O que fazer quando você tem muita coisa na agenda?

Se você usa uma agenda e já tentou se organizar, fatalmente você já deve ter passado por esse tipo de situação: você olha para o seu dia na agenda, vê que tem um monte de coisas que você precisa fazer, reuniões de mais, e sabe, no fundo, que não vai conseguir fazer tudo. Também sabe que, se conseguir fazer, vai fazer naquele esquema esquisito: ficando cansada(o), na correria, com estresse etc.

Se esse for um estilo de vida que te deixe confortável, não há o que mexer. Não há o que mudar. Existem sim pessoas que gostam de viver ocupadas e que sentem que uma agenda cheia representa uma vida toda organizada, com os tempos preenchidos da melhor maneira possível para refletir suas prioridades na vida.

Como eu uso um m̩todo de produtividade chamado GTD, eu gerencio a minha agenda de uma maneira um pouco diferente. O que eu fa̤o ṇo ̩ mais certo do que o que outras pessoas fazem Р̩ apenas a maneira que aprendi com o David Allen (autor do m̩todo) e com a qual eu me identifico, e por isso compartilho com voc̻s.

O David Allen fala diversas coisas bacanas sobre o gerenciamento da agenda.

Em primeiro lugar, que na agenda, devam entrar apenas três tipos de coisas. São elas:

1. Ações para fazer em um horário específico
2. Ações para fazer em um dia específico
3. Informações úteis para um dia específico

A primeira coisa que eu gostaria de recomendar, então, caso você esteja com a sua agenda hoje extremamente cheia, é olhar (pode começar com hoje e depois estender para a sua semana inteira) e garantir que, nela, estejam inseridos apenas os itens acima.

Eu frequentemente faço esse exercício para garantir que, se um dia estiver cheio, é porque eu realmente preciso fazer tudo aquilo naquele dia. Mas, pela minha experiência, é mais comum eu ter inserido algo que gostaria de fazer, no calor da situação, e isso me dá a oportunidade de consertar, do que realmente serem tantas coisas para um mesmo dia.

Para você ter uma ideia, acabei de fazer esse exercício no dia em que estou escrevendo este post. E mesmo já usando o método há tantos anos, vi oportunidades de melhorias.

Por exemplo. Eu tinha estabelecido um prazo “interno” para concluir um projeto que eu realmente gostaria de concluir hoje. Mas, ao analisar os meus compromissos, eu percebi que não poderei trabalhar nesse projeto hoje e que também não teria nada de mais em não terminá-lo hoje, pois eu posso terminá-lo daqui a vários dias. Então o que eu fiz foi renegociar esse acordo comigo mesma e inserir o prazo real desse projetos (é uma apresentação) na minha agenda daqui a algumas semanas. Eu tenho outras próximas ações relacionadas que vão garantir que eu trabalhe nesse projeto ao longo do tempo.

Eu também me deparei com uma ação que eu fiz em menos de dois minutos e já tirei do meu calendário (era um agendamento via telefone).

Sobraram duas ações recorrentes que eu realmente precisaria fazer hoje e uma informação referente a uma conta que cairia no débito automático, para controle.

Ou seja, eu tirei umas três coisas importantes da minha agenda. E qual é a importância de tirar coisas da agenda, em vez de colocar mais e mais? Não deveria ser o contrário? Não deveríamos querer planejar mais o nosso tempo?

É aqui que entra outra maravilhosidade do método GTD, que é nos ensinar que o nosso dia não é composto apenas de atividades pré-planejadas. Não só porque imprevistos podem acontecer (e eles acontecem), mas porque podemos querer ter a liberdade de fazer escolhas espontâneas sobre como alocar o nosso tempo.

Isso significa, na prática, ter uma ideia inspiradora e poder ter a flexibilidade de rascunhar um planejamento em uma folha de papel, se assim eu quiser.

Significa poder escolher, entre tudo o que eu tenho e/ou quero fazer, o que me traria mais impacto naquele momento. Ou que me faria descansar. Depende do que você precisa.

Uma agenda vazia significa liberdade. Então quanto menos bloquinhos você tiver, quanto menos reuniões você tiver, mais liberdade de escolha você tem.

Agora, o outro ponto importante aqui diz respeito à confiança no seu sistema. Se você olha para uma agenda e vê bloquinhos de tempo tomados, e coisas que precisa fazer naquele dia, isso significa que é um guia confiável do que realmente precisa ser feito. É o “do or die” (“faça ou morra”). Tem que ser feito naquele dia. E, se você usa sua agenda dessa maneira, ela se torna confiável justamente porque você sabe que o que tem ali é essencial.

Como eu trabalho com a minha agenda, então?

O que precisa ser feito em um horário específico, eu faço quando chega o horário, claro. São reuniões, aulas, consultas médicas e outras ações desse tipo.

Agora, nesses intervalos, desde o momento em que eu acordo eu fico com a minha agenda aberta olhando o que preciso concluir naquele dia e trabalho até concluir. Se a minha manhã estiver tranquila, geralmente até a hora do almoço já concluo tudo.

Ou seja, nas diversas janelas de tempo entre um compromisso e outro, vou cumprindo o que tem na agenda. Se ela é um retrato fiel do que deve ser feito naquele dia ou em horários específicos, será factível.

“Tá, e o que você faz quando você conclui tudo o que tem na agenda?”

Aí eu tenho algumas opções:

• Olho a minha lista de próximas ações (que tenham prazo ou não), de acordo com o contexto em que estou, para escolher trabalhar naquilo que for mais significativo para mim naquele momento (essa lista fica em OUTRO lugar, diferente da agenda, pois tem outra finalidade);
• Processo as minhas caixas de entrada, que envolvem e-mails, What’s App, mensagens no Facebook, comentários no blog, anotações pessoais, notas de reuniões e tantas outras coisas que “entram” na minha vida (tem dias que isso me toma a maior parte do tempo livre);
• Escolho na hora o que me der vontade de fazer.

E eu gostaria de terminar este post falando sobre outro assunto muito sério, que é: não é possível organizar tralha. E tralha é tudo aquilo que você tem na sua vida que não te serve mais. Tá jogado, e você empurra com a barriga ou deixa de lado.

Se a sua agenda estiver cheia de “tralha”, não adianta você ficar jogando as coisas de lá pra cá ou de cá pra lá, porque você só vai estar embaralhando pastinhas no seu computador. Batucando o teclado. Sabe o que isso significa? Que você está se enganando. Que você está tentando colocar ordem na sua vida sem começar pelo básico, que é tirar dela aquilo que não faz mais sentido para você.

Como um exemplo simples: se para você é um martírio terminar a sua lição de inglês para a aula de quarta-feira, por que você não repensa o seu curso de inglês? Será que não tem uma maneira melhor de você usar o seu tempo? “Ah Thais, mas eu preciso aprender inglês”. Não estou questionando o propósito, mas o formato. Talvez o curso não esteja sendo legal. Você quer realmente viver os dias da sua vida dessa maneira, fazendo coisas que poderiam ser feitas de maneira mais agradável para você?

Minha proposta é que você reflita sobre a sua vida diariamente, e essa reflexão sem dúvida pode começar pela agenda, que é onde você aloca as suas 24 horas diárias. Se ela te traz desgosto de alguma maneira, você precisa tomar decisões.

Outra prática que ajuda muito no controle da agenda é o planejamento semanal, que eu te ensinei a fazer aqui.