transformação 
autoconhecimento 
Cada vez mais, venho tentando simplificar meus processos e ferramentas. Já passei por fases em que achava que quanto mais sistemas e aplicativos, melhor seria minha organização, mas, com o tempo, percebi que a verdadeira paz vem da simplicidade. Hoje, minha busca é por soluções que funcionem de forma prática e intuitiva, sem complicar o que já é complexo por si só. Reduzir ao essencial tem sido um exercício constante, quase como um desapego digital, e as ferramentas do Google têm sido minhas grandes aliadas nesse processo. Neste post, vou mostrar então o que tenho usado.
- Google Calendar: Minha agenda guia para o dia a dia. Organizo meus compromissos, lembretes, ações pontuais, ações recorrentes e planejamentos.
- Google Keep: De modo geral, checklists e respostas rápidas para e-mails recorrentes.
- Google Drive: Armazenamento e organização de arquivos, pastas para projetos e backups importantes. Simplesmente crio as pastas, que ficam em ordem alfabética.
- Google Docs: Criação e compartilhamento de documentos colaborativos.
- Google Sheets: Gerenciamento de finanças, planejamento de projetos ou controle de métricas.
- Google Tasks: Onde ficam as minhas listas. Integração com o Gmail para organizar tarefas rápidas e pendências.
- Google Gemini: Me ajuda na formatação de textos de variadas espécies, desde e-mails a planejamento de projetos.
- Google Sala de Aula: Especialmente para treinamentos internos na equipe, sobre processos.
- Google Maps: Para planejar deslocamento e viagens.
- Google Meet: Para reuniões rápidas.
- Google Tradutor: Para transcrição de aulas, especialmente fora do Brasil, em outro idioma. Além do uso básico no dia a dia.
- Gmail: Caixa de entrada organizada com filtros e labels.
Listas que uso hoje. Elas são muito dinâmicas e crio e descrio conforme a necessidade. Por exemplo, a lista Brasil tem tudo o que preciso fazer enquanto estiver aqui. Em espera são incubados e Someday Maybe traz o que ainda não sei exatamente se quero.
Eu gravei um vídeo para o YouTube mostrando como organizo os projetos:
O Google tem as ferramentas gratuitas mas eu pago pelo armazenamento. Minha assinatura atual é para 2T e estou satisfeita com ela no momento.
Usar ferramentas do Google é como ter um kit de organização sempre ao alcance das mãos. Elas são intuitivas, acessíveis e, acima de tudo, integradas, o que facilita muito a vida de quem busca simplicidade e eficiência no dia a dia.
Além de funcionarem em qualquer dispositivo conectado à internet, as ferramentas do Google têm o poder de se comunicar entre si. Isso significa que você pode criar um compromisso no Google Calendar e adicionar um link do Google Meet automaticamente, ou salvar um arquivo no Google Drive e acessá-lo direto do Gmail quando precisar compartilhar. É tudo pensado para economizar tempo e energia, sem complicações.
Outro ponto forte é a personalização: cada ferramenta pode ser ajustada para atender suas necessidades. Precisa organizar sua rotina? O Calendar e o Keep te ajudam. Está trabalhando em um projeto colaborativo? O Docs e o Sheets são perfeitos para isso. Precisa de mobilidade? O Google Maps é um parceiro indispensável. Quer aprender ou ensinar algo? O Google Sala de Aula faz isso de forma prática. E para lidar com idiomas ou conteúdo global, o Google Tradutor quebra qualquer barreira linguística.
Em resumo, o Google oferece ferramentas que tornam a vida mais prática, mas sem perder a leveza e a flexibilidade que a organização deve ter. É por isso que elas continuam sendo minhas escolhas favoritas no dia a dia.
“Thais, mas por que você não usa mais o Todoist?”
Essa é uma pergunta que recebo com frequência, e a resposta é simples: cansei. Usei o Todoist durante muitos anos, e ele foi uma ferramenta incrível no meu processo de organização. Porém, chega um momento em que nossas necessidades mudam, e a simplicidade passa a ser prioridade. Foi aí que decidi migrar para as ferramentas do Google.
A escolha não foi porque o Todoist deixou de funcionar para mim, mas porque eu queria simplificar ainda mais. Hoje, uso o Google Calendar para organizar meus compromissos e tarefas. Ele já está integrado com meu e-mail, o Google Keep é perfeito para capturar ideias rápidas, e o Google Tasks funciona como uma lista básica, sempre sincronizada. Não preciso de mais nada além disso.
A transição foi quase um respiro. Menos uma assinatura para gerenciar, menos uma interface para navegar, menos barreiras entre o planejamento e a execução.
Thais, como sempre, post incrível! Gosto muito dos exemplos concretos do seu sistema, aprendo muito.
Gostaria de sugerir uma aula sobre sistema de organização no ecossistema Microsoft. Trabalho em uma empresa onde ferramentas como gmail e notion não são habilitados, apenas a plataforma microsoft (to-do, loop, one note). Seria interessante te ouvir sobre isso.
Um abraço
Oi Thais. Como está sua utilização do Evernote ? Eles restringiram bastante a plataforma gratuita e não sei se pra mim vai valer a pena o pagamento do valor, ou se transfiro meus arquivos para o google drive (já que também já pago por armazenamento).
Você acha possível fazer esse gerenciamento utilizando as ferramentas da Microsoft, para quem, por exemplo, obrigatoriamente precisa usá-las no trabalho? Elas me parecem mais complicadas.
Muito bom!
Por motivos parecidos, tenho adotado o pacote oferecido pelo office, sendo o one note minha principal ferramenta hoje para anotações.
E, sim, também tenho entendido que simplicidade é a chave para manter as coisas funcionando. Quanto menos coisas tenho para ajustar com relação à estrutura, mais me dedico ao que precisa ser feito.
Muito legal saber as novidades com relação ao seu setup/sistema atual.
Obrigada!
Bacana, Thais! Adoro quando vc mostra o seu sistema na prática, fica ótimo de visualizar os “casos concretos”! rs
No caso da integração do Google Tarefas com o Google Agenda, vc costuma deixar a visualização das tarefas dentro da agenda? Ou deixa desativado e acessa apenas pela lista de tarefas mesmo? Obrigada!
Acesso pela lista mesmo.
Thaís, amei ver como está seu setup hoje.
Uso o ToDo porém gostei bastante dessa opção de simplificar utilizando o o Google.
Uma dúvida, eu acabo usando bastante o @no trabalho, @casa, #Acoes pontuais e etc… dentro do do ToDo. Eu consigo separar por esses contextos dentro das listas do Google?
Thaís, pelo mesmo motivo que você, excluí minha conta do Todoist nesta semana. É uma ferramenta excelente, mas eu não estava mais entrando por lá pela mudança na dinâmica de trabalho que me coloca muito mais pra gerenciar coisas no pacote Microsoft 365.
Tenho gostado mais da interface da Microsoft – paga no trabalho – mas também gosto muito das ferramentas Google. Vou tentar implementar um setup semelhante ao seu nessa revisão/reinstalação GTD que farei por agora: novo emprego, nova casa, nova vida.
Obrigada pelos posts de sempre ?