Como escolher entre planner, bullet journal, agenda…

Quando se fala em planejamento, uma dúvida comum que a maioria das pessoas tem é sobre que ferramenta usar. Hoje temos tantas opções (que bom!), que pode gerar confusão. Este post então traz orientações para facilitar a sua escolha.

O primeiro aspecto relevante é entender que eu diferencio planejamento de organização e de registro de informações. Você pode ler este texto para entender as diferenças. Recomendo a leitura porque ela é fundamental para as minhas recomendações a seguir.

Como eu faço

Eu, por exemplo, sou uma pessoa essencialmente visual. Entender isso me ajuda a escolher diversos formatos para várias coisas na vida, incluindo ferramentas. Eu não vou chegar neste texto e dizer: “olha, escolha entre digital e papel”, porque não é esse o ponto. Você deve escolher boas ferramentas que te atendam nas diferentes funções ditas acima (planejar, organizar ou registrar). Ou seja, tudo sempre acaba caindo no propósito.

“Ah Thais, mas eu não posso ter tudo em um único lugar?”. De certa maneira, o bullet journal proporciona isso, por ter um apelo cronológico. Já um planner, você já deve ter percebido, começa a ficar bagunçado se você mistura a parte de agenda com a de planejamento, com anotações e outras informações desse tipo.

Vou falar um pouco como funciona no meu caso. Para a parte de organização, prefiro ferramentas que fiquem na nuvem (online). Por quê? Porque a sincronização entre diferentes dispositivos e a mobilidade de mudança são aspectos importantes para mim em uma ferramenta. Apesar de amar papel, toda vez que tento organizar as minhas informações usando ferramentas impressas, ou me atrapalho ou elas me confundem. Trazem baixa mobilidade (muita coisa pra carregar) e não são tão ágeis na hora de alterar compromissos. Por isso, para mim, o que funciona melhor no caso da organização são ferramentas digitais (a saber: Todoist e Google Agenda, essencialmente).

Já para o planejamento, a coisa muda de figura. Adoro planejar no papel, fazer mapas, rascunhos, esquemas. Não só em papel, mas em quadros brancos, lousas, flipcharts. Parece que “penso melhor” desse jeito. Logo, possuo boas ferramentas para a parte de planejamento, mas também tenho um aliado digital, que é o Evernote, que me permite digitalizar (tirar foto com o celular mesmo) e armazenar lá. Isso une o melhor dos dois mundos, porque consigo rabiscar e planejar escrevendo ou desenhando, mas armazeno o resultado final em meu computador e posso acessar de qualquer lugar.

Para registros, como logs, diários, referências, faço um mix de ferramentas. Já falei um pouco sobre isso em outro post. Algumas coisas prefiro (ou preciso) manter em papel, enquanto outras prefiro manter em meios eletrônicos.

Que ferramentas usar, então?

Entenda as diferenças entre os três tipos de atividades e veja que ferramentas se encaixam melhor naquilo que você precisa para determinada função.

Falando apenas em ferramentas de papel (título do post), eu acredito que o bullet journal seja a mais versátil de todas, atendendo as três funções. Mas essa separação precisa ocorrer pelo menos na sua cabeça para você não sair misturando coisas que precisa fazer (organização) com aquilo que apenas gostaria de fazer (planejamento), senão não há ferramenta que realize milagres.

Mesmo com planners e agendas comuns é possível fazer essa separação também, contanto que ela esteja clara para você. Portanto, é puramente uma questão de preferência e coerência.

Planejamento da vida de acordo com os horizontes do GTD

Já que estamos falando sobre planejamento, eu não poderia deixar de falar sobre como os horizontes de foco do GTD me ajudam nessa questão.

Horizontes de foco são uma abordagem do David Allen (autor do método GTD) que, basicamente, divide a nossa vida em “camadas”, de modo que possamos gerenciar de uma maneira mais efetiva os diferentes tipos de resultados que queremos. Explico melhor demonstrando:

A ideia é que, uma vez que a pessoa se aperfeiçoe cada vez mais no método GTD, ela consiga encontrar coerência em sua vida de acordo com esses horizontes. Por exemplo, o telefonema que você dá no horizonte “térreo” tem a ver com seu propósito lá no “horizonte 5”. Os projetos que você tem no “horizonte 1” estão alinhados com seus objetivos de curto prazo no “horizonte 3”.

Esses horizontes pedem revisões em intervalos diferentes, porém sempre regulares. A sugestão do David é mais ou menos assim:

Quando revisar o horizonte térreo:
todo dia ou quando eu quiser saber o que tenho para hoje ou qual a próxima coisa a fazer.

Quando revisar o horizonte 1 – projetos:
semanalmente ou quando eu precisar analisar meus compromissos de curto prazo (entregas).

Quando revisar o horizonte 2 – áreas de foco e responsabilidades:
mensalmente ou quando eu quiser garantir equilíbrio.

Quando revisar o horizonte 3 – metas e objetivos:
sazonalmente ou quando eu quiser garantir que estou no caminho certo para alcançar o que eu desejo.

Quando revisar o horizonte 4 – visão:
semestralmente, anualmente ou quando eu precisar de inspiração ou direção a longo prazo.

Quando revisar o horizonte 5 – propósito e princípios:
anualmente ou quando eu precisar tomar grandes decisões.

Duas técnicas podem te ajudar a revisar esses horizontes:

  • Inserir um gatilho ou lembrete no seu calendário para revisá-los nos intervalos acima;
  • Elaborar checklists para garantir uma revisão legal de cada um deles (com itens elaborados por você para que você saiba o que levar em conta ao revisar cada horizonte)

Se isso entrar no seu fluxo de trabalho normalmente, você garantirá um planejamento de vida a curto, médio e longo prazo que promoverá coerência nas suas escolhas para toda a vida.

