Sei que estou em dívida com vocês com relação a esta série. Apesar de não ter escrito a respeito, tenho revivido muitos dos ensinamentos do Tim deste livro no meu dia a dia. Eu estava bastante ocupada e trabalhando em muitos projetos quando resolvi que seria necessário tomar uma atitude antes que a atitude fosse tomada pelo meu corpo ou por outras situações ao meu redor. Portanto, o post de hoje é para falar exclusivamente sobre produtividade e qual a visão do Tim sobre o assunto.

Tim Ferriss é autor do livro “Trabalhe quatro horas por semana”.

O Tim comenta em um determinado capítulo do livro que a gente deveria esquecer tudo o que a gente aprendeu até então sobre produtividade. Ele diz que podemos nos tornar especialistas em embaralhar pastinhas e batucar o teclado do computador apenas para disfarçar que não estamos sendo produtivos, mas apenas ocupados. Aliás, fazer a si mesmo/a essa pergunta ao longo do dia ajuda bastante a manter a produtividade: você está sendo produtivo ou está apenas ocupado?

Isso tem tudo a ver com a execução no GTD, que diz que precisamos fazer as coisas com significado. Fazer apenas por fazer não faz diferença alguma. Todo mundo consegue executar com uma lista na mão.

O Tim propôe o seguinte desafio: se o seu médico te disser que você vai ter um infarto e só pode trabalhar quatro horas por dia (meio expediente), o que você priorizaria? Certamente, você conseguiria dar conta de tudo o que era mais importante e precisaria fazer. O que ficou de fora foi simplesmente resultado da sua priorização.

Agora, e se alguém colocar uma arma na sua cabeça e disser que você pode trabalhar apenas duas horas por dia? O que você faria? Sim, você também conseguiria priorizar. Essa “mágica” vem do princípio de Paretto, que afirma que 80% dos nossos resultados vêm de 20% dos nossos esforços. Quem curte o assunto produtividade gosta de executar, mas será que o que está sendo executado era realmente a prioridade ou você está executando um montão de coisas que não importam para disfarçar aquela coisa mais importante que você não está fazendo?

E outra: não é para aumentar a quantidade de coisas que você está fazendo, mas diminuir! A visão do Tim sobre o trabalho é que a gente possa automatizá-lo da melhor forma possível. O livro todo é sobre isso. É sobre como você consegue ganhar dinheiro, trabalhar de forma suficiente e viver a vida – em vez de esperar para fazer isso na aposentadoria. Não foi a toa que o livro ficou na lista dos mais vendidos do NY Times durante tanto tempo e o Tim virou uma espécie de guru da produtividade no mundo inteiro.

Voltando ao princípio de Paretto, aplique ao seu dia a dia perguntando-se:

• Quais são os 20% do meu trabalho responsáveis pelos 80% dos meus resultados?
• Quais são os 20% das causas responsáveis por 80% da minha infelicidade?

Isso se aplica a clientes, colegas de trabalho, projetos e atividades pessoais da nossa vida. Faça uma reflexão a respeito. Pare de investir seu tempo em atividades que não trazem qualquer resultado (vale lembrar que descansar e se sentir bem também são resultados! revise seu conceito de utilidade). Ser seletivo e fazer menos coisas é o caminho da produtividade.

Falta de tempo é apenas falta de prioridades. Priorizar é gerenciar seu tempo.

Alguns aforismos:

• “Noventa e nove por cento das pessoas no mundo estão convencidas de que são incapazes de conquistar coisas grandes, de modo que passam a objetivar coisas medíocres.”
• “O oposto da felicidade é o tédio.”
• “Amanhã vira nunca.”
• “As ações mais importantes nunca são confortáveis.”
• “Não se trata de aumento diário, mas de perda diária.”
• “Fazer bem algo desimportante não o torna importante.”
• “A maior parte das coisas não faz diferença nenhuma.”

Gostaria de falar também sobre outro conceito que ele explora no livro, que é a Lei de Parkinson. Não, não tem a ver com a doença – é outro Parkinson. Basicamente, a Lei de Parkinson diz que a gente desperdiça tempo porque tem muito tempo disponível. Uma tarefa aumentará de importância e de complexidade em relação ao tempo alocado para sua realização. É o que o cômico John Perry fala em seu livro “A arte da procrastinação”: não é que o procrastinador não faz as coisas, mas ele deixa para a última hora porque sabe, no fundo, que ele não precisa investir tanto tempo naquela atividade.

Especialmente quem curte organização pode ter a tendência de planejar demais porque gosta de planejar e fazer as coisas com antecedência. Eu, por ser autora do blog Vida Organizada, adoro trabalhar com antecedência e tranquilidade. Porém, é preciso avaliar se você não está apenas perdendo tempo. Não é para deixar para a última hora, mas executar as ações como se fosse a última hora – sem perder tempo. Se você cortar todas as suas atividades e manter apenas o essencial, ainda vai restar bastante coisa. Porém, por que ainda assim deixamos de fazer o essencial no nosso dia a dia e fazemos tais outras coisas? Encurte seus prazos para forçar uma concentração maior e evitar a procrastinação.

A recomendação do Tim é: identifique as poucas tarefas críticas que contribuem para a maior parte da sua renda e planeje realizá-las com um prazo bem curto e bem definido. Não invente coisas para evitar fazer o que realmente importa. Ou seja: definir o que você deve fazer é tão importante quanto definir o que você não deve fazer.

No GTD, fazemos a revisão dos nossos projetos semanalmente. Para integrar esse conceito ao que o Tim ensina, faça o seguinte (é como estou fazendo e recomendo no momento): revise seus projetos e determine aqueles que você pretende concluir na próxima semana (sua prioridade). Ao analisar as próximas ações dos seus projetos, verifique quais são aquelas que você fará ao longo da semana também. Todos os dias, veja sua lista de tarefas para o dia seguinte e priorize-as. No “dia seguinte”, apenas trabalhe nelas da forma mais produtiva possível.

No próximo post eu vou falar sobre como lidar no dia a dia com notícias, acontecimentos do mundo, leituras, interrupções e a arte de dizer não segundo o Tim. Até lá!