Como eu estou organizando meus e-mails atualmente – maio 2014

Como eu vivo fazendo mudanças nos modos de organizar minhas diversas atividades no dia a dia, eu gosto de compartilhar no blog como venho fazendo para inspirar e talvez dar algumas dicas que possam ser úteis para vocês. Hoje eu vou falar como tenho organizado meus e-mails, pois encontrei uma maneira que tem me atendido muito bem ultimamente.

Tirando o meu e-mail do trabalho (que tem um programa específico da empresa), eu utilizo o Gmail para as minhas outras atividades. Atualmente, prefiro utilizar três contas em separado para cada e-mail, em vez de centralizar as três em uma única caixa de entrada, pois dependo do login para fazer outras atividades relacionadas que não sejam o e-mail.  Então prefiro fazer dessa forma no momento.

Por fim, minha caixa de entrada está organizada da seguinte maneira:

Tenho quatro pastas essenciais que são: Aguardando, Responder, Itens de ação e Arquivo 2014.

Em Aguardando, coloco tudo o que já enviei algo e espero resposta, ou se trata de alguma coisa que vão me contatar depois de um tempo.

Em Responder, coloco todos os e-mails cuja única ação relacionada seja ter tempo para responder. Faço isso aos poucos, duas vezes por dia, à medida que tenho disponibilidade.

Em Itens de ação, coloco todos os e-mails que são relacionados a uma tarefa específica. Como ainda controlo minhas tarefas pelo Evernote, eu os coloco com esse marcador somente para não confundir com Aguardando e Arquivo.

Em Arquivo 2014, coloco todos os e-mails que não preciso esperar nada, nem responder, nem realizar alguma ação. Ou seja, são arquivo mesmo. Quando se trata de algum comprovante ou definição importantes, ou mesmo documentos, eu encaminho para o Evernote antes de arquivar aqui. A ideia de ter um arquivo por ano é que, para mim, fica mais fácil visualizar. A busca do Gmail é excelente e isso é uma escolha pessoal – eu apenas prefiro fazer dessa forma.

O que estou usando e tem funcionado bem é a função de caixas de entrada prioritárias no Gmail. Basta clicar no ícone de Configurações, depois em Caixa de entrada e selecionar como você quer dividir a sua caixa.

Eu deixei as novas, não lidas, primeiro, depois as que preciso responder, as que demandam ações e o restante. Dessa maneira, fica fácil visualizar as mensagens e responder, quando tenho um tempo para fazer isso. Essa visualização também me permite ter um controle maior do volume de mensagens que eu preciso administrar.

Por fim, configurei a mensagem de férias para sempre nos meus e-mails, então todo mundo que me escreve recebe uma mensagem automática dizendo que eu recebi o e-mail e lerei/responderei em dois horários do dia: ao meio-dia e às 16 horas. Essa foi uma dica que li no livro do Timothy Ferris e implementei imediatamente. Eu já tinha horários estabelecidos para verificar e responder e-mails, mas não tinha isso formalizado. Fazendo dessa forma, eu aviso as pessoas e também consigo usar o resto do tempo para produzir melhor.

Para configurar, basta clicar no ícone de Configurações e, na própria aba Geral, encontrar a Resposta automática de férias e configurar.

É isso! Tenho me organizado muito bem dessa forma e mantenho meus e-mails sob controle.

Bom final de semana, pessoal!

Written by Thais Godinho

Autora do Método Vida Organizada, criou este blog em 2006.

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