Linkagem de domingo

Dez vez em quando eu gosto de compartilhar alguns links que vi, li ou ouvi ao longo da semana e que tenham a ver com o nosso assunto aqui no Vida Organizada. Os desta semana são:

Boa semana!

Planejamento anual com base no ano do aniversário

Eu vou comentar em um post futuro que não costumo sentar e fazer um planejamento do ano civil seguinte. Em vez disso, planejo o ano semana a semana, já que minhas atividades profissionais demandam essa abordagem. Mas falarei sobre isso em outra ocasião. O que quero compartilhar hoje é sobre um tipo de planejamento anual que faço com base no meu aniversário — a chamada “revolução solar” na astrologia. Isso é algo que faço porque realmente gosto, mas já adianto que não é para todo mundo. Vou explicar o que é, por que faço e como funciona esse planejamento.

Como meu aniversário é no dia 25 de setembro, começo a planejar o novo ano solar assim que essa época se aproxima. É uma ótima maneira de driblar o chamado “inferno astral”. Basicamente, faço três análises principais:

  1. Mapa astral da revolução solar
  2. Ano pessoal de acordo com a numerologia cabalística
  3. Tendências do ano com base no tarot

Não faço isso sozinha. Sempre conto com especialistas nessas áreas para me auxiliar. Por exemplo, na numerologia, costumo consultar a Wanice Bon’Ávigo. No caso do tarot, gosto de fazer eu mesma, mas não descarto a possibilidade de buscar a visão de outra pessoa, de vez em quando, para ter uma perspectiva externa.

Vale esclarecer desde o início algo que muitos podem questionar: eu não “baseio” minhas decisões nessas análises. Elas são ferramentas que utilizo para reflexão e para identificar pontos de atenção que servem como referência.

A revolução solar analisa o período entre dois aniversários, explorando tendências, desafios, áreas que estarão em destaque, oportunidades e dificuldades que podem surgir. Além disso, ela fornece insights sobre como estará sua disposição interna para lidar com esses aspectos e orientações gerais para aproveitar o momento.

Já a numerologia, através do cálculo do número que rege o ano pessoal, aponta os campos, áreas e atividades onde você terá mais chances de obter sucesso durante o ano. Tanto a análise da revolução solar quanto a numerologia são mais eficazes se você já tiver um mapa astral e um mapa numerológico pessoal previamente feitos, pois eles oferecem uma visão mais ampla sobre quem você é. Para mim, esse trabalho de autoconhecimento é fascinante e muito útil para apoiar planejamentos de forma mais abrangente.

Por fim, no tarot, gosto de fazer uma análise geral das diversas áreas da vida utilizando a técnica da mandala. Além disso, tiro uma carta regente para cada mês, para observar as tendências e energias que podem surgir ao longo do ano.

Esse processo não só me ajuda a refletir, mas também a estruturar um planejamento mais conectado com meus objetivos e minha intuição.

Eu registro essas análises no meu Evernote e revisito mensalmente para acompanhar as “previsões” e reflexões. Tenho feito isso há alguns anos, e esse hábito me ajuda a me engajar de forma mais consciente com o ano até o meu próximo aniversário, mês a mês.

Não sei se vocês têm o costume de fazer algo parecido, então decidi compartilhar. Deixe um comentário caso você também faça algo semelhante ou tenha dúvidas. Obrigada!

Mantendo a rotina durante viagens (e uma nota sobre a minha rotina atual)

Quando penso em rotina diária, não penso em horários (apenas) ou repetições burocráticas, mas em atividades que gosto de fazer diariamente para manter o meu dia a dia tranquilo e sob controle. Algumas coisas precisam simplesmente ser feitas e, de acordo com o volume ou a minha disponibilidade, vou adequando os meus horários.

Tenho orgulho da rotina diária que venho mantendo atualmente, que se resume basicamente em três grandes blocos de tempo ao longo do dia:

  • pela manhã: escrita
  • de tarde: cuidar das correspondências
  • pela noite: leitura

Absolutamente todas as minhas atividades giram em torno desse eixo.

No caso das viagens, procuro me adaptar, mas mantendo o esqueleto acima.

Por exemplo, hoje, quando escrevo este post, é um domingo. Acordei cedo, tomei meu café-da-manhã no hotel e me sentei ao computador para escrever. Tenho uma xícara de chá ao meu lado e frutas para um futuro lanche ocasional. Mais tarde, vou parar para almoçar e, depois do almoço, gosto de fazer uma caminhada (pela digestão). À tarde, vou cuidar da minha correspondência – mas o que é “correspondência”?

É o nome carinhoso que dou para e-mails, mensagens em redes sociais, comentários no blog e What’s App. Me imagino como um escritor na época vitoriana recebendo muitas cartas todos os dias e lidando com elas. Isso romantiza o ato de ler e responder tantas mensagens. Um pouquinho de criatividade no dia a dia aqui também acaba transformando esse ato.

De noite, nada de computador ou celular, pelo menos na maioria das vezes. Gosto de dedicar meu tempo às minhas leituras, que variam (em termos de temas). Não tenho lido tanto ficção ultimamente. Tenho me concentrado muito em assuntos relativos ao meu trabalho, porque sinto que é a época de fazer isso também. No entanto, às vezes surgem ideias em que o computador é a melhor ferramenta para eu “transbordar” – então uso o computador, sem problemas. Meus horários são meus, e vou me adaptando ao que preciso fazer.

