Eu utilizo o GTD há muitos anos. Desde 2006, para ser mais específica. Eu não me lembro exatamente como o descobri – só sei que li o livro e, na época, havia poucas fontes na Internet para saber mais a respeito e trocar ideias.

Fiz tudo aquilo que o David Allen recomenda: tirar dois dias para coletar tudo, depois processar, organizar, fazer, revisar. O GTD é muito complicado para quem está começando, não há métodos certos e infalíveis, e eu demorei muito tempo para encontrar o que funciona melhor para mim. E isso está em constante mudança. Pode ser que, em algum tempo, eu encontre uma forma melhor. O que realmente nunca mais mudou foi o método.

Isso me dá cerca de seis anos de uso intenso do GTD, então eu acredito que possa compartilhar um pouco a minha experiência a respeito.

O que eu mais gosto no GTD é a praticidade de organizar as listas por contextos, não por temas. Isso facilita demais no dia a dia. O mais difícil, ao meu ver, é justamente ter tempo para revisar os projetos semanalmente. Mas não tem jeito, isso é fundamental para fazer acontecer.

Atualmente, eu utilizo o Toodledo para gerenciar os meus projetos. Já testei muitas ferramentas e a considero minha preferida. Existem dezenas de opções e cada um deve encontrar a que gosta mais. Eu gosto dessa e não pretendo mudar. Já aprendi também que, quando mudamos muito, as tarefas se perdem e nosso foco nos projetos vai embora.

Minha opinião atual sobre uma ferramenta é a seguinte: se ela dá trabalho, não serve. Porque já é super difícil se manter organizado no dia a dia com tantas atividades. Se a ferramenta não for prática e intuitiva, não funciona. O grande problema é que eu achava isso do GTD no começo também, até me familiarizar com ele. E, hoje, não consigo viver de outra forma (estou falando sério!).

Todos os meus projetos estão organizados no Toodledo. Eu já tive um arquivo grande de referência rápida, mas ele ocupava tanto espaço que eu acabava ficando com um pouco de raiva dele. Ainda pretendo voltar a usar, de outra forma (estou repensando). Hoje, tenho somente uma pasta com 12 divisórias para os meses, e me viro bem assim, apesar de ter alguns gaps. Meus arquivos de referências para projetos ficam exclusivamente no Dropbox e, os arquivos em papel, em uma pasta para projetos em casa e outra no trabalho. Tenho um caderninho de bolso como caixa de entrada e uma agenda de papel, também nesse formato. Usei a agenda do Google durante o ano passado inteiro, mas gosto da agenda de papel e quis voltar. Vamos ver! Toda experiência é válida e, por enquanto, tem sido ok. Eu uso a agenda exclusivamente para compromissos, já que, mesmo as tarefas pontuais, eu deixo no Toodledo.

Sendo bem prática, eu faço da seguinte forma: quando eu chego no trabalho, abro o Toodledo e vejo quais são as tarefas para o dia em questão. Geralmente já são as tarefas essenciais que eu preciso fazer naquele dia, então trabalho nelas. Se não tiver nenhuma atividade para o dia, eu vou para a lista de contextos. E ‘bora lá para a lista @trabalho: vejo tudo o que preciso fazer nesse contexto, em ordem de prioridade. Vou fazendo de acordo com o tempo que tenho. Quando tenho um tempo livre e não estou com cabeça para analisar uma por uma, vou no “scheduler” do Toodledo e ele me sugere uma tarefa a ser feita (e, em 99% dos casos, ele é certeiro). Vou trabalhando nessas tarefas em um péríodo de mais ou menos 1h30, quando paro para fazer uma pausa e depois retorno. Assim vai todo o meu dia de trabalho, todos os dias.

Antes de sair, vejo a lista @rua para ver se preciso fazer algo no trajeto entre o meu trabalho e a minha casa. Dessa forma, não esqueço de comprar um remédio, fraldas para o meu filho ou alguma coisa no mercado. Ao chegar em casa, verifico o contexto @casa (assim que eu estiver “livre”) e vou trabalhando nos meus projetos. Nem preciso dizer que, para tudo isso dar certo, é necessário fazer sempre uma revisão legal e processar as tarefas mais de uma vez por dia, porque senão você deixa de confiar no sistema.

