Essa dúvida foi deixada por uma leitora aqui no blog e eu achei que valia a pena responder como post, pois pode ser a dúvida de outras pessoas também.

“Thais como vc faz com compromissos durante a semana que podem ou não acontecer? ex. uma aula que precisam de agendamento de outra pessoa.”

Obrigada, querida leitora. Vou dar a resposta rápida e depois explicar. 🙂

Eu crio um compromisso na minha agenda no horário combinado (ou em todas as sugestões que possam acontecer) e escrevo compromisso que está “a confirmar”. Se for na semana que vem, durante o meu planejamento semanal eu vou ver e entro em contato com ela para confirmar. Se for esta semana, insiro um lembrete para contatá-la até um dia antes, por exemplo, ou uma antecedência maior, se precisar.

Se a pessoa disser que a reunião pode acontecer:

dia 6 às 16h
dia 8 às 14h
ou dia 15 às 20h

Eu marco os três compromissos com “a confirmar” na minha agenda, pois assim não corro o risco de agendar nada se sobrepondo.

É muito importante entendermos a natureza de cada coisa que entra na nossa vida.

A natureza “aguardando” é uma categoria. Como você pode organizar essa categoria em seu sistema?

A maneira mais simples e fácil é criando uma lista. Pode chamá-la de “waiting for” (como no GTD), ou “aguardando resposta”, em português, ou chamá-la de “follow-up”, “acompanhar”, entre outros termos que remetam mais à ação que você efetivamente tem que tomar mediante o que está aguardando de terceiros. Você que sabe o nome que você vai dar. Nomes são apenas representações. O que importa é o que aquela coisa significa. A natureza da informação.

Essa lista deve ser revisada regularmente para você garantir que tudo o que está aguardando dos outros tenha um acompanhamento. No GTD, a gente revisa na Revisão Semanal. Você pode colocar um lembrete na sua agenda, como por exemplo na quinta-feira (minha preferência), para olhar essa lista especificamente, pois eu gosto de contatar as pessoas na quinta para que elas ainda tenham a sexta para me responder. Mas você que sabe. Analise seu trabalho, sua vida, e veja que tipo de acompanhamento, com que frequência, isso seria necessário, e insira esse lembrete em um local mais apropriado para você.

No caso de uma reunião, ou aula, ou consulta médica, enfim, é um agendamento que pode me bloquear um tempo em tal dia. Logo, faz sentido para mim colocar na agenda, para eu saber que existe essa possibilidade de o compromisso acontecer naquele dia e eu não marcar mais nada ali que possa se sobrepôr. Mas eu só confio nesse ato porque faço meu planejamento toda semana da semana seguinte. Se não fosse assim, o compromisso ficaria perdido. Então veja que tudo faz parte de um processo pessoal, e você deve desenvolver o seu próprio.