Mesmo em viagens consigo manter essa rotina. Mesmo com muitos compromissos externos. Ontem, por exemplo, eu ministrei um curso o dia todo. Oras, isso não me impediu de acordar mais cedo e escrever um pouco. No intervalo da parte da tarde, processei alguns e-mails (foi o suficiente para zerar a caixa de entrada). De noite, em vez de ficar zapeando a tv em busca de nada, terminei de ler um dos livros que eu trouxe e ainda tive a chance de passar os trechos favoritos para o meu commonplace book. Isso me deixou em um estado mental calmo e gratificante, que me levou a uma boa noite de sono.

Vejo as rotinas como algo que automatiza um pouco certos tipos de atividades e isso me permite ficar livre para escolhas espontâneas no restante do tempo. Quando preciso viajar, manter tais rotinas me ajuda a ter um norte mesmo em dias mais cheios. Não “sinto” tanto a mudança, o que é ótimo. Aqui que eu tenho que ou quero fazer todos os dias, procuro levar, em maior ou menor grau, mesmo quando estou fora de casa. E ajuda muito.

Checklist de novembro 2017

O final do ano está cada vez mais perto e a vontade de concluir tudo bate forte, pelo menos em mim! Minha checklist, apesar de ter muitas tarefas de conclusão, também já apresenta ideias para o ano que chega, além de algumas dicas pontuais para as festas de final de ano. Veja as minhas sugestões para este mês:

  • Comprar os presentes de Natal
  • Aproveitar a Black Friday para comprar o que está realmente precisando
  • Montar a árvore de Natal
  • Começar a planejar as festas de final de ano com a família
  • Separar aqueles livros que você ainda pretende ler este ano
  • Doar livros lidos e que não pretende mais reler
  • Ir ao Correio buscar uma cartinha para presentear uma criança (veja aqui)
  • Reciclar revistas antigas
  • Deixar a casa mais leve guardando tapetes e trocando as cortinas
  • Planejar o que vai fazer no Carnaval
  • Planejar o ano que vem de maneira geral!
  • Planejar os gastos com as contas de fim e início de ano
  • Fazer uma revisão das suas áreas da vida para ver onde precisa calibrar
  • Planejar a conclusão de projetos para ainda este ano
  • Deixar cada vez mais para trás coisas que não te fazem bem e não acrescentam absolutamente nada!

E você, o que pretende fazer em novembro?

Carta da editora – Novembro 2017

O mês de novembro aqui no blog será dedicado ao tema planejamento. Muitos textos já foram publicados aqui no blog sobre esse assunto, mas o legal dos blogs é sempre trazer as visões mais atualizadas sobre qualquer tipo de assunto, inclusive esse.

Quero falar sobre o que entendo como planejamento, como planejo meu ano, os meses, as semanas, os dias, os horários, a vida a curto, médio e longo prazo e por aí vai!

Você tem dúvidas sobre que ferramentas usar para se planejar? Vou falar sobre isso também.

Eu penso que planejar seja um grande ato geral que fazemos com a nossa vida de modo a vivê-la mais plenamente. Podemos ir no nível macro, e pensar na vida como um todo, até ir no nível micro, planejando qual a próxima coisa mais importante a se fazer momento a momento. Todos esses planejamentos são importantes – e planejamento é diferente de engessar a vida e tirar toda a sua espontaneidade. Falarei sobre isso também!

Por hora, este post serve para apresentar a temática mensal e também para perguntar: existe algum post sobre esse assunto que você gostaria de ver aqui este mês? Deixe um comentário. Obrigada!

Como lidar com pessoas desorganizadas

Recebi uma pergunta muito pertinente de uma leitora e achei que seria legal responder em forma de post porque outros leitores podem se identificar (é um problema que ouço muito):

“A unica coisa que continua a ser fonte de estresse em minha vida, é lidar com a falta de organização de outras pessoas! E quando a gente depende do trabalho de outras pessoas pra fazer avançar o nosso, como faz? Sugiro um post sobre isso se você tiver dicas para compartilhar.”

São várias questões legais de abrirmos aqui. Vou dar minhas recomendações que sei que funcionam, por experiência ao longo dos anos:

  1. Independente das outras pessoas, tenha seus limites pessoais. Quanto mais você se organiza, mais consegue argumentos para dizer “não” às pessoas. É complicado falar que não pode assumir uma demanda X “porque você não tem tempo” – é diferente dizer que não pode assumir tendo uma lista completa de todos os seus projetos em andamento e podendo negociar o que é prioridade. Além do que, se você for uma pessoa organizada, todos sabem que você tem as coisas sob controle. Por isso, sempre, trabalhe no seu.
  2. Eu já tive chefes desorganizados e já trabalhei com pessoas muito desorganizadas. O que eu fazia era antecipar prazos. Por exemplo: se algo precisa ser entregue até dia 15, eu dizia que o prazo era dia 14 ou 13. Sempre funcionou bem.
  3. Outra recomendação que eu dou é sempre você pensar: “o que está sob a minha influência ou responsabilidade fazer com relação a determinada tarefa?”. Por exemplo, Fulano ficou de te entregar uma demanda, e fica demorando. Qual é a sua responsabilidade nisso? Muitas vezes, é só ficar cobrando. E ok, faça isso. Muitas vezes você é responsável pelo projeto e precisa responder a um diretor ou gestor acima de você. Notifique ao gestor o que está acontecendo. Muitas vezes, (e aqui eu deixo como último recurso, para evitar sobrecarga) a gente tem que pegar a demanda de volta e finalizar o negócio. Tudo depende de prioridades… O fato é: o que VOCÊ pode fazer com relação àquela demanda que o Fulano está atrasando? Tente tirar um pouco da pressão da sua cabeça, porque muitas vezes não há o que fazer e você não precisa se responsabilizar por tudo.

