Bem, esse tem sido um tema de profunda reflexão por aqui nas últimas semanas, quando percebi que as pessoas que começam a se organizar têm muita dificuldade em compreender alguns princípios-base chave da organização porque é simplesmente muita coisa para absorver de uma só vez, o que torna o processo complicado do ponto de vista delas. Uma vez que você compreende essa base e transforma as boas práticas em hábitos, tudo flui lindamente mas, até lá, tem que dar mastigadinho mesmo, simplificar. E eu, como professora, estou sempre buscando a melhor maneira de fazer tudo isso.

Primeiro passo: ferramentas

Minha nossa, como o povo gosta de procurar ferramenta e aplicativo pra tudo achando que é isso o que vai fazer diferença! E, assim: é óbvio que boas ferramentas ajudam demais no dia a dia, senão a gente nem usaria! Mas é fato que de nada adianta você baixar o aplicativo se não sabe o que colocar nele, se não fizer uma reflexão sobre outros elementos da sua vida que envolvem justamente o conteúdo do que vai ali dentro. Então é importante sim ter uma parte sobre ferramentas, mas dentro desse contexto.

Segundo passo: o que entra

Beleza, então “o que entra” nas ferramentas e que eu preciso tanto saber antes pra fazer o melhor uso delas?

Quando a gente começa a se organizar, a agenda é uma ferramenta essencial porque ela gerencia o nosso tempo, ou seja, as nossas 24 horas diárias. Levando isso em consideração, pensa bem: o que faz sentido entrar na agenda? São duas categorias de coisas: aquelas que estão atreladas a um horário específico e aquelas que estão atreladas a um dia específico. A agenda é perfeita para isso, mas ainda assim as pessoas querem usar como cabide para absolutamente todas as atividades que elas precisam fazer.

Se você pensar que na sua agenda deve entrar apenas aquilo que você precisa fazer e saber em um dia ou horário específico, a conta fecha. Fica mais simples. Porque nem tudo entra na agenda, assim como bastante coisa entra. E essa diferenciação, esse “gingado” do que entra ou não você vai aprendendo na prática, à medida que vive e presta atenção na forma como executa as coisas na vida. Todas as revisões e planejamentos vão te ajudar, e isso é pra vida e não algo que você faz hoje e pronto.

Todo o restante de coisas que você tem para fazer e que não se enquadram no que eu falei entram em uma ferramenta para listas. Essa ferramenta pode ser um caderno, pode ser um aplicativo, pode ser um arquivo .doc onde você escreve tudo. Não importa, mas você precisa ter um lugar, mesmo porque as coisas vêm em milhares e é simplesmente muita informação para administrar. Tendo um único baldinho onde você coloca tudo isso já vai fazer muita diferença.

“Ah Thais, mas tem muita coisa, posso categorizar?” Sim, a categorização é uma parte natural do processo, quando começa a ter muita coisa. Eu vejo assim o critério: se você consegue revisar a lista inteira todos os dias, uma só lista basta. Se já está complicada, categorize. Essa categorização pode ser feita de várias maneiras e é completamente pessoal. Existem boas práticas, como por exemplo:

• organizar por contexto de execução (trabalho, casa, telefone, rua)
• organizar por natureza de afazer (ação, projeto, rotina, objetivo)
• organizar pelo sentimento que você tem ao executar (alegria, alívio)
• por tempo (15 minutos, meia hora, mais de 1 hora)
• por área da vida (finanças, estudos, lazer)
• etc.

Aí fica a seu critério realmente. O que não recomendo é que você categorize antes de ter material suficiente para tal. E aqui que muita gente se perde, criando pastinha pra categorizar informação que ainda nem existe. Muita calma nessa hora. Crie uma primeira lista e, conforme sentir necessidade, categorize.

Terceiro passo: revise!

A revisão da agenda e das listas deve ser diária! Essa revisão tem dois focos: atualização e execução. O que você coloca na sua agenda e nas suas listas é para executar, certo? Você coloca ali apenas como um lembrete do que deve fazer. Não está ali para ficar bonitinho. Então, ao revisar essas ferramentas diariamente, você sempre deve atualizá-las, marcar o que foi concluído, reescrever de forma mais clara, inserir mais informações e por aí vai. Uma vez por semana você pode revisar e atualizar os seus projetos, objetivos maiores etc. Mas todo dia deve ter algum tipo de revisão, porque o que você quer é que as informações estejam atualizadas para que você consiga executar, e esse deve ser o foco sempre.

Quarto passo: planejamentos

Todo planejamento é uma coisa boa e o que vai garantir que ele funcione são essas revisões diárias para fazer ajustes, e pronto. Não é para ser mais complicado do que isso. Não precisa se melindrar se algo sair do planejado – reorganize-se e ajuste. Pronto. Planejar o dia, a semana, o mês, o trimestre, o semestre, o ano, projetos em particular, objetivos – tudo isso são boas práticas e excelentes rituais de organização que sem dúvida fazem parte de uma Vida Organizada. Mas todo planejamento deve ter como a sua execução, senão é microgerenciamento total! Planeje sim quando fará seus planejamentos (momento do dia, momento da semana, momento do mês etc) mas lembre-se que a revisão diária que fará toda a diferença.

Quinto passo: compassivo é diferente de complacente

Desenvolver uma abordagem compassiva para a sua produtividade significa compreender que existem coisas que fogem ao seu controle e que você deve focar naquilo que tem o mínimo de controle, que normalmente são suas revisões e planejamentos. Não se culpar pelo que não é responsabilidade sua. Para ajudar, vale a pena criar um mapa mental com as suas responsabilidades e ir revisando sempre que houver necessidade. A roda da vida também é uma ferramenta que ajuda aqui, pois nos traz consciência de como estamos aproveitando (ou não) a vida. Muitas vezes, você acha que está procrastinando mas está apenas exausta/o. Só que, se conhecendo, e tendo seu sistema organizado, como falei acima, você conseguirá perceber se está descansando e fazendo ajustes porque está sendo compassiva/o ou se está apenas sendo complacente deixando as coisas para depois. Parte da autonomia e da autorresponsabilidade que só o processo pessoal de organização pode proporcionar.

Eu espero que este post seja útil para você. Ele é um resumo das boas práticas de organização para quem está começando. Obviamente que tem vários outros assuntos que precisamos falar, como a organização de arquivos digitais, fluxo de mensagens no What’sApp e e-mails, reuniões e tantos outros. Mas, para começar, o essencial tá aí. A partir disso, vamos nos aprofundando, então essa é a importância de estar em contato diário aqui com a gente, formando esses hábitos e implementando mudanças significativas.