esse seja o seu trabalho – receber chamados por e-mail ou prestar serviço de atendimento. Mas, na maioria dos casos, não precisamos ficar com a caixa de e-mail aberta enquanto estamos trabalhando. Se você não tem uma ideia de frequência, eu sugiro a seguinte: uma no início da manhã, uma antes do almoço, uma depois do almoço, uma faltando uma hora para o fim do expediente e uma antes de ir embora. Mais para baixo vou dizer o que você vai fazer em cada uma dessas aberturas de e-mail.

[quote class=”amarelo”]Para quem está chegando no blog agora, eu digo que utilizo um método de organização chamado GTD. Para saber mais sobre ele, veja este vídeo do Daniel Burd, que tem 1h de duração e explica de forma bem didática o básico do método – inclusive com algumas dicas que darei aqui para esvaziar sua caixa de entrada.[/quote]

O primeiro passo é criar, em cada caixa de entrada, três pastas:[list]

• Aguardando
• Arquivamento
• Itens de ação[/list]

Todo e-mail que demande uma ação (responder, ligar para alguém, imprimir etc) deve ser enviado para a pasta Itens de ação. O nome dessa ação é processamento. O método GTD tem algumas fases, e esse é o nome da segunda delas. Se quiser conhecer mais, por favor, veja o vídeo indicado acima.

Todo e-mail que seja uma resposta a alguma solicitação sua, e que você até precisa tomar alguma ação no futuro, mas está aguardando alguma coisa, ou alguma pessoa resolver algo, deve ir para a pasta Aguardando. Por exemplo: você envia um e-mail para alguém da sua equipe pedindo que ela escreva um relatório sobre o projeto X. Ela responde dizendo: “Thais, já estou trabalhando nisso. Vou finalizar amanhã.” Esse e-mail deve ir para a pasta Aguardando.

Todo e-mail que não demande qualquer ação, ou você exclui, por que não precisa guardar, ou manda para a pasta Arquivamento. Você pode usar essa única pasta ou criar sub-pastas com categorias dentro dela (como eu faço). Mas tente manter poucas categorias, para não ficar confuso. Eu costumo separar pelas áreas da minha vida (veja aqui o que isso significa).

Pastas criadas, agora sim começa a brincadeira. =)

Quando você acessar seu e-mail pela manhã…

Para começar, não acesse o seu e-mail assim que chegar ao trabalho. Se tiver algo realmente urgente para resolver, faça isso primeiro. Senão, você pode se perder em novos e-mails urgentes e deixar aquela outra tarefa de lado. Se não tiver nenhuma tarefa urgente para finalizar, pode acessar seu e-mail direto.

Analise um e-mail por vez. É claro que, se você nunca fez essa triagem, deve ter uns 10.000 e-mails na caixa de entrada. Nesse caso, você terá um pouco mais de trabalho inicialmente, mas uma hora esse trabalho terminará e você passará para a manutenção. Vá fazendo aos pouquinhos, até conseguir chegar às demandas do dia em questão.

Selecione de cara o que é spam e exclua. Nem precisa abrir.

Depois, abra um por um para ler e ver do que se trata. Vá distribuindo nas pastas como descrito ali em cima. Se um e-mail demandar uma ação rápida, que pode ser feita em menos de 2 minutos, faça. Assim, você já tira esse e-mail da sua lista e libera o gargalo para a outra pessoa que solicitou. Se demorar mais de 2 minutos, leve o e-mail para a pasta Itens de ação. Responda o que tiver que responder; faça o que precisar ser feito.

A ideia é que, quando você terminar essa triagem, sua caixa de entrada já esteja vazia. Simples, não? Agora você sabe o que demanda alguma ação, o que está esperando e o que é só para arquivar. Demandas importantes não se perdem em meio a outros e-mails que não significam muita coisa.

Quando terminar essa primeira etapa, comece a trabalhar nos seus e-mails que demandam ação, então.

Levo cerca de 30 minutos para essa triagem inicial.

Quando você acessar seu e-mail antes do almoço…

Depois de ver meus e-mails pela manhã (por volta das 08:30), vou acessá-los novamente somente por volta do meio-dia. Ou seja, eu tive mais de três horas para trabalhar sem ter qualquer interrupção de e-mail. E, mesmo que eu tenha recebido alguma demanda importante, não há nada que não possa esperar um par de horas enquanto estou trabalhando em outros projetos.

Quando acessar seu e-mail antes de ir almoçar, vale o mesmo processo de triagem feito pela manhã. Claro que agora isso será muito rápido, pois você já analisou a maioria quando chegou pela manhã. Você responde ou executa o que levar menos de 2 minutos, arquiva o resto e sai para almoçar.

Levo cerca de 1o minutos para fazer a triagem nesse horário.

Quando você acessar seu e-mail depois do almoço…

Gosto de acessar meus e-mails logo depois do almoço porque muitas pessoas ocupadas costumam responder seus e-mails antes de sair para almoçar, quando têm algum sossego sem outros membros da equipe por perto. Logo, pode ser que tenha chegado algum e-mail importante. Mas vejam vocês que faço isso porque meu trabalho tem muitas demandas. Se fosse mais tranquilo, eu não precisaria checar novamente a essa hora. Minha recomendação aqui é para pessoas que também tem um trabalho assim e que têm dificuldade de administrar tudo o que chega ao longo do dia.

Mais uma vez, faça o mesmo processo e, depois, trabalhe em mais alguns itens da pasta Itens de ação.

Levo cerca de 10 minutos nessa fase.

Quando você acessar seu e-mail faltando 1h para ir embora…

Gosto de acessar faltando 1h para sair porque, se houver algo urgente que eu ainda possa resolver nesse mesmo dia, dá tempo.

Sempre, sempre que eu acesso meus e-mails, eu faço a mesma coisa: analiso cada um deles e excluo ou mando para as pastinhas específicas. É isso o que mantém minhas caixas de entrada vazias e em ordem, com a clareza do que precisa ser feito.

A revisão da pasta Aguardando deve ser feita diariamente. A da pasta Itens de ação deve ser feita sempre que você tiver um tempo para trabalhar nessas demandas, várias vezes por dia.

Fazer essa triagem é fundamental para separar o joio do trigo. Eu deleto cerca de 40% dos meus e-mails antes de começar a trabalhar naqueles que realmente importam. E, desses, certamente 80% não são itens que demandam qualquer ação, mas arquivamento ou itens em espera. Se, de 400 e-mails, eu selecionei 50 que realmente demandam alguma ação, pelo menos eu tenho consciência do tamanho do problema e sei onde eles estão armazenados. Eu não preciso ficar vasculhando a caixa de entrada em meio a spams e e-mails informativos. E, se eu levar em conta que, desses 50, 20 eu consiga resolver em menos de 2 minutos, serão somente 30 e-mails (de 400!) que eu preciso de fato tomar alguma providência a respeito.

Vale a pena ou não?

Faça o teste e veja como organizar seu e-mail e ter sua caixa de entrada vazia ajuda a ter mais clareza diante das suas demandas.

Se tiver dúvidas, por favor, poste nos comentários.