Existe uma máxima budista que diz que é mais fácil calçar chinelos que cobrir o mundo inteiro de borracha para você poder pisar descalço. Ou seja, busque soluções para você, em vez de tentar mudar o mundo. Se você fizer isso, é provável que as pessoas ao seu redor comecem a usar chinelos também. Aqueles que não usarem, ficarão com os pés sujos – e é problema delas. Se eles entrarem na sua sala sujando o piso, você sempre tem opções. 😉

Como zerar a caixa de entrada do What’s App

Uma leitora me perguntou ontem como eu faço para zerar a caixa de entrada do What’s App diariamente, então achei que seria uma boa fazer um post sobre isso explicando para todos.

Eu zero a caixa de entrada do What’s App como eu zero todas as outras caixa de entrada existentes: esclarecendo item a item de acordo com o fluxo do método GTD, a saber:

Imagem retirada do livro do David Allen

Basicamente, abro uma mensagem do What’s App e me pergunto se demanda ação.

Se não, eu deleto, arquivo ou incubo. O incubar podem ser coisas que podem até demandar ação, porém não agora. Eu anoto (manualmente) nas minhas listas de Algum Dia / Talvez no Todoist ou então coloco um lembrete na data que preciso lembrar disso no meu calendário. São as formas de incubar.

Se demanda ação e leva menos de 2 minutos, faço na hora. Se leva mais, mas tiver que ser delegado, delego na hora e coloco na minha lista de Aguardando Resposta (também no Todoist), também manualmente. Se eu mesma tenho que fazer, vou colocar essa ação nas minhas listas de Próximas Ações ou no calendário, se precisar ser feito em um dia ou horário específico.

Sempre lembrando que qualquer mensagem, se por si só não conclui o que precisa ser feito, eu preciso definir o resultado desejado e colocá-lo em minha lista de Projetos (também no Todoist, também manualmente).

Assim que eu processo cada mensagem, eu a arquivo (dá para arquivar mensagens em todo What’s App. No iPhone, basta arrastar para o lado), e assim ela sai da minha caixa de entrada. Eu deixo na caixa de entrada do What’s App somente aquilo que ainda não li (e, portanto, não esclareci).

Um truque que ajuda bastante é ter o aplicativo do What’s App instalado no computador. Assim, é mais fácil responder (sou meio ruim digitando no celular), então aproveito para processar essa caixa de entrada como se fosse uma caixa de e-mails, quando estou trabalhando.

Vale lembrar algumas coisas importantes que aplico não apenas ao What’s App, mas a e-mails e outras formas de comunicação via mensagem de texto (ex: redes sociais):

  • Não deixo nenhuma notificação ligada no meu celular alertando que chegou uma nova mensagem. Isso distrai e atrapalha. Tenho períodos que paro e olho as minhas mensagens.
  • Nos intervalos entre as minhas atividades, abro o What’s App (ou outra caixa de mensagens). Se eu já tiver tempo, posso processar algumas delas. Se não tiver, só bato o olho para ver se tem algo urgente e, se tiver, respondo – se não tiver, olho mais tarde.
  • Esvaziar uma vez por dia me deixa satisfeita. Se eu já esvaziei uma vez hoje, não fico neurótica querendo esvaziar de novo. Deixo para o dia seguinte.

Eu não dou prioridade total para as caixas de entrada de maneira geral porque e-mails e mensagens são uma parte importante, porém não a parte mais importante do que geralmente tenho para fazer no dia. Então eu preciso criar espaço para mim mesma para que eu possa trabalhar no que for prioridade, mas não posso deixar de responder as mensagens, então faço isso nos intervalos. No entanto, se eu deixasse as notificações ativadas, estaria dizendo a mim mesma que os outros ditam o que devo fazer, e não eu. Fica a recomendação!

Será que você está fazendo coisas demais?

Toda vez que eu recebo algum comentário que me chateie por algum motivo, eu não acho ruim ter recebido o comentário em si. Eu fico me perguntando o que me deixou chateada, para me entender melhor. Nesse caso, postei um vídeo contando sobre uma adaptação que tenho feito na minha vida, em decorrência de uma cirurgia, e recebi um comentário me criticando. Nesse caso, eu concluí que o que me chateou foi que o comentário não tinha absolutamente nada a ver com o que eu tinha comentado no vídeo. Se a pessoa entendeu algo completamente errado da mensagem que eu estava querendo passar, eu concluo que eu que não soube passar a mensagem da forma correta. Então este post é uma maneira de complementar o que eu disse.

No final de abril, eu realizei uma cirurgia que mudou bastante o meu metabolismo. Mexeu no esôfago, estômago e intestino, e afetou a forma como meu corpo absorve nutrientes. Recentemente, percebi que meu nível de energia está simplesmente diferente de como era antes. Apesar de me sentir muito bem (porque perdi peso, e isso sempre dá mais mobilidade), em alguns momentos sinto minha energia muito volátil (vai embora muito rápido). Ultimamente, isso tem sido cada vez mais frequente, e vou ficar três semanas de repouso (na medida do possível), fazendo exames e me tratando. É possível que seja um princípio de anemia. Também é possível que não seja nada, mas vamos descobrir.

