Existem dois mitos quando falamos sobre organizar a vida. O primeiro deles é que toda pessoa organizada é neurótica (“ui, sou desencanado!”). O segundo é que, para se organizar, só por um milagre, como se fosse algo sem esforço e de uma hora para a outra. Esqueça esses dois mitos se você deseja se organizar. Não existem pessoas perfeitas e qualquer um pode se organizar com o mínimo de boa vontade.

Sabe por que é difícil se organizar no dia-a-dia? Porque não enxergamos nossas prioridades. Já escrevi um post sobre isso (Como definir prioridades e executar tarefas) e recomendo fortemente a leitura. No entanto, acho que o conceito mais importante disso tudo é: você pode fazer tudo o que quiser, se se organizar para isso, mas não pode fazer tudo ao mesmo tempo.

Você já deve ter ouvido falar da pessoa multi-tarefa. Pois é, esse é outro mito que está caindo. Pesquisas mais recentes afirmam que quem faz uma coisa de cada vez consegue fazer mais e, principalmente, melhor. Porque o mais importante é você melhorar a sua produtividade, não aumentá-la. Como exemplo, posso citar aquelas pessoas que estudam durante cinco horas mas aprendem menos que aquelas que estudam durante uma hora e meia. O que essas últimas têm de diferente? Não é necessário conhecer nenhum segredo ou técnica especial: basta se planejar e saber organizar tudo.

Neste post, darei algumas dicas rápidas para você organizar os seus horários e afazeres. São elas:

1. Arranje uma agenda para anotar seus compromissos. Não é para anotar tarefas, mas compromissos mesmo. Esse é o primeiro passo para você controlar seus horários. Você deve encontrar a agenda que for mais conveniente para você, seja a do celular, a de papel ou na Internet. Até o ano passado, eu sempre usei a agenda de papel. 2012 foi o primeiro ano em que usei totalmente e somente a agenda do Google, mas a de papel atende perfeitamente bem. Uma sugestão prática e barata são aquelas agendas pequenas, fininhas, que cabem em qualquer bolsa ou bolso. Ah, e não precisa esperar até o ano que vem para usá-la! Comece hoje mesmo.

2. Se você tem muitos compromissos, procure ter sempre um tempo de respiro entre eles, para evitar atrasos. Coloque de 15 a 30 minutos entre o previsto para cada compromisso.

3. Durante um dia de trabalho, faça ciclos de 1h30 para cada 15 minutos de descanso. Nessa pausa, você pode ir ao banheiro, beber água, dar uma volta etc. Isso fará com que você se concentre nesse tempo disponível. Existe uma “técnica” muito simples chamada Pomodoro. Eu acho ela extremamente simples e dedutiva, nem considerando uma técnica mesmo, mas pode servir de ponto de partida. Ela tem basicamente esse mesmo sentido de trabalhar 1h30 e descansar 15.

4. Se você leu o texto sobre como definir prioridades, deve ter estabelecido os seus objetivos de longo-prazo. Se não leu, recomendo que leia agora, pois é importante para prosseguirmos. Durante a semana, é importante dar atenção a esses objetivos, pois eles existem justamente para que você não perca o foco.

5. Descubra quais seus períodos de maior produtividade durante o dia e deixe para esses horários as tarefas mais chatas e complicadas. Naqueles períodos em que você sempre fica com sono ou sente que o tempo não rende, deixe para fazer as atividades de rotina, que já estão no seu piloto automático.

6. Para conseguir dar conta das tarefas em casa, separe-as em dois tipos: as administrativas e as de rotina. As administrativas são aquelas que envolvem pagamento de contas, planejamento do menu semanal e as compras no supermercado, por exemplo. as tarefas de rotina são aquelas que mantêm a sua casa em pé, como trocar a roupa de cama e lavar a louça. Para as tarefas administrativas, estabeleça um dia da semana para cada uma delas. Para as outras tarefas, veja como estabelecer rotinas para facilitar o dia-a-dia.

