Toda vez que abro a minha agenda para fazer a minha revisão semanal no GTD, vejo uma página em branco. Tenho meus compromissos já agendados, mas muito espaço ainda está vazio, pronto para ser preenchido. Será? Será que precisa ser preenchido? Acho que, com o tempo, passamos a considerar normal ter a nossa agenda inteira preenchida, porque isso mostra como somos competentes e ocupados. Chegamos ao ponto de achar extremamente esquisito (não de uma maneira positiva) quando alguém diz que não está fazendo nada ou que tem tempo durante a semana para ir ao parque ou ao cinema, por exemplo. Por que nos tornamos assim? Por que o normal, hoje em dia, é estarmos sem tempo?

Outro dia vi e compartilhei um vídeo do Christian Barbosa onde ele fala que não devemos preencher a nossa agenda com aquilo que for gratuito. Quando a gente fala em gratuito, não se trata de um tempo que estamos descansando, fazendo um trabalho voluntário ou outras atividades do tipo – mas quando desperdiçamos tempo em coisas que não trarão absolutamente nada para nosso benefício. Também fica a consideração sobre trabalhar de graça. Por exemplo, se você é técnico de computadores, não vale a pena perder metade dos dias da sua semana consertando o computador de amigos ou de pessoas da família. Esse é o seu trabalho e você deve ser pago por ele. Vale para todos os tipos de serviços.

Ter um tempo vago na agenda não significa que você não vai fazer nada. Significa que, no dia, você decidirá o que fazer, de acordo com as suas prioridades daquele dia em questão. Se estiver inspirado para escrever, escreva. Se estiver passando mal, vá ao hospital ou descanse. Se precisar conversar com alguém, telefone. Você aproveitará esse tempo com mais tranquilidade. Caso sua agenda esteja cheia de compromissos, isso não será possível.

Aprenda um pouco a cada semana também. Se você vai participar de um curso durante dois dias da semana, você sabe que, no dia seguinte a esse curso, não poderá planejar muitos compromissos, pois terá muitas pendências para resolver dos dias anteriores. Da mesma maneira, se o seu chefe ou cliente principal estiver de férias ou viajando, você sabe que poderá ter um controle maior do seu tempo ao longo da semana, conseguindo colocar outras atividades não urgentes em dia e até mesmo antecipar outras.

Se você sabe que pela manhã sua cabeça está fresca e apta à criação, reserve esse período para atividades que demandem uma concentração e raciocínio maiores. Deixe para o período que você fica mais cansado/a as atividades de rotina, que você já faz no piloto automático. Tudo isso influencia no momento em que você vai planejar as suas atividades. um bom planejamento leva essas diversas variáveis em conta, senão falhará.

O objetivo principal deste post é recomendar a você que simplesmente reduza os seus compromissos agora mesmo. Não planeje muitas reuniões para o mesmo dia. Não marque um jantar importante depois de um dia cheio de compromissos de trabalho. Deixe espaços livres na sua agenda – o máximo que puder – para conseguir respirar ao longo da semana e aproveitar esse tempo de acordo com o que decidir no dia.

Não adiantar negarmos a realidade e acharmos que é possível planejar 100% do nosso tempo. Não é. E ainda bem! Portanto, planeje algumas atividades, agende alguns compromissos, mas tente deixar o máximo possível de espaços em branco. Se estiver em dúvida sobre a eficiência dessa tática, faça o teste durante uma semana. Depois, me conte como se sentiu.

Para facilitar esse processo, é muito importante a gente aprender a otimizar o nosso tempo. E como se faz isso? Oras, se organizando! É pra isso que esse trem todo serve, uai. Veja uma categoria aqui do blog destinada inteirinha para quem estiver começando a se organizar e, qualquer dúvida, poste nos comentários.

Obrigada por tudo, pessoal.