Nesse cenário, eu percebi que não sou mais a mesma pessoa que eu era antes. Eu preciso descobrir (e estou nesse processo) como meu metabolismo funciona, como estão meus níveis de energia, e quais são os meus novos limites. Ter que parar durante três semanas para prestar atenção no meu corpo me deu vontade de gravar um vídeo para levantar a questão: será que fazemos coisas demais? Porque às vezes era ok fazer algumas coisas antes, mas o cenário pode mudar e nós podemos precisar mudar as coisas também. Isso acontece o tempo todo. Postei no Instagram a mesma reflexão.

Depois que eu operei, em abril, eu ainda não me acostumei que talvez meu ritmo de vida não possa ser mais o mesmo. Estou aprendendo a conhecer de novo o meu corpo e quanto eu aguento. Vou precisar passar as próximas três semanas em repouso, mantendo só as atividades profissionais mínimas ou inadiáveis, para fazer alguns exames e recalibrar a alimentação. O que isso me ensina? Que a vida é dinâmica e devemos aprender o tempo todo como reequilibrá-la. Não existe uma fórmula certa que funcionará uma única vez e você nunca mais vai ter que se preocupar com isso. É uma percepção constante. Isso é ter uma vida organizada: fazer ajustes, se conhecer, equilibrar.

Uma publicação compartilhada por Vida Organizada 🕐 (@blogvidaorganizada) em

O vídeo é sobre isso, e você pode vê-lo abaixo (ou aqui):

Uma leitora entrou no âmbito pessoal e perguntou por que eu fazia tantas coisas. Por que eu fazia 5 treinamentos em um mês, em vez de 2 (na verdade eu não vou fazer 5 treinamentos, mas 5 viagens). Respondi simplesmente: “para pagar as contas”. Claro que essa foi uma resposta simplificada e que resume mil coisas. Eu não faço o que faço apenas para pagar as contas. Mas é importante que as pessoas entendam que o trabalho traz o nosso sustento. Eu não acho que fazer 5 treinamentos em um mês seja muito porque sei que professores da rede pública dão aulas todos os dias, muitas vezes em três períodos. Eu trabalho muito menos que essas pessoas e tantas outras que têm uma jornada de trabalho insano todos os dias. Eu não vou virar para uma pessoa que saia 4:30 da manhã de casa para ir trabalhar e chegue quase 21:00 para ela trabalhar menos, porque sei que ela faz o melhor na realidade dela.

De maneira geral, todo mundo está trabalhando para caramba. Estamos em uma grande recessão no nosso país, milhões de pessoas estão desempregadas, as leis trabalhistas foram destroçadas, e tudo isso faz com que as condições de trabalho fiquem mais agressivas. Ninguém diz que o cara tem que responder What’s App do chefe às 23 horas, mas ele sabe que, se não responder, pode ser um fator diferencial que o leve a perder o emprego no próximo corte da empresa.

Eu não vou “perder o meu emprego”. Eu sou empresária – e com isso vem a responsabilidade de criar minha própria estabilidade. Mas, se você já circulou por shopping centers nos últimos meses (para dar um exemplo), já deve ter visto como as lojas estão vazias. Os restaurantes, os cinemas, estão mais vazios. As pessoas estão gastando menos. Muitas pessoas estão desempregadas e não têm dinheiro. E um empresário é o cara que depende dessas vendas não só para se sustentar mas para empregar outras pessoas. Sim, eu sei que trabalhar mais não significa trabalhar melhor – você precisa aproveitar melhor o seu tempo. No meu caso, eu simplesmente estou em um ritmo normal (e até mais tranquilo) do que era, de trabalho, e por conta de um momento de saúde (que nada tem a ver com a quantidade de trabalho, e sim com a cirurgia), estou redescobrindo como posso investir meu tempo ou não.

Por favor, não usem flashes de vulnerabilidade para ofender o trabalho inteiro de uma pessoa. Recebi um comentário dizendo que, se eu trabalho para pagar contas, isso é desorganização (a pessoa apagou, mas eu li). E em nenhum momento eu disse que “trabalho só para pagar contas”. Pagar contas é importante. Sustento a minha família. Tenho uma empresa, impostos e investimentos a fazer nela e em mim. Simplesmente faz parte. Mas não quer dizer que eu só trabalhe por isso. Puxa vida, achei que nem precisaria mais dizer o quanto de coerência e de propósito eu busco no meu trabalho e isso é uma construção de ANOS. Por isso fico chateada – porque talvez não esteja conseguindo passar essa minha mensagem corretamente. Comentários assim me fazem repensar se estou sabendo me comunicar, porque a verdade é que o que se expõe na Internet não é nem 10% da vida da pessoa – mas eu preciso escolher o que entra nesses 10%, e talvez não tenha sido feliz na escolha desta vez.

Não, eu não trabalho só para pagar as minhas contas. Não, eu não preciso ter um volume insano de trabalho para pagar as contas. Não, eu não acho que trabalhar mais seja o mais adequado em nenhuma situação. Tenho feito uma série de posts sobre a importância de delegar, de criar escala na sua empresa, de criar processos, definir responsabilidades, usar checklists. Estou escrevendo um livro sobre trabalho. Estou montando um pré-projeto de mestrado com esse assunto. Tenho devorado pesquisas sobre sociologia do trabalho. Tenho um curso de organização para empreendedores. Consigo tirar três dias de folga em uma semana em que todos estão trabalhando. Escrevo posts no parque perto de casa. Trabalho na rua da minha casa. Vivo uma vida tranquila que me permite tomar café-da-manhã com o meu filho e ficar tocando piano com ele de noite. Durmo adequadamente, faço atividade física, descanso, equilibro as diversas áreas da minha vida. Mas talvez eu não esteja sabendo como comunicar isso adequadamente. Vou melhorar!

