Ocasionalmente eu escrevo um post mostrando como tenho me organizado atualmente, e esta é a versão de outubro. As coisas estão bem organizadas por aqui, o momento está ótimo, então achei que valeria a pena compartilhar.

Agenda

Utilizo a agenda do Google para me organizar (veja aqui como você também pode usá-la). Minha técnica de usar duas cores tem funcionado muito bem. Basicamente, eu faço assim: o que for compromisso com data e hora marcados, que não dá para mudar para outro horário, eu deixo de uma cor padrão (azul). Quando se trata de algum compromisso, atividade ou tarefa que eu designei para o dia ou a semana em questão, eu deixo em uma cor de menos destaque (cinza). A ideia é a seguinte: se alguém quiser marcar alguma reunião ou compromissos comigo, se eu bater o olho na minha agenda, eu sei o que eu posso mudar de horário ou não, alocando o novo compromisso. Eu expliquei com mais detalhes aqui.

Sempre visualizo a minha agenda semanalmente, pois assim tenho uma ideia mais precisa do que está no foco no momento. Faço um planejamento também uma vez por semana, como estou acostumada a fazer no método GTD (veja aqui como fazer a sua revisão semanal). Gosto de fazer esse planejamento às sextas-feiras pela manhã mas, quando não posso (porque vou ter um compromisso, por exemplo), faço na quinta à noite ou no sábado pela manhã. Nesse planejamento, é quando eu vejo a minha semana seguinte e tomo algumas providências com relação ao que está lá – insiro tempos de deslocamentos, coleto tarefas que identifiquei relacionadas a compromissos já existentes, vejo se todas as reuniões estão marcadas ali, resolvo compromissos em conflito (duas coisas marcadas para o mesmo horário) e por aí vai. Também reviso minha lista de projetos e tarefas para ver o que vou priorizar nos próximos sete dias.

Por isso, no dia a dia, a primeira coisa que olho quando começo a trabalhar é a minha agenda. Sei que, o que está nela, programado para o dia, é o que eu realmente tenho que fazer. Só depois disso eu vou para outro sistema. E ah: trabalho com a agenda aberta o tempo inteiro. Não uso alertas e vou controlando meu tempo com o relógio mesmo, pois acho que os alertas distraem muito.

Para mim, o que tem funcionado muito bem com a agenda é reservar pelo menos duas horas por dia para imprevistos (prefiro sempre deixar duas no horário comercial e uma depois disso). Nunca mais me atrasei ou deixei de cumprir algum prazo por causa disso e os meus dias têm sido bem tranquilos. Caso eu não tenha tais imprevistos, uso as horas para trabalhar nas minhas tarefas normalmente. Outra coisa que tem funcionado é respeitar meu nível de energia. Se eu sei que estarei cansada em tal dia e horário, por quaisquer fatores que sejam, não vou ficar agendando coisas para aquela data em questão.

Tarefas, projetos

Depois de um uso intensivo durante um ano do Evernote para tarefas, voltei ao Toodledo. Eu o utilizo desde 2006 ou 2007 e é uma ferramenta criada para o GTD, então até hoje não conheci outra melhor. Vou esperar um tempo para fazer uma nova imersão como fiz com o Evernote (talvez com o Todoist, mas ainda estou pensando). O fato é que eu me organizo e me sinto muito produtiva com o Toodledo. Até publiquei um post sobre como utilizar o método GTD na ferramenta.

O Toodledo tem suas vantagens e desvantagens. Já falei aqui sobre por que eu acho que ele é a melhor ferramenta para usar com o GTD, então não há outros argumentos. Mas o uso de ferramentas é bem pessoal e não existe certo ou errado quanto a isso, mas o que funciona para cada um.

Um hack que tem me ajudado bastante com o Toodledo é selecionar a pasta (folder) referente a cada área de atividade e, enfim, clicar no título da tabela das tarefas em “Status” (imagem acima). Isso me traz uma lista do que é tarefa / próxima ação (next actions), projeto (deixo como “active” no status para saber o que é projeto em andamento), algum projeto que é certo mas ainda não começou e não está em andamento (planning), o que está esperando resposta ou condições específicas (waiting), o que está na minha “lista de desejos” para executar (someday) e o que é apenas uma informação de referência (reference).

Ainda não cheguei a um modelo ideal de integração do Toodledo com o Evernote, mas postarei aqui assim que isso acontecer.

Também utilizo o Toodledo para gerenciar rotinas e tarefas recorrentes.

Arquivos (digital)

Nada jamais baterá o Evernote nesse quesito, eu acredito. Voltei ao meu uso inicial de Toodledo para ações e Evernote para arquivos de referência, suporte a projetos, notas de reuniões etc. Ainda não estruturei nada extraordinário em termos de tags e cadernos, porque estou fazendo isso aos poucos. Tenho montado uma estrutura mais intuitiva mesmo, de acordo com a necessidade, mas ainda não estou satisfeita com ela também. Prometo postar, quando estiver.

Continuo digitalizando diariamente e coletando toda sorte de coisas para o Evernote. Já comentei que um aplicativo que me ajuda a fazer isso é o Cam Scanner (disponível para Android e iOS), que formata o documento quando fotografado, deixando ele com carinha de escaneado mesmo. Também tenho utilizado o recurso de apresentação para fazer apresentações informais de projetos, em reuniões.

