Em dezembro, meio confusa sobre qual seria o melhor método de organização para mim, eu voltei a gerenciar minhas tarefas no Toodledo. Todo o restante continuou no Evernote. Fiz isso porque precisei renovar minha assinatura premium do Toodledo e estava decidida a gerenciar tarefas em uma ferramenta separada. Afinal, o próprio David Allen recomenda que não se misture tarefa com arquivo. Pois bem.

Hoje, um mês depois, posso dizer minhas impressões a respeito:

• Não existem dúvidas de que o Toodledo é um excelente gerenciador de tarefas e projetos para o GTD. Você pode, inclusive, colocar seus Goals lá, notas, listas diversas. Para quem utiliza o Toodledo, portanto, e nunca nem testou o Evernote, recomendo que continue assim. De verdade. O Toodledo é excelente, e mesmo ferramentas novas como o IQTell perdem um pouco para a simplicidade que só o Toodledo oferece, sem dramas. O Toodledo faz você ficar focado na execução, o que é excelente. Logo, não há muitas dúvidas sobre que ferramenta recomendar para quem quer gerenciar suas tarefas.
• O que me fez não ficar satisfeita com isso foi que… bem, eu não aguento mais ter que usar uma ferramenta para cada coisa. E eu acredito que o grande triunfo do Evernote seja justamente a possibilidade de usá-lo para TUDO: agenda, tarefas, arquivos.

Então analisei cada ferramenta que eu utilizo e fiz as seguintes reflexões:

Google Calendar – É a minha agenda. Poderia ir gerenciar, além de compromissos, tarefas e notas ali? Sim, posso usar o Google Tasks, que é vinculado com a agenda, além dos arquivos no Google Drive. Mas isso me traz uma pequena complicação, que é a vinculação à minha conta (e acho chato ter que fazer logoff o tempo todo para utilizar as tr~es contas que hoje eu tenho). Além disso, não gosto da interface do Google Tasks, nem da do Google Drive. Portanto, não seria uma solução que me atenderia de maneira satisfatória.

Toodledo – Poderia eu inserir minhas notas e compromissos no Toodledo? Sim, é uma ferramenta fantástica. Porém, o editor de notas não suporta tantas coisas assim. Ele é muito menos flexível para edição e anexo de arquivos, por exemplo. Não dá para editar uma nota com links e imagens, além de outras limitações.

Evernote – Poderia eu inserir minha agenda e tarefas no Evernote? Sim, mas não da mesma maneira que nas outras duas ferramentas. Afinal, o Evernote gerencia notas, e não calendários ou tarefas. Para fazer quaisquer das duas coisas, teria que ser um processo gambi, manual, e demandaria muita disciplina da minha parte.

A conclusão final é que não existe ferramenta perfeita.

Então eu penso assim:

• Ou utilizo três ferramentas e fico dependente das três para gerenciar tudo
• Ou utilizo uma só e seguro a onda nas dificuldades até me habituar com o novo sistema

Eu sei o que não funciona para mim, que é ter uma coisa em cada lugar. Fico confusa, me perco, deixo de ter uma visão macro e o sistema deixa de ter coerência. Outro dia mesmo eu fui abrir a minha lista de pendências com a minha chefe no Toodledo e, como a conexão estava ruim, demorei um tempão para conseguir. Se a lista estivesse no Evernote, mesmo estando off eu conseguiria visualizá-la. Portanto, essa disponibilidade é importante.

Conta muito também o fato de o Evernote funcionar bem em todos os meus dispositivos. Eu utilizo um PC no trabalho, tenho um celular com Android e, em casa, um computador com iOS. O Toodledo não funciona direito no Android, por exemplo, o que me atrapalha MUITO. Quando eu tinha minhas listas no Evernote, a coisa fluía melhor.

Outro ponto que me deixa extremamente confortável com o Evernote é poder centralizar tudo lá. Tem dúvida? Manda como nota na caixa de entrada e, na hora de processar, se vira. Vira arquivo, vira tarefa, vira projeto, vira o que for. Não posso fazer isso na agenda ou no Toodledo, por exemplo, então o processamento fica complicado – gerenciando três ferramentas.

Por fim, o que estou querendo dizer é que estou decidida novamente a implementar o GTD inteiro no Evernote, abandonando até o G. Calendar. É difícil, é uma mudança DRÁSTICA de hábitos. Porém, ao ficar esse mês no Toodledo, apesar de facilitar na execução, foi terrível ter que gerenciar várias ferramentas de novo quando preciso de alguma informação, ao gerenciar projetos etc. É bem difícil implementar o GTD no Evernote pela questão do “manuseio” das tarefas mesmo mas, acredito que, quando encontrar o jeito certo de fazer isso, vai ser imbatível.

Estava revendo os vídeos do After The Book e identifiquei uma série de melhorias que poderiam ser feitas no sistema dele, mas há bons pontos também. Enfim, estou refazendo o caminho, como se estivesse começando o sistema do zero. A maneira como eu estava fazendo me atendia, mas quero otimizá-la.

Meu objetivo é simplificar e usar somente uma ferramenta. Não aguento mais usar uma ferramenta para cada coisa. E, como uso o Evernote para quase tudo (ele se tornou o backup do meu cérebro, digamos assim), é natural que eu tente centralizar tudo lá.

Mas que é um desafio, isso é. Bom, vou contando minha experiência aqui, a fim de ajudar outras pessoas também, à medida que for mudando…

Dois pontos importantes:

1. Eu GOSTO de testar ferramentas e métodos de organização, senão não teria criado o blog. Por isso, é comum, para mim, mudar sempre, testar coisas novas e novos jeitos de se fazer tudo. Estou escrevendo isso porque sempre que falo sobre esse assunto recebo comentários como “já mudou?” ou “quer dizer que a ferramenta X é ruim?”. Não é não, gente. E mais:
2. O que eu incentivo no blog é cada um teste até encontrar o melhor método e as melhores ferramentas que se adequem às suas próprias necessidades. Não espero que ninguém faça igual a mim simplesmente porque cada pessoa tem seu próprio jeito de fazer as coisas. Não vejam o que eu posto no blog como regra, mas como experiência pessoal de uma pessoa que ama métodos de organização e faz sim disso um assunto importante na vida.

Obrigada por acompanharem até aqui. =)