7. Controle um pouco o nível de informações que chegam até você diariamente. Umas das principais características das pessoas improdutivas é ficar com o e-mail aberto o tempo todo, sendo interrompidas a cada instante. Se não for o e-mail, é o Facebook. Se não for o Facebook, é o celular. Seja disciplinada(o) quanto a essas interrupções estabelecendo horários para checar o e-mail, as redes sociais etc. Veja um outro texto do blog sobre como administrar seus e-mails.

8. Uma vez por semana, verifique se algo na sua casa precisa de reparos. Sempre tem alguma coisa, nem que seja somente uma lâmpada que precise trocar. Faça também uma verificação no carro para evitar imprevistos e gastos caros de última hora. Também entram aqui os exames de saúde feitos rotineiramente. Lembre-se que se você não estiver bem, não conseguirá fazer mais nada.

9. Eu utilizo um método chamado GTD para organizar as minhas tarefas, mas você não precisa fazer nada muito complexo agora. Faça uma lista de tudo o que precisa fazer e, diariamente, escolha as três coisas mais importantes da lista. Quando terminar essas três, escolha mais uma e assim por diante, até o final do dia. No dia seguinte, escolha mais três e repita o processo.

10. Na segunda e na sexta-feira, faça uma revisão dos projetos em todas as áreas de sua vida para não esquecer nada nem deixar coisas importantes de lado. Você certamente fará uma listinha de novas tarefas após essa revisão, pois as tarefas nunca param de chegar. Aproveite para estabelecer as prioridades da semana e, com o passar dos dias, vá executando as tarefas relacionadas. Às vezes, um simples telefonema já desencadeia uma série de outras pendências que estavam paradas.

11. Quando você perceber que tem adiado uma tarefa muitas vezes, tente descobrir o motivo. Talvez seja mais fácil “quebrá-la” em várias tarefas menores. Sempre divida uma tarefa ao máximo, pois isso facilita e dá ânimo, por serem tarefas pequenas e mais rápidas.

12. Analise com cuidado quando tiver um tempo livre na semana. Ficamos tentados a encaixar mais tarefas e compromissos, mas é importante ficar sem fazer nada também, para descansar o corpo e o cérebro.

13. Aprenda a abrir mão de compromissos e tarefas que não caibam em sua vida no momento. Se você tem seus objetivos e prioridades definidos, basta consultá-los quando se deparar com um projeto novo. Se sua vida finalmente estiver equilibrada, veja se há mesmo a necessidade de estressá-la com novos compromissos e atividades. Às vezes, tudo o que precisamos é de um tempo para curtir o que cultivamos até aqui.

14. Conheça o seu limite. Delegue tarefas a outros colegas de trabalho, em casa ou, se puder, pagando por isso. Nada paga pela sua saúde, pelo bom relacionamento em casa e pela sua produtividade no trabalho. Procure ter uma relação saudável com seus projetos para que o que for realmente importante na sua vida não fique em segundo plano.

15. Quando uma tarefa puder ser feita em dois minutos ou menos, faça imediatamente. Não vale a pena postergar algo tão simples e rapidinho de tirar da frente.

16. Em vez de anotar o que precisa fazer em post-its e papeizinhos que ficam espalhados por aí, use um único caderno. Eu costumo deixar uma caneta dentro dele para não ter que procurar uma sempre que precisar usar.

17. Faça tudo o que puder para tornar suas tarefas mais prazerosas. Ouça música, tome uma xícara de café, sente-se em uma poltrona confortável, fique ao ar livre etc.

18. Sempre que conseguir, faça o planejamento dos seus compromissos e antecipe o que puder. Não deixe para comprar passagens de última hora se pretende viajar daqui a seis meses, por exemplo.

Não fique estressada(o) pensando em tudo o que precisa fazer! Em vez disso, simplesmente comece a fazer alguma tarefa da sua lista. Ficar lamentando que não tem tempo é até enfadonho, visto que ninguém “tem tempo” hoje em dia. Faça o melhor que puder, nem que seja bem pouco, pois isso é melhor do que não fazer nada. O que não vale a pena é abrir mão da organização com desculpas como “não quero ser neurótico com organização” ou esperando uma solução milagrosa da noite para o dia. Tudo o que você precisa é de um pouco de boa vontade.