Como comentei anteriormente, ainda não cheguei a uma integração total do Toodledo com o Evernote e ainda estou estudando a melhor maneira de fazê-la. Uma das razões que me levaram a separar as coisas, além de eu ser muito acostumada com o Toodledo e gostar da ferramenta, é que o próprio David Allen recomenda que a gente não guarde itens que demandam ação junto com materiais de referência, porque isso tem a grande tendência de nos confundir. Ainda acho a estrutura que montei para o guia definitivo excelente. Cheguei a tentar outra depois e até cheguei a uma versão mais simples (que ainda pretendo postar aqui), mas nada tão completo como aquela. Aí vai de cada um mesmo. Essa coisa de escolher ferramenta depende de vários fatores, todos pessoais.

Também estou me organizando com os arquivos de trabalho com a Call Daniel, pois lá utilizamos outras ferramentas (Outlook, Google Drive e Asana). Para conciliar, não tem muito jeito: tem que ter o trabalho de jogar na caixa de entrada que eu uso e processar dentro do meu sistema. Não é tão prático, mas acho que o ganho é melhor do que usar várias ferramentas diferentes. Fico meio maluca com esse procedimento.

Arquivos (papel)

Estou estruturando meu home-office em casa e essas coisas levam tempo, especialmente em decorrência do $$$. Como eu quero montar algo bonitinho e adequado, tenho que fazer aos poucos. Em outubro, eu finalmente comprei um arquivo com três gavetas para pastas suspensas, que estou usando para (nesta ordem): tickler, contas pagas e arquivo geral (documentos, certidões, garantias e outras coisinhas do tipo).

Esse arquivo aí em cima foi exatamente o que eu comprei, tanto o modelo quanto as cores. Eu ainda pretendo comprar um armário da mesma linha e uma mesa em L, pois preciso de um espaço maior para trabalhar. Além do computador, gosto de desenhar, rabiscar, fazer brainstorms e mapas mentais, além de ter o resto (impressora, telefone, scanner etc).

Tenho usado também duas pastinhas no dia a dia. Mantenho uma pasta grande para documentos e outros papéis que preciso carregar para lá e para cá muitas vezes. Também estou deixando uma pastinha transparente A5 dentro da bolsa, aconteça o que acontecer, para juntar os papéis que chegam até mim. Em casa, coloco todas na minha caixa de entrada física e processo diariamente (ou a cada dois dias).

Caixa de entrada

Tenho quatro em andamento: meu fiel caderno (atualmente, usando o Moleskine do Evernote), o caderno Entrada no Evernote (para coisas que vêm da web), a caixa de entrada de e-mails e a caixa de entrada física (para papéis, contas etc). No geral, a caixa mais difícil de administrar é a de e-mail, porque tenho quatro. Infelizmente elas precisam ser separadas por diversos motivos (o que envolve também não usar um agrupador, como o Outlook, para gerenciar todas). Porém, tenho feito de acordo com o que ensinamos nos treinamentos e separado em pastinhas de ações, arquivo e aguardando resposta. Funciona, mas ainda fico me questionando se devo processar para o Toodledo ou gerenciar apenas ali mesmo. Como tenho centralizado no Toodledo todo resto, talvez faça sentido. Estou nessa fase de testes, justamente.

Leituras

Como vocês bem sabem, sou uma pessoa que lê muito. Esse mês eu fiz uma limpa na minha estante de livros, cataloguei outros tantos no Skoob (ainda faltam alguns) e separei mais de 200 livros para troca. Quem tiver interesse, pode ver a minha lista aqui (vivo atualizando). Estou dando preferência para quem mora em São Paulo, pois não quero gastar dinheiro com frete enviando pelos correios. Troco muito livro e isso ficaria meio inviável para mim. Tenho pensado inclusive em organizar algum evento para trocas. Me avisem nos comentários se têm interesse na ideia, por favor.

Utilizo também o Skoob para ir controlando o que estou lendo. Na medida do possível, atualizo diariamente meu histórico de leitura por lá.

Estudos

Por fim, gostaria de comentar aqui no blog que estou iniciando uma nova fase na minha vida, que é um MBA. Sei que postei sobre o estudo autodidata no meu outro blog (clique aqui para ler), mas isso venho fazendo com o que for hobby para mim. Eu terminei minha pós-graduação há quase dois anos e estava planejando uma nova formação (sou aquela pessoa que quer estudar para sempre). Como o ano de 2014 trouxe muitas mudanças profissionais, estava sentindo falta de um respaldo maior no que estou fazendo agora relacionado a produtividade, alta performance, competências e outros assuntos correlatos, então optei por um MBA na área de recursos humanos.

A segunda novidade relacionada a isso é que será um curso à distância. Muitos de vocês vêm me pedindo para falar a respeito, então agora finalmente vou ter a minha experiência pessoal para bolar estratégias para organizar, estudar, acompanhar as aulas e compartilhar por aqui.

Acho que eu falei sobre todos os pontos de organização atuais neste post mas, caso tenham dúvidas, por favor, deixem um comentário! Obrigada.