Burlando de leve uma regrinha do GTD para zerar a caixa de entrada de e-mails diariamente

Ultimamente, por ter assumido uma nova responsabilidade (vendas dos cursos de GTD), tenho recebido um volume muito maior de e-mails e, por isso, tenho que acessar e processar a minha caixa de entrada com mais frequência. Caso você seja novo(a) no blog, saiba que eu tenho os seguintes hábitos:

  • Zerar a minha caixa de entrada diariamente. Isso inclui e-mails e What’s App. A ideia de ter uma caixa de entrada zerada (e mantê-la assim) é que você tem controle de todas as demandas externas que chegaram até você e nada te pega de surpresa.
  • Verificar meus e-mails em uma determinada frequência, em vez de ficar com as caixas abertas o dia todo (o que me distrai sempre que chega um e-mail novo).

Como vocês bem sabem, assim que a gente zera a caixa de e-mails, logo na sequência chegam uns 15 novos. Portanto, minha regrinha atual tem sido zerar uma vez por dia, pelo menos uma vez. Se novos e-mails chegarem depois, eu fico bastante tranquila de processar no dia seguinte, pois tenho uma regra pessoal de responder em até 24 horas o que precisa ser respondido.

Logo, no dia seguinte, quando vou processar meus e-mails (= com foco em esvaziar a caixa de entrada), começo pelos e-mails do dia anterior e, quando eu termino de processá-los, vou para os do dia em questão. Essa é uma pequena porém inofensiva maneira de burlar a regrinha do David Allen, que recomenda começar sempre pelo e-mail mais recente.

Também aumentei a minha frequência de leitura de e-mails. Em vez de processar duas vezes por dia, tenho processado quatro vezes (pela manhã, depois do almoço, no meio da tarde e à noite). Isso tem me ajudado a dar conta do volume.

Bem, quis compartilhar com vocês. 🙂 Mesmo com um grande volume de e-mails, continuo zerando a caixa pelo menos uma vez por dia e respondendo as pessoas em até 24 horas. Tem funcionado para mim!

Se quiser aprender GTD, verifique nossa agenda de cursos.

Como começar: commonplace book

Commonplace books são cadernos que você cria para registrar aprendizados de diversas áreas diferentes no mesmo lugar. (Leia este post para mais detalhes.) Neste post, trago um tutorial básico para você criar o seu, passo a passo:

Escolha um formato

Papel ou digital? Isso é particulamente importante, pois a ideia é que você dê continuidade ao formato que escolher. Eu preferi papel porque 1) gosto da prática de escrever manualmente e 2) vejo meus commonplaces books como um legado legal para deixar depois que eu morrer (eu pelo menos acharia legal encontrar os de alguém!).

No digital, você pode escolher o Evernote, o Google Drive ou até mesmo simples arquivos do Word em pastas. Eu acho que perde muito o charme dos CPBs, mas claro que é uma escolha pessoal.

Decida o que deve entrar

Existem algumas recomendações básicas mas, no final de contas, o CPB é seu e você pode escolher o que vai guardar. Eu gosto da ideia de guardar aprendizados, e isso vem de insights, frases que ouvi ou li e achei legais, trechos de livros, anotações em cursos e palestras, entre outros similares. Não uso como caixa de entrada (= anotações que preciso processar porque provavelmente tenho algo a fazer a respeito), mas como referência.

Simplesmente comece!

Coloque a data de hoje no início da primeira página e comece a inserir as informações. Quando o caderno acabar, coloque as datas de início e término na folha de rosto e inicie um caderno novo. 🙂

Crie um índice no final

Da última página para trás, insira um índice. Numere as páginas à medida que for preenchendo cada uma delas, para não fazer tudo de uma só vez. No índice, insira o tópico e as páginas na frente.

Boas ideias:

  • Enquanto seu caderno vai sendo construído, leve-o sempre com você para fazer anotações e também para rever os aprendizados que já registrou.
  • Ao ler um livro, grife os trechos que pretende passar para o seu CPB. Você pode querer ler mais de uma vez. Isso te ajudará a estudar e assimilar melhor o conteúdo.
  • Use canetas diferentes, misture desenhos com escritos, ou mesmo colagens. É o seu caderno.

Compartilhe comigo nos comentários se você já começou o seu. 🙂

Trata-se simplesmente de se estressar menos

Recentemente concluí que um dos meus grandes propósitos de vida é ajudar as pessoas a serem menos estressadas.

Descobri isso quando passei a falar muito sem querer, explicando como funciona o propósito nos horizontes de foco no método GTD. E, de tanto sair natural, percebi que era natural porque de fato é o que eu faço.

Por que isso é importante?

Porque descobrir propósitos ajuda a gente a tomar decisões.

Quando eu falo para as pessoas que tenho um blog chamado “vida Organizada”, recebo quase de bate e pronto a resposta: “ah, então você deve ser fanática por organização!”. E sabe, há todo um trabalho de educação em mostrar que:

  1. Organização não é sinônimo de fanatismo, e sim de praticidade.
  2. Organização não é sinônimo de casa impecavelmente limpa o tempo todo.
  3. Organização não é sinônimo de engessar a vida e “viver sob listas”.

O que é organização, para mim:

  • Levar uma vida coerente com os seus valores, de modo que seus projetos e atividades estejam alinhados com quem você verdadeiramente é.
  • Ter em sua vida, em sua casa, só aquilo que é necessário para você. E isso não tem a ver com quantidade de coisas. Tem a ver com necessidades de vida, de propósito, de alma, e também do dia a dia.
  • Viver uma vida tranquila em todos os aspectos. Pensando no futuro, bem-resolvida com o passado e aproveitando o presente.

Talvez você pense que isso não tenha a ver com organizar. Eu acredito que tenha sim. Significa organizar os pensamentos, os recursos, os projetos, a vida como um todo, através de uma linha coerente.

Quando eu falo sobre reduzir o estresse na vida das pessoas, vou nesse ponto porque sei que é a grande “dor” hoje. Sabe, eu passei por isso. Eu fui uma pessoa estressada. Eu aprendi a como lidar com isso e ser uma pessoa tranquila. Claro que não 100% do tempo (até o Dalai Lama tem seus dilemas…), mas eu sei identificar quando estou estressada e sei ficar tranquila de novo. E devo tudo isso muito mais ao GTD que à meditação (apesar de ambos serem muito bons e terem me influenciado enormemente).

Fico chateada de ver pessoas ao meu redor, em minha família ou em círculo íntimo de amizades, sofrendo com estresse. Fico chateada quando fico sabendo que os amigos dessas pessoas estão sofrendo com estresse. Fico chateada quando chego em uma empresa para ministrar um treinamento e ouço o depoimento das pessoas. Fico chateada quando um leitor do blog compartilha comigo como sua vida está sofrida nesse ponto. E quero ajudar. só isso.

Me sinto abençoada por fazer disso o meu trabalho? Sim e não. Sim pelo fato de estar viva. Essa é uma grande bênção que agradeço diariamente. Não porque não depende apenas de bênçãos. Depende de muita resiliência, muita força de vontade, muito senso de propósito. Mas sim, tudo vem da eterna bênção de estar viva e poder guiar a minha vida…

Compartilho com vocês porque sinto que é legal compartilhar esses pensamentos, para que vocês saibam os rumos que o blog está tomando.

Continuemos.

36 anos e aprendizados

Não comentei aqui, mas recentemente completei 36 anos. 36 é a minha “idade limite” para “me considerar adulta”. Eu sempre dizia que, quando chegasse aos 36, aí sim teria virado uma pessoa adulta de verdade. Bem eu posso dizer que estou em uma ótima fase. Quando penso nos meus 26 anos, vejo que aproveitei MUITO BEM os últimos dez anos e, quando penso nos meus 16, talvez não tão bem essa década em si. Mas a vida é feita disso mesmo, de experiências e escolhas, e todas elas nos trazem a quem somos hoje.

Queria compartilhar de leve 36 aprendizados recentes e que formam bastante a pessoa que eu sou hoje:

  1. Inspiração promove transformação.
  2. Tudo o que você para de cultivar, você para de colher.
  3. Tenha foco no positivo, porque o negativo é o natural. Ser positivo é uma forma de empoderamento.
  4. Você precisa resolver os problemas.
  5. Nunca coloque seu sucesso nas mãos de ninguém. Mantenha as coisas que são importantes na sua mão.
  6. 99% das coisas eu não posso controlar. A minha mente eu posso controlar.
  7. A crise chega para mostrar a sua incompetência.
  8. A melhoria de uma área de foco impacta todas as outras, então escolha uma para focar.
  9. Quem reclama está fora de foco e não consegue ver as oportunidades.
  10. Cuidado para você não se limitar a quem é o topo hoje para você.
  11. Tudo está ligado aos valores pessoais. Se você faz algo que fere seus valores, você se sente mal. O mesmo vale quanto a ferir os valores de outras pessoas.
  12. Sua postura influencia sua atitude.
  13. A mente é tão poderosa que ela faz a pessoa ficar doente para fugir de uma situação.
  14. Se você quer fazer, nunca fale que vai tentar. Só faça. Dizer que vai tentar é começar fracassando.
  15. Pessoas felizes são bem resolvidas no presente, no passado e no futuro.
  16. Não dá para esperar de uma pessoa uma coisa que ela nunca aprendeu.
  17. Insight não é nada sem ação.
  18. Fracassar não significa ser fracassado.
  19. O seu negócio só vai ficar forte quando você ficar forte.
  20. Sua vida melhora quando você melhora.
  21. Uma mente que se expande nunca mais volta ao normal.
  22. Não é “para” – é “até”.
  23. Não adianta dedicar a vida inteira para subir uma escada se ela estiver apoiada na parede errada.
  24. A bússola é mais importante que o mapa.
  25. Sem envolvimento não há comprometimento.
  26. Erre rápido e erre barato.
  27. Qualquer coisa na vida que valha a pena ter, vale a pena trabalhar para ter.
  28. Resultados são o que conta.
  29. A grandeza vem para aqueles que desenvolvem um desejo ardente de atingir metas elevadas.
  30. O sucesso é atingido e mantido por quem tenta e continua tentando com atitude mental positiva.
  31. Quer salvar o mundo? Salve um mundo de cada vez.
  32. Determinação é agarrar o seu futuro dia a dia.
  33. Crie uma blindagem contra o pessimismo.
  34. Você não pode gerenciar pessoas. Você gerencia coisas e lidera pessoas.
  35. Comportamento é escolha.
  36. Tudo na vida gira em torno dos relacionamentos.

Todos eles foram tirados do meu commonplace book atual. 😉

Linkagem de domingo

Algumas vezes, gosto de compartilhar alguns links que li e gostei ao longo da semana e que possam ter a ver com organização, produtividade e criatividade. Os desta semana são:

Boa semana!

Como foi: Curso de Projetos e Prioridades em Brasília

Hoje em Brasília nós realizamos a primeira turma de Projetos e Prioridades na cidade. Esse é um curso que só tinha sido realizado em São Paulo, então fico muito contente de tê-lo levado para outro lugar. Quem trabalha com cursos e eventos sabe que isso envolve muitos custos e que, para o curso acontecer, precisamos ter uma turma cheia, o que felizmente aconteceu. <3

Com direito a GTDrink depois (encontro organizado mensalmente por usuários de GTD em Brasília).

Também deu tempo de comer uma pizza com o Vladimir Campos e sua adorável esposa Andréia e filha!

O curso foi realizado no Espaço Thook e tem foco em projetos de acordo com a metodologia GTD. Nossa próxima turma desse curso será no Rio de Janeiro, dia 11 de novembro (inscrições abertas!).

Todas as fotos deste post foram tiradas por participantes da turma. Muito obrigada!

Checklist de outubro

Seguem algumas sugestões de atividades para você fazer nesse mês de outubro. 🙂

  • Separar roupas não usadas no frio para doar
  • Curtir muito no feriado do Dia das Crianças (ou descansar!)
  • Inserir toques de primavera em casa (flores frescas? velas perfumadas?)
  • Trocar ou complementar os cabides do guarda-roupa
  • Começar um commonplace book
  • Organizar ou participar de uma festa de Halloween
  • Limpar o ventilador para se preparar para a chegada do calor
  • Destralhar revistas
  • Pensar em maneiras de exercer a criatividade no dia a dia
  • Revisar seus objetivos para ver aqueles que serão alcançados ainda este ano
  • Começar a comprar os presentes de Natal (ou pelo menos planejar a compra)
  • Concluir os planos para viajar no Carnaval
  • Levar cobertores e mantas pesados para lavar na lavanderia e armazenar
  • Organizar a área de serviço
  • Fazer a matrícula ou rematrícula dos filhos na escola

E você, o que pretende fazer este mês?

O poder de criação no nosso dia a dia

Há alguns anos, eu descobri que “criatividade” era um valor muito forte e importante para mim. Para tudo, na minha vida, se eu pudesse aproveitar o meu poder de criação para construir, personalizar ou mesmo acrescentar elementos, qualquer coisa ganhava novos ares e me dava motivação para fazer. Foi quando eu percebi que deveria buscar isso então nas coisas que eu estava fazendo, de uma maneira ou de outra. Quando eu não podia criar, sentia meu nível de satisfação e motivação ir lá para baixo.

Aos poucos, comecei a desenhar um estilo de vida que me permitisse viver dessa criação. Eu gostaria de poder aplicar ao meu trabalho. À minha casa. À minha família. À mim mesma. Afinal, mesmo quando vou preparar uma refeição para a minha família, o que estou fazendo é criando. Aprender isso foi um dos grandes momentos “a-ha” da minha existência.

Mais do que ter a criação como um evento, foi fundamental trazê-la para o dia a dia, como princípio – para tudo o que eu for fazer, quero aplicar meu poder de criação. É possível? Foi o que passei a buscar.

O tema que quero trazer neste mês de outubro é justamente as maneiras de criarmos diariamente. Seja com um relatório que preciso escrever para o trabalho, a roupa que vou vestir amanhã ou até mesmo a maneira de escovar os dentes. Alguns chamariam isso de “hackear a si mesmo”. Eu não acho que precisamos de termos hipsters ou modernos para isso. Até a bíblia fala sobre o poder de criação. É algo intrínseco à humanidade.

Gostaria de fazer um convite para que você pensasse melhor no seu dia de hoje ou na sua rotina atual. Que horas você gostaria de acordar? Como você gostaria ou poderia criar isso para você mesmo(a)? E seu café-da-manhã? Como você poderia criar a manhã de uma maneira que te agrade? Como poderia ser o seu trabalho? E as roupas que você veste – seu estilo pessoal? Suas amizades. Seu relacionamento amoroso. As coisas que te fazem dar risada. Sua casa.

A vida, por si só, nasceu de um ato de criação. Não deixemos que a beleza desse ato se perca em e-mails e outras pequenezas do nosso dia a dia. Cutuque a si mesmo(a) quando se olhar no espelho. Abrace a vida, dia a dia.

Linkagem de domingo

De vez em quando, eu gosto de compartilhar alguns links que li e gostei ao longo da semana, que podem ou não ter a ver com organização. Os desta semana são os seguintes:

Boa semana para você!

Checklist de setembro 2017

Todo mês eu posto uma sugestão de checklist para os leitores do blog. São ideias de atividades que podem ter a ver com seu momento atual. Segue a checklist de setembro:

  • Planejar último trimestre do ano
  • Revisar os projetos concluídos no mês anterior
  • Verificar aniversários do mês e planejar idas a festas e compra de presentes
  • Planejar as férias e viagens de verão
  • Limpar a despensa
  • Quitar a dívida do cartão de crédito
  • Investir o dinheiro da restituição do imposto de renda
  • Verificar os alimentos que estão no congelador
  • Verificar medicamentos que podem estar vencidos
  • Guardar itens de inverno que não serão mais usados
  • Providenciar pequenos toques de primavera na decoração
  • Celebrar a chegada da primavera com um piquenique
  • Verificar providências escolares dos filhotes (matrículas, reforço, notas etc)
  • Montar definitivamente uma planilha financeira
  • Congelar algumas ervas
  • Aprender alguma coisa nova (costurar, por exemplo)
  • Limpar a casa e planejar a chegada do calor
  • Fazer um inventário de tudo o que tem na despensa, na geladeira e no congelador
  • Preparar providências para a época de chuvas
  • Fazer uma lista de providências para fazer antes de o verão chegar
  • Lavar e guardar roupas de frio
  • Montar armário-cápsula de primavera
  • Organizar os pares de sapato

E você, o que pretende fazer em setembro?