Tudo isso pode parecer muito complicado, mas é extremamente natural para mim. Sinceramente, a forma mais simples de organizar suas tarefas é somente listá-las, não é verdade? Isso não requer método nenhum, basta fazer. E, se você não quiser ter nenhum método, só fazer isso pode já ser o suficiente para manter a sua vida nos eixos. Mas o que o GTD proporciona é um controle maior da sua vida. Não é só sobre tarefas que você precisa resolver asap, mas sim sobre projetos que você quase esqueceu, sobre sonhos, sobre uma viagem que quer fazer ano que vem, sobre um objetivo grande de vida como “ser uma amiga presente” ou “ser uma boa mãe”, comprar um apartamento, dar a volta ao mundo, enfim… não é só sobre tarefas, mas sobre prioridades. Sobre o foco que daremos (ou não) para determinadas coisas no nosso dia a dia. Afinal, por que fazemos o que fazemos? Por que levantamos todos os dias pela manhã e enfrentamos o trânsito para chegar ao nosso trabalho? Por que deixamos de gastar 10% do nosso salário todo mês para juntar uma quantia X em Y tempo? Por que deixamos de fazer uma coisa em detrimento de outra? E, mais importante: por que, vez ou outra, paramos em frente ao espelho e nos perguntamos por que resolvemos fazer algo que não tem nada a ver com a gente? São muitos por ques, e as respostas estão aí, nas prioridades, no foco que a gente dá para as coisas que realmente importam. Se você não tem controle sobre esse foco, está deixando sua vida passar.

E quer saber? Tudo bem ser assim! De verdade! Cada um tem um modo de viver e fazer as coisas. Tem quem não goste de viver com objetivos, ter uma vida mais calma, sem pressa, deixar a vida levar. São formas distintas de ver a vida! Não existe certo ou errado. Eu já vivi dos dois lados  e, quando passei um ano inteiro sem objetivos, no ano seguinte eu voltei para o rush porque não consigo viver sem alcançar minhas metas. Sou feliz assim. Gosto de ter objetivos, planejá-los e ir subindo um degrau de cada vez até chegar lá. E o GTD me proporciona isso como nenhum outro método me proporcionou. Se vai funcionar para você? Não sei, cada um tem que percorrer seu caminho até encontrar a melhor maneira de se organizar. O que eu pretendo dizer com este post é que eu demorei bastante para chegar neste estado. Eu achava o GTD confuso e, para quem está começando, é mesmo. E eu vivo relendo o livro porque, cada vez que eu leio, descubro um trecho interessante com uma dica que eu ainda não tinha aplicado. Eu curto o GTD, mas porque eu curto ser organizada, descobrir novas maneiras de fazer as coisas. Isso sou eu, não você, não ele, ela, outras pessoas.

Quando as pessoas me pedem para pelamordedels eu ajudá-las a se organizarem, juro, tenho vontade de pegar na mão e dizer: meu amigo (ou amiga), a jornada é longa e exclusivamente sua. Posso tentar te ajudar, mas cada um tem o seu jeito, as suas necessidades, as suas vontades, o seu dia a dia, os seus gostos. Tudo o que eu posso te dizer, com certeza, é que não será da noite para o dia. Pode – e provavelmente irá – durar anos esse processo. Talvez ele nunca termine. Mas você precisa começar por algum lugar, se deseja ter uma vida organizada. Sabe a história da longa jornada que começa com um pequeno passo? Bem por aí.

Tire da cabeça o seu ideal de organização e faça simplesmente o que for suficiente para você nesse momento. A organização é um hábito, tem que ser cultivada todos os dias um pouquinho. Não precisa se desesperar porque não consegue implementar o GTD. Ele é um método dificinho mesmo no começo. Vá fazendo aos poucos, à medida que for entendendo. Eu mesma só consegui me sentir satisfeita com o uso do método cinco anos depois! E outra, há mil maneiras de fazer acontecer. Pegue dicas aqui, métodos ali, mas encontre a sua maneira de se organizar, porque essa é a única maneira que dará certo.

O mais legal? É que ela ainda vai mudar muitas vezes, com toda a certeza. Assim como a sua vida, os seus projetos, os seus sonhos. Somos assim. E se nós, humanos, temos tantas falhas, por que um único método deveria ser perfeito o tempo inteiro?

A organização deve servir você – não o contrário. Lembre-se sempre disso